Lean management merupakan salah satu pendekatan yang dirancang untuk membantu bisnis bekerja lebih efisien dengan mengurangi pemborosan dan memaksimalkan hasilnya.
Konsep ini awalnya dikembangkan dalam industri manufaktur, namun saat ini telah diterapkan di berbagai sektor, termasuk layanan, teknologi, dan kesehatan.
Lean management membantu mengurangi pemborosan dalam berbagai bentuk, seperti waktu yang terbuang, tenaga kerja yang tidak dimanfaatkan secara maksimal, serta penggunaan ruang dan material yang berlebihan.
Dengan menerapkan lean management, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, menghemat biaya, dan menciptakan proses kerja yang lebih efektif.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu lean management, manfaat, prinsip, sejarah, teknik, contoh penerapan, dan tipsnya.
Apa yang Dimaksud dengan Lean Management?
Lean management adalah metode untuk meningkatkan efisiensi dengan mengurangi pemborosan dan memaksimalkan nilai bagi pelanggan.
Konsep ini berasal dari Toyota Production System (TPS) dan menekankan perbaikan berkelanjutan serta penciptaan nilai melalui penghapusan proses yang tidak perlu.
Tujuan utama manajemen Lean adalah membuat proses kerja lebih efektif dengan menghilangkan aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah dan mengoptimalkan alur kerja.
Pemborosan ini bisa berupa kelebihan produksi, downtime, transportasi yang tidak perlu, stok berlebih, proses yang kurang efisien, dan cacat produk.
Metode ini tidak hanya diterapkan di industri manufaktur tetapi juga di berbagai sektor lain, seperti layanan kesehatan, teknik, dan pengembangan software.
Baca Juga: Manajemen Operasional: Prinsip, Tahapan, Contoh, dan Tipsnya
Bagaimana Sejarah Lean Management?
Lean management berawal dari Toyota Production System (TPS) yang dikembangkan pada akhir 1940-an.
Saat itu, Toyota ingin menghilangkan proses yang tidak memberikan nilai tambah pada produk.
Dengan pendekatan ini, mereka berhasil meningkatkan produktivitas, efisiensi, waktu produksi, dan pengelolaan biaya secara signifikan.
Keberhasilan sistem TPS di Toyota membuat konsep Lean semakin dikenal dan diterapkan di berbagai industri di seluruh dunia.
Saat ini, lean management tidak hanya digunakan dalam manufaktur, tetapi juga di banyak sektor lain dengan berbagai teknik dan pendekatan yang terus berkembang.
Istilah “lean production” pertama kali diperkenalkan oleh John Krafcik (mantan CEO Waymo, proyek mobil tanpa pengemudi Google) dalam artikelnya tahun 1988 berjudul “Triumph of the Lean Production System”.
Penelitiannya kemudian menjadi dasar bagi buku James P. Womack, The Machine That Changed the World: The Story of Lean Production, yang diterbitkan pada 1990.
Baca Juga: Apa itu Efisiensi? Ini Arti, Manfaat, Jenis, dan Cara Meningkatkan
Apa Saja Manfaat dari Lean Management?
Lean management dapat membantu organisasi dan tim menciptakan sistem kerja yang lebih stabil dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan.
Berikut beberapa manfaat utama dari penerapan lean management:
1. Meningkatkan keterlibatan dan fokus karyawan
Lean mendorong karyawan untuk mengenali dan menyelesaikan masalah, sehingga mereka lebih terlibat dan fokus pada pekerjaan yang memberikan nilai tambah.
2. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi
Dengan mengurangi pemborosan dan menyederhanakan proses, manajemen Lean membantu organisasi bekerja lebih efisien dan produktif.
Hal ini memungkinkan mereka menghasilkan lebih banyak dengan sumber daya yang sama atau lebih sedikit.
Baca Juga: Manfaat Analisis Produktivitas dan Metrik untuk Mengukurnya
3. Mempercepat waktu penyelesaian
Lean menerapkan sistem pull, di mana pekerjaan dilakukan hanya ketika ada permintaan nyata.
