Background Check Karyawan: Ini Tujuan dan Caranya

Background check karyawan menjadi salah satu cara yang dilakukan untuk mendapatkan karyawan bertalenta untuk perusahaan.

Dengan cara ini perusahaan melalui HR dapat melakukan verifikasi keabsahan CV dari kandidat dan memastikan kandidat memiliki kesesuaian dengan budaya perusahaan.

Lalu bagaimana cara melakukan background check karyawan ini dan mengapa proses ini penting untuk dilakukan?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai background check karyawan mulai dari pengertiannya, cara melakukannya, dan juga tipsnya.

Untuk penjelasan lebih lengkapnya Anda dapat menyimaknya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Background Check?

Background check karyawan merupakan sebuah proses dalam memverifikasi informasi calon karyawan sehingga dapat dipastikan akurasi data dan melakukan verifikasi kecocokan kandidat dengan posisi yang dilamar.

Perusahaan dapat melakukan proses ini secara mandiri ataupun bisa menggunakan pihak ketiga.

Tujuannya adalah untuk memeriksa riwayat calon karyawan, seperti riwayat pendidikan, pengalaman kerja, referensi profesional, hingga catatan krimimal melalui pembuatan SKCK.

Dengan cara ini perusahaan dapat memastikan bahwa calon karyawan memang benar-benar memenuhi persyaratan untuk posisi tersebut.

Termasuk memiliki rekam jejak yang sesuai dengan nilai dan budaya di perusahaan.

Proses ini biasanya dilakukan ketika kandidat telah melewati tahap interview dan memenuhi kriteria untuk diterima bekerja.

Namun di beberapa negara, pengecekan latar belakang ini diatur oleh hukum guna melindungi privasi kadndiat.

Jadi, perusahaan perlu mendapatkan izin dari kandidat sebelum melakukan pemeriksaan.

Selain tujuan yang telah disebutkan sebelumnya, pengecekan latar belakang ini juga memiliki peran penting untuk mengurangi risiko perusahaan.

Mulai dari meminimalisir adanya informasi palsu di dalam CV dan juga menghindari potensi bahaya keamanan perusahaan.

Setelah melakukan pengecekan ini, HR dapat membuat keputusan rekrutmen yang tepat sehingga dapat dipastikan kandidat yang terpilih tidak hanya kompeten, namun juga dapat memberikan kontribusi terbaik bagi perusahaan.

Mengapa Background Check Penting Dilakukan?

Bagi perusahaan, background check karyawan menjadi bagian penting khususnya untuk melindungi perusahaan dari risiko rekrutmen.

Ketika perusahaan melakukan rekrutmen yang tidak tepat, risikonya tidak hanya berupa kehilangan waktu, namun juga bisa menimbulkan konflik di tempat kerja.

Ini termasuk memberikan dampak finansial karena terjadinya penggantian karyawan di waktu yang singkat.

Ketika perusahaan melakukan pengecekan latar belakang, perusahaan mendapatkan verifikasi informasi yang dikirimkan kandidat, misalnya dari pengalaman kerja mereka, pendidikan, hingga keterampilan yang dimiliki.

Dengan cara ini perusahaan dapat memilih kandidat terbaik dengan kompetensi yangs sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Cara ini juga bisa meminimalisir permasalahan yang ada di masa depan.

Pada saat melakukan background check, perusahaan dapat memastikan bahwa kandidat calon karyawan memiliki catatan yang bersih, tidak sedang terlibat pelanggaran hukum, ataupun adanya permasalahan yang dapat merusak nama baik perusahaan.

Terlebih untuk posisi-posisi yang memiliki risiko penipuan atau informasi palsu, seperti posisi finance, HR, hingga pemegang data-data perusahaan.

Tujuan dari Background Check

Berikut 4 tujuan dari background check karyawan yang dilakukan oleh perusahaan:

1. Mengecek Kredibilitas Kandidat

Tujuan yang pertama adalah untuk mengecek kredibilitas kandidat calon karyawan.

Melalui background check karyawan, perusahaan dapat melakukan verifikasi kredibilitas dengan cara memeriksa informasi yang diberikan kandidat.

Baik itu riwayat pekerjaan mereka, pendidikan, hingga keterampilan yang relevan.

Dari sini, HR dapat mencegah perusahaan merekrut kandidat yang tidak tepat atau kandidat yang memberikan informasi palsu.

2. Menjaga Lingkungan Kerja Tetap Aman

Untuk menjaga lingkungan kerja tetap aman, tentunya perusahaan perlu didukung oleh orang-orang terpercaya di dalamnya.

Dari sinilah perusahaan melakukan background check kepada calon karyawan mereka,

Ini dilakukan dengan memeriksa apakah kandidat memiliki catatan kriminal atau memiliki perilaku yang membahayakan.

Hal ini sangat penting khususnya untuk interaksi antar karyawan yang tinggi ataupun untuk posisi yang memiliki akses ke informasi yang bersifat positif.

3. Mendapatkan Referensi

Tujuan yang ketiga adalah untuk mendapatkan referensi.

Dari melakukan background check, HR bisa mendapatkan referensi dari pemberi kerja sebelumnya yang menggambarkan kinerja, sikap, dan etika yang dimiliki kandidat.

