Fitur di dalam software HRIS adalah solusi yang dirancang untuk membantu tim HR dalam mengelola berbagai proses administrasi karyawan.
Namun pada kenyataannya, masih banyak perusahaan yang belum memanfaatkan software HRIS secara maksimal.
Beberapa masalah yang sering muncul biasanya berkaitan dengan tampilan yang membingungkan dan fitur yang terbatas.
Akibatnya, pekerjaan HR justru terasa lebih rumit dan bisa memakan waktu.
Padahal, jika digunakan dengan tepat, HRIS bisa membuat proses kerja jauh lebih mudah dan praktis.
Itulah mengapa penting bagi perusahaan untuk memahami berbagai fitur HRIS yang dibutuhkan untuk benar-benar merasakan manfaatnya.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas manfaat HRIS dan fitur penting yang harus dimiliki.
Mengapa Perusahaan Harus Berinvestasi pada Sistem HRIS?
Ada banyak alasan mengapa perusahaan sebaiknya mulai berinvestasi pada Human Resource Information System (HRIS) yang dikelola dengan baik.
Sebuah sistem HRIS yang berjalan optimal tidak hanya mempermudah pekerjaan tim HR, tetapi juga memberikan pengalaman kerja yang lebih baik bagi seluruh karyawan.
Penggunaan HRIS yang tepat dapat meningkatkan berbagai hal penting, mulai dari kemudahan penggunaan, efisiensi kerja, hingga tingkat keterlibatan karyawan.
Ketika proses HR berjalan lebih lancar dan tidak terlalu administratif, karyawan pun akan lebih merasa dihargai dan didukung.
Perusahaan juga dapat menjaga retensi karyawan karena mereka merasa lebih nyaman berada di lingkungan kerja yang tertata rapi.
Selain itu, berikut beberapa alasan penting yang membuat perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan software HRIS:
Akses Data Karyawan yang Lebih Praktis
Salah satu keunggulan utama dari HRIS adalah kemampuannya menyimpan dan mengatur data karyawan secara digital.
Melalui HRIS, perusahaan tidak perlu lagi repot mencari dokumen fisik hanya untuk mendapatkan informasi penting seperti kontak darurat atau riwayat kehadiran.
Semua data tersebut dapat diakses hanya dengan sekali pencarian di dalam sistem.
Selain itu, HRIS juga memudahkan perusahaan dalam memantau kehadiran karyawan sesuai aturan yang berlaku.
Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat memastikan karyawan hadir tepat waktu dan produktivitas tetap terjaga.
Meningkatkan Pengalaman Karyawan Sejak Hari Pertama
HRIS yang dirancang dengan baik dapat memberikan pengalaman positif bagi karyawan baru sejak mereka pertama kali bergabung.
Karyawan bisa langsung mengakses berbagai informasi penting seperti panduan perusahaan, materi pelatihan, dan data personal secara mandiri.
Hal ini tentu memudahkan proses orientasi karyawan baru dan membantu mereka beradaptasi lebih cepat.
Lebih dari itu, HRIS juga bisa digunakan untuk merancang program pelatihan yang sesuai kebutuhan masing-masing karyawan.
Dengan adanya sistem ini, perkembangan kemampuan karyawan bisa dipantau dengan lebih terstruktur dan tepat sasaran.
Proses manajemen kinerja pun menjadi lebih efisien karena HRIS dapat membantu atasan dan HR memantau hasil kerja, memberikan feedback, serta menentukan langkah pengembangan yang tepat.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software HRIS Manufaktur dan Tips Memilihnya
Apa Saja Fitur Penting yang Wajib Ada dalam Software HRIS?
Agar perusahaan mendapatkan manfaat maksimal dari penggunaan HRIS, penting untuk memastikan sistem yang dipilih memiliki fitur-fitur utama yang sesuai dengan kebutuhan operasional.
Berikut ini beberapa fitur penting yang sebaiknya tersedia dalam sistem HRIS:
1. Applicant Tracking System (ATS)
Fitur ini berfungsi untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola proses rekrutmen, mulai dari pemasangan lowongan hingga seleksi pelamar.
