Job Grading: Manfaat, Jenis, Cara Membuat, dan Contohnya

Dalam sebuah perusahaan, setiap karyawan memiliki peran dan tanggung jawab yang berbeda.

Ada yang bertugas mengelola kegiatan operasional harian, ada yang berfokus pada strategi bisnis, ada juga yang bertanggung jawab dalam memastikan setiap proyek berjalan sesuai rencana.

Perbedaan peran tersebut tentunya perlu diatur dengan baik agar perusahaan mampu beroperasi secara efisien dan adil bagi semua karyawan.

Salah satu cara untuk mengatur perbedaan peran dan tanggung jawab perusahaan adalah dengan menerapkan sistem job grading.

Sistem ini membantu perusahaan mengelompokkan pekerjaan ke dalam tingkatan tertentu, sehingga lebih mudah dalam menentukan tugas, tanggung jawab, dan kompensasi yang sesuai untuk setiap posisi.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas pengertian job grading, manfaat, metode, opsi, dan contohnya.

Apa yang Dimaksud dengan Job Grading?

Sebelum membahas tentang job grading, perlu Anda ketahui bahwa terdapat istilah job grade yang mengacu pada sistem yang mengelompokkan posisi pekerjaan berdasarkan skill, pengalaman, dan tanggung jawab yang serupa.

Sistem ini membantu perusahaan dalam menentukan tugas pekerjaan, tingkat wewenang, dan kompensasi yang sesuai untuk setiap kelompok pekerjaan.

Sementara itu, job grading adalah proses penentuan job grade dengan cara mengevaluasi pekerjaan secara sistematis.

Proses ini menentukan tingkat tanggung jawab, keterampilan, dan pengalaman yang dibutuhkan untuk setiap posisi dalam perusahaan.

Penting untuk diingat bahwa yang dievaluasi dalam job grading adalah posisi pekerjaannya, bukan orang yang menduduki posisi tersebut.

Dengan begitu, perusahaan bisa menentukan nilai suatu pekerjaan secara objektif dan memastikan sistem penggajian yang adil serta setara bagi semua karyawan.

Baca Juga: Job Leveling: Pengertian, Matriks, dan Cara Membuatnya

Apa Saja Faktor yang Bisa Memengaruhi Job Grading?

Beberapa faktor yang memengaruhi job grading antara lain:

1. Sifat pekerjaan

Pekerjaan dengan karakteristik serupa, seperti kepala departemen dan manajer proyek, dikelompokkan dalam job grade yang sama.

2. Struktur organisasi

Manajer tidak berada dalam job grade yang sama dengan bawahannya.

Biasanya ada beberapa tingkat perbedaan antara atasan dan bawahan.

3. Tingkat pelatihan

Posisi yang membutuhkan keahlian khusus atau pelatihan lanjutan biasanya masuk ke dalam job grade yang lebih tinggi dengan kompensasi yang lebih besar.

4. Ukuran perusahaan

Perusahaan kecil dengan kurang dari 100 karyawan lebih cocok menggunakan sistem job grading dengan rentang sempit.

Sementara itu, perusahaan besar lebih diuntungkan dengan sistem yang lebih fleksibel dan bervariasi.

Dengan adanya job grading, perusahaan bisa membangun struktur yang jelas, memastikan keadilan dalam kompensasi, dan memberikan penghargaan yang sesuai posisi karyawan.

Baca Juga: Praktik Lintas Bidang: Arti, Manfaat, dan Contoh Penerapannya

Apakah Perusahaan Perlu Melakukan Job Grading?

Ya, dengan job grading, perusahaan bisa menentukan struktur gaji secara adil dan objektif.

Selain itu, berikut sejumlah manfaat dari strategi ini:

1. Menjamin Kesetaraan

Sistem job grade membantu perusahaan menjalankan komitmen terhadap kesetaraan dan keberagaman.

2. Membantu Menjaga Karyawan Berkualitas

Fleksibilitas kerja dan kepuasan kerja merupakan hal yang sangat penting.

Namun, survei CIPD’s Good Work Index menunjukkan bahwa penyebab 34% karyawan ingin resign adalah karena membutuhkan gaji dan benefit yang lebih baik.

Gaji mungkin bukan satu-satunya alasan orang untuk bekerja, namun dengan memebrikan gaji yang sesuai, perusahaan dapat mempertahankan karyawan terbaik.

3. Menarik Talenta Baru

Struktur gaji yang tidak adil atau jauh dari standar pasar akan menyulitkan perusahaan untuk menarik kandidat terbaik.

Sebaliknya, dengan sistem job grading yang adil dan transparan, perusahaan dapat meningkatkan citranya di mata clon karyawan.

Baca Juga: 9 Tanda Employer Branding Berhasil dan Trennya di Tahun 2025

4. Memberikan Stabilitas Finansial

Dengan struktur gaji yang lebih jelas, perusaah akan lebih mudah dalam menyusun anggaran dan mengelola biaya gaji setiap tahun.

Misalnya, Anda bisa memperkirakan berapa kenaikan biaya gaji jika ada sejumlah karyawan yang naik level.

5. Membantu Mematuhi Aturan Hukum

Job grading juga membantu perusahaan mematuhi hukum terkait diskriminasi upah.

Dalam Pasal 5 dan 6 Undang-Undang Cipta Kerja, negara menegaskan bahwa tenaga kerja, baik laki-laki maupun perempuan, berhak mendapatkan kesempatan dan perlakuan yang sama tanpa diskriminasi dalam memperoleh pekerjaan maupun saat bekerja.

Dengan menerapkan job grading, perusahaan ikut mendukung prinsip kesetaraan ini dan mengurangi risiko terjadinya diskriminasi dalam pemberian gaji atau promosi jabatan.

Baca Juga: UU Cipta Kerja Tentang PKWT: Apa Saja Hak Karyawan Kontrak?

Apa Saja Jenis Job Grading?

Umumnya, ada tiga jenis job grade yang bisa digunakan perusahaan, yaitu:

1. Job Grade Narrow-Banded

Job grade narrow-banded menggunakan struktur hierarki yang cukup rinci, di mana setiap posisi dalam tim memiliki tingkatan wewenang yang berbeda, mulai dari level junior hingga senior.

Perbedaan antar posisi pada jenis ini biasanya tipis, sehingga karyawan bisa mendapatkan promosi meskipun tanggung jawabnya tidak banyak berubah.

Sistem ini cocok untuk perusahaan kecil (kurang dari 100 karyawan), karena memudahkan dalam menempatkan karyawan berdasarkan skill dan kualifikasi mereka.

Kelebihan:

• Promosi bisa lebih sering dilakukan
• Proses kenaikan jabatan lebih jelas
• Perbedaan antara setiap peran dan wewenang lebih terlihat

Kekurangan:

• Karyawan bisa lebih fokus pada struktur jabatan daripada kinerja
• Bisa timbul ketegangan antar tim karena perbedaan status

Baca Juga: Analisis Jabatan: Pengertian, Metode dan Manfaatnya

2. Job Grade Broad-Banded (Struktur Jabatan Lebih Luas)

Job grade broad-banded memiliki jumlah jenjang jabatan yang lebih sedikit dibandingkan narrow-banded.

Jenis ini berfokus pada peningkatan kerja, bukan sekadar promosi.

Itulah mengapa perbedaan antara satu level dan level berikutnya cukup besar, baik dari segi tanggung jawab maupun gaji.

Di sini, karyawan tidak terlalu ditekan untuk naik jabatan, tetapi tetap didorong untuk terus berkembang dan meningkatakn kemampuan.

Sistem ini juga memungkinkan perusahaan menetapkan kisaran gaji yang lebih fleksibel sesuai dengan standar pasar.

Kelebihan:

• Evaluasi kinerja lebih optimal dan menjadi dasar utama untuk promosi
• Fokus pada peningkatan kinerja, bukan sekadar naik jabatan
• Gaji dalam satu level bisa disesuaikan dengan kondisi pasar
• Meningkatkan produktivitas karena kinerja lebih dihargai

Kekurangan:

• Peluang promosi tidak terlalu sering
• Bisa terjadi masalah jika bawahan naik level lebih cepat dari atasan
• Karyawan senior bisa merasa tersaingi jika karyawan junior naik jabatan lebih dulu

Baca Juga: Penilaian Promosi Jabatan, Tahapan, dan Indikatornya

3. Job Grade Mixed-Model (Kombinasi Dua Sistem)

Sesui namanya, sistem mixed-model menggabungkan kelebihan dari narrow-banded dan broad-banded.

Biasanya, sistem narrow-banded digunakan untuk posisi level bawah, sementara sistem broad-banded digunakan untuk posisi manajemen atau level atas.

Dengan sistem mixed-model, karyawan memiliki peluang untuk naik dari posisi rendah ke posisi yang lebih tinggi secara bertahap.

Semakin tinggi posisinya, maka semakin besar pula tanggung jawab dan fleksibilitas kerja yang dimiliki.

Kelebihan:

• Menggabungkan kelebihan dari kedua sistem
• Memberi kesempatan bertahap untuk pengembangan karier
• Evaluasi kinerja di level atas lebih terfokus
• Struktur organisasi tetap jelas dengan pembagian wewenang yang tertata

Kekurangan:

• Struktur organisasi menjadi lebih rumit
• Membutuhkan waktu dan perencanaan lebih lama untuk diterapkan

Baca Juga: Cara Evaluasi Diri untuk Pengembangan Karier dan Tipsnya

Bagaimana Cara Membuat Sistem Job Grading?

Membangun sistem job grading merupakan langkah penting dalam mengelola SDM di perusahaan.

Sistem ini membantu perusahaan dalam memberikan kompensasi yang adil kepada karyawan dan menyediakan struktur jenjang karier yang jelas.

Jika diterapkan dengan baik, strategi ini dapat meningkatkan semangat kerja, produktivitas, dan mengurangi tingkat turnover karyawan.

Namun, untuk membuat sistem ini, diperlukan evaluasi menyeluruh terhadap peran pekerjaan, riset pasar, serta penyesuaian secara berkala.

Berikut tahapan untuk membuat sistem job grade:

1. Pahami Apa itu Job Grading

Sebelum menyusun sistemnya, Anda perlu memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan job grading dan mengapa hal ini penting bagi perusahaan.

Secara sederhana, job grading merupakan proses menilai setiap posisi kerja dalam organisasi untuk mengetahui seberapa besar nilainya dibandingkan posisi lain, khususnya dalam hal gaji dan tunjangan.

Job grading juga penting untuk memastikan bahwa setiap karyawan dihargai sesuai dengan keterampilan, pengalaman, dan kontribusinya bagi perusahaan.

Dengan demikian, proses ini bukan hanya soal menentukan nominal gaji, tapi juga soal menghargai nilai sebuah posisi dalam organisasi.

2. Evaluasi Setiap Peran atau Posisi Kerja

Langkah pertama untuk membuat sistem ini adalah dengan menilai semua posisi yang ada di perusahaan Anda.

Hal ini termasuk melihat tugas-tugas utama, keterampilan yang dibutuhkan, kualifikasi minimum, hingga tingkat tanggung jawab dan senioritas dari setiap posisi.

Agar hasilnya adil dan konsisten, lakukan evaluasi secara objektif dan menyeluruh.

Anda bisa menggunakan metode evaluasi pekerjaan seperti point-factor system atau factor comparison method untuk membantu membuat penilaian yang terstruktur dan bisa dipertanggungjawabkan.

Baca Juga: Job Redesign: Manfaat, Strategi, dan Langkah Melaksanakannya

3. Lakukan Riset Pasar

Setelah Anda memiliki pemahaman menyeluruh tentang posisi-posisi di perusahaan, langkah berikutnya adalah melakukan riset pasar.

Cari tahu kisaran gaji untuk posisi yang setara di industri dan wilayah yang sama.

Data ini penting agar Anda bisa menetapkan rentang gaji yang kompetitif untuk setiap level pekerjaan.

Gaji yang sesuai dengan pasar akan memudahkan Anda dalam menarik dan mempertahankan karyawan yang berkualitas.

4. Buat Tingkatan Gaji

Setelah Anda selesai mengevaluasi setiap posisi dan melakuakn riset pasar, sekarang saatnya menyusun tingkatan gaji untuk karyawan.

Setiap tingkat atau grade sebaiknya memiliki rentang gaji yang jelas, sesuai dengan nilai dan tanggung jawab posisi di dalamnya.

Anda juga perlu memastikan bahwa sistem tersebut disampaikan secara terbuka kepada karyawan.

Ketika karyawan memahami bagaimana gaji mereka dihitung dan apa yang harus dilakukan untuk naik ke tingkat berikutnya, mereka akan merasa lebih dihargai dan termotivasi.

