Saat ini, retensi dan keterlibatan karyawan menjadi fokus utama bagi para profesional HR. Oleh karena itu, penting untuk menyertakan benchmarking HR ke dalam proses HR perusahaan.
Benchmarking sendiri merupakan proses untuk mengukur dan membandingkan praktik, kinerja, dan hasil dari suatu organisasi atau perusahaan dengan standar atau tolok ukur tertentu.
Melalui benchmarking, Anda dapat melihat proses HR di luar organisasi dan mengidentifikasi apa saja yang tren yang ada di industri dan bagaimana dunia kerja secara umum. Anda juga dapat mengetahui bagaimana posisi organisasi Anda dibandingkan dengan yang lain.
Dengan mengetahui posisi perusaahaan, Anda dapat melakukan perubahan untuk mempertahankan talenta terbaik dan mencegah karyawan beralih ke pesaing yang menawarkan kondisi, budaya, atau lingkungan kerja yang lebih baik.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu benchmarking HR, manfaat, kekurangan, langkah, dan cara mendatkan data.
Apa yang Dimaksud dengan Benchmarking HR?
Benchmarking HR adalah proses membandingkan kinerja, praktik, dan hasil organisasi dengan standar tertentu untuk meningkatkan performa.
Seperti yang didefinisikan oleh SHRM, benchmarking adalah mekanisme untuk mengukur proses, praktik, dan hasil untuk perbandingan guna meningkatkan kinerja.
Benchmarking sendiri terbagi menjadi dua jenis, yaitu internal dan eksternal.
Benchmarking HR Internal
Benchmarking HR internal melibatkan penggunaan data untuk membandingkan berbagai tim dan departemen dalam organisasi.
Contoh yang umum adalah mengukur tingkat employee engagement (keterlibatan karyawan) untuk mengidentifikasi tim mana yang memerlukan bantuan atau berisiko kehilangan anggota karena ketidakpuasan.
Meskipun membandingkan organisasi Anda dengan organisasi lain mungkin lebih menarik, jangan abaikan perbandingan internal.
Pertama, pengumpulan data internal biasanya lebih mudah karena Anda memiliki akses langsung.
Kedua, penting untuk memperbaiki masalah internal sebelum membandingkan diri dengan yang lain.
Misalnya, jika Anda menemukan bahwa keterlibatan karyawan tinggi di enam bulan pertama tetapi kemudian menurun, Anda bisa melakukan penyesuaian untuk mencegah penurunan ini terjadi di masa mendatang.
Perbandingan internal juga memungkinkan Anda membuat perubahan kebijakan yang lebih tepat sasaran.
Benchmarking HR Eksternal
Benchmarking eksternal adalah proses membandingkan organisasi Anda dengan organisasi lain di industri yang sama atau dengan ukuran serupa.
Contoh yang sering digunakan adalah skor keterlibatan. Jika skor keterlibatan Anda lebih tinggi dari pesaing, organisasi Anda akan terlihat lebih menarik bagi calon karyawan, sehingga memudahkan proses rekrutmen dan retensi.
Namun, jika pesaing memiliki skor yang lebih tinggi, ini bisa menjadi sinyal untuk mengevaluasi apa yang dibutuhkan oleh karyawan Anda.
Baca Juga: Manajemen Biaya: Pengertian, Manfaat, dan Tipsnya
Apakah Benchmarking itu Penting bagi Perusahaan?
Ya, penting. Ada beberapa manfaat yang bisa Anda rasakan saat melakukan benchmarking:
1. Strategi Karyawan yang Berdasarkan Data
Benchmarking memberi Anda wawasan tentang kinerja organisasi dan efektivitas kebijakan yang diterapkan.
Dengan data ini, Anda dapat membuat keputusan yang lebih informatif dan memberikan kredibilitas lebih pada strategi HR Anda.
2. Peningkatan Rekrutmen dan Retensi
Benchmarking membantu Anda memahami posisi organisasi dalam hal rekrutmen dan retensi.
Di tengah persaingan tenaga kerja yang semakin kompetitif ini, penting untuk memastikan bahwa Anda menawarkan gaji, tunjangan, dan kondisi kerja yang kompetitif.
Melalui data yang dihasilkan dari benchmarking, Anda bisa membuat penyesuaian untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik.
Baca Juga: 9 Faktor yang Mempengaruhi Retensi Karyawan
3. Identifikasi Tren Utama
Benchmarking HR yang dilakukan secara rutin memungkinkan Anda melihat tren yang sedang berkembang di organisasi Anda.
