Briefing Adalah: Pengertian, Tujuan, dan Contohnya

Tahukah Anda bahwa briefing adalah salah satu budaya perusahaan yang harus dipertahankan?

Ini karena briefing adalah bentuk komunikasi yang efektif untuk membentuk kerja sama tim yang baik.

Dengan adanya briefing anggota tim dapat mengetahui apa saja yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek.

Dengan begitu, anggota tim dapat melaksanakan tugas dengan baik dan produktivitas akan meningkat.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai pengertian briefing dan cara melakukan briefing yang efektif.

Untuk informasi lengkapnya Anda dapat membaca penjelasan yang ada di bawah ini:

Apa Pengertian dari Briefing?

Briefing adalah proses yang dilakukan untuk memberikan panduan yang dapat digunakan untuk mengembangkan proyek, prioritas tim, hingga menghadapi masalah yang ada.

Briefing ini menjadi kata kerja dari brief yang memiliki arti sebagai ringkasan, panduan, atau argumen yang digunakan seseorang untuk menyampaikan poin-poin penting kepada para pemangku kepentingan.

Di dalam briefing akan disajikan fakta-fakta penting yang relevan atau meringkas tujuan, tantangan, dan detail lainnya.

Dalam bahasa Indonesia, briefing memiliki arti sebagai arahan, intruksi, hingga penjelasan yang diberikan secara ringkas.

Ketika briefing dilakukan, setiap orang berkesempatan untuk mengajukan pertanyaan, memperjelas informasi, dan memberikan feedback secara langsung.

Briefing adalah bagian pekerjan dari seorang pimpinan tim dimana digunakan untuk menghindari kekecauan atau adanya miskomunikasi di antara anggotanya.

Misalnya ketika ada proyek baru di dalam tim, setiap anggota tim pastinya membutuhkan arahan untuk mengerjakan proyek tersebut untuk menghindari kesalahan.

Istilah briefing ini tidak hanya digunakan dalam dunia kerja, tetapi juga pada komunitas, organisasi, dan lain sebagainya.

Baca Juga: Manajemen Proyek: Pengertian, Tujuan, dan Tahapan Prosesnya

Apa Saja Jenis-Jenis Briefing?

Dalam dunia bisnis, briefing berperan penting dalam memastikan kerja sama yang efektif.

Berikut beberapa jenis briefing yang umum digunakan:

Briefing Berdasarkan Tujuan

Operational Briefing

Memberikan instruksi harian atau mingguan terkait pekerjaan. Biasanya digunakan dalam lingkungan kerja atau proyek.

Security Briefing

Berisi informasi tentang prosedur keamanan, terutama di perusahaan, acara besar, atau lingkungan kerja berisiko tinggi.

Safety Briefing

Menjelaskan langkah-langkah keselamatan untuk menghindari kecelakaan, sering digunakan di tempat kerja atau dalam kegiatan lapangan.

Mission Briefing

Umum dalam dunia militer atau proyek besar untuk menyampaikan detail tugas yang harus dilakukan.

Media Briefing

Digunakan untuk memberikan informasi kepada pers atau wartawan terkait suatu peristiwa, produk, atau kebijakan.

Briefing Berdasarkan Durasi

Short Briefing

Singkat dan padat, biasanya hanya beberapa menit untuk memberikan informasi cepat.

Detailed Briefing

Lebih panjang dan mendalam, mencakup semua aspek yang perlu diketahui sebelum menjalankan tugas. 

Baca Juga: Contoh Notulen Rapat dan Cara Membuatnya

Apa Manfaat Briefing untuk Tim dan Perusahaan?

Brefing tim bukan sekadar meeting rutin, melainkan juga merupakan alat penting untuk memastikan kelancaran komunikasi, meningkatkan produktivitas, serta memperkuat kerja sama tim.

Dengan briefing yang terstruktur, tim dapat memahami tujuan perusahaan dengan lebih baik, mengidentifikasi masalah lebih cepat, dan bekerja lebih efisien.