Baca Juga: Gaji Berbasis Kompetensi: Arti, Kelebihan, hingga Cara Merancang

5. Tetapkan Sistem Job Grading

Setelah tingkatan gaji disusun, langkah selanjutnya adalah menerapkannya di perusahaan.

Artinya, Anda harus menginformasikan sistem baru kepada semua karyawan, dan jika perlu, perusahaan perlu menyesuaikan gaji agar sesuai dengan struktur baru tersebut.

Pada tahap ini, dibutuhkan komunikasi yang terbuka dan jelas agar karyawan memahami perubahan yang terjadi dan merasa diperlakukan dengan adil.

6. Pantau dan Sesuaikan secara Berkala

Sistem job grading merupakan proses yang berkelanjutan.

Oleh karena itu, Anda perlu memantau dan meninjau sistem ini secara rutin agar tetap relevan dengan perkembangan posisi kerja dan kondisi pasar.

Jika ada perubahan tanggung jawab dalam suatu posisi atau pergeseran tren gaji di industri, jangan ragu untuk menyesuaikan sistem agar tetap adil dan sesuai kebutuhan.

Baca Juga: Aspirasi Karyawan: Manfaat, Contoh, dan Cara Menanganinya

7. Latih Tim HR

Terakhir, pastikan tim HR Anda mendapatkan pelatihan yang tepat untuk menilai dan membandingkan posisi kerja secara akurat.

Pelatihan ini penting agar sistem job grade bisa diterapkan dengan konsisten dan tanpa bias.

Dengan tim HR yang terlatih, perusahaan dapat menjaga keadilan dalam sistem penggajian dan memastikan setiap karyawan dinilai secara objektif.

Baca Juga: Job Level: Arti, Manfaat, Jenis, Langkah-Langkah, dan Contohnya

Apa Saja Dampak Buruk dari Job Grading yang Tidak Akurat?

Job grading yang tidak dilakukan secara tepat dapat menimbulkan berbagai dampak negatif, baik bagi karyawan maupun perusahaan.

Kesalahan dalam penilaian jabatan, baik jika terlalu rendah maupun tinggi, dapat mempengaruhi kepuasan kerja, produktivitas, hingga efisiensi anggaran.

Apabila sebuah jabatan dinilai terlalu rendah, hal ini dapat menimbulkan ketidakpuasan di kalangan karyawan.

Mereka mungkin akan merasa tidak dihargai, sehingga meningkatkan turnover karyawan serta menyebabkan potensi konflik antara rekan kerja.

Ketimpangan gaji antar posisi yang serupa juga bisa menciptakan pertanyaan mengenai keadilan dan transparansi dalam sistem penggajian

Sebaliknya, jika sebuah jabatan dinilai terlalu tinggi, perusahaan berisiko mengalami pemborosan anggaran.

Gaji yang diberikan bisa jadi tidak sebanding dengan nilai atau tanggung jawab sebenarnya dari pekerjaan tersebut.

Beberapa tanda umum dari job grading yang kurang akurat antara lain:

1. Keluhan terkait gaji

Karyawan menyuarakan ketidakpuasan karena merasa tidak dibayar sesuai dengan beban kerja atau jika dibandingkan dengan rekan yang memiliki posisi serupa.

2. Permintaan regrading

Banyaknya permintaan untuk peninjauan ulang jabatan menunjukkan adanya ketidakpercayaan terhadap sistem yang berlaku, baik karena ketimpangan nyata maupun karena kurangnya transparansi.

3. Banyaknya nama jabatan untuk peran yang mirip

Hal ini menyulitkan proses evaluasi karena perbedaan jabatan tidak selalu mencerminkan perbedaan tanggung jawab atau kualifikasi secara signifikan.

4. Kesulitan dalam proses rekrutmen

Struktur gaji yang berada di bawah standar pasar dapat menghambat perekrutan.

Sementara itu, struktur yang terlalu tinggi bisa menarik pelamar dalam jumlah besar tanpa penyaringan yang tepat.

Baca Juga: 10 Kendala Rekrutmen yang Dialami oleh Tim HR + Tipsnya

5. Penentuan gaji oleh manajer secara subjektif

Tanpa sistem job grading yang tepat, keputusan gaji bisa kembali bergantung pada penilaian pribadi manajer.

