Mendisiplinkan karyawan merupakan upaya yang dilakukan untuk menjaga ketertiban dan produktivitas di tempat kerja.
Dengan menerapkan kebijakan disiplin secara konsisten, perusahaan dapat mempertahankan standar operasional dan juga berperan pada pengembangan karyawan itu sendiri.
Pada dasarnya, mendisiplinkan karyawan bertujuan untuk memberikan arahan yang jelas dan memastikan bahwa setiap anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka.
Melalui pendekatan yang tepat, tindakan ini dapat membantu karyawan untuk memperbaiki kesalahan, mengembangkan skill, dan menjadi lebih produktif dalam bekerja.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu mendisiplinkan karyawan, manfaat, dan caranya.
Apa yang Dimaksud dengan Mendsiplinkan Karyawan?
Mendisiplinkan karyawan adalah tindakan yang diambil oleh perusahaan ketika seorang karyawan tidak mengikuti aturan dan kebijakan perusahaan.
Banyak profesional HR menganggap disiplin karyawan sebagai salah satu tugas paling sulit dan melelahkan.
Terutama jika Anda beru pertama kali menjalani proses ini, sehingga wajar untuk merasa ragu atau stres.
Meskipun demikian, mendisiplinkan karyawan seharusnya dapat membawa perubahan positif, serta membantu menciptakan lingkungan kerja yang aman dan nyaman bagi semua orang.
Ingatlah untuk tidak berfokus pada hukuman atau konsekuensi, melainkan pada upaya perbaikan dan pengembangan diri karyawan.
Baca Juga: Indisipliner Karyawan: Arti, Jenis, Contoh, dan Cara Mengatasinya
Apa Saja Alasan yang Membuat Perusahaan Harus Mendisiplinkan Karyawan?
Tindakan kedisiplinan tentu dilakukan bukan tanpa sebab. Secara umum, berikut beberapa alasannya:
1. Perilaku Buruk
Anda mungkin perlu menegur karyawan jika tindakan mereka mengganggu rekan kerja atau menciptakan lingkungan kerja yang tidak nyaman.
Contoh perilaku buruk yang mungkin memerlukan tindakan disiplin meliputi ketidakjujuran, pembangkangan, atau pelanggaran kebijakan perusahaan.
2. Pelanggaran Karyawan
Pelanggaran karyawan terjadi ketika mereka melanggar aturan perusahaan atau bahkan hukum.
Pelanggaran ini bisa berupa merusak properti perusahaan, bertindak melawan kepentingan perusahaan, atau terlibat dalam kegiatan ilegal.
Kata-kata atau tindakan yang kasar dan melecehkan juga termasuk dalam kategori ini.
3. Kinerja Buruk
Tindakan disiplin mungkin diperlukan jika karyawan menolak mengerjakan tugas, sering absen tanpa alasan, atau tidak produktif selama jam kerja.
Menegur karyawan atas kinerja buruk dapat membantu mereka mengatasi hambatan yang mempengaruhi produktivitas.
Baca Juga: 10 Tips Mengelola Kinerja yang Buruk dan Manfaatnya
Apakah Mendisiplinkan Karyawan itu Penting?
Ya, menyusun dan mengikuti kebijakan disiplin karyawan memberikan banyak manfaat. Kebijakan ini penting bagi pemberi kerja maupun karyawan. Berikut beberapa manfaatnya:
Manfaat untuk Pemberi Kerja
1. Meningkatkan Kinerja
Kebijakan disiplin yang baik membantu pemberi kerja menangani dan memperbaiki kinerja serta perilaku yang kurang baik, sehingga meningkatkan produktivitas.
Tanpa kebijakan yang jelas, manajer mungkin kesulitan untuk menangani masalah dengan tepat waktu, yang dapat memperburuk masalah produktivitas.
Pendekatan yang terstruktur adalah kunci untuk mengatasi masalah secara cepat dan efektif.
2. Mengurangi Konflik
Dengan adanya pedoman yang jelas dalam kebijakan disiplin, potensi kesalahpahaman dan konflik antar karyawan atau antara karyawan dan manajemen bisa diminimalisir.
Pendekatan yang transparan, adil, dan konsisten menciptakan lingkungan kerja yang harmonis dan mengurangi kemungkinan terjadinya konflik.
3. Melindungi Perusahaan
Dokumentasi yang tepat dan penerapan disiplin yang konsisten dapat melindungi perusahaan dari tuntutan hukum yang dapat merusak reputasi perusahaan.
Kebijakan yang terdokumentasi dengan baik dan adil dapat mengurangi risiko hukum dan memastikan perusahaan tetap beroperasi sesuai dengan hukum dan etika.