Sementara itu, bagi perusahaan, briefing membantu mempercepat arus informasi, serta mendukung perencanaan strategis yang lebih matang.

Manfaat Briefing untuk Tim

1. Meningkatkan Komunikasi

Briefing memastikan semua anggota tim menerima informasi yang sama, sehingga mengurangi kesalahpahaman dan memastikan tugas serta tanggung jawab lebih jelas.

2. Memastikan Keselarasan Tujuan

Dengan memahami visi dan strategi perusahaan, tim dapat bekerja dengan arah yang lebih terfokus, sehingga kontribusi mereka lebih selaras dengan tujuan bisnis.

3. Menyelesaikan Masalah dengan Cepat

Briefing menyediakan ruang bagi tim untuk mendiskusikan kendala yang dihadapi dan mencari solusi bersama, sehingga masalah dapat diselesaikan sebelum menjadi lebih besar.

4. Meningkatkan Kerjasama

Komunikasi yang terbuka dalam briefing memperkuat hubungan antar anggota tim, mendorong kerja sama yang lebih baik, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih harmonis.

Baca Juga: Forum Group Discussion: Pengertian, Tujuan, dan Persiapannya

Manfaat Briefing untuk Perusahaan

1. Mempercepat Arus Informasi

Informasi penting seperti kebijakan baru atau perkembangan proyek dapat disampaikan dengan cepat, memastikan semua tim tetap selaras dan dapat beradaptasi dengan perubahan.

2. Meningkatkan Produktivitas

Dengan briefing, tugas dapat didistribusikan lebih jelas, prioritas kerja dapat ditentukan, dan efisiensi tim meningkat, sehingga pekerjaan berjalan lebih efektif.

3. Optimalisasi Manajemen Sumber Daya

Manajer dapat memantau perkembangan tim dan menyesuaikan alokasi sumber daya dengan lebih baik, sehingga mengurangi pemborosan dan meningkatkan efektivitas kerja.

4. Mendukung Perencanaan Strategis

Briefing rutin membantu perusahaan memantau progres tim, mengidentifikasi tantangan, dan membuat keputusan strategis yang lebih tepat untuk pertumbuhan bisnis.

Baca Juga: 10 Contoh Agenda Rapat dan Cara Menyusunnya

Apa Tujuan dari Briefing?

Berikut tujuan dari memberikan briefing:

1. Untuk Menguatkan Tim

Tujuan pertama dari briefing adalah untuk menguatkan tim.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, briefing diberikan sebelum pelaksanaan proyek sehingga ini sangat membantu untuk penguatan tim.

Dengan adanya pemberian briefing ini, sebuah tim jadi mengetahui apa saja yang harus dilakukan dan ini akan membuat setiap langkah mereka sesuai dan mendukung kesuksesan proyek tersebut.

2. Untuk Peningkatan Kerja Sama Tim

Dengan adanya briefing atau arahan ini, Anda juga dapat meningkatkan kerja sama tim Anda.

Ini karena tujuan mereka terukur dan terarah dengan baik sehingga tim bisa memiliki pandangan yang sama untuk melaksanakan proyek.

Dengan arahan tersebut akan membuat tim dapat bekerja sama dengan baik dan mendukung satu sama lain.

Baca Juga: Contoh Laporan Perjalanan Dinas, Struktur, dan Cara Membuat

3. Mecegah Permasalahan

Mencegah permasalahan di masa depan juga dapat dilakukan dengan memberikan briefing kepada tim Anda.

Ini karena pelaksanaan proyek atau kegiatan akan dilakukan sesuai dengan yang seharusnya dilakukan.

Pada saat briefing biasanya juga akan dijelaskan pencegahan masalah sehingga proyek dapat dilaksakana dengan baik.

4. Untuk Meningkatkan Kepercayaan

Tujuan yang terakhir adalah briefing dapat meningkatkan kepercayaan satu sama lain, yakni antara leader dengan anggota tim, dan anggota tim dengan leader.

