10 Contoh Email Resign dan Formatnya

Buat Anda yang berencana mengundurkan diri dari perusahaan, mungkin Anda membutuhkan contoh email resign.

Contoh email resign ini bisa Anda jadikan referensi agar Anda bisa mengirimkan email resign dengan baik.

Tujuannya adalah agar Anda bisa memberikan kesan profesionalisme dan tetap bisa menjaga hubungan baik dengan perusahaan.

Lalu apa saja contoh email resign yang baik dan bagaimana cara membuatnya?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai contoh email resign.

Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Mengapa Anda Perlu Mengirimkan Email Resign?

Buat Anda yang baru pertama kali akan mengirimkan email resign, mungkin Anda bertanya, “mengapa Anda perlu mengirimkan email resign?”

Berikut beberapa alasan mengapa Anda perlu mengirimkan email resign saat Anda mengundurkan diri dari perusahaan:

1. Agar Hubungan dengan Perusahaan Tetap Terjaga dengan Baik

Alasan yang pertama adalah agar hubungan Anda dengan perusahaan dapat terjaga dengan baik.

Meski Anda sudah resign dari pekerjaan Anda, bukan berarti hubungan dengan perusahaan berakhir, bukan?

Nah, dengan mengirimkan email pengunduran diri ini artinya Anda tetap memperhatikan etika atau sopan santun sehingga hubungan baik dengan perusahaan tetap dapat terjaga dengan baik.

2. Bentuk Profesionalitas

Mengirimkan email resign juga menjadi bentuk profesionalitas Anda.

Sebagai seorang pekerja atau karyawan, sudah seharusnya Anda memberikan pemberitahuan ketika akan mengundurkan diri dari perusahaan.

Bahkan beberapa perusahaan mengharusnya karyawan yang resign mengirimkan pemberitahuan satu bulan sebelumnya atau disebut dengan one month notice.

Ini juga bisa menjadi contoh yang baik bagi karyawan lain yang ingin mengajukan pengunduran diri.

Baca Juga: Email Perpisahan Kerja: Manfaat, Contoh, dan Tips Membuatnya

3. Lebih Mudah dalam Transisi

Alasan yang ketiga adalah untuk lebih memudahkan dalam melakukan transisi atau mencari pengganti.

Seperti yang diketahui, mencari karyawan pengganti bukanlah hal yang mudah dan perusahaan harus melalui berbagai tahapan proses rekrutmen.

Oleh karenanya ada baiknya karyawan yang mengundurkan diri mengirimkan email resign dari jauh-jauh hari agar bisa mempersiapkan masa transisi ini dengan baik.

Baca Juga: Contoh Surat Pengunduran Diri, Cara Buat, dan Templatenya

Bagaimana Format Email Resign?

Dalam menulis email resign, terdapat format yang harus ada di dalamnya, yakni sebagai berikut:

1. Tulis Subjek Email dengan Jelas

Format yang pertama adalah subjek email yang ada di bagian paling atas dan menjadi judul dari email yang dikirimkan.

Pada subjek ini Anda bisa menuliskan dengan jelas maksud dari email yang Anda kirimkan, yakni untuk mengundurkan diri.

Berikut contoh dari subjek email yang bisa Anda gunakan: Pengunduran Diri – Nama – Divisi

2. Tulis Salam Pembuka

Selanjutnya Anda bisa menuliskan salam pembuka.

Pastikan Anda menuliskannya dengan sopan dan ungkapkan rasa hormat Anda pada bagian ini.

Sebagai contoh Anda bisa menuliskan ‘Dengan hormat’ atau ‘Kepada HRD yang Saya Hormati.”

3. Jelaskan Niat pada Paragraf Pembuka

Setelah salam pembuka, Anda bisa langsung menjelaskan niat Anda pada paragraf pertama.

Jelaskan bahwa Anda mengirimkan email ini dengan maksud mengundurkan diri.

Contohnya:

Dengan email ini, saya yang bernama [nama Anda] bermaksud untuk mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [sebutkan posisi] di PT [sebutkan nama perusahaan].

Baca Juga: Karyawan Mau Resign? Ini Cara Menghadapi dan Tipsnya

4. Tulis Tanggal Efektif Resign

Jangan lupa juga untuk menuliskan tanggal efektif Anda mengundurkan diri.