Melalui ATS, perusahaan dapat menyimpan semua data pelamar seperti CV, portofolio, hasil wawancara, dan catatan evaluasi di dalam satu sistem terpusat.
Selain itu, fitur ini memungkinkan HR untuk memantau status pelamar secara real-time dan mempercepat proses seleksi calon karyawan.
2. Pelatihan dan Pengembangan
HRIS yang ideal harus menyediakan fitur pelatihan untuk mendukung pengembangan skill karyawan.
Fitur ini dapat mencakup materi pelatihan berbentuk dokumen, video, hingga modul e-learning yang dapat diakses kapan saja.
Tidak hanya itu, HR juga dapat memantau progres karyawan selama mengikuti pelatihan dan mengetahui area mana yang masih perlu ditingkatkan.
3. Payroll
Proses penggajian menjadi lebih mudah dan akurat jika HRIS dilengkapi dengan fitur payroll otomatis.
Fitur ini memungkinkan perusahaan menghitung gaji pokok, tunjangan, potongan, hingga bonus tanpa proses manual yang berisiko menimbulkan kesalahan.
Selain itu, sistem payroll yang terintegrasi juga dapat secara otomatis memproses pajak dan BPJS, sehingga administrasi keuangan lebih rapi dan efisien.
Baca Juga: 9 Software Manajemen Kinerja, Fitur, dan Harganya
4. Succession Planning
Succession planning adalah proses perencanaan untuk memastikan posisi-posisi penting di perusahaan memiliki calon pengganti yang sesuai.
Dengan fitur ini, HR dapat menyusun daftar kandidat potensial beserta kelebihan, kekurangan, dan kesiapan mereka untuk menempati posisi strategis.
Hal ini penting untuk mengantisipasi kekosongan jabatan mendadak yang bisa mengganggu operasional perusahaan.
5. Employee Self-service
Fitur ini memberikan akses mandiri bagi karyawan untuk melihat dan memperbarui data pribadi mereka tanpa harus melalui HR.
Karyawan juga dapat mengajukan cuti, izin, atau reimbursement secara online melalui sistem.
Selain itu, fitur ini mempermudah karyawan dalam memantau sisa cuti, riwayat absensi, hingga mendaftar program tunjangan yang tersedia.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Attendance Terbaik untuk Bisnis
6. Manajemen Tunjangan
Fitur ini berfungsi untuk mengelola program tunjangan yang diberikan perusahaan kepada karyawan, seperti BPJS Ketenagakerjaan, asuransi, dan tunjangan kesehatan.
HR dapat dengan mudah mendaftarkan, memantau, serta mengubah data tunjangan sesuai kebutuhan.
Karyawan juga dapat mengetahui status dan jenis tunjangan yang mereka terima secara mandiri melalui sistem.
7. Performance Management
HRIS yang baik harus dilengkapi dengan fitur performance management untuk memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan secara berkala.
Fitur ini dapat mencatat pencapaian, menyusun KPI, serta memberikan feedback yang terstruktur.
Hasil evaluasi dapat disajikan dalam bentuk grafik, tabel, atau laporan sehingga memudahkan HR dan atasan dalam mengambil keputusan pengembangan karyawan.
8. Time and Attendance
Fitur absensi digital wajib termasuk ke dalam software HRIS agar perusahaan dapat mencatat kehadiran, keterlambatan, serta lembur karyawan secara akurat.
Sistem ini juga dapat mencegah potensi kecurangan seperti manipulasi jam masuk dan jam pulang.
Selain itu, perusahaan bisa memantau pola kehadiran karyawan secara keseluruhan dan membuat laporan absensi secara otomatis.
Baca Juga: 6 Cara Memilih Software HR Terbaik dan 20 Fitur Wajibnya
9. Reporting dan Analytics
HRIS perlu memiliki fitur pelaporan dan analisis data yang dapat membantu perusahaan membaca tren dan kondisi SDM.