Ini karena dengan adanya arahan, komunikasi dapat terjalin dengan baik dan tugas-tugas dapat dikerjakan dengan baik dan tepat waktu.

Ini akhirnya akan memberikan rasa percaya satu sama lain dan membangun tim yang solid.

Baca Juga: Apa itu Efisiensi? Ini Arti, Manfaat, Jenis, dan Cara Meningkatkan

Mengapa Briefing Harian itu Penting?

Briefing harian adalah salah satu cara efektif untuk menjaga komunikasi, meningkatkan koordinasi, dan memastikan semua anggota tim memahami prioritas kerja.

Dengan rutin mengadakan briefing, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih terorganisir, efisien, dan produktif.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa briefing harian penting di tempat kerja:

1. Memperkuat Budaya Kerja yang Positif

Mengadakan briefing setiap hari menunjukkan bahwa perusahaan peduli terhadap kelancaran kerja dan kesejahteraan karyawan.

2. Meningkatkan Pemahaman dan Kesiapan Karyawan

Briefing harian membantu karyawan memahami tugas, perubahan, atau hal penting lainnya yang langsung relevan dengan pekerjaan mereka.

3. Menyampaikan Informasi dan Pembaruan Penting

Perubahan dalam alur kerja, kebijakan, atau penggunaan alat kerja bisa disampaikan secara jelas agar semua orang siap menghadapi perubahan tanpa kebingungan.

4. Menguatkan Pelatihan dan Prosedur Kerja

Meskipun pelatihan formal sudah dilakukan, briefing harian menjadi cara efektif untuk mengingatkan kembali prosedur dan standar kerja agar tetap diterapkan dengan baik.

5. Mendorong Komunikasi dan Kolaborasi

Dengan adanya briefing, karyawan lebih mudah berdiskusi, bertukar ide, dan menyampaikan masukan, sehingga kerja tim menjadi lebih solid dan lingkungan kerja lebih dinamis.

Baca Juga: Tips Mengadakan Rapat Kerja yang Efektif dan Efisien

Kapan Briefing Harus Dilakukan?

Salah satu pertanyaan yang banyak ditanyakan mengenai briefing adalah kapan briefing ini harus dilakukan.

Sejatinya tidak ada waktu terbaik kapan briefing harus diberikan karena briefing ini dilakukan sesuai dengan kebutuhannya.

Biasanya arahan ini akan diberikan ketika ada pengumuman baru, kegiatan atau proyek baru.

Namun beberapa perusahaan mengadakan briefing setiap pagi atau disebut dengan morning briefing.

Arahan ini diberikan secara singkat sebelum tim memulai pekerjaan.

Namun ada juga perusahaan yang hanya memberikan briefing ketika ada project atau acara di perusahaan.

Jadi, Anda bisa menyesuaikan dengan kebutuhan Anda dalam melakukan briefing.

Baca Juga: Action Plan Adalah: Komponen, Tujuan, dan Contohnya

Apa Perbedaan Briefing dan Brief?

Mungkin banyak dari Anda yang masih sulit membedakan antara briefing dengan brief.

Seperti penjelasan sebelumnya briefing adalah arahan, sedangkan brief merupakan ringkasan atau panduan yang diberikan dalam melaksanakan suatu tugas.

Briefing adalah kata kerja dari brief dimana ini bisa dilihat dari akhirnya -ing, sedangkan brief adalah kata benda.

Briefing ini sering kali diberikan oleh team leader atau pimpinan sebelum pelaksanaan tugas atau proyek dimana akan diberikan secara langsung baik dengan bertatap muka atau melalui rapat online.

Sedangkan brief diberikan dalam bentuk tulisan dimana isinya berupa tugas dan perintah yang harus dilakukan.

Briefing diberikan team leader atau pimpinan kepada anggota tim atau bawahannya, sedangkan brief selain bisa diberikan oleh leader kepada anggota tim, juga bisa diberikan untuk klien.

Baca Juga: 10 Contoh OKR Tim Marketing dan Cara Menetapkannya

Apa Saja Perbedaan Briefing dan Meeting?

Meskipun sama-sama digunakan untuk membahas sesuatu yang penting, meeting dan briefing memiliki sejumlah perbedaan tertentu.

Berikut beberapa perbedaannya:

1. Tujuan

Meeting adalah pertemuan yang bertujuan untuk diskusi mendalam, brainstorming, pengambilan keputusan, atau pemecahan masalah kompleks.

Dalam meeting, berbagai ide dan strategi dibahas secara detail agar bisa mencapai kesepakatan bersama.

Sementara itu, briefing adalah pertemuan singkat yang lebih fokus pada penyampaian informasi penting agar seluruh tim memiliki pemahaman yang sama sebelum mulai bekerja.

2. Durasi

Meeting biasanya berlangsung lebih lama, bisa dari 30 menit hingga beberapa jam, tergantung pada kompleksitas topik yang dibahas.

Karena sifatnya yang lebih mendalam, meeting membutuhkan waktu yang cukup untuk memastikan semua peserta dapat menyampaikan pendapat mereka.

Sebaliknya, briefing hanya berlangsung singkat, sekitar 5–15 menit, karena tujuannya adalah menyampaikan informasi secara cepat dan efektif tanpa diskusi panjang.

3. Peserta

Jika meeting melibatkan berbagai divisi atau departemen, termasuk pimpinan, manajer, dan karyawan, briefing umumnya hanya diikuti oleh tim yang terkait langsung dengan tugas atau proyek tertentu, sehingga lebih terbatas dalam jumlah peserta.

4. Interaksi

Meeting bersifat interaktif, dengan banyak diskusi, tanya jawab, dan pertukaran ide antara peserta.

Dalam meeting, setiap orang memiliki kesempatan untuk menyampaikan pendapat dan berdebat sebelum mencapai kesimpulan.

Sebaliknya, briefing lebih bersifat informatif, di mana seorang pemimpin tim atau manajer menyampaikan informasi penting, dan peserta hanya memberikan tanggapan jika diperlukan.

5. Waktu Pelaksanaan

Meeting diadakan sesuai kebutuhan atau secara berkala, misalnya dalam rapat mingguan, bulanan, atau ketika ada hal penting yang perlu dibahas lebih dalam.

Di sisi lain, briefing biasanya dilakukan secara rutin, seperti setiap pagi sebelum tim memulai pekerjaan atau sebelum menjalankan tugas tertentu.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Undangan Rapat, Cara Membuat, dan Download Filenya

Bagaimana Cara Membuat Briefing?

Berikut adalah langkah-langkah umum yang harus Anda lakukan untuk membuat briefing:

1. Jelaskan Tujuan Proyek

Anda harus memulai arahan Anda dengan membuat latar belakang dan tujuan dari proyek.

Dengan menjelaskan tujuan dari proyek ketika briefing akan membantu anggota tim Anda mengatahui apa yang harus mereka capai.

Ini akan membantu melakukan langkah-langkah yang sesuai untuk melaksanakan proyek dan mendukung keberhasilan proyek.

2. Perhatikan Tantangan

Bagian selanjutnya dari briefing Anda harus menyoroti tantangan merek yang Anda rencanakan untuk diatasi dan diselesaikan dengan proyek ini.

Setelah memperkenalkan tantangan-tantangan tersebut, Anda kemudian dapat memberikan detail tambahan tentang bagaimana proyek Anda akan mengatasi dan mengatasinya.

Bagian ini membantu tim kreatif memahami ekspektasi untuk proyek tersebut.

3. Jelaskan Target

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi siapa yang akan menjadi target Anda.

Anda harus menyertakan informasi tentang demografi seperti jenis kelamin, usia, dan lokasi geografis serta motivasi mengapa mereka mungkin membeli produk dan masalah apa yang perlu mereka atasi dengan produk tersebut.

Jika klien sudah memiliki persona pembeli yang terperinci, Anda dapat mengumpulkan informasi darinya untuk bagian ini.

4. Periksa Pesaing

Sangat penting untuk memasukkan informasi tentang kompetitor karena hal tersebut dapat membantu tim kreatif untuk meningkatkan strategi mereka dan menghasilkan ide-ide baru untuk proyek Anda.

Bagian ini harus mencakup daftar singkat kompetitor dan apa yang mereka tawarkan.

Jelajahi kesamaan antara perusahaan klien dan para pesaing dan bagaimana klien membedakan dirinya.

5. Mintalah umpan balik

Setelah Anda memiliki draf yang sudah selesai, ada baiknya Anda membagikannya kepada beberapa orang penting atau bahkan mengadakan pertemuan untuk membahas briefing dan mendapatkan umpan balik.

Baca Juga: 17 Contoh OKR Tim Sales dan Cara Mengoptimalkannya

Bagaimana Cara Melakukan Briefing yang Efektif?

Setelah Anda membuat briefing, ini saatnya Anda melakukan atau memberikan briefing kepada tim Anda.

Berikut cara melakukan briefing yang efektif untuk Anda:

1. Buat Persiapan yang Matang

Cara melakukan briefing pertama yang harus Anda lakukan adalah dengan persiapan yang matang, dimana Anda bisa membuat briefing dalam bentuk tulisan sebelumnya.

Ini termasuk menentukan siapa yang akan memimpin dan memberikan briefing.

Membuat brief terlebih dahulu juga bisa menjadi pilihan agar pemberian briefing dapat dilakukan secara terarah dan efektif.

2. Lakukan dengan Tepat Waktu

Dalam memberikan briefing, pastikan Anda melakukannya dengan tepat waktu.

Ini berlaku bagi pimpinan ataupun anggota tim.

3. Berani Menerima Masukan

Ketika memberikan briefing, pastikan Anda berani menerima masukan dari anggota tim yang hadir.

Masukan ini nantinya akan membantu terlaksananya proyek dengan lancar dan suskes.

4. Pastikan Semua Dapat Berpartisipasi

Pastikan semua anggota tim yang terlibat dalam proyek dapat berpartisipasi.

Partisipasi di sini juga mereka memiliki kesempatan untuk menyampaikan pendapatan dan pandangan mereka yang akan mendukung proyek.

Baca Juga: Notula Rapat: Pengertian, Tips Menulis, dan Contohnya

5. Pilih Notulen

Jangan lupa untuk memilih notulen yang akan bertugas mencatat apa saja yang disampaikan dalam briefing.

Memilih notulen ini sangatlah penting karena ketika Anda menyampaikan briefing, biasanya tidak memiliki waktu untuk mencatat hal-hal penting.

Baca Juga: 10 Contoh OKR Akuntan, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Apa Saja Contoh Briefing?

Berikut contoh briefing dan bagian dari briefing yang akan memudahkan Anda dalam membuat arahan:

1. Pembukaan

Bagian pertama dari briefing adalah pembukaan, dimana pimpinan briefing akan membuka yang berisi salam.

Setelah salam, pembukaan biasanya akan dilanjutkan dengan doa bersama.

Contoh:

“Selamat pagi, hadirin sekalian. Saya harap hadirin sekalian dalam keadaan sehat. Untuk mengawali acara briefing pada hari ini, mari kita buka dengan berdoa menurut agama dan kepercayaan masing-masing. Berdoa dimulai.”

2. Evaluasi dan Memberikan Informasi

Selanjutnya adalah dengan memberikan evaluasi dan memberikan informasi.

Evaluasi ini diberikan untuk memberikan informasi permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan.

Contoh:

“Pada pagi ini ada informasi yang akan saya sampaikan kepada hadirin semuanya. Ini berkaitan dengan proyek yang sedang berjalan, dimana tim penjualan belum mencapai target yang harus dicapai. Sehingga dari hasil evaluasi, ada yang perlu diperbaiki oleh tim.”

3. Target dan Pencapaian

Setelah evaluasi, briefing selanjutnya adalah dengan memberikan target dan pencapaian yang harus dicapai.