Hal ini dapat menimbulkan ketidakadilan dan inefisiensi anggaran.

Untuk meminimalisir tantangan di atas, penting bagi perusahaan untuk secara rutin meninjau dan mengevaluasi sistem job grading yang diterapkan.

Proses ini sebaiknya dilengkapi dengan review dari rekan kerja dan untuk mendapatkan hasil yang lebih objektif dan mengurangi potensi bias individu.

Baca Juga: Atasan Pilih Kasih? Ini Contoh, Dampak, dan Cara Menghadapinya

Bagaimana Contoh Job Grading dalam Perusahaan?

Berikut contoh penerapan job grading di dalam perusahaan:

1. Operational Grade (Tingkat Operasional)

Digunakan untuk karyawan yang menjalankan tugas rutin agar operasional perusahaan tetap berjalan.

Beberapa posisi butuh pelatihan formal, tapi ada juga yang tidak.

Contoh:

• Customer service
• Kurir/pengantar barang
• Karyawan pabrik
• Petugas kebersihan
• Satpam

2. Technical Grade (Tingkat Teknis)

Digunakan untuk karyawan yang punya keahlian khusus dan biasanya memerlukan pelatihan atau pendidikan formal.

Contoh:

• Business analyst
• Web designer
• Data scientist
• Konsultan eksternal

Baca Juga: Jenjang Karir: Arti, Manfaat, Cara Membangun, dan Contohnya

3. Business Grade (Tingkat Administratif)

Digunakan untuk karyawan yang bertugas menjalankan pekerjaan administratif dan menjadi penghubung antar departemen maupun dengan klien.

Contoh:

• Sekretaris
• Asisten pribadi
• Asisten kantor
• Paralegal

4. Professional Grade (Tingkat Profesional)

Tingkatan ini digunakan untuk karyawan dengan keahlian profesional dan pendidikan tinggi. Mereka biasanya bertanggung jawab atas target besar perusahaan.

Contoh:

• Pengacara
• Akuntan bersertifikat
• Dokter
• Staf pemasaran

5. Management Grade (Tingkat Manajerial)

Digunakan untuk posisi yang punya tanggung jawab mengatur strategi, membuat kebijakan, dan membimbing tim.

Contoh:

• Manajer (tingkat awal, menengah, senior)
• Kepala departemen
• Project manager
• Eksekutif

Baca Juga: Tingkatan Manajemen Perusahaan dan Fungsinya Masing-Masing

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa sistem job grading merupakan alat penting yang dapat membantu perusahaan menciptakan struktur gaji yang adil, transparan, dan kompetitif.

Dengan mengevaluasi setiap posisi secara objektif dan menyusun tingkatan gaji yang sesuai, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap karyawan dibayar berdasarkan nilai pekerjaannya, bukan berdasarkan faktor subjektif atau diskriminatif.

Hal ini juga mendukung tercapainya prinsip kesetaraan dalam lingkungan kerja.

Selain memberikan keadilan dalam hal kompensasi, sistem job grading juga bermanfaat dalam menjaga kestabilan perusahaan secara keseluruhan.

Sistem ini dapat membantu menarik dan mempertahankan talenta terbaik, menciptakan kepastian dalam pengelolaan anggaran gaji, serta mempermudah jenjang karier karyawan.

Namun, agar sistem ini berjalan efektif, perusahaan perlu menerapkannya secara transparan, melibatkan tim HR yang terlatih, serta melakukan evaluasi secara berkala.

Dengan komitmen yang kuat dan pelaksanaan yang konsisten, job grading dapat menjadi fondasi yang kuat bagi pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan dan lingkungan kerja yang lebih adil.

Untuk mempermudah pelaksanaan job grade, Anda dapat mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.

Melalui software ini, Anda dapat menyimpan, mengelola, dan mengakses data posisi kerja, deskripsi tugas, kualifikasi, hingga struktur gaji dengan lebih cepat dan terorganisir.

Berbagai hal tersebut sangat penting karena job grading membutuhkan informasi yang lengkap dan akurat untuk mengevaluasi dan membandingkan posisi kerja.

GajiHub juga memungkinkan karyawan melihat informasi terkait gaji atau tunjangan dengan lebih jelas, yang membantu meningkatkan transparansi dalam proses penggajian.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.