Cara Menghitung Masa Kerja Karyawan dan Tips Mengelolanya

Sebagai perusahaan, Anda wajib memahami cara menghitung masa kerja karyawan yang ada di perusahaan Anda.

Masa kerja karyawan ini merupakan parameter penting di dalam pengelolaan manajemen SDM yang ada di perusahaan.

Menghitung masa kerja karyawan ini tidak hanya digunakan untuk menentukan hak-hak karyawan, tetapi juga digunakan sebagai gambar kontribusi dan dedikasi karyawan kepada karyawan.

Tidak heran jika menghitung masa kerja ini penting untuk dipahami oleh HRD perusahaan.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai cara menghitung masa kerja karyawan dan bagaimana cara mengelola masa kerja karyawan.

Untuk lebih lengkapnya Anda bisa menyimak penjelasan lengkapnya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Masa Kerja Karyawan?

Masa kerja karyawan merupakan durasi atau lamanya waktu yang dihabiskan oleh karyawan untuk bekerja di perusahaan yang sama.

Masa kerja karyawan ini digunakan untuk mendapatkan gambaran rata-rata berapa lama seorang karyawan bertahan bekerja di perusahaan yang sama.

Dari data yang didapatkan ini dapat dijadikan sebagai indikator penting yang mencerminkan seorang individu atau kelompok karyawan mampu mempertahankan hubungan pekerjaan dengan perusahaan.

Bagaimana Cara Menghitung Masa Kerja Karyawan?

Tentunya menghitung masa kerja karyawan ini tidak bisa dilakukan secara asal dan ada hal-hal yang wajib diperhatikan di dalamnya.

Anda wajib memahami kapan masa kerja karyawan mulai dihitung dan ketentuan berakhirnya masa kerja ini.

Untuk lebih lengkapnya, berikut penjelasannya:

Kapan Masa Kerja Karyawan Mulai Dihitung?

Ada 3 (tiga) ketentuan dalam menghitung masa kerja karyawan yang perlu diperhatikan di dalam perjanjian kerja atau surat pengangkatan karyawan, yakni:

1. Perjanjian Kerja Tertulis

Masa kerja tertulis dihitung sejak tanggal berlakunya perjanjian kerja yang terjadi antara karyawan dan perusahaan.

Cara ini berlaku bagi perusahaan yang memberikan dokumen resmi dengan mencantumkan persetujuan kerja oleh kedua belah pihak.

2. Perjanjian Kerja Lisan

Ketentuan yang kedua adalah pada perjanjian kerja lisan, di mana masa kerja dihitung sejak tanggal mulai bekerja berdasarkan informasi yang ada di dalam surat pengangkatan karyawan.

Meski tidak ada dokumen tertulis, perhitungan masa kerja tetap dilandaskan pada tanggal efektif karyawan mulai bekerja.

3. PKWTT dengan Masa Probation

Di dalam kasus PKWTT atau Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu di mana menyertakan masa probation (masa percobaan), maka masa kerja dihitung sejak tanggal pertama kali mulai bekerja selama masa percobaan sesuai dengan ketentuan yang ada di dalam perjanjian kerja.

Perlu dipahami juga bahwa ketentuan ini berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan PP No. 35 Tahun 2021 di mana di dalamnya diatur bahwa PKWT berdasarkan pada jangka waktu atau selesainya pekerjaan tertentu, dengan batas waktu maksimal selama 5 tahun.

Jika masa percobaan diberikan secara wajib, maka dianggap batal demi hukum dan masa kerja dihitung tanpa pertimbangan masa percobaan.

Bagaimana Ketentuan Berakhirnya Masa Kerja Karyawan?

Berdasarkan informasi yang ada di Kementerian Ketenagakerjaan, ada 4 ketentuan yang menjadi tanda berakhirnya masa kerja:

Karyawan meninggal dunia.
Berakhirnya masa kerja yang disesuaikan dengan waktu yang telah ditetapkan di dalam perjanjian kerja (dikecualikan untuk PKWT).
Terjadinya penutupan perusahaan yang ditetapkan oleh lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial atau keputusan pengadilan hubungan industrial, atau;
Berakhirnya kontrak kerja yang diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, dan Perjanjian Kerja Bersama di mana di dalamnya menyebutkan berakhirnya hubungan kerja.

Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa penting bagi perusahaan untuk memahami ketentuan berakhirnya hubungan kerja yang diatur dalam regulasi ketenagakerjaan di Indonesia.

Bagaimana Cara Menghitung Masa Kerja Karyawan dengan Excel?

Dalam menghitung masa kerja karyawan, cara paling populer dan simpel yang sering digunakan adalah dengan menggunakan fungsi DATEDIF di Wxcel.

Fungsi DATEDIF ini tidak ada secara otomatis di dalam daftar fungsi Excel, namun Anda harus mengaktifkan dan untuk menggunakannya, Anda perlu mengetikkan fungsi rumus DATEDIF secara manual ke dalam formula bar ataupun sel yang diinginkan.

Dengan fungsi DATEDIF ini, Anda bisa mendapatkan hasil masa kerja dalam satuan tahun, bulan, bahkan hari.

Berikut informasi mengenai penggunaan fungsi DATEDIF ini:

DATEDIF (start_date, end_date, unit)

Keterangan:

start_date : Tanggal awal kerja, di mana dapat diisi dengan nilai dalam suatu sel yang menggambarkan tanggal mulai kerja.
end_date : Tanggal berakhir kerja, dapat diisi dengan nilai di dalam suatu sel yang berisi tanggal selesai kerja.
unit : Satuan periode yang diinginkan (Y = tahun, M = bulan, D = hari)

Untuk cara menghitungnya, Anda dapat memasukkan tanggal mulai bekerja (start_date) ke dalam rumus.

Bagian ‘end_date’ dapat diisi tanggal pada perhitungan masa kerja dilakukan.

Jika Anda ingin menghitung tanggal pada saat ini, Anda dapat menggunakan fungsi TODAY untuk mendapatkan tanggal hari ini atau NOW untuk mendapatkan tanggal dan waktu hari ini.

Berikut 3 cara untuk menggunakan rumus DATEDIF:

Membuka dokumen baru Excel dan masukkan tanggal pertama kerja, misalnya di kolom D untuk tanggal mulai bekerja dan kolom E untuk tanggal selesai bekerja.
Di dalam kolom hasil, masukkan rumus ‘=DATEDIF(start_date, end-date, unit)‘
Tekan enter dan hasil perhitungan masa kerja karyawan akan muncul.

Mengapa Penting Menghitung Masa Kerja Karyawan?

Bagi sebuah perusahaan, mengetahui cara menghitung masa kerja karyawan penting untuk dilakukan.

Ini akan membantu dalam pengelolaan sumber daya manusia dan membentuk kebijakan perusahaan.

Pengukuran masa kerja baik untuk setiap individu karyawan ataupun rata-rata seluruh karyawan yang ada di perusahaan dapat memberikan dampak yang strategi di dalam pengembangan program benefit bagi karyawan, keterlibatan karyawan, dan juga mendukung evaluasi budaya perusahaan.

Contohnya adalah masa kerja karyawan berpengaruh pada waktu yang tepat karyawan memenuhi persyaratan untuk benefit tertentu, misalnya meningkatkan pemberian cuti berbayar.

Misalnya pada karyawan yang telah bekerja lebih dari lima tahun perusahaan, maka karyawan tersebut berhak atas peningkatan jumlah cuti.

Selain dapat membantu dalam menyusun program kompensasi karyawan, dengan memahami masa kerja karyawan juga dapat membantu perusahaan dalam melakukan analisis apa yang menjadi penyebab karyawan mengundurkan diri dari perusahaan.

Dari sini dapat dilakukan survei apa saja yang mempengaruhi masa kerja, seperti keterlibatan yang rendah, kepercayaan yang rendah terhadap manajemen perusahaan, hingga kompensasi yang kurang kompetitif.

Apa Saja Tips Mengelola Masa Kerja Karyawan?

Dalam mengelola masa kerja karyawan merupakan bagian penting yang berperan dalam menentukan produktivitas perusahaan.

Melalui perencanaan strategi yang tepat, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang dapat mendukung pertumbuhan, motivasi dan retensi karyawan.