Hal ini membantu mengurangi waktu tunggu dan mempercepat penyelesaian produk atau layanan.
4. Meningkatkan kualitas
Lean management berfokus pada penghapusan cacat dan kesalahan dalam proses kerja, sehingga meningkatkan kualitas produk dan layanan yang dihasilkan.
Baca Juga: Manajemen Kualitas: Pengertian, Tujuan, Cara, dan Elemennya
5. Mendorong perbaikan berkelanjutan
Lean menanamkan budaya perbaikan terus-menerus, memungkinkan organisasi untuk beradaptasi dengan perubahan pasar dan tetap kompetitif dalam jangka panjang.
Baca Juga: 5 Fungsi Manajemen di Perusahaan dan Unsurnya
Apa Saja Prinsip Utama Lean Management?
Lean management mencakup berbagai prinsip penting, seperti:
1. Menentukan Value
Setiap perusahaan ingin menawarkan produk atau layanan yang benar-benar dibutuhkan pelanggan dan bersedia mereka bayar.
Untuk itu, perusahaan harus memahami nilai apa yang diinginkan pelanggan.
Nilai ini terletak pada solusi yang diberikan, yakni pada bagian dari solusi yang benar-benar dianggap berharga oleh pelanggan.
Aktivitas atau proses yang tidak memberikan nilai pada produk dianggap sebagai waste atau pemborosan.
Dalam lean management, langkah pertama adalah mengidentifikasi nilai ini sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
2. Value Stream Mapping (Pemetaan Aliran Nilai)
Pada tahap ini, perusahaan perlu memetakan alur kerja mereka, termasuk semua proses dan pihak yang terlibat dalam pengiriman produk ke pelanggan.
Dengan pemetaan ini, perusahaan dapat mengidentifikasi bagian mana yang benar-benar memberikan nilai dan mana yang tidak.
Perusahaan dapat menggunakan prinsip value stream mapping untuk melihat kontribusi setiap bagian terhadap nilai akhir.
Setelah melakukan pemetaan alur kerja, Anda adpat mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas setiap proses, serta mengukur dan memperbaikinya jika diperlkan.
Hal ini juga membantu dalam menghilangkan langkah-langkah yang tidak memberikan nilai.
3. Menciptakan Alur Kerja yang Lancar
Setelah memahami aliran nilai, langkah berikutnya adalah memastikan bahwa alur kerja berjalan lancar tanpa hambatan.
Namun, ini bisa menjadi tantangan tersendiri.
Dalam pengembangan produk atau layanan, kerja sama lintas tim sering kali diperlukan, dan hambatan bisa muncul kapan saja.
Dengan membagi pekerjaan menjadi bagian-bagian kecil serta memvisualisasikan alur kerja, perusahaan dapat lebih mudah mengidentifikasi serta mengatasi kendala yang muncul dalam proses.
Baca Juga: Manajemen Proses Bisnis: Tahapan, Cara, Contoh, dan Tipsnya
4. Menerapkan a Pull System
Pull system memastikan alur kerja tetap stabil dan efisien.
Dalam management lean, sistem ini mengurangi pemborosan dengan hanya memulai tugas baru jika ada permintaan yang jelas.
Sebagai contoh, dalam sebuah restoran, pelanggan memesan pizza, lalu koki mulai membuatnya sesuai pesanan.
Koki tidak membuat banyak pizza terlebih dahulu tanpa permintaan karena bisa saja makanan tersebut tidak terjual dan terbuang sia-sia.
Sistem ini membantu mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan mengurangi pemborosan.
5. Perbaikan Berkelanjutan
Setelah menerapkan semua langkah sebelumnya, perusahaan telah membangun sistem lean management.
Namun, perbaikan harus dilakukan secara terus-menerus agar sistem tetap efektif.
Lingkungan bisnis selalu berubah, dan tantangan baru bisa muncul kapan saja.
Oleh karena itu, setiap karyawan di semua level harus terlibat dalam peningkatan proses secara berkelanjutan.
Salah satu cara yang bisa diterapkan adalah pertemuan harian (daily stand-up meeting) untuk membahas progres kerja, tugas yang perlu diselesaikan, serta kendala yang dihadapi.
Dengan cara ini, perbaikan bisa dilakukan setiap hari untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
Baca Juga: Manajemen Produksi: Arti, Fungsi, Hingga Ruang Lingkupnya
Apa Saja Teknik untuk Melakukan Lean Management?
Lean management diterapkan untuk membuat pekerjaan lebih efisien, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan nilai dalam proses bisnis.
Berikut beberapa teknik yang bisa Anda gunakan untuk melakukan lean management:
1. 5S
Metode ini membantu mengatur tempat kerja agar lebih efisien dan rapi dengan lima langkah utama:
- Sort (Seiri) – Menyingkirkan barang yang tidak diperlukan.
- Set in Order (Seiton) – Menata alat dan bahan agar mudah dijangkau.
- Shine (Seiso) – Menjaga kebersihan tempat kerja.
- Standardize (Seiketsu) – Membuat aturan agar tetap konsisten.
- Sustain (Shitsuke) – Memastikan kebiasaan baik tetap diterapkan.
Baca Juga: Metode Scrum, Simak Pengertian, Manfaat, Tahapan, hingga Tantangannya
2. Kaizen
Metode Kaizen artinya perbaikan berkelanjutan.
Teknik ini mendorong semua karyawan untuk selalu mencari cara meningkatkan proses kerja, meskipun dalam langkah kecil.
3. Kanban
Kanban adalah sistem visual untuk mengelola pekerjaan dengan papan yang dibagi dalam beberapa kolom, masing-masing mewakili tahapan produksi.
Teknik ini membantu mengatur alur kerja, mengontrol jumlah tugas yang sedang dikerjakan, dan memastikan sumber daya digunakan secara optimal.
Baca Juga: Project Timeline: Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya
4. Poka-Yoke
Teknik ini bertujuan untuk mencegah kesalahan sejak awal.
Contohnya adalah penggunaan checklist atau sistem otomatis yang memastikan pekerjaan dilakukan dengan benar.
5. Just In Time (JIT)
JIT adalah metode produksi yang hanya menghasilkan barang atau layanan saat dibutuhkan.
Cara ini membantu menghindari penumpukan stok dan meningkatkan efisiensi.
6. Heijunka
Heijunka atau production leveling bertujuan untuk menyeimbangkan produksi agar lebih stabil.
Dengan menghindari lonjakan dan penurunan produksi yang drastis, beban kerja menjadi lebih merata dan efisien.
7. Value Stream Mapping (VSM)
Teknik ini digunakan untuk memetakan seluruh proses kerja guna mengidentifikasi bagian yang efektif dan yang membuang waktu atau sumber daya.
Dengan Value Stream Mapping, perusahaan bisa menemukan peluang perbaikan dan meningkatkan efisiensi.
Baca Juga: Process Mapping: Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya
Bagaimana Contoh Penerapan Lean Management di Berbagai Industri?
Lean management dapat diterapkan di berbagai industri, mulai dari IT, accounting, hingga sektor kesehatan.
Berikut contoh penerapannya pada masing-masing industri:
1. Lean Management dalam Lean Software Development
Dalam industri pengembangan software, prinsip lean management digunakan untuk meningkatkan efisiensi proses pengembangan.
Pendekatan ini berfokus pada pengurangan pemborosan, seperti pekerjaan yang tidak perlu, downtime yang terlalu lama, serta fitur yang tidak memberikan nilai tambah bagi pengguna.
Dengan menerapkan prinsip lean, tim pengembang dapat bekerja lebih cepat, fleksibel, dan responsif terhadap perubahan kebutuhan pasar.
2. Lean Management dalam Startup
Banyak startup menerapkan prinsip lean untuk mempercepat pengembangan produk dan menguji kelayakan bisnis dengan lebih efisien.
Dengan fokus pada siklus pengembangan yang lebih pendek, perusahaan dapat mengidentifikasi apakah suatu produk atau layanan benar-benar dibutuhkan pelanggan.
Pendekatan ini membantu startup menjadi lebih adaptif terhadap perubahan dan mengurangi risiko kegagalan bisnis.
Baca Juga: Agile Performance Management: Arti, Manfaat, hingga Langkahnya
3. Lean Accounting
Dalam bidang akuntansi, prinsip lean diterapkan untuk menyederhanakan proses keuangan, menghilangkan aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah, dan meningkatkan transparansi informasi keuangan.
Melalui pendekatan ini, perusahaan dapat membuat laporan keuangan yang lebih relevan, mudah dipahami, dan selaras dengan tujuan strategis bisnis.
4. Lean Management dalam Sektor Kesehatan
Pada industri kesehatan, lean management digunakan untuk meningkatkan efisiensi layanan medis, mengurangi waktu tunggu pasien, dan meningkatkan kepuasan tenaga kesehatan.
Prinsip ini membantu rumah sakit dan klinik mengoptimalkan sumber daya, mengurangi pemborosan dalam proses administrasi, serta meningkatkan kualitas perawatan pasien dengan alur kerja yang lebih efektif.
Baca Juga: 15 Kesalahan Manajemen HR yang Wajib Anda Ketahui
Apa Saja Tantangan dalam Menerapkan Lean Management?
Meskipun lean management menawarkan sejumlah manfaat, namun ada beberapa tantangan yang muncul pada proses penerapannya, seperti:
1. Resistensi terhadap perubahan
Perubahan besar dalam cara kerja sering kali menimbulkan penolakan dari karyawan yang sudah terbiasa dengan metode lama.
Mereka mungkin merasa tidak nyaman atau enggan beradaptasi dengan sistem baru.
2. Proses implementasi yang rumit
Menerapkan Lean management bukan hal yang mudah.
Oleh karena itu, dibutuhkan investasi dalam pelatihan, infrastruktur, dan perubahan budaya kerja agar sistem ini dapat berjalan dengan efektif.
3. Terlalu berfokus pada data
Lean management mengandalkan data dan metrik untuk mengukur kinerja.
Namun, jika hanya fokus pada hasil jangka pendek, ada risiko mengabaikan tujuan jangka panjang dan strategi bisnis secara keseluruhan.
Baca Juga: Contoh Template Business Continuity Plan, Arti, dan Manfaatnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa lean management merupakan pendekatan manajemen yang berfokus pada efisiensi, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan nilai bagi pelanggan.
Prinsip utamanya meliputi identifikasi nilai, pemetaan alur kerja, menciptakan proses yang lancar, hingga melakukan perbaikan berkelanjutan.
Metode ini dapat diterapkan di berbagai industri, seperti manufaktur, pengembangan perangkat lunak, akuntansi, hingga layanan kesehatan, untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas layanan.
Namun, penerapan lean management tidak selalu mudah.
Tantangan seperti resistensi terhadap perubahan, kompleksitas implementasi, dan risiko terlalu fokus pada data dapat menghambat efektivitasnya.
Oleh karena itu, diperlukan keterlibatan seluruh tim, investasi dalam pelatihan, serta keseimbangan antara efisiensi operasional dan tujuan strategis bisnis.
Untuk mendukung lean management, perusahaan juga perlu berfokus pada manajemen data karyawan dengan menggunakan software payroll dari GajiHub.
Melalui software tersebut, Anda akan memperoleh informasi penting, seperti laporan ringkasan gaji, berdasarkan histori gaji pokok, total tunjangan, hingga take home pay.
Anda juga bisa melihat ringkasan gaji per-organisasi atau divisi, sehingga Anda dapat menegtahui tim mana yang memiliki pengeluaran tersebut.
Lewat data-data tersebut, Anda dapat menganalisis peluang penghematan untuk meningkatkan efisiensi, terutama dalam pengelolaan biaya tenaga kerja.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- SKKNI Adalah? Ini Aturan, Tujuan, Manfaat, dan Strukturnya - 21 March 2025
- Earned Wage Access: Cara Kerja dan Cara Menghitungnya - 21 March 2025
- Lean Management: Prinsip, Teknik, Penerapan, dan Tantangannya - 20 March 2025