Menjaga kinerja tim tetap optimal merupakan tantangan tersendiri bagi setiap perusahaan. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan menggunakan Key Performance Indicators (KPI).
KPI memberikan gambaran jelas tentang seberapa efektif karyawan dalam menjalankan tugasnya dan seberapa jauh mereka berkontribusi terhadap pencapaian tujuan perusahaan.
Dengan menggunakan KPI karyawan, perusahaan dapat mengukur performa berdasarkan data dan melakukan penilaian secara objektif.
KPI yang baik harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan tim, sehingga relevan dengan masing-masing karyawan.
Beberapa contoh KPI karyawan bisa berupa target penjualan untuk tim sales, tingkat penyelesaian poryek untuk tim programmer, atau jumlah respon pelanggan bagi tim customer service.
Selain itu, juga terdapat contoh KPI seperti efisiensi kerja, tingkat kehadiran, lembur, dan sebagainya.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas pengertian, contoh KPI karyawan dan cara mengukur, serta cara menetapkannya.
Apa yang Dimaksud dengan KPI Karyawan?
Key Performance Indicator (KPI) karyawan adalah ukuran yang digunakan untuk menilai seberapa baik seorang karyawan menjalankan tugasnya dalam mencapai tujuan perusahaan.
KPI membantu perusahaan mengevaluasi kinerja karyawan berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya, serta kontribusinya terhadap organisasi.
KPI memberikan cara yang jelas dan objektif untuk:
- Menilai kinerja karyawan dalam aspek penting perannya.
- Melacak perkembangan dan pencapaian karyawan.
- Mengidentifikasi hal-hal yang perlu diperbaiki.
- Menyelaraskan kinerja individu dengan tujuan perusahaan.
Sebagai contoh, contoh KPI layanan pelanggan bisa berupa menjaga skor kepuasan pelanggan di atas 90% dalam satu kuartal berdasarkan hasil survei.
Baca Juga: Cara Membuat KPI dan Proses Melacaknya
Apa Saja Karakteristik Utama KPI Karyawan?
Agar efektif, KPI harus memiliki empat karakteristik:
- Terukur (Measurable): Harus dapat dihitung secara kuantitatif agar hasilnya jelas.
- Relevan (Relevant): Sesuai dengan peran karyawan dan tujuan perusahaan.
- Berbatas Waktu (Time-bound): Memiliki tenggat waktu yang jelas untuk mencapainya.
- Dapat Ditindaklanjuti (Actionable): Memotivasi tindakan untuk meningkatkan kinerja.
Baca Juga: Perbedaan OKR dan KPI, Mana yang Lebih Baik?
Apa Saja Manfaat KPI untuk Karyawan?
Berikut beberapa contoh manfaat dari KPI untuk karyawan:
1. Mengidentifikasi Masalah Kinerja Lebih Awal
KPI memberikan gambaran yang jelas tentang kinerja karyawan.
Dengan data ini, Anda bisa segera mengetahui jika ada karyawan yang mengalami kesulitan dan memberikan bantuan sebelum masalah berkembang lebih jauh.
2. Meningkatkan Motivasi Karyawan
Target dan tujuan yang jelas membuat karyawan lebih termotivasi untuk mencapai hasil.
Dengan memberikan insentif dan ekspektasi yang wajar, Anda menciptakan lingkungan kerja yang mendukung dan menyenangkan.
Baca Juga: 15 Cara Memotivasi Karyawan dan Keuntungannya
3. Mendorong Pembelajaran dan Pengembangan
KPI yang terkait dengan pembelajaran membantu karyawan memahami manfaat langsung dari mengikuti pelatihan atau kursus.
Contohnya, Anda bisa melacak penyelesaian kursus atau peningkatan produktivitas mereka.
Selain itu, pengakuan atas pencapaian karyawan, seperti sertifikat, dapat semakin mendorong semangat belajar mereka.
Dengan memanfaatkan KPI secara efektif, Anda tidak hanya meningkatkan kinerja tim tetapi juga menciptakan budaya kerja yang mendukung pertumbuhan dan pengembangan karyawan.