Baca Juga: 13 Masalah HR dan Payroll di Industri FnB + Cara Mengatasinya
Manfaat untuk Karyawan
4. Memberikan Kejelasan dan Keadilan
Kebijakan disiplin yang jelas memastikan bahwa karyawan tahu apa yang diharapkan dari mereka dan konsekuensi jika tidak memenuhi harapan tersebut.
Hal ini memberikan rasa aman kepada karyawan, karena mereka mengetahui adanya kebijakan yang adil dan konsisten.
Transparansi ini juga membantu membangun kepercayaan dan rasa hormat karyawan terhadap manajemen.
5. Meningkatkan Keamanan Kerja
Kebijakan disiplin yang terstruktur dan formal memberikan jaminan kepada karyawan bahwa masalah akan ditangani secara adil dan sistematis.
Dengan demikian, perusahaan dapat memberikan rasa aman bagi karyawan dan menghilangkan ketakutan akan perlakuan yang tidak adil atau pemecatan yang tanpa dasar.
6. Kesempatan untuk Perbaikan
Tujuan utama disiplin karyawan adalah memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki diri.
Karyawan akan lebih termotivasi untuk melakukan perbaikan ketika mereka melihat bahwa perusahaan peduli terhadap perkembangan dan kemajuan mereka.
Selain manfaat individu, kebijakan disiplin yang baik juga dapat meningkatkan kinerja dan semangat kerja tim secara keseluruhan.
Baca Juga: Disiplin Kerja: Arti, Jenis, Indikator, Hingga Tips Meningkatkannya
Bagaimana Cara Mendisiplinkan Karyawan Secara Efektif dan Efisien?
Berikut adalah beberapa cara efektif mendisiplinkan karyawan:
1. Mulai dengan Teguran Verbal
Penting untuk memulai proses disiplin dengan teguran verbal, yang bertujuan untuk memberitahu karyawan bahwa mereka telah melakukan sesuatu yang salah dan perlu diperbaiki.
Teguran verbal cocok digunakan saat Anda ingin menyampaikan ketidakpuasan terhadap perilaku karyawan, tanpa menimbulkan konflik besar.
Upaya ini juga efektif untuk mengoreksi kesalahan karyawan. Namun, perlu diingat bahwa teguran verbal bukanlah bentuk hukuman, melainkan cara untuk memberikan feedback tentang pekerjaan mereka.
Teguran verbal sebaiknya dimulai dengan mengakui apa yang salah dan menjelaskan apa yang perlu dilakukan untuk memperbaikinya.
Langkah berikutnya adalah memberikan arahan yang jelas tentang bagaimana karyawan dapat meningkatkan kinerja mereka.
Hal ini termasuk melihat masalah dari sudut pandang karyawan dan mencari tahu alasan mengapa mereka melakukan kesalahan tersebut.
Anda bisa menggunakan teguran verbal sebagai cara untuk menghindari tindakan disiplin yang lebih berat dengan memberikannya sebelum mendiskusikan kemungkinan konsekuensi yang mungkin timbul.
2. Lanjutkan dengan Peringatan Tertulis
Peringatan tertulis adalah tindakan disiplin yang diberikan kepada karyawan untuk menegur mereka atas pelanggaran yang dilakukan.
Biasanya, peringatan ini diberikan oleh atasan kepada karyawan yang telah melanggar aturan atau kebijakan tertentu, dan tujuannya adalah untuk mencegah pengulangan pelanggaran tersebut.
Peringatan tertulis bisa diberikan untuk pelanggaran kecil seperti keterlambatan kerja, meninggalkan pekerjaan lebih awal tanpa izin, atau tidak mengikuti instruksi.
Namun, peringatan tertulis tidak dianjurkan untuk diberikan dalam kasus pelanggaran yang lebih serius seperti ketidakpatuhan atau ketidaksopanan.
Peringatan tertulis sering digunakan bersama dengan tindakan disiplin lain seperti skorsing, penurunan jabatan, atau bahkan PHK, tergantung pada tingkat keparahan pelanggaran.
Baca Juga: 10 Penyebab Human Capital Gagal dan Cara Mengatasinya
3. Pertimbangkan Alternatif Lain
Jika mendisiplinkan karyawan melalui teguran dan peringatan tidak efektif, Anda bisa mencoba pendekatan lain seperti menyesuaikan pekerjaan dengan kemampuan mereka.
Misalnya, Anda bisa menghilangkan beberapa tugas tertentu dan menggantinya dengan tugas lain yang lebih sesuai.
Hal ini mungkin memerlukan waktu dan usaha, tetapi bisa jadi lebih efektif daripada mencoba memaksakan sesuatu yang tidak sesuai dengan kemampuan mereka.
