Setiap perusahaan membutuhkan data governance untuk memastikan bahwa data dikelola secara efektif dan efisien, sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan berbasis data dengan lebih baik.
Melalui pengelolaan data secara optimal, perusahaan dapat memastikan bahwa data yang digunakan akurat, konsisten, dan dapat digunakan.
Hal tersebut nantinya membantu memberikan wawasan yang lebih baik untuk pengambilan keputusan strategis, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu data governance, manfaat bagi perusahaan atau organisasi, elemen penting, hingga praktik terbaiknya.
Apa yang Dimaksud dengan Data Governance?
Data governance atau tata kelola data adalah keseluruhan cara untuk mengelola data sebuah organisasi. Hal ini melibatkan prinsip, praktik, dan alat yang digunakan untuk mengelola data dari awal hingga akhir.
Dengan menyesuaikan kebutuhan data dengan strategis bisnis, tata kelola data ini dapat membantu organisasi untuk mengelola data dengan lebih baik, memastikan kualitas data, meningkatkan visibilitas data, menjaga keamanan, dan mematuhi aturan yang berlaku.
Selain itu strategi data governance yang baik juga pengambilan keputusan berbasis data, melingdungi data dari akses yang tidak sah, serta memastikan kepatuhan terhadap aturan yang ada.
Baca Juga: Pentingnya Manajemen Data Karyawan dan Cara Mengelolanya
Apakah Data Governance dan Data Management itu Sama?
Tidak, data governance dan data management adalah dua hal yang berbeda. Meskipun sama-sama penting bagi organisasi, namun keduanya memiliki perbedaan yang cukup jelas.
Data management lebih berfokus pada masalah teknis, seperti bagaimana data diambil, diintegrasikan, diatur, diubah, dan disimpan.
Hal ini mencakup proses-proses teknik seperti pencadangan, pemulihan, dan pengarsipan.
Sementara itu, data governance lebih berkaitan dengan membuat aturan dan alat-alat yang diperlukan untuk memastikan bahwa pengelolaan data sesuai dengan strategi bisnis.
Proses ini melibatkan keakuratan data, konsistensi, kepatuhan terhadap regulasi, dan kebijakan internal organsisasi.
Selain itu, pengelolaan data juga mencakup penentuan siapa yang memiliki data, peran dan tanggung jawab masing-masing, serta menerapkan aturan dan prosedur di seluruh organisasi.
Baca Juga: Mengenal Klasifikasi Data dan Pentingnya Bagi Proses HR
Apa Saja Elemen Penting dalam Data Governance?
Ada beberapa elemen penting yang wajib ada di dalam proses data governance, seperti:
1. Data Catalog (Katalog Data)
Katalog data adalah basis data yang mencakup semua informasi tentang data dalam sebuah organisasi. Hal ini memudahkan orang untuk menemukan, memahami, dan mengakses data yang mereka butuhkan.
Dengan katalog data, organisasi dapat mengelola data dengan lebih baik, bekerja sama dengan lebih efisien, mengurangi duplikat data, dan memastikan akses yang aman dan bisa diaudit.
2. Data Quality (Kualitas Data)
Kualitas data sangat penting untuk membuat analisis yang akurat dan keputusa yang tepat. Organisasi tentunya perlu memastikan bahwa data yang mereka gunakan sudah akurat, terbaru, dan berkualitas.
Dengan menjaga kualitas data, organisasi dapat mengambil keputusa yagn akurat dan alokasi sumber daya mejadi lebih efisien.
3. Data Classification (Klasifikasi Data)
Klasifikasi data adalah proses mengatur data berdasarkan tingkat sensitivitas dan kepentingannya. Dengan mengklasifikasikan data, organisasi dapat melindungi data sensitif, mengurangi risiko, dan memastikan kualitas data.
Sistem klasifikasi data yang baik juga membantu orgaisasi menjaga keamanan data dan mematuhi aturan yang berlaku.
4. Data Security (Keamanan Data)
Keamanan data membantu memastikan bahwa hanya orang yang berhak yag dapat mengakses data sensitif.
Melalui kontrol akses ini, organisasi dapat menetapkan siapa saja yang boleh melihat data tertentu. Hal ini penting untuk mencegah pelanggaran data dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.
Baca Juga: Ketahui Apa Itu Aturan BYOD, serta Kelebihan dan Kekurangannya
5. Audit Akses Data
Elemen ini melibatkan pemeriksaan terkait siapa yag memiliki akses ke data tertentu dan kapan mereka mengaksesnya.
Hal tersebut membatu organisasi mengidentifikasi pengguna yang memiliki akses berlebihan dan menyesuaikan akses mereka, untuk mencegah penyalahgunaan data.
Melalui audit akses data yang baik, organsiasi dapat menjaga keamanan data dan mematuhi regulasi.
6. Data Lineage (Silsilah Data)
Data lineage menunjukkan usal-usul dan perjalanan data dalam organisasi, yang membantu memastikan kualitas dan kepercayaan data dengan memberikan pemahaman secara menyeluruh tentang aliran data.
Dengan silsilah data, saat terjadi masalah organisasi dapat dengan mudah melakukan audit, untuk menemukan sumber kesalahan data.
7. Data Discovery (Penemuan Data)
Data discovery memungkinkan organisasi menemukan data yang mereka miliki dengan mudah untuk analisis dan penggunaan lainnya.
Hal ini penting untuk mendorong inovasi dan memastikan bahwa data tidak terduplikat, yang dapat menghemat biaya dan menghindari masalah keamanan.
8. Data Sharing and Collaboration (Berbagi dan Kolaborasi Data)
Berbagi dan kolaborasi data adalah tentang bagaimana organisasi bertukar data dengan tim internal, mitra eksternal, dan pelanggan.
Hal ini dilakukan untuk memastikan data dibagikan secara aman dan sesuai dengan aturan privasi.
Oleh karena itu, perusahaan perlu berinvestasi dalam teknologi data sharing yang aman untuk mendukung inovasi berbasis data.
Baca Juga: Open Door Policy: Pengertian, Manfaat, dan Cara Implementasinya
Apakah Data Governance Penting bagi Perusahaan?
Ya, sangat penting. Melalui data governance perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan data, yang merupakan aset berharga bagi perusahaan.
Dengan menerapkan tata kelola yang baik, bisnis pun dapat memanfaatkan data yang ada untuk memperoleh keuntungan kompetitif, serta mendapatkan dan mempertahankan kepercayaan pelanggan dengan memastikan praktik data dan privasi yang aman.
Selain itu, berikut sejumlah manfaat dari data governance:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional dan Mengurangi Biaya
Tata kelola yang efektif membantu perusahaan memiliki satu sumber data yang jelas dan terpusat, sehingga dapat terindar dari penyebaran dan duplikasi data.
Hal ini membuat kegiatan operasional lebih efisien, mengurangi biaya, dan memudahkan pengelolaan keamanan dan tata kelola data secara keseluruhan.
2. Meningkatkan Produktivitas dan Pengambilan Keputusan yang Lebih Cepat
Tata kelola data memastikan kualitas data yang akurat, konsisten, dan dapat dipercaya, yang membantu pengguna data menemukan data berkualitas dengan cepat, memahami makna dan konteksnya, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan mempercepat pengambilan keputusan.
3. Meningkatkan Kolaborasi dan Nilai Data
Data governance yang baik dapat meningkatkan kolaborasi dan berbagi data antar tim, unit bisnis, dan mitra.
Dengan demikian, organisasi dapat lebih mudah untuk membangun budaya berbagai data yang positif, yang mengarah pada peningkatan inovasi, pengambilan keputusan yang baik, dan memaksimalkan nilai data.
4. Meningkatkan Keamanan dan Privasi
Tata kelola data dapat membantu melindungi data sensitif dari akses dan penggunaan yang tidak sah, dengan menerapkan kontrol dan proses yang ketat.
Hal ini dapat menciptakan budaya kepercayaan dan meningkatkan transparansi dengan para pemangku kepentingan.
5. Kepatuhan yang Lebih Baik terhadap Aturan dan Standar
Data governance memastikan kepatuhan terkait kemanan data, misalnya seperti Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi yang bertujuan untuk menjaga hak privasi dan keamanan informasi setiap individu.
Dengan demikian, reputasi perusahaan Anda akan terlindungi, terhindar dari masalah hukum dan finansial, serta meningkatkan kepercayaan dari para pemangku kepentingan.
Baca Juga: 10 Langkah untuk Melakukan HR Policy Development
Apa Saja Tantangan Utama dalam Data Governance?
Pengelolaan data governance yang efektif memungkinka perusahaan untuk mendapatkan keuntungan maksimal dari set terpenting mereka.
Namun, saat membangun kerangka kerja dan data governance seringkali muncul sejumlah tantangan yang perlu dihadapi, seperti:
1. Silo Data
Silo data adalah fenomena di mana data tersimpan di dalam kelompok atau departemen tertentu dan sulit diakses oleh kelompok lain.
Hal ini akan menghambat aliran data dan informasi di seluruh organisasi. Dengan adanya silo data, Anda pun akan kesulitan dalam berbagi informasi, mengelola data, dan memperbarui informasi yang relevan secara efektif.
2. Data yang Kurang Berkualitas
Data governance mencakup pengawasan terhadap kualitas data yang masuk ke dalam organisasi serta cara penggunaannya di sebuah organisasi.
Kualitas data yang kurang baik atau bahkan buruk dapat menyebabkan informasi yang tidak akurat, pengambilan keputusan yang tidak tepat, dan bisa merugikan perusahaan secara finansial.
Oleh karena itu, organisasi Anda perlu memiliki proses yang ketat untuk memantau dan memastikan kualitas data.
3. Data Opacity (Data yang Tidak Jelas)
Pengelolaan data membutuhkan transparansi atas informasi penting seperti jenis data yang dimiliki perusahaan, lokasi penyimpanan data, siapa yang memiliki akses tersebut, dan bagaimana data tersebut digunakan.
Namun, seringkali sistem keamanan tidak menyediakan informasi tersebut secara jelas, sehingga menyulitkan informasi untuk memahami dan mengelola data dengan efektif.
4. Ancaman Keamanan Data
Dengan semakin banyaknya sumber data dan ancaman keamanan yang ada, penting untuk menjaga keamanan data dengan baik.
Data yang tidak diamankan dengan baik dapat menjadi target empuk bagi pelanggaran data yang dapat mengakibatkan kerugian finansial dan reputasi bagi perusahaan.
Oleh karena itu, diperlukan kontrol yang kuat dan sistem keamanan yang handal untuk melindungi data dari akses yang tidak sah.
Untuk membantu organisasi Anda terhindar dari ancaman keamanan data, khususnya data karyawan, Anda dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Selain membantu tim HR dalam mengelola administrasi karyawan, Gajihub juga sudah dilengkapi dengan sistem keamanan data yang mampu melindungi semua informasi pribadi pelanggan.
Di samping itu, dengan menggunakan sistem berbasis cloud, Anda juga tidak perlu khawatir jika komputer rusak ataupun hilang, karena semua data terkait karyawan dapat di-backup dan akan tersimpan secara otomatis di cloud.
Tim keamanan Gajihub jugakan melakukan pemantauan terhadap sistem keamanan hingga peringatan dari semua sistem untuk mengdentifikasi dan mengatasi ancaman data yang dapat menyerang secara tiba-tiba.
Tertarik mencoba? Cek informasi selengkapnya dengan klik gambar berikut ini:
5. Kontrol atas Data
Banyak regulasi dan kebijakan yang mengharuskan organisasi memiliki kontrol yang kuat atas data mereka.
Tanpa kontrol yang memadai, sulit untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi tersebut dan melindungi data sensitif perusahaan dari akses yang tidak sah.
Baca Juga: Remote Work Policies: Arti, Manfaat, Hingga Contohnya
Bagaimana Praktik Terbaik dalam Pengelolaan Data Governance?
Selain melibatkan beberapa elemen penting yang telah dijelaskan sebelumnya, organisasi Anda juga perlu melakukan beberapa praktik terbaik dalam mengelola data governance, seperti:
1. Mulai dari Langkah Kecil
Pertama-tama, Anda harus memulai langkah kecil dalam mengatur data, seperti menetapkan kebijakan sederhana atau mengidentifikasi area tertentu yang membutuhkan perhatian khusus.
Meskipun demikian, Anda tetap membutuhkan visi jangka panjang tentang pengelolaan data perusahaan secara keseluruhan.
Hal ini membantu Anda membangun fondasi yang kuat untuk pertumbuhan dan pengembangan data Anda di masa depan.
2. Buat Studi Case yang Kuat
Selanjutnya, Anda perlu mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan pendapatan, mengurangi biaya, meningkatkan pengalaman pelanggan, atau mematuhi aturan.
Dengan membuat study case yang kuat, Anda dapat meyakinkan pemimpin perusahaan tentang pentingnya data governance dan mendapatkan dukungan dari mereka.
3. Ukur Kemajuan dengan Metrik
Menetapkan metrik yang jelas dan terukur sangat penting untuk melacak kemajuan organisasi dalam mengelola data. Misalnya, Anda bisa melacak peningkatan kualitas data, waktu yang dihabiskan dalam pemrosesan data, atau tingkat kepatuhan terhadap kebijakan data.
Metrik ini dapat membantu Anda memahami apakah langkah-langkah yang Anda ambil sudah efektif atau membutuhkan penyesuaian.
4. Komunkasikan dengan Efektif
Komunikasi yang jelas dan efektif adalah kunci untuk mendapatkan dukungan dari semua pemangku kepentingan dalam organisasi Anda.
Oleh karena itu, jelaskan mengapa data governance sangat penting, bagaimana hal tersebut mempengaruhi setiap bagian dari bisnis, dan apa yang diharapkan dari setiap orang dalam pengelolaan data ini.
Pastikan semua orang memahami peran dan tanggung jawab mereka masing-masing.
Baca Juga: 8 Hal yang Perlu Diperiksa dalam Audit HR Compliance
5. Data Governance Merupakan Proses Berkelanjutan
Data governance bukanlah proyek yang dapat diselesaikan dalam satu waktu. Proses ini adalah upaya berkelanjutan yang membutuhkan komitmen jangka panjang.
Jadi, pastikan Anda memiliki rencana untuk memelihara dan meningkatkan upaya terkait data gobernance seiring berjalannya waktu.
6. Kenali Peran dan Tanggung Jawab
Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan data. Berikut adalah beberapa peran yang umumnya bertanggung jawab atas data:
Chief Data Officer (CDO)
CDO adalah eksekutif senior yang bertanggung jawab atas keamanan, aksesibilitas, dan kegunaan data perusahaan. Mereka bertanggung jawab atas pengaturan sistem data governance, mendapatkan dana dan staf untuk operasinya, serta melakukan pemeriksaan rutin terhadap status data secara keseluruhan.
Data Owner (Pemilik Data)
Data owner adalah individu atau tim yang bertanggung jawab atas administrasi teknis kumpulan data perusahaan.
Mereka membuat keputusan tentang siapa yang diizinkan untuk mengakses jenis informasi tertentu. Jika kebijakan yang mereka buat menyebabkan pelanggaran data, mereka harus bertanggung jawab.
Data Steward (Penjaga Data)
Data steward adalah individu yang ditunjuk oleh data owner dan CDO untuk menjalankan proses harian dalam workflow data governance.
Mereka bertanggung jawab untuk melaksanakan program yang telah ditetapkan, memastikan data lama dan baru dikelola secara tepat, serta memantau kepatuhan data karyawan dan pelanggan.
Data governance comittee
Data governance comiite adalah badan utama yang membuat kebijakan dalam organisasi. Biasanya terdiri dari eksekutif senior dan data owner yang memiliki minat dalam keamanan dan kegunaan data.
Setelah kebijakan mereka disetujui, selanjutnya mereka akan menetapkan prosedur untuk diikuti oleh data steward, serta menyelesaikan perselisihan antara pihak-pihak yang terlibat.
7. Fokus pada Cara Kerja
Tentukan bagaimana data harus dikelola di seluruh organsisasi, yang mencakup penentuan struktur organisasi, proses bisnis, kebijakan, dan alat yang digunakan untuk mengelola dan memproses data.
Pastikan semua orang di dalam organisasi memahami penanganan data dan tanggung jawab dari masing-masing peran.
Baca Juga: Pay per Performance: Arti, Kelebihan & Kekurangan, serta Tips Terbaiknya
Kesimpulan
Setelah membaca artikel di atas, dapat dipahami bahwa data governance merupakan proses pengelolaan data sebuah organisasi yang melibatkan prinsip, praktik, dan alat yang diperlukan untuk memastikan bahwa data tersebut dikelola dengan baik.
Dengan melakukan praktik terbaik dalam data governance, organisasi pun dapat mengoptimalkan data sebagai aset srategis, yang turut meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan produktivitas, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.
Namun, tentunya ada beberapa tantangan yang perlu Anda hadapi dalam implementasi data governance, seperti kualitas data yang kurang baik, silo data, data yang tidak jelas, hingga ancaman kemanan data.
Untuk mengurangi ancaman data dan mempermudah tim HR dalam mengelola data karyawan, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Selain membantu tim HR dalam hal manajemen kehadiran, payroll, hingga pengelolaan PPh 21, Gajihub juga sudah dilengkapi dengan sistem keamanan yang akan membantu perusahaan terhindar dari ancaman keamanan data.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.