Jika industri menunjukkan tren keterlibatan yang meningkat sementara organisasi Anda tidak, Anda bisa meninjau apa yang dilakukan organisasi lain dan melakukan survei karyawan untuk memahami permasalahan yang ada.
4. Perbaikan Berkelanjutan
Benchmarking secara berkelanjutan memungkinkan perbaikan yang terus-menerus jika data digunakan dengan benar.
Misalnya, jika skor eNPS organisasi Anda lebih rendah dari rata-rata industri, ini menjadi area untuk difokuskan dan diperbaiki.
Karena didukung data, Anda lebih mungkin melihat hasil yang positif. pendekatan perbaikan berkelanjutan ini juga mendukung pencapaian tujuan organisasi.
Misalnya, jika tujuan Anda adalah mengurangi biaya operasional, mempertahankan karyawan dan mengurangi turnover akan sangat membantu dalam mencapai tujuan tersebut.
Baca Juga: 13 Penyebab Turnover Karyawan Tinggi dan Cara Mengatasinya
Apa yang Bisa Dibandingkan dalam Benchmarking HR?
Anda bisa membandingkan hampir semua aspek terkait karyawan dalam organisasi, asalkan ada data yang mendukung. Berikut beberapa jenis benchmarking yang bisa Anda pertimbangkan:
1. Struktur Organisasi
Struktur dan desain organisasi berperan penting dalam menjalankan strategi bisnis. Organisasi bisa membandingkan struktur internalnya untuk memastikan apakah sudah selaras dengan tujuan yang ingin dicapai.
Struktur organisasi bisa dibentuk berdasarkan fungsi, produk, atau dikelola secara terpusat atau desentralisasi.
Contohnya, PwC merilis laporan yang menyajikan benchmarking untuk produsen di pasar India, membantu perusahaan-perusahaan di wilayah dan industri tersebut.
2. Gaji
Benchmarking gaji membantu organisasi membandingkan gaji dan tunjangan yang ditawarkan di berbagai industri dan wilayah.
Hal ini penting untuk mengetahui apakah perusahaan Anda membayar karyawan sesuai standar atau tidak.
Banyak laporan gaji disusun per industri dan wilayah untuk menyediakan data relevan. Misalnya, Robert Walters melakukan survei gaji di Belanda yang memecah data berdasarkan wilayah, peran, dan industri.
3. Biaya HR
Biaya HR mencakup berbagai metrik, seperti biaya untuk menjalankan fungsi HR atau biaya per rekrutmen.
Penting untuk memastikan data ini konsisten dan bisa dibandingkan dengan organisasi yang memiliki karakteristik serupa.
Sebagai contoh, Deloitte merilis laporan yang membandingkan biaya proses HR per karyawan di sektor perbankan.
Baca Juga: Ketahui Pentingnya Menghitung Biaya HR bagi Perusahaan
4. Pengembangan Karir
Pengembangan karir bisa diukur dengan berbagai cara, seperti jumlah perpindahan posisi, frekuensi program pengembangan bakat, dan kesempatan pengembangan untuk karyawan. Contoh metrik yang umum adalah tingkat promosi.
Baca Juga: Talent Development: Pengertian, Manfaat, dan Strateginya
5. Jadwal Kerja & Lingkungan Kerja
Indikator ini mengukur bagaimana organisasi memperlakukan karyawan dan kondisi kerja mereka.
Hal ini berguna untuk memahami apakah jadwal kerja dan lingkungan yang ada sudah optimal untuk mendukung strategi bisnis.
Metrik ini sangat bermanfaat di industri yang menerapkan jadwal tetap, seperti layanan pelanggan.
6. Keterlibatan dan Retensi
Keterlibatan dan retensi karyawan merupakan metrik penting untuk mengukur efektivitas praktik HR.
Penelitian Peakon menunjukkan bahwa 60% karyawan dengan masa kerja hingga tiga bulan memiliki keterlibatan tinggi, sementara keterlibatan menurun menjadi 37% untuk masa kerja dua hingga lima tahun.
Mengukur skor keterlibatan dan retensi secara internal bisa membantu mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
Baca Juga: Karyawan Merasa Kurang Diapresiasi? Ini 8 Cara Mengatasinya
7. Kesehatan dan Produktivitas
Saat ini, program kesejahteraan karyawan semakin penting, terutama dengan semakin banyaknya perusahaan yang menerapkan remote working dan meningkatnya perhatian terhadap kesehatan mental.
Oleh karena itu, organisasi perlu menilai apakah program kesejahteraan mereka sebanding dengan organisasi lain serta dampaknya terhadap produktivitas.