Perusahaan dapat membuat laporan khusus tentang tingkat absensi, turnover karyawan, produktivitas, hingga kepuasan karyawan.
Data ini sangat penting sebagai bahan evaluasi dan dasar pengambilan keputusan strategis terkait pengelolaan karyawan.
10. Data Karyawan
Fitur ini berfungsi untuk menyimpan seluruh data karyawan, baik yang masih aktif maupun yang sudah tidak bekerja di perusahaan.
Informasi seperti kontak, riwayat pekerjaan, data kehadiran, hingga riwayat pelanggaran dapat dicari dengan mudah hanya melalui satu sistem.
Hal ini memudahkan HR saat membutuhkan data karyawan tanpa harus mencari berkas fisik atau file terpisah.
Baca Juga: 7 Software Rekrutmen Karyawan, Manfaat, dan Fitur Pentingnya
11. Penyimpanan Dokumen
Perusahaan dapat menyimpan dokumen karyawan dan data sensitif secara digital melalui fitur ini.
Penyimpanan digital akan mengurangi pengeluaran untuk kebutuhan cetak dan menjaga kerahasiaan informasi penting.
Keamanan data akan lebih terjaga karena akses informasi hanya dapat diberikan kepada pihak yang berwenang.
12. Feedback dan Survei
Perusahaan dapat mengumpulkan masukan dari karyawan secara terstruktur melalui fitur survei dan feedback.
Seluruh tanggapan dapat tersimpan di satu tempat, sehingga analisis terhadap kondisi internal menjadi lebih mudah dilakukan.
HR dapat memanfaatkan data ini untuk meningkatkan suasana kerja dan menentukan kebijakan strategis.
13. Pengumuman dan Informasi Internal
Perusahaan dapat menyampaikan pengumuman resmi dan informasi penting secara cepat dan merata melalui fitur ini.
Karyawan akan mendapatkan pemberitahuan langsung mengenai perubahan kebijakan, acara internal, atau pembaruan operasional.
Fitur ini akan membantu menjaga keterbukaan dan komunikasi yang sehat di lingkungan kerja.
Baca Juga: 10 Manfaat Sistem Penggajian Otomatis dan Contoh Softwarenya
14. Integrasi Aplikasi Pihak Ketiga
Perusahaan dapat menambahkan fungsi tambahan, tanpa mengganti sistem utama melalui fitur integrasi aplikasi pihak ketiga.
Integrasi ini memungkinkan penggunaan aplikasi tambahan, seperti software absensi, pelatihan daring, atau sistem keuangan.
Fleksibilitas ini akan membantu perusahaan menyesuaikan sistem HRIS dengan kebutuhan yang terus berkembang.
15. Onboarding Karyawan
Perusahaan dapat mengelola proses onboarding karyawan baru secara otomatis melalui fitur onboarding.
Sistem akan membantu karyawan baru dalam mengisi data, memahami struktur organisasi, dan mengakses materi pelatihan.
Dengan otomatisasi ini, perusahaan dapat menghemat waktu administrasi dan membangun keterhubungan sejak awal.
Baca Juga: 10 Alternatif Software Payroll Rippling Terbaik untuk Anda
16. Kepatuhan terhadap Regulasi
Perusahaan dapat memantau kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan melalui fitur ini.
Sistem akan memberikan peringatan jika terjadi pelanggaran, seperti jadwal kerja karyawan di bawah umur yang melebihi batas.
HR juga dapat menyimpan dokumen penting seperti laporan kecelakaan kerja atau kontrak kerja dalam satu tempat yang aman.
17. Manajemen Cuti dan Ketidakhadiran
Perusaahaan dapat memantau dan mengelola cuti, serta ketidakhadiran karyawan secara efekif melalui fitur ini.
Sistem akan mencatat jenis cuti, durasi, dan dokumen pendukung yang diperlukan sesuai kebijakan perusahaan.