Baca Juga: KPI After Sales Support: Pengertian, Jenis, dan Caranya
Apa Saja Contoh KPI Karyawan?
Berikut adalah contoh KPI karyawan yang umum digunakan beserta rumus menghitungnya:
1. Revenue per Employee (Pendapatan per Karyawan)
Revenue per karyawan sering digunakan untuk mengukur seberapa menguntungkan sebuah perusahaan.
Pendapatan per karyawan menunjukkan berapa banyak pendapatan yang dihasilkan oleh setiap karyawan,
Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa karyawan Anda tidak menyebabkan biaya lebih besar daripada pendapatan yang mereka hasilkan.
Anda juga dapat melacak laba per karyawan menggunakan rumus yang sama.
Contoh KPI karyawan ini mungkin lebih relevan jika perusahaan memiliki banyak pekerja freelance atau karyawan jarak jauh yang tidak menimbulkan biaya operasional sebesar karyawan internal.
Rumus: Pendapatan ÷ Total jumlah karyawan
2. Tingkat Pemanfaatan (Utilisation Rate)
KPI ini biasanya digunakan dalam organisasi berbasis layanan profesional.
Tingkat pemanfaatan menunjukkan seberapa banyak pekerjaan yang secara langsung menghasilkan keuntungan dibandingkan dengan biaya internal.
Indikator ini penting untuk menetapkan tarif layanan yang menguntungkan, menentukan tingkat remunerasi yang adil, hinga membuat keputusan perekrutan yang lebih baik.
Rumus: (Total jam kerja yang dapat ditagih ÷ Total jam kerja yang dicatat) × 100
3. Rata-rata Waktu Penyelesaian Tugas
KPI ini memberikan gambaran kasar tentang efisiensi tim Anda.
Dengan demikian, Anda dapat mengetahui berapa lama biasanya karyawan membutuhkan waktu untuk menyelesaikan fase tertentu dari sebuah proyek.
KPI ini juga memungkinkan Anda meningkatkan estimasi anggaran dan manajemen sumber daya.
Rumus: Total waktu untuk menyelesaikan tugas yang sama (dalam periode tertentu) ÷ Jumlah kali tugas dilakukan
4. Tingkat Lembur (Overtime Rate)
Indikator ini menunjukkan rata-rata jumlah lembur yang dilakukan oleh karyawan.
Beberapa perusahaan menggunakan metrik ini untuk mengukur employee engagement, sementara yang lain menggunakannya sebagai indikator kesejahteraan karyawan.
Namun, Anda tidak boleh menganggap jam lembur sebagai indikasi dedikasi karyawan, karena jumlah jam kerja seseorang tidak selalu mencerminkan kualitas pekerjaan atau antusiasme mereka.
Tingkat lembur yang tinggi mungkin menjadi tanda bahwa Anda perlu merekrut lebih banyak staf.
Rumus: Total jam lembur ÷ Jumlah karyawan
Baca Juga: UU Cipta Kerja Tentang Lembur: Ini Ketentuannya
5. Kapasitas Karyawan (Employee Capacity)
Contoh KPI karyawan selanjutnya sangat berguna jika Anda ingin mendistribusikan pekerjaan secara merata di seluruh tim.
Kapasitas karyawan menunjukkan siapa yang cenderung mendekati kelelahan dan siapa yang mungkin membutuhkan lebih banyak pekerjaan untuk dilakukan.
Rumus: Kapasitas mingguan – Total jam kerja yang dicatat
6. Retensi Karyawan (Employee Retention)
Saat Anda menjalankan bisnis yang sedang berkembang, sangat penting untuk memastikan bahwa Anda mempertahankan karyawan terbaik.
Salah satu cara untuk mengidentifikasi apakah Anda berhasil melakukannya adalah dengan mengukur tingkat retensi karyawan.
Perekrutan dan pelatihan karyawan adalah investasi besar, dan semakin lama karyawan berkualitas bekerja untuk bisnis Anda, semakin baik pengembalian investasi Anda.
Rumus: (Jumlah karyawan yang dipertahankan ÷ Jumlah karyawan pada awal tahun) × 100
Baca Juga: 9 Faktor yang Mempengaruhi Retensi Karyawan
7. Keterlibatan Karyawan (Employee Engagement)
Keterlibatan karyawan berkaitan dengan tingkat antusiasme dan koneksi karyawan terhadap organisasi.
Mengukur keterlibatan karyawan membantu Anda memahami seberapa termotivasi mereka untuk memberikan upaya ekstra dan seberapa berkomitmen mereka untuk tetap bersama perusahaan.
Organisasi dengan karyawan yang terlibat cenderung lebih berkinerja tinggi dan tangguh, sehingga metrik ini sangat penting untuk dipantau.
Mengukur keterlibatan karyawan bisa menjadi tantangan karena berkaitan dengan perasaan.
Namun, ada beberapa cara efektif untuk mengukurnya:
Employee Engagement Survey
Cara terbaik untuk menilai keterlibatan adalah dengan langsung bertanya kepada mereka.
Employee engagement survey sebaiknya dilakukan secara rutin dan fokus pada pengalaman karyawan.
Tingkat Absensi dan Turnover Karyawan
Absensi rendah dan tingkat turnover sekitar 10% (seperti yang direkomendasikan oleh Society for Human Resource Management) menunjukkan keterlibatan yang lebih baik.
Employee Net Promoter Score (NPS)
Metode ini melibatkan satu pertanyaan: “Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan bekerja di perusahaan kami kepada teman atau kolega?”
Jawaban diberikan pada skala 0-10, di mana 0-6 = detractor, 7-8 = pasif, dan 9-10 = promoter.
Rumus: Persentase promoter – Persentase detractor
Baca Juga: Employee Experience: Arti, Manfaat, dan Cara Meningkatkannya
8. Tingkat Kehadiran (Attendance Rate)
KPI ini digunakan untuk mengukur konsistensi kehadiran karyawan sesuai jadwal.
Misalnya, seorang karyawan dijadwalkan bekerja selama 20 hari dalam satu bulan, tetapi hadir selama 18 hari.
Rumus:
Tingkat Kehadiran (%) = (Jumlah Hari Hadir / Jumlah Hari Kerja) x 100
9. Penyelesaian Tugas Tepat Waktu (On-Time Task Completion)
KPI ini mengukur seberapa sering karyawan menyelesaikan tugas tepat waktu. Misalnya, dalam satu minggu, seorang karyawan menyelesaikan 8 dari 10 tugas sesuai tenggat waktu.
Tingkat Penyelesaian Tepat Waktu (%) = (Jumlah Tugas Tepat Waktu / Jumlah Total Tugas) x 100
10. Tingkat Kesalahan (Error Rate)
KPI ini mengukur jumlah kesalahan dalam pekerjaan untuk memastikan akurasi. Misalnya, seorang karyawan melakukan 4 kesalahan input dari total 200 data.
Tingkat Kesalahan (%) = (Jumlah Kesalahan / Jumlah Total Output) x 100.
11. Peningkatan Kompetensi (Skill Development)
KPI ini menilai perkembangan karyawan dalam meningkatkan keterampilan.
Misalnya, seorang karyawan menyelesaikan 3 pelatihan dalam setahun dan menerapkan keterampilan baru untuk meningkatkan hasil kerja.
KPI ini bersifat kualitatif dan tidak memiliki rumus khusus.
Baca Juga: Skill Gap Analysis: Pengertian dan Cara Melakukannya
12. Jumlah Penjualan (Number of Sales)
KPI ini digunakan untuk menilai kontribusi karyawan dalam menghasilkan penjualan. Misalnya, seorang karyawan di bagian ritel berhasil menjual 100 produk dalam satu bulan.
Jumlah Penjualan = Total Barang Terjual dalam Periode Tertentu
Baca Juga: 18 Contoh KPI Sales, Arti, serta Pentingnya bagi Perusahaan
Bagaimana Cara Menetapkan KPI Karyawan?
Berikut adalah beberapa cara yang bisa Anda terapkan dalam menetapkan KPI karyawan:
1. Libatkan Tim Anda dalam Proses
Melibatkan karyawan sejak awal akan membantu mereka merasa lebih termotivasi dan berkomitmen untuk mencapai KPI.
Hal ini juga memastikan semua orang bekerja bersama untuk mencapai tujuan bisnis.
Ajak tim Anda berdiskusi tentang tujuan tim dan KPI apa yang akan digunakan untuk mengukur kinerja mereka.
2. Tetapkan Target yang Selaras dengan Tujuan Anda
KPI bertujuan untuk mengubah tujuan bisnis menjadi target terukur yang dapat difokuskan oleh Anda dan karyawan.
Oleh karena itu, KPI harus disesuaikan dengan tujuan organisasi maupun tim Anda.
Contoh:
- Tujuan bisnis: Mengurangi jumlah pelanggan yang tidak puas sebesar 30%.
- KPI karyawan: Selisih mingguan (dalam persen) dari keluhan yang berhasil ditangani hingga pelanggan merasa puas dibandingkan yang tidak puas.
3. Gabungkan KPI Tim dan Individu
Saat mengevaluasi kinerja karyawan, pastikan untuk menggunakan KPI tim dan individu.
KPI tim penting untuk mengukur kerja sama tim, seperti kepuasan pelanggan atau tingkat penyelesaian proyek.
Sementara itu, KPI individu memberikan wawasan spesifik tentang kontribusi setiap karyawan terhadap bisnis. KPI individu harus sesuai dengan strategi keseluruhan tim.
Contoh:
- Tujuan tim: Tambahan pendapatan sebesar Rp750 juta.
- KPI individu: Jumlah panggilan telepon yang dilakukan per minggu.
Baca Juga: 17 Contoh OKR Tim Sales dan Cara Mengoptimalkannya
4. Ukur KPI Secara Rutin
Pastikan Anda memiliki sistem untuk mengumpulkan data KPI secara teratur.
Tetapkan siapa yang bertanggung jawab mengelola dan melaporkan data tersebut. Akan lebih baik jika semua data KPI terkumpul dalam satu sistem pelaporan.
5. Tinjau dan Sesuaikan KPI Anda
KPI hanya berguna jika diterapkan secara efektif. Jadi, penting untuk meninjau efektivitasnya secara berkala.
Misalnya pantau setiap bulan, kuartal, atau tahun atau saat terjadi perubahan signifikan dalam bisnis atau kondisi pasar.
Baca Juga: 10 KPI Customer Support dan Cara Menerapkannya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa KPI karyawan merupakan alat yang digunakan oleh perusahaan untuk mengukur kinerja karyawan dalam mencapai tujuan organisasi.
KPI membantu menilai bagaimana efektifnya karyawan dalam menjalankan tugas mereka, serta seberapa besar kontribusinya terhadap pencapaian tujuan perusahaan.
KPI yang efektif harus sesuai dengan peran karyawan dan tujuan perusahaan, serta dapat diukur, relevan, berbatas waktu, dan dapat ditindaklanjuti.
Beberapa contoh KPI karyawan yang sering digunakan antara lain rata-rata waktu penyelesaian tugas, dan tingkat kehadiran.
Setiap KPI memiliki rumus dan tujuan yang spesifik, yang membantu perusahaan dalam mengukur efisiensi, produktivitas, serta kinerja karyawan.
Dalam menetapkan KPI yang efektif, perusahaan perlu melibatkan tim dalam proses penentuan KPI, serta melakukan evaluasi secara rutin.
Sementara itu, untuk membantu mengukur KPI, terutama yang berhubungan dengan tingkat kehadiran karyawan, perusahaan dapat menggunakan sistem HRIS dari GajiHub.
GajiHub juga memberikan 30 laporan performa karyawan yang dapat mempermudah perusahaan dalam mengevaluasi KPI karyawan.
Setiap manajer juga dapat mengakses laporan tersebut kapan pun dan di mana pun yang memudahkan proses evaluasi kinerja.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- 10 Contoh OKR Tim Marketing dan Cara Menetapkannya - 8 January 2025
- 12 Contoh KPI Karyawan dan Cara Mengukurnya - 8 January 2025
- Pengertian Profesi, Ciri-Ciri, dan Bedanya dengan Pekerjaan - 7 January 2025