Indikatornya berupa feedback dari rekan kerja atau atasan di perusahaan sebelumnya yang dapat menggambarkan bagaimana kandidat beradaptasi di perusahaan.

Ini termasuk menilai apakah kandidat dapat memenuhi ekspektasi yang diberikan oleh perusahaan.

4. Untuk Menghindari Kesalahan Rekrutmen

Tujuan yang terakhir adalah untuk menghindari kesalahan rekrutmen.

Perusahaan dapat mencegah terjadinya kesalahan rekrutmen melalui pengecekan latar belakang calon karyawan.

Melalui proses ini, perusahaan bisa melakukan identifikasi bagian-bagian yang tidak sesuai dengan posisi atau budaya perusahaan.

Ini bisa membantu perusahaan untuk mengurangi turnover yang terjadi karena adanya ketidaksesuaian.

Bagaimana Cara Melakukan Background Check?

Untuk melakukan pengecekan background karyawan, berikut langkah-langkah yang dapat Anda lakukan:

1. Mulai dari Verifikasi Riwayat Pendidikan

Pertama adalah dengan mulai melakukan verifikasi riwayat pendidikan.

Cek apakah kandidat benar-benar lulusan universitas tersebut dan dari program studi tersebut.

HR dapat memeriksa ijazah kandidat dan transkip langsung ke institusi pendidikan yang mengeluarkannya.

Ini dilakukan guna memastikan bahwa mereka benar-benar memiliki kualifikasi sesuai yang ada di CV.

Selain itu, dengan cara ini juga HR dapat menghindari rekrutmen yang tidak sesuai dengan kualifikasi yang telah ditetapkan.

2. Lakukan Verifikasi Pengalaman Kerja

Setelah verifikasi riwayat pendidikan, selanjutnya adalah verifikasi pengalaman kerja.

HR dapat mengecek apakah kandidat benar-benar memiliki pengalaman kerja sesuai yang ada di CV.

HR dapat menghubungi perusahaan tempat kerja kandidat sebelumnya untuk verifikasi posisi, tanggal kerja, hingga tanggung jawab yang pernah diberikan.

Cara ini dapat membantu HR untuk memastikan kandidat memiliki keterampilan dan keahlian yangs sesuai dengan peran yang ditawarkan.

3. Cek Referensi

Langkah berikutnya adalah dengan mengecek referensi yang diberikan.

Ini dapat dilakukan dengan menghubungi atasan atau rekan kerja di pekerjaan sebelumnya sehingga bisa mendapatkan feedback performa kandidat.

Ini juga bisa menjadi langkah untuk memberikan informasi tambahan tentang etos kerja, kepribadian, hingga kemampuan kandidat dalam beradaptasi dengan lingungan kerja,

Cara ini juga membantu HR untuk memahami apakah kandidat memiliki potensi untuk berkembang atau berkaitan dengan tantangan yang perlu diperhatikan.

4. Cek Catatan Kriminal

Ada perusahaan yang memberikan syarat lampiran SKCK dalam berkas lamaran kerja.

Ini dilakukan untuk memastikan keamanan dan reputasi dari perusahaan.

Kandidat bisa membuat SKCK melalui lembaga kepolisian dan memasukkannya sebagai salah satu berkas lamaran kerja.

5. Periksa Catatan Keuangan

Terakhir adalah dengan memeriksa catatan keuangan kandidat.

Cek apakah kandidat memiliki riwayat kredit yang kurang baik, khususnya untuk posisi yang berhubungan dengan pengelolaan keuangan atau informasi keuangan perusahaan.

Tujuannya adalah untuk menilai tanggung jawab finansial perusahaan dan memastikan kepercayaan di dalam peran yang membutuhkan integritas.

Ketika kandidat memiliki riwayat kredit yang baik, maka ini menggambarkan bahwa kandidat memiliki pengelolaan keuangan pribadi yang bertanggung jawab yang bisa menjadi nilai tambah untuk posisi tersebut.

Tips Mempersiapkan Background Check

Selain langkah-langkah mengecek latar belakang kandidat, berikut tips yang bisa dilakukan untuk mempersiapkan background check bagi HR dan karyawan:

Untuk HR

Kenali ciri-ciri kandidat yang berbohong: Misalnya dari jawaban interview yang tidak konsisten, respons yang terlalu umum ketika ditanya mengenai riwayat pekerjaan, hingga riwayat kerja yang terlalu sempurna.
Hindari kandidat yang berbohong: Untuk menghindarinya, terapkan langkah preventif saat mengecek referensi. Misalnya dengan bertanya kepada referensi terkait posisi dan tanggung jawab kandidat. Jika terdapat ketidaksesuaian, HR dapat melakukan konfirmasi ulang kepada kandidat.
Gunakan software verifikasi pihak ketiga: Menggunakan software dapat membantu untuk mempercepat dan memudahkan dalam mengecek background kandidat. Terlebih teknologi ini dilengkapi dengan dukungan verifikasi pendidikan, riwayat kerja, hingga catatan hukum.
Cek sesuai kebutuhan posisi: Melakukan pengