Cara memilih software payroll terbaik menjadi hal yang wajib Anda perhatikan ketika ingin memudahkan pengelolaan penggajian dengan software payroll.
Ini karena dengan software payroll terbaik, tugas pemrosesan penggajian menjadi sederhana dan tidak merepotkan.
Menggunakan perangkat lunak penggajian untuk pengelolaan penggajian dan perhitungan pajak penghasilanakan meningkatkan efisiensi di tempat kerja, mengurangi kesalahan, dan menghemat waktu, sehingga Anda bisa menerapkan strategi dan program yang lebih besar untuk kantor.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai cara memilih software payroll terbaik. Untuk selengkapnya simak penjelasan di bawah ini:
Apa Manfaat Menggunakan Software Payroll?
Software payroll adalah platform online yang mengotomatiskan seluruh proses penggajian dengan menyelesaikan tindakan dasar seperti menghitung penggajian, membuat laporan pajak, dan mendistribusikan gaji karyawan.
Anda dapat menangani pembayaran dan informasi pajak untuk karyawan penuh waktu, paruh waktu, dan kontrak.
Berikut beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dari menggunakan software payroll terbaik:
1. Otomatisasi Proses Penggajian
Tugas-tugas penggajian yang biasanya dilakukan secara manual oleh tim akuntansi dan sumber daya manusia, kini dapat dilakukan di dalam sistem.
Hal ini membuat proses penggajian menjadi lebih efisien dan ramping, karena sistem ini secara otomatis memasukkan informasi perusahaan Anda dan menyelesaikan semua perhitungan untuk Anda.
2. Pengelolaan Penggajian dari Mana Saja
Sebagian besar layanan penggajian memiliki portal atau aplikasi online yang dapat Anda akses dari ponsel atau perangkat lain, sehingga memudahkan Anda dan karyawan untuk masuk dengan cepat dan melihat atau mengedit informasi penggajian.
3. Mengurangi Kesalahan Pengguna
Memperbarui informasi penggajian secara otomatis dan memungkinkan karyawan untuk masuk dan mengedit informasi mereka mengurangi kesalahan pengguna yang biasanya disebabkan oleh memasukkan informasi penggajian secara manual.
4. Bisa Lebih Fokus ke Hal Lainnya
Karena sistem secara otomatis memperbarui dan menangani informasi penggajian, hal ini membebaskan waktu Anda untuk fokus pada hal-hal yang lebih besar seperti membangun strategi untuk memperkuat operasi perusahaan dan meningkatkan tingkat kinerja.
Baca Juga: 12 Fitur Software Payroll Ini Harus Ada, Apa Saja?
Apa Saja Fitur yang Dibutuhkan dari Software Payroll Terbaik?
Memilih software penggajian terbaik untuk bisnis Anda bergantung pada fitur-fitur yang dibutuhkan bisnis Anda untuk menyelesaikan proses penggajian dengan baik.
Fitur-fitur yang perlu dicari dalam perangkat lunak penggajian Anda meliputi:
1. Pengelolaan Pajak Penghasilan
Sebagian besar sistem penggajian menangani sebagian besar informasi dan pengarsipan pajak Anda. Banyak tugas terkait pajak yang dapat diselesaikan oleh perangkat lunak penggajian, antara lain:
- Mengarsipkan laporan pajak penghasilan
- Membayar biaya pemotongan pajak karyawan
- Mengirimkan bukti pemotongan pajak atau bukti penghasilan untuk laporan SPT
2. Pengelolaan Cuti dan Izin
Sebagian besar sistem penggajian memiliki portal karyawan agar anggota tim dapat dengan mudah masuk dan memasukkan atau meminta informasi.
Karyawan dapat meminta cuti untuk manajer mereka dengan mudah mengakses, meninjau, dan menyetujui langsung dari platform.
Karyawan juga dapat melihat berapa banyak cuti dan cuti sakit yang tersedia untuk membantu mereka merencanakan jadwal liburan yang sesuai.
3. Orientasi dan Onboarding Karyawan
Proses orientasi dan onboarding jauh lebih mudah ketika menggunakan perangkat lunak penggajian, karena perangkat lunak ini biasanya menyimpan dokumen karyawan baru agar karyawan dapat dengan mudah menemukan dan menandatanganinya di dalam platform.
Kemudian menyimpannya di dalam sistem untuk Anda ambil saat dibutuhkan.
Perangkat lunak penggajian juga melacak nomor karyawan baru Anda dan melaporkan informasi ini ke negara bagian, sehingga tugas tersebut tidak perlu lagi dilakukan.
Baca Juga: 10 Alternatif Software Payroll Paycor Terbaik di Indonesia
4. Proses Penggajian yang Lebih Mudah
Daripada secara manual menyelesaikan proses pengiriman gaji kepada karyawan Anda, software penggajian memungkinkan Anda untuk mentransfer gaji karyawan secara langsung ke rekening bank mereka pada hari gajian.
Kumpulkan informasi rekening bank karyawan dengan meminta mereka memasukkannya ke dalam sistem perangkat lunak penggajian yang aman.
5. Employee Self Service
Semua anggota perusahaan Anda memiliki akses yang mudah ke dalam sistem perangkat lunak penggajian dengan membuat akun dan masuk.
Ini bisa didapatkan dengan fitur Employee Self Service atau ESS.
Karyawan dapat melakukan pengajuan cuti secara mandiri, pencatatan jam lembur dengan mudah, hingga pencatatan kunjungan klien dengan baik.
6. Integrasi Akuntansi
Fitur selanjutnya yang dibutuhkan adalah untuk integrasi akuntansi, dimana dengan integrasi ini Anda bisa dengan mudah melakukan pengelolaan penggajian dan keuangan dalam aplikasi yang saling terhubung.
Kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem lain akan menghemat waktu Anda, menyederhanakan proses Anda dan membantu Anda menghindari kesalahan saat mentransfer informasi penting mengenai karyawan dan perusahaan.
7. Informasi Gaji dan tunjangan
Dokumentasi dan informasi tunjangan karyawan Anda disimpan di perangkat lunak penggajian, sehingga mereka dapat dengan mudah masuk, mengakses, dan melihat tunjangan yang ditawarkan kepada mereka.
Karyawan dapat dengan mudah melihat informasi asuransi kesehatan mereka melalui portal.
Beberapa sistem perangkat lunak penggajian bahkan memungkinkan mereka memilih paket asuransi yang ingin mereka ikuti langsung dari platform.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Payroll Usaha Jasa
Bagaimana Cara Memilih Software Payroll Terbaik?
Lalu bagaimana cara memilih software payroll terbaik untuk bisnis Anda?
Mengingat pentingnya software payroll untuk memudahkan pengelolaan penggajian bisnis Anda, Anda tidak boleh asal memilih software payroll ini.
Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk memilih software payroll terbaik:
1. Pahami Kebutuhan Anda
Cara pertama yang harus Anda lakukan untuk memilih software payroll terbaik adalah dengan memahami kebutuhan Anda.
Setiap bisnis pastinya memiliki kebutuhan yang berbeda-beda antara satu dengan lainnya, jadi Anda harus paham apa kebutuhan bisnis Anda terlebih dahulu.
Dengan memahami kebutuhan Anda ini, nantinya Anda bisa dengan mudah menentukan software payroll seperti apa yang Anda butuhkan.
2. Kenali Fitur-Fitur yang Dimiliki Software Payroll
Cara kedua adalah dengan mengenai fitur-fitur yang dimiliki oleh software payroll pilihan Anda.
Untuk memilih software payroll terbaik, Anda memang harus memahami apa saja fitur yang dimiliki oleh software payroll terbaik pilihan Anda.
Mengetahui fitur-fitur yang dimiliki ini akan sangat berguna untuk mencocokan kebutuhan Anda dengan fitur-fitur yang ada di software payroll.
Jadi, nantinya Anda bisa memenuhi kebutuhan Anda dengan fitur-fitur yang dimiliki oleh software payroll.
3. Pastikan Memiliki Jaminan Keamanan Data
Untuk melindungi data yang Anda miliki, pastikan software payroll yang akan Anda pilih memiliki jaminan keamanan data.
Jaminan keamanan data ini sangatlah penting karena akan informasi yang Anda miliki adalah aset yang sangat berharga.
Memilih software payroll dengan jaminan keamanan adalah adalah sebuah keharusan.
Pastikan software payroll pilihan Anda telah dilengkapi dengan enkripsi data, otentikasi 2 faktor, hingga perlindungan dari serangan siber.
Baca Juga: 9 Tips Memilih Software Payroll, Manfaat, dan Fitur Pentingnya
4. Mudah untuk Diakses
Pastikan juga software payroll pilihan Anda mudah untuk diakses, sehingga Anda bisa melakukan pengelolaan penggajian dan pengelolaan karyawan dengan mudah.
Ini termasuk kemudahan diakses oleh karyawan. Sehingga semua proses pengelolaan karyawan dan penggajian tanpa hambatan.
5. Program Selalu Update
Cara memilih software payroll terbaik selanjutnya adalah dengan memastikan program yang dimiliki selalu update.
Pembaruan program ini sangatlah penting mengingat semakin hari kebutuhan bisnis akan semakin bertambah.
Dengan program yang selalu update ini Anda bisa mendukung bisnis Anda untuk berkembang lebih baik lagi.
6. Berbasis Cloud
Basis cloud akan memudahkan Anda dalam mengakses dimana saja tanpa harus melakukan instalasi di komputer atau laptop.
Jadi, selagi masih ada koneksi internet, Anda bisa mengakses software payroll Anda dengan mudah.
7. Update dengan Regulasi Pemerintah
Regulasi pemerintah merupakan hal yang selalu update dari hari ke hari dan pastikan software payroll pilihan Anda telah terupdate dengan regulasi yang dimiliki oleh pemerintah.
Mulai dari regulasi kepegawaian, hingga pajak penghasilan harus sesuai dengan yang telah ditetapkan pemerintah terkini.
Untuk memastikan update ini, Anda bisa langsung bertanya atau konsultasi dengan penyedia layanan software payroll.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software HRIS Terbaik untuk Usaha Jasa
Apa Saja Rekomendasi Software Payroll Terbaik?
Setelah lebih memahami fitur mana yang terbaik untuk digunakan oleh bisnis Anda, mulailah meninjau berbagai opsi perangkat lunak penggajian untuk menemukan yang mencakup semua alat yang Anda cari.
Berikut beberapa rekomendasi software payroll terbaik yang dapat menjadi pilihan Anda:
1. GajiHub
GajiHub menjadi rekomendasi pertama software payroll terbaik untuk Anda.
GajiHub merupakan software payroll terbaik dan terlengkap yang akan memudahkan pengelolaan penggajian dan juga pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
Fitur-fitur yang dimiliki GajiHub sangatlah lengkap, mulai dari pengelolaan penggajian, pengelolaan kehadiran karyawan, integrasi akuntansi, pengelolaan PPh 21, pengelolaan BPJS, analisis data, employee self service, reimbursemen, kasbon, live tracking, hingga integrasi fingerprint.
GajiHub memiliki basis cloud dimana akan memudahkan Anda mengakses tanpa harus melakukan instalasi terlebih dahulu.
Selagi terdapat internet, Anda bisa mengakses GajiHub dengan sangat mudah.
Sebagai software asli buatan Indonesia, GajiHub juga telah disesuaikan dengan regulasi pemerintah Indonesia dan selalu update dengan aturan terbaru.
Jadi, dapat dipastikan GajiHub menjadi software payroll yang akan mendukung kemajuan bisnis Anda.
2. Quickbooks
Jika saat ini Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi Quickbooks, sistem penggajian ini bisa menjadi pilihan yang baik karena akan dengan mudah mengintegrasikan informasi Anda yang tersimpan dalam aplikasi Quickbooks lainnya.
Sistem ini menawarkan tutorial untuk memandu Anda menggunakan program ini.
Anda juga dapat menjalankan penggajian sebanyak yang dibutuhkan tanpa biaya tambahan.
Karyawan Anda dapat dengan mudah melihat dan mengakses potongan gaji, saldo cuti, dan informasi pajak.
Program ini juga menyertakan pelacakan waktu bagi karyawan untuk dengan mudah mencatat waktu mereka untuk ditinjau oleh manajer.
Meskipun terintegrasi dengan aplikasi Quickbooks lainnya, hanya ada sedikit integrasi pihak ketiga yang berkolaborasi dengannya.
Layanan pelanggan mereka juga sulit dijangkau jika Anda menghadapi kesalahan yang tidak terduga atau signifikan dengan perangkat lunak ini.
3. Perangkat Lunak Patriot
Perangkat lunak ini memberi Anda akses ke proses pembayaran gaji tanpa batas dan pembayaran serta pengarsipan pajak elektronik untuk mempermudah proses pajak.
Karyawan menggunakan portal online untuk masuk dan memeriksa slip gaji mereka untuk informasi kompensasi atau memperbarui detail rekening bank mereka.
Sistem ini juga mencakup add-on pelacakan waktu dan perangkat lunak HR tambahan yang secara elektronik menyimpan file dan informasi karyawan lainnya.
Memproses penggajian membutuhkan waktu lebih lama daripada sistem perangkat lunak lain karena membutuhkan waktu empat hari untuk penyetoran langsung, jadi cobalah untuk membuat rencana ke depan untuk memperhitungkan waktu ekstra.
Anda mungkin juga akan dikenakan biaya tambahan dan pembelian dalam aplikasi untuk menggunakan fitur tambahan yang biasanya gratis pada sistem lain.
Baca Juga: 10 Manfaat Software Payroll untuk Bisnis
4. Penggajian ADP
Perangkat lunak ini juga merupakan solusi yang efektif bagi mereka yang berencana untuk mengembangkan bisnis mereka secara signifikan dalam beberapa tahun ke depan.
Menawarkan fitur-fitur dasar perangkat lunak penggajian, termasuk pembayaran pajak elektronik, pengajuan pajak otomatis di akhir tahun dan setoran langsung.
Para profesional tetap mendapatkan informasi terbaru tentang hukum negara bagian dan federal untuk memastikan waktu liburan dan program cuti Anda tetap sesuai.
Sistem ini juga terintegrasi dengan banyak pihak ketiga.
Anda mungkin dikenakan biaya tambahan untuk biaya pengaturan.
Mungkin juga sulit untuk menghubungi layanan pelanggan pada jam-jam tertentu dalam sehari.
5. Paycor
Jika bisnis kecil Anda sudah berdiri selama beberapa tahun dan secara konsisten berkembang, Anda bisa mendapatkan keuntungan dari penggunaan perangkat lunak Paycor.
Software ini menawarkan banyak alat HR untuk meningkatkan efisiensi Anda saat mengelola lamaran pekerjaan, dokumen pelatihan dan penilaian kinerja karyawan.
Ada beberapa alat manajemen karyawan yang tersedia, seperti informasi tunjangan, materi orientasi, dan pelacak PTO.
Anda tidak dapat mengedit penggajian Anda setelah Anda mengirimkannya. jadi pastikan penggajian Anda akurat sebelum mengirimkannya.
Beberapa karyawan juga merasa kesulitan untuk mengedit persetujuan dan permintaan cuti mereka di dalam sistem.
6. Paychex
Layanan ini menyediakan anggota staf sistem untuk membantu Anda melalui proses penyiapan, mengatasi masalah kepatuhan dan menyelesaikan kebutuhan atau masalah sistem Anda yang lain.
Perangkat lunak Paychex ini berisi beberapa opsi pembayaran untuk karyawan seperti cek, setoran langsung, penggajian sesuai permintaan dan kartu gaji.
Sistem ini juga memiliki aplikasi seluler yang mudah digunakan yang dapat Anda akses kapan pun Anda perlu melihat informasi yang sensitif terhadap waktu.
Sistem ini terintegrasi dengan berbagai macam platform pihak ketiga.
Sistem ini tidak menangani permintaan cuti dan pelacakan PTO, sehingga hal tersebut harus ditinjau dan dilacak secara manual atau dengan sistem lain.
Informasi tunjangan hanya tersedia jika Anda membelinya secara terpisah.
Baca Juga: 10 Software Payroll Retail Terbaik untuk Meningkatkan Bisnis
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai cara memilih software payroll terbaik untuk Anda.
Dari penjelasan artikel yang ada di atas, dapat diketahui bahwa memilih software payroll menjadi hal yang sangat penting.
Ini karena pemilihan software payroll akan menentukan efektifitas pengelolaan karyawan dan penggajian di perusahaan Anda.
Pastikan Anda memilih software payroll dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll yang telah dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Insentif Adalah: Ini Pengertian dan Jenis-Jenisnya - 23 December 2024
- Pajak Gaji Berapa Persen? Berikut Besarannya Sesuai Regulasi - 20 December 2024
- 25 Rekomendasi Kerja Online yang Wajib Anda Coba - 20 December 2024