Pemantauan ini akan membantu menjaga disiplin kerja dan memastikan hak karyawan tetap terpenuhi.
Baca Juga: Manajemen Cuti: Arti, Manfaat, dan Langkah Strategisnya
18. Penjadwalan Kerja
Perusahaan dapat menyusun jadwal kerja secara rapi dan efisien melalui fitur penjadwalan.
Sistem akan mencatat hari kerja, hari libur, dan preferensi masing-masing karyawan secara terpusat.
HR juga dapat menerima notifikasi jika terjadi jadwal bentrok atau pelanggaran terhadap jam kerja yang telah ditentukan.
19. Direktori Karyawan
Perusahaan dapat mengakses data seluruh karyawan secara cepat dan terorganisir melali fitur direktori karyawan.
Informasi seperti nama, jabatan, kontak, dan riwayat kerja akan tersimpan dalam sistem yang mudah dicari.
Fitur ini akan mempercepat proses pencarian data dan mendukung operasional harian tim HR.
20. Aplikasi Mobile
Perusahaan dapat memberikan akses yang fleksibel kepada karyawan melalui versi aplikasi mobile dari HRIS.
Karyawan dapat mengajukan cuti, melihat jadwal kerja, hingga memperbarui data pribadi secara langsung melalui ponsel.
Fitur ini akan mendukung mobilitas kerja dan meningkatkan kenyamanan dalam mengakses layanan HR.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Perusahaan Jasa Terbaik
Kelola Urusan Karyawan dengan Fitur HRIS GajiHub
Untuk menikmati berbagai fitur HRIS yang disebutkan di atas, Anda bisa menggunakan software HRIS dari GajiHub.
GajiHub merupakan software payroll dan HR berbasis cloud yang dirancang untuk mendukung berbagai kebutuhan bisnis, termasuk yang memiliki sistem kerja shift maupun kebutuhan pengelolaan tunjangan.
Melalui software ini, perusahaan dapat mengatur proses penggajian, kehadiran, cuti, hingga reimbursement secara otomatis dan terpusat.
Proses penggajian juga dapat dilakukan secara cepat dan akurat, disertai slip gaji dalam format PDF yang bisa langsung dibagikan kepada karyawan, sehingga transparansi dapat terjaga dengan baik.
Selain itu, GajiHub telah dilengkapi dengan kalkulator PPh 21 otomatis dan terintegrasi dengan software akuntansi Kledo untuk mempermudah pencatatan keuangan perusahaan.
Beberapa fitur penting yang tersedia di dalam GajiHub antara lain:
- Payroll
- Absensi dan Manajemen Jadwal
- Perhitungan PPh 21 Otomatis
- Pengelolaan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
- Integrasi Akuntansi
- Employee Self Service (ESS)
- Manajemen Cuti dan Izin
- Reimbursement dan Kasbon
- Analisis Data dan Laporan SDM
Dengan fitur-fitur tersebut, perusahaan dapat menjalankan administrasi karyawan secara lebih efisien tanpa proses manual yang rumit.
Harga berlangganan GajiHub pun terjangkau, mulai dari Rp4.900 per karyawan per bulan, sehingga cocok untuk berbagai skala bisnis.
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat disimpulkan bahwa fitur HRIS memegang peranan penting dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan, khususnya dalam mengelola administrasi karyawan secara efektif dan efisien.
Beragam fitur seperti payroll, absensi, manajemen cuti, hingga performance management menjadi elemen utama yang wajib tersedia dalam sistem HRIS untuk memastikan pengelolaan SDM berjalan optimal.
Selain itu, fitur tambahan seperti penyimpanan dokumen, survei karyawan, hingga integrasi aplikasi pihak ketiga juga turut mendukung terciptanya lingkungan kerja yang lebih tertata dan produktif.
Agar pengelolaan SDM semakin praktis, Anda dapat memanfaatkan GajiHub sebagai solusi HRIS yang menyediakan sebagian besar fitur penting tersebut dalam satu platform.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan gratis hingga 14 hari.