Berikut 5 langkah penting yang dapat digunakan perusahaan untuk mengelola masa kerja karyawan:

1. Buat Rencana Mobilitas Internal

Langkah pertama adalah dengan membuat rencana mobilitas internal, di mana ini menjadi langkah penting di dalam mengelola masa kerja karyawan.

Dengan cara ini, perusahaan dapat membantu karyawan mengembangkan kemampuan yang dimiliki dan dapat meningkatkan potensi yang dimiliki.

Ini tidak hanya dapat meningkatkan kepuasan karyawan, namun juga dapat memenuhi kebutuhan organisasi.

2. Lakukan Investasi pada Pelatihan Kepemimpinan

Anda juga dapat melakukan investasi pada pelatihan kepemimpinan sebagai langkah memastikan manajer dan pemimpin di berbagai tingkatan memiliki keterampilan yang dapat mendukung untuk membimbing, menginspirasi, dan memberikan motivasi kepada tim.

Melalui tim yang diperkuat kepemimpinannya, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang kondusif sehingga dapat mendukung pengembangan karier dan pertumbuhan profesional karyawan.

Terlebih saat ini mengadakan pelatihan di perusahaan sudah mudah untuk dilakukan dengan cara memanfaatkan fitur dan kecanggihan learning management system.

Melalui cara ini rencana pelatihan, proses pelatihan, hingga penilaian dapat dilakukan pada satu sistem digital.

3. Fokus pada Pembentukan Budaya Perusahaan yang Kuat

Bagi perusahaan, membangun budaya yang kuat merupakan kunci dalam pengelolaan masa kerja karyawan.

Ketika nilai-nilai perusahaan dapat diterapkan dengan baik dan konsisten, maka karyawan dapat merasa saling terhubung dengan tujuan dan visi yang dimiliki oleh organisasi.

Cara ini dapat menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa dihargai dan diakui, sehingga dapat meningkatkan kesejahteraan mereka dan meningkatkan kontribusi positif bagi produktivitas.

4. Lakukan Evaluasi Kompensasi secara Total

Dalam menghitung masa kerja karyawan juga dapat dilakukan dengan mengevaluasi kompensasi secara keseluruhan.

Ini melibatkan peninjauan dan penyesuaian yang dilakukan secara terus menerus terhadap kompensasi karyawan, seperti gaji, tunjangan, dan manfaat lainnya.

Melalui penawaran paket kompensasi yang kompetitif, perusahaan dapat menarik, mempertahankan, dan memberikan motivasi karyawan yang memiliki kualitas terbaik.

5. Tetap Lakukan Pengelolaan Kinerja

Langkah yang terakhir adalah dengan tetap melakukan pengelolaan kinerja karyawan.

Pada langkah ini, dilibatkan pemantauan dan umpan balik secara terus-menerus terkait kontribusi dan pencapaian karyawan.

Proses manajemen kinerja yang efektif dapat membantu mengidentifikasi kekuatan dan peluang dalam mengembangkan karyawan.

Ini memungkinkan bagi perusahaan untuk memberikan dukungan yang tepat, mencapai tujuan bersama, hingga mempertahankan tingkat kinerja yang tinggi.

Melalui cara ini, perusahaan dapat mengelola masa kerja karyawan menjadi lebih efektif.

Kesimpulan

Bagi perusahaan, menghitung masa kerja jadi bagian penting yang wajib dilakukan dengan tepat.

Ini berhubungan dengan perhitungan benefit karyawan hingga untuk mengetahui tingkat retensi karyawan.

Dari informasi masa kerja karyawan ini, nantinya perusahaan dapat menekan biaya perekrutan dan pelatihan karyawan baru.

Untuk memudahkan Anda dalam menghitung masa kerja karyawan, Anda juga bisa menggunakan sistem HRIS dari GajiHub.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk mendukung kemudahan pengelolaan karyawan.

Selain untuk menghitung masa kerja karyawan, GajiHub juga mendukung kemudahan pengelolaan karyawan lainnya, seperti untuk absensi karyawan, perhitungan lembur, payroll, pengelolaan cuti dan izin, kelola PPh 21, kelola BPJS, integrasi akuntansi, rembursement, analisis data, hingga live tracking dan integrasi fingerprint.

Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.