Contoh:

“Oleh karenanya, tim penjualan diminta untuk membuat strategi baru agar bisa mencapai target yang diberikan, yakni mencapai 10 ribu per bulan.”

4. Pemberikan Motivasi dan Semangat

Terakhir adalah dengan memberikan motivasi dan semangat kepada tim.

Contoh:

“Untuk seluruh tim yang hadir hari ini, terima kasih telah bekerja keras untuk kelancaran proyek ini. Jangan berkecil hati karena belum mencapai target bulan ini. Terus semangat dan berikan yang terbaik untuk mencapai target bulan depan.”

Baca Juga: 5 Tahap Membangun Feedback Management untuk Bisnis

Apa Saja Kesalahan yang Perlu Dihindari dalam Briefing?

Briefing yang efektif adalah kunci untuk memastikan tim dapat memahami tujuan, tugas, dan langkah selanjutnya.

Namun, ada beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam briefing yang bisa menghambat komunikasi dan hasil kerja.

Berikut beberapa kesalahan yang perlu dihindari agar briefing lebih produktif dan bermanfaat:

1. Kurang Persiapan

Salah satu kesalahan terbesar dalam briefing adalah kurangnya persiapan.

Tanpa persiapan yang baik, briefing bisa menjadi membingungkan, membuang waktu, dan tidak menghasilkan keputusan yang jelas.

Persiapan mencakup menentukan tujuan briefing, menyusun agenda, serta memastikan semua peserta menerima informasi yang relevan sebelumnya.

2. Komunikasi yang Buruk

Kesalahan lain yang sering terjadi adalah komunikasi yang kurang jelas sebelum, selama, atau setelah briefing.

Sebelum briefing, pastikan semua peserta memahami tujuan, agenda, dan peran mereka.

Kemudian selama briefing, sampaikan informasi dengan jelas, buat aturan main, dan dorong partisipasi aktif.

Setelah briefing, tindak lanjuti dengan merangkum poin penting, tugas yang harus dilakukan, dan batas waktu penyelesaiannya.

3. Minimnya Keterlibatan Peserta

Jika peserta tidak aktif berpartisipasi dalam briefing, mereka bisa kehilangan fokus atau bahkan merasa briefing tidak relevan bagi mereka.

Agar briefing lebih menarik, pastikan diskusi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan dan tujuan tim.

Gunakan metode interaktif seperti tanya jawab, brainstorming, atau diskusi kelompok kecil untuk mendorong keterlibatan.

4. Tidak Ada Tindak Lanjut

Kesalahan yang paling sering terjadi setelah briefing adalah tidak adanya tindak lanjut yang jelas.

Jika keputusan atau tugas yang disepakati dalam briefing tidak ditindaklanjuti, briefing pun menjadi sia-sia.

Jadi, pastikan ada pembagian tugas yang jelas, dengan siapa yang bertanggung jawab atas apa dan kapan tenggat waktunya.

Lakukan pemantauan dan evaluasi untuk memastikan hasil briefing benar-benar diimplementasikan.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan di atas, briefing bisa menjadi alat komunikasi yang efektif untuk meningkatkan koordinasi, produktivitas, dan hasil kerja tim.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai briefing yang dapat menjadi referensi Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa briefing adalah arahan yang berikan pimpinan atau team leader untuk melaksanakan proyek atayu kegiatan.

Memberikan briefing perlu dilakukan untuk mendukung kelancaran proyek karena dengan adanya briefing ini, anggota tim tahu apa yang harus dilakukan dan komunikasi dilakukan secara efektif.

Seperti pentingnya memberikan briefing dalam pelaksanaan proyek, pengelolaan karyawan juga sangat penting bagi sebuah bisnis.

Pengelolaan karyawan akan mendukung operasional perusahaan dan membantu membuat jadwal karyawan dengan mudah.

Untuk memudahkan pengelolaan karyawan, Anda dapat menggunakan software payroll dari GajiHub.

GajiHub merupakan manajemen data karyawan yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.