Baca Juga: Manfaat Analisis Produktivitas dan Metrik untuk Mengukurnya
Apa Kekurangan dalam Benchmarking HR?
Selain memiliki sejumlah manfaat yang signifikan, ternyata juga terdapat beberapa kekurangan pada benchmarking HR, seperti:
1. Membandingkan dengan Apple to Apple
Salah satu masalah yang kerap ditemui adalah bahwa perusahaan tidak selalu bisa membandingkan data organisasi dengan organisasi lain atau bahkan secara internal.
Oleh karena itu, benchmarking HR sebaiknya dilihat sebagai salah satu indikator dalam meningkatkan proses, bukan satu-satunya.
Misalnya, organisasi yang fokus pada kualitas rekrutmen mungkin menghabiskan lebih banyak waktu dan dana untuk mencari karyawan yang tepat.
Namun, menghabiskan lebih sedikit uang belum tentu berarti lebih baik, bisa jadi perusahaan tersebut memiliki standar kualitas yang berbeda.
2. Kurangnya Kesamaan Istilah
Tidak semu organisasi menggunakan istilah yang sama untuk metrik HR atau mengukurnya dengan cara yang sama. Misalnya, keterlibatan dan kepuasan karyawan kadang dianggap sama.
Beberapa organisasi juga menghitung cost per hire dari tanggal posisi kosong, sementara yang lain menghitung dari tanggal pengunduran diri karyawan.
Baca Juga: 11 Tips Mengurangi Cost per Hire dan Cara Menghitungnya
Apa Saja Langkah-Langkah dalam Proses Benchmarking HR?
Benchmarking HR merupakan proses yang rumit dan dapat berbeda di setiap organisasi.
Namun, ada beberapa langkah penting yang perlu Anda lakukan agar pelaksanaan benchmarking berjalan efektif, yaitu:
1. Tentukan Tujuan dengan Jelas
Sebelum memulai proses benchmarking, organisasi harus menetapkan tujuan dengan jelas. Apa yang ingin dicapai?
Apakah Anda ingin meningkatkan motivasi karyawan atau memahami pendapat mereka tentang manajemen dan perusahaan secara keseluruhan?
Mengumpulkan feedback lebih awal melalui alat seperti survey bisa membantu memberikan arahan yang jelas untuk benchmarking, sehingga memastikan proses ini sesuai dengan tujuan organisasi dan memberikan wawasan yang bermakna.
2. Pilih Metrik yang Relevan
Pilih metrik HR yang sesuai dengan tujuan organisasi Anda dan yang sesuai dengan standar industri.
Fokus pada kelompok metrik tertentu, jangan mencoba menilai terlalu banyak sekaligus.
Prioritaskan indikator kinerja utama yang berdampak langsung pada efektivitas HR, keterlibatan karyawan, dan kesuksesan organisasi.
Baca Juga: KPI HRD: Penjelasan Mendalam dengan Metrik & Contoh
3. Pastikan Kualitas Data
Data yang akurat dan andal sangat penting untuk benchmarking yang efektif. Pastikan metode dan proses pengumpulan data sudah distandardisasi dan konsisten.
Anda juga perlu melakukan verifikasi akurasi dan validitas sumber data, baik dari dalam maupun luar organisasi.
Pertimbangkan menggunakan survei industri terpercaya, basis data, atau penyedia layanan benchmarking untuk mendapatkan data yang bisa diandalkan.
4. Jaga Kerahasiaan dan Privasi Data
Hormati kerahasiaan dan privasi data saat berbagi atau mengakses data benchmarking.
Pastikan kepatuhan terhadap regulasi perlindungan data dan jaga anonimitas organisasi yang berpartisipasi.
Hal ini dapat membantu membangun kepercayaan dan mendorong organisasi lain untuk berbagi data, sehingga menghasilkan hasil benchmarking yang lebih akurat.
Baca Juga: Compensation Benchmarking: Panduan Lengkap untuk HR
5. Terus Lakukan Perbaikan Berdasarkan Feedback Karyawan
HR benchmarking sebaiknya dianggap sebagai proses yang berkelanjutan, bukan satu kali saja.
Bangun budaya perbaikan terus-menerus dengan rutin meninjau benchmark, melacak kemajuan, dan memperbarui tujuan.
Jangan hanya mengumpulkan dan menganalisis feedback karyawan di fase awal, manfaatkan platform keterlibatan karyawan untuk memantau bagaimana inisiatif Anda berdampak pada tenaga kerja dan cara memaksimalkan efektivitas program tersebut.
Baca Juga: 15 Tips Meningkatkan Learning Culture di Perusahaan
Bagaimana Cara Mendapatkan Data Benchmarking HR Eksternal?
HR benchmarking eksternal membutuhkan akses ke informasi rahasia dari organisasi lain atau menggunakan data publik yang mungkin tidak lengkap atau sudah usang.
Untungnya, ada berbagai cara untuk mengakses data berkualitas yang relevan guna memenuhi kebutuhan benchmarking eksternal.
1. Identifikasi Sumber yang Relevan
Mulailah dengan mencari sumber terpercaya untuk benchmark HR eksternal, seperti asosiasi industri, lembaga riset, organisasi konsultan, lembaga pemerintah, atau penyedia layanan benchmarking khusus HR.
Sumber-sumber ini sering melakukan survei atau studi yang mengumpulkan dan menganalisis data HR di berbagai industri.
Namun, jangan lupa untuk selalu memverifikasi kredibilitas sumber data dan menilai kualitas metode pengumpulan datanya.
2. Manfaatkan Jaringan Industri
Gunakan jaringan industri dan komunitas profesional untuk mengumpulkan informasi terkait benchmarking.
Hadiri konferensi, seminar, atau webinar industri tempat para ahli atau organisasi berbagi wawasan dan data benchmarking.
Berpartisipasi dalam forum online atau acara jejaring khusus industri juga bisa menjadi kesempatan untuk terhubung dengan rekan yang mungkin bersedia berbagi data benchmarking.
3. Teliti Studi dan Laporan yang Dipublikasikan
Cari studi, laporan, atau makalah yang menyediakan data benchmarking tentang praktik HR. Anda bisa mendapatkannya melalui lembaga riset, firma konsultan, atau publikasi khusus industri.
Jurnal akademis dan artikel ilmiah juga dapat menjadi sumber data benchmarking yang berharga, terutama untuk topik HR yang spesifik.
4. Ikut Serta dalam Survei dan Penelitian
Berpartisipasi dalam survei dan studi penelitian industri dapat memberikan akses ke data benchmarking.
Perhatikan survei-survei yang relevan yang dilakukan oleh organisasi terpercaya.
Dengan berpartisipasi, organisasi mungkin mendapatkan akses ke laporan atau wawasan benchmarking sebagai imbalan.
5. Kerjasama dengan Rekan Industri
Membangun hubungan kerjasama dengan rekan industri dapat menjadi cara yang efektif untuk bertukar data benchmarking.
Anda dapat melibatkan diri dalam jaringan atau komunitas industri di mana organisasi berbagi praktik terbaik dan data benchmarking.
Membangun hubungan yang saling percaya dengan rekan dapat memfasilitasi pertukaran informasi benchmarking yang berharga.
6. Pertimbangkan Studi Benchmarking Khusus
Dalam beberapa kasus, organisasi dapat memilih untuk memesan studi benchmarking yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik.
Pendekatan ini melibatkan kerjasama dengan penyedia layanan benchmarking HR atau lembaga riset untuk merancang dan melakukan studi yang sesuai dengan tujuan organisasi dan target industrinya.
Baca Juga: Rasio Tenaga Kerja: Arti, Cara Menghitung, dan Contohnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa HR benchmarking merupakan proses penting yang memungkinkan organisasi membandingkan kinerja, praktik, dan hasil HR merea dengan standar industri atau perusahaan sejenis.
Dengan benchmarking, organisasi dapat mengidentifikasi tren, memahami posisi relatif mereka di pasar, dan melakukan penyesuaian strategis untuk meningkatkan rekrutmen, retensi, dan keterlibatan karyawan.
Proses ini juga mendukung pengambilan keputusan berbasis data, yang memungkinkan perusahaan melakukan perbaikan berkelanjutan dalam aspek HR.
Untuk memudahkan proses benchmarking HR, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui fitur payroll Gajihub, Anda dapat dengan mudah mengakses data terkait gaji, tunjangan, dan komponen upah lainnya.
Data tersebut sangat berguna untuk benchmarking HR internal, di mana Anda bisa membandingkan efisiensi pengelolaan payroll antar departemen serta melihat tren retensi atau keterlibatan karyawan berdasarkan kompensasi.
Dengan software ini, tim HR juga dapat menyediakan slip gaji untuk karyawan yang bisa diunduh dalam format PDF, sebagai upaya untuk meningkatkan transparansi dalam proses penggajian.
Tertarik mencoba Gajihub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024
- Manajemen Program: Manfaat, Faktor, dan Tips Pelaksanaannya - 24 October 2024