Ini dilakukan agar perusahaan bisa menyiapkan diri untuk melakukan transisi.

Sebagai contoh:

Pengunduran diri saya ini efektif mulai tanggal [sebutkan tanggal].

5. Jangan Lupa Berterima Kasih

Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada perusahaan karena telah memberikan kesempatan bagi Anda untuk bergabung di perusahaan.

Termasuk pengembangan diri Anda yang Anda dapatkan di perusahaan.

Sebagai contoh:

Saya mengucapkan terima kasih kepada HRD PT ABC karena telah memberikan kesempatan bagi saya untuk bekerja di perusahaan ini.

6. Menawarkan Proses Transisi

Anda bisa menawarkan proses transisi untuk membantu perusahaan mendapatkan pengganti Anda dan juga pengalihan tugas atau handover pekerjaan kepada pengganti Anda.

Dengan adanya inisiatif ini dapat menunjukan bahwa Anda memiliki dedikasi yang baik kepada perusahaan.

Pada masa transisi ini Anda juga bisa menyiapkan dokumen yang dibutuhkan untuk memudahkan masa transisi.

Baca Juga: Farewell Message: Arti, Cara Menulis, Tips, Hingga Contohnya

7. Tulis Salam Penutup

Pada bagian salam penutup, pastikan Anda menuliskannya dengan sopan, formal, dan juga profesional.

Berikut contohnya:

Demikianlah surat pengunduran diri ini saya sampaikan. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

8. Bubuhkan Tanda Tangan Digital

Terakhir, Anda bisa membubuhkan tanda tangan digital untuk menambah profesionalitas.

Tanda tangan ini juga dapat menunjukan bahwa benar-benar Anda yang mengirinkan email resign.

Baca Juga: Contoh Ucapan Perpisahan Kerja dan Tips Membuatnya

Bagaimana Cara Membuat Email Resign?

Setelah mengetahui bagaimana format dalam membuat email resign, berikut cara membuat email resign yang bisa Anda ikuti:

1. Buat Draft Terlebih Dahulu

Pertama, buatlah draft terlebij dahulu.

Tujuannya adalah agar Anda bisa memeriksanya kembali sebelum Anda mengirimkan.

Jadi Anda bisa memeriksa kembali jika terjadi salah penulisan atau typo pada email yang Anda kirimkan.

2. Pastikan Alamat Sudah Tepat

Cara kedua adalah pastikan bahwa alamat email dimana Anda mengirimkannya sudah tepat.

Anda bisa mengirimkan email ini langsung ke atasan Anda dan mengirimkan salinannya kepada HRD.

Baca Juga: 7 Tips Sebelum Resign yang Wajib Anda Lakukan, Apa Saja?

3. Lakukan Konfirmasi Ulang

Cara selanjutnya adalah dengan melakukan konfirmasi ulang dimana Anda bisa melakukan konfirmasi ini melalui lisan.

Anda bisa membuat pertemuan langsung dengan atasan atau HRD untuk membahas mengenai pengunduran diri Anda.

4. UrusDokumen Pendukung

Terakhir, pastikan Anda mengurus dokumen pendukung seperti surat keterangan kerja dan slip gaji.

Baca Juga: Exit Clearance: Pengertian, Prosedur, dan Contohnya

Apa Saja Contoh Email Resign?

Untuk memudahkan Anda dalam membuat email resign, berikut contohnya untuk Anda:

1. Contoh Email Resign HR Specialist

Subjek: Pengunduran Diri – Desi Wulandari – HR Specialist

Yth. Bapak Andi Prasetyo,

Dengan hormat,

Melalui email ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi HR Specialist di PT XYZ, yang akan berlaku efektif mulai tanggal 15 November 2024.

Saya ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan dan pengalaman berharga yang telah saya dapatkan selama bekerja di perusahaan ini. Saya banyak belajar dan berkembang di sini.

Saya siap untuk membantu dalam proses transisi dan akan memastikan agar pekerjaan saya dapat diteruskan dengan lancar. Jika ada hal lain yang perlu saya lakukan, saya akan sangat senang untuk membantu.

Terima kasih atas dukungan dan kerjasamanya selama ini.

Hormat saya,
Desi Wulandari
HR Specialist

2. Contoh Email Resign Marketing Manager

Subjek: Pengunduran Diri – Aditya Pranata – Marketing Manager

Yth. Ibu Siti Aisyah,

Dengan hormat,

Dengan ini saya menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi Marketing Manager di PT KLM, efektif per tanggal 1 Desember 2024.

Saya ingin mengucapkan terima kasih yang tulus atas semua dukungan dan kesempatan yang diberikan selama saya bekerja di PT KLM. Pengalaman yang saya dapatkan di sini akan sangat berharga untuk perjalanan karier saya selanjutnya.

Saya akan memastikan proses transisi berjalan dengan baik dan siap membantu jika dibutuhkan.

Terima kasih atas perhatian dan pengertian Anda.

Hormat saya,
Aditya Pranata
Marketing Manager

3. Contoh Email Resign Staf Accounting

Subjek: Pengunduran Diri – Siti Nurhaliza – Accounting Staff

Yth. Bapak Fajar Nugroho,

Dengan hormat,

Saya ingin memberitahukan bahwa saya mengundurkan diri dari posisi Accounting Staff di PT Nusa Makmur, dengan tanggal efektif pengunduran diri pada 30 November 2024.

Saya berterima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk bekerja di perusahaan ini, dan saya sangat menghargai pengalaman yang saya dapatkan selama ini.

Saya bersedia membantu dalam proses transisi agar pekerjaan dapat diteruskan dengan baik. Mohon informasi lebih lanjut jika ada hal yang perlu saya bantu.

Terima kasih atas perhatian dan pengertian Bapak.

Hormat saya,
Siti Nurhaliza
Accounting Staff

Baca Juga: 15 Alasan Resign Terbaik dan Tetap Profesional

4. Contoh Email Resign IT Support

Subjek: Pengunduran Diri – Bambang Suprapto – IT Support

Yth. Ibu Jessica Tarigan,

Dengan hormat,

Melalui email ini, saya mengajukan pengunduran diri saya dari posisi IT Support di PT Global Teknologi, dengan tanggal efektif pengunduran diri pada 20 November 2024.

Saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan untuk bergabung di perusahaan ini. Pengalaman yang saya peroleh di sini sangat berharga bagi perkembangan karier saya.

Saya bersedia untuk membantu dalam transisi pekerjaan dan menyelesaikan tugas yang masih tertunda.

Terima kasih atas dukungan dan kesempatan yang telah diberikan.

Hormat saya,
Bambang Suprapto
IT Support

5. Contoh Email Resign Content Writer

Subjek: Pengunduran Diri – Diah Putri – Content Writer

Yth. Bapak William Hendri,

Dengan hormat,

Dengan ini saya mengajukan pengunduran diri dari posisi Content Writer di PT Digital Media, yang efektif mulai tanggal 30 November 2024.

Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk bekerja di PT Digital Media. Banyak pengalaman berharga yang saya dapatkan dan saya akan selalu menghargainya.

Saya akan siap membantu dalam proses transisi dan memastikan segala pekerjaan yang saya tinggalkan dapat diteruskan dengan baik.

Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya.

Hormat saya,
Diah Putri
Content Writer

6. Contoh Email Resign Business Development

Subjek: Pengunduran Diri – Fauzan Rachman – Business Development

Yth. Ibu Maria Christy,

Dengan hormat,

Saya ingin menginformasikan bahwa saya mengundurkan diri dari posisi Business Development di PT Omega Jaya, efektif mulai tanggal 1 Desember 2024.

Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk bekerja di perusahaan ini. Pengalaman bekerja di sini telah memberikan banyak pelajaran berharga untuk pengembangan karier saya.

Saya siap untuk mendukung proses transisi agar pekerjaan dapat diteruskan dengan lancar. Mohon beri tahu saya jika ada hal yang perlu saya bantu.

Terima kasih atas pengertian dan dukungan Ibu.

Hormat saya,
Fauzan Rachman
Business Development

Baca Juga: Karyawan Resign Kerja Mendadak, Apa yang Harus Dilakukan HR?

7. Contoh Email Resign Sales Executive

Subjek: Pengunduran Diri – Dedi Kurniawan – Sales Executive

Yth. Bapak Indra Suryanto,

Dengan hormat,

Saya ingin memberitahukan bahwa saya mengundurkan diri dari posisi Sales Executive di PT Karya Abadi, dengan tanggal efektif pengunduran diri pada 15 November 2024.

Terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk bekerja bersama tim yang hebat di PT Karya Abadi. Pengalaman ini sangat berarti bagi saya, dan saya belajar banyak hal yang akan bermanfaat dalam karier saya di masa depan.

Saya siap membantu dalam proses transisi pekerjaan dan memastikan segala hal berjalan lancar.

Terima kasih atas perhatian dan dukungannya.

Hormat saya,
Dedi Kurniawan
Sales Executive

8. Contoh Email Resign Bahasa Inggris HR Manager

Subject: Resignation Notice – Emma Johnson – HR Manager

Dear Mr. Taylor,

I hope this message finds you well. I am writing to formally resign from my position as HR Manager at XYZ Corp, effective December 1, 2024.

I would like to extend my heartfelt thanks for the opportunities and support provided during my time here. It has been an incredible learning experience and I am grateful for the chance to contribute to the team.

I am happy to assist with the transition process and ensure that my responsibilities are handed over smoothly. Please let me know if there is anything else I can do before my departure.

Thank you once again for your understanding and support.

Sincerely,
Emma Johnson
HR Manager

9. Contoh Email Resign Bahasa Inggris Software Engineer

Subject: Resignation Notice – David Lee – Software Engineer

Dear Mrs. Green,

It is with mixed emotions that I submit my resignation from the position of Software Engineer at ABC Technologies, effective November 15, 2024.

I have greatly appreciated the opportunity to work with such a talented team and to contribute to the exciting projects at ABC Technologies. The experiences I’ve gained here have been invaluable for my professional growth.

I am more than willing to assist with the transition and ensure a smooth handover of my duties. Please let me know how I can be of help during this time.

Thank you for your understanding.

Best regards,
David Lee
Software Engineer

10. Contoh Email Resign Bahasa Inggris Marketing Coordinator

Subject: Resignation Notice – Sophia Clarke – Marketing Coordinator

Dear Mr. Harris,

I hope you are doing well. I am writing to inform you that I am resigning from my position as Marketing Coordinator at XYZ Group, effective December 1, 2024.

I am truly grateful for the opportunities and experiences I’ve had during my time here. Working with such a supportive team has been a pleasure, and I will always cherish the relationships I’ve built.

I am happy to assist with any handover tasks and to make the transition as smooth as possible.

Thank you once again for everything.

Sincerely,
Sophia Clarke
Marketing Coordinator

Baca Juga: 15 Alasan Berhenti Kerja Terbaik dan Masuk Akal

Apa Saja Tips dalam Menulis Email Resign?

Agar email resign yang Anda kirimkan dapat diterima dengan baik dan memberikan kesan yang profesional, berikut beberapa tips yang dapat Anda lakukan:

• Tulis alasan Anda mengundurkan diri dengan jujur dan juga singkat.
• Hindari penggunaan kalimat yang negatif yang dapat menyinggung pihak lain.
• Sebelum Anda mengirimkan email pengunduran diri, baiknya sampaikan maksud Anda kepada atasan secara langsung.
• Cek kembali email Anda sebelum mengirimkannya.

Baca Juga: Cara Menolak Panggilan Kerja, Contoh, dan Templatenya

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai contoh email resign yang dapat menjadi referensi Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa ketika Anda memutuskan mengundurkan diri dari perusahaan, pastikan Anda mengirimkan email resign kepada atasan Anda.

Ini dilakukan sebagai bentuk profesionalisme dan untuk menjaga hubungan kerja tetap terjalin dengan baik.

Bagi perusahaan, pastikan Anda melakukan pengelolaan karyawan dengan baik dan benar.

Pengelolaan karyawan ini sangat penting karena akan menentukan kenyaman karyawan dalam bekerja.

Semakin nyaman karyawan Anda bekerja di perusahaan, maka akan semakin betah dan loyal mereka bekerja di perusahaan.

Untuk mendukung pengelolaan karyawan yang lebih mudah Anda bisa menggunakan aplikasi absensi dari GajiHub.

GajiHub merupakan software absensi yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.