Jika memungkinkan, Anda juga bisa mencari pekerjaan lain yang lebih cocok dengan kemampuan karyawan tersebut.
Pendekatan ini lebih mudah dilakukan di organisasi besar, tetapi tetap patut dipertimbangkan karena dapat membantu mengatasi masalah kemampuan dan motivasi karyawan.
4. Fokus pada Individu yang Bersangkutan
Meskipun aturan tentang kedisplinan penting, Anda juga harus memperhatikan individu yang bersangkutan.
Tindakan manajemen kinerja mungkin tidak efektif jika masalah kinerja disebabkan oleh kurangnya motivasi.
Karyawan mungkin berkinerja buruk karena mereka merasa tidak puas atau ada sesuatu yang mengganggu mereka di luar pekerjaan.
Misalnya, kehilangan anggota keluarga bisa sangat mempengaruhi kemampuan seseorang untuk bekerja dengan baik atau memtovasi mereka.
Jika Anda berpikir bahwa karyawanmu mengalami masalah pribadi, lebih baik berbicara dengan mereka tentang bagaimana kamu bisa membantu sebelum mengambil tindakan disiplin yang lebih serius.
Dalam proses mendisiplinkan karyawan, Anda mungkin bisa mengurangi beban kerja mereka dengan membagi tugas kepada tim lain, atau membantu mereka menemukan pekerjaan yang lebih sesuai dengan keadaan mereka saat ini.
Daripada menghabiskan waktu berbulan-bulan dengan sidang disiplin, membantu seseorang menemukan posisi yang baru mungkin akan memberikan hasil yang lebih baik bagi Anda, karyawan tersebut, dan juga bisnis.
5. Bangun Prosedur Disiplin yang Berkelanjutan
Prosedur kinerja harus mencakup peringatan dan periode percobaan.
Misalnya, seorang karyawan mungkin diberi peringatan informal dan memiliki waktu satu bulan untuk memperbaiki diri, kemudian diberi surat teguran karyawan dengan periode waktu yang sama.
Namun, sering kali terjadi bahwa kinerja karyawan membaik selama periode peringatan, tetapi kemudian menurun kembali segera setelah periode tersebut berakhir, sehingga proses disiplin harus dimulai dari awal lagi.
Baca Juga: Download Contoh Surat Peringatan Karyawan Gratis
6. Dokumentasikan Kinerja Buruk Karyawan
Sangat penting bagi pengusaha untuk mendokumentasikan kinerja buruk karyawan dalam proses disiplin.
Hal ini membantu mengidentifikasi akar penyebab masalah dan juga menjadi dasar untuk mengambil keputusan apakah perlu dilakukan tindakan disiplin lebih lanjut atau bahkan PHK.
Pengusaha harus mencatat setiap kinerja buruk yang terjadi untuk memahami akar masalahnya.
Dengan mendokumentasikan kinerja buruk ini, pengusaha dapat memutuskan tindakan disiplin yang tepat dan mempertimbangkan apakah perlu mengakhiri hubungan kerja dengan karyawan tersebut.
Untuk memahami cara mendisiplinkan karyawan, Anda harus mendokumentasikan setiap kinerja buruk yang terjadi.
Misalnya, mencatat setiap insiden perilaku buruk dan situasi di mana karyawan tidak mengikuti kebijakan perusahaan.
7. Tempatkan Karyawan pada Masa Percobaan
Jika seorang karyawan melanggar kebijakan perusahaan, perusahaan dapat memilih untuk menempatkan mereka pada masa percobaan atau skorsing dengan atau tanpa gaji.
Selama masa ini, karyawan mungkin diminta untuk memberikan penjelasan tertulis yang merinci alasan tindakan mereka dan langkah-langkah yang ingin mereka ambil untuk memperbaiki keadaan.
Seorang karyawan yang diskors dengan gaji mungkin bisa dipulihkan jika mereka tidak melakukan pelanggaran lebih lanjut terhadap kebijakan perusahaan.
Namun, jika tidak ada opsi lain yang tersedia, perusahaan mungkin memutuskan untuk mengakhiri kontrak kerja dengan karyawan tersebut.
Pengusaha juga dapat menggunakan bentuk hukuman lain seperti teguran atau skorsing tanpa gaji sebagai bagian dari proses disiplin.
Baca Juga: 15 Contoh SP 1, SP 2, dan SP 3 dan Perbedaannya
8. Pemutusan Hubungan Kerja
PHK adalah keputusan yang sulit bagi perusahaan mana pun.
Menentukan apakah seorang karyawan harus diberhentikan atau tidak sering kali merupakan keputusan yang sulit, karena hal ini bisa berarti kehilangan karyawan yang berharga.
Namun, PHK terkadang diperlukan dalam proses mendisiplinkan karyawan yang telah melanggar kebijakan perusahaan atau melanggar hukum.
Baca Juga: Ketahui Prosedur PHK Karyawan Berdasarkan Aturan yang Berlaku
9. Perhatikan Persyaratan Dokumentasi
Selanjutnya, penting untuk sellau mendokumentasikan setiap tindakan disiplin yang diambil, termasuk jenis pelanggaran, langkah-langkah yang diambil, dan hasilnya.
Hal ini penting karena:
- Melindungi perusahaan secara hukum
- Memastikan konsistensi dan keadilan
- Mendukung keputusan manajemen
- Melacak kinerja karyawan
- Memberikan komunikasi yang jelas
- Mematuhi peraturan yang berlaku
10. Proses Banding
Beri kesempatan karyawan untuk mengajukan banding atas keputusan disiplin untuk menyuaraka ketidaksetujuan mereka terhadap tindakan dsiiplin yang mereka anggap tidak adil.
Hal ini penting untuk menjaga transparansi dan membangun kepercayaan dalam sistem disiplin.
Baca Juga: Code of Conduct: Arti, Manfaat, Komponen, dan Contohnya
Bagaimana Cara Membuat Kebijakan Disiplin Karyawan?
Untuk mendisiplinkan karyawan, Anda perlu memiliki kebijakan yang jelas dengan cara berikut ini:
1. Pahami Persyaratan Hukum
Lakukan riset tentang hukum ketenagakerjaan di wilayah kamu untuk memastikan kebijakan disiplin kamu sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2. Tentukan Tujuan yang Jelas
Tentukan apa yang ingin dicapai melalui kebijakan disiplin, seperti menjaga lingkungan kerja yang aman dan saling menghormati.
3. Jelaskan Perilaku yang Diterima dan Tidak Diterima
Definisikan dengan jelas perilaku apa yang diterima dan tidak diterima di tempat kerja.
4. Buat Proses Disiplin yang Bertahap
Susun langkah-langkah yang jelas untuk menangani pelanggaran, mulai dari peringatan lisan, peringatan tertulis, skorsing, hingga pemutusan hubungan kerja.
5. Pastikan Konsistensi
Terapkan kebijakan yang sama untuk semua karyawan, tanpa memandang posisi mereka di perusahaan.
Baca Juga: Karyawan Sering Sakit? Berikut Hal yang perlu Dilakukan HR
6. Sertakan Proses Investigasi
Jelaskan bagaimana dugaan pelanggaran akan diselidiki, dengan menjaga keadilan dan ketidakberpihakan.
7. Tentukan Tindakan Disiplin
Jelaskan dengan jelas konsekuensi dari setiap jenis pelanggaran yang terjadi.
8. Komunikasikan Kebijakan dengan Jelas
Pastikan semua karyawan memahami kebijakan ini melalui pertemuan, buku panduan karyawan, atau platform komunikasi internal lainnya.
9. Latih Manajer dan Supervisor
Pastikan para manajer dan supervisor memahami bagaimana menerapkan kebijakan ini dengan adil dan konsisten.
10. Tinjau dan Perbarui Kebijakan Secara Berkala
Secara rutin tinjau dan sesuaikan kebijakan ini agar tetap relevan dengan perubahan hukum, standar industri, dan budaya perusahaan.
Baca Juga: 9 Masalah HR dan Payroll di Industri Retail serta Tips Mengatasi
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa mendisiplinkan karyawan adalah langkah penting dalam menjaga ketertiban, produktivitas, dan suasana kerja yang harmonis di perusahaan.
Melalui kebijakan disiplin yang tepat, perusahaan tidak hanya dapat mengatasi perilaku atau kinerja yang kurang baik, tetapi juga mendorong perbaikan dan pengembangan diri karyawan.
Tindakan ini dapat memberikan kejelasan serta rasa aman bagi karyawan, memastikan ekspektasi perusahaan, dan memiliki kesempatan untuk memperbaiki diri serta berkembang.
Sebagai salah satu upaya untuk memudahkan proses disiplin karyawan, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Dengan fitur analisa data yang dimilikinya, Anda dapat memantau kedisiplinan karyawan melalui laporan keterlambatan, laporan lembur, laporan izin cuti, dan lainnya.
Jika pada data tersebut ditemukan pola yang mengarah pada pelanggaran karyawan, Anda pun dapat segera mempengeringatkan karyawan dan melakukan tindakan disiplin apabila diperlukan.
Laporan tersebut membantu Anda untuk mengidentifikasi masalah berdasarkan data-data yang ada.
Selain analisa data, Anda juga dapat menikmati berbagai fitur menarik lainnya seperti absensi, ESS, payroll, hingga pengelolaan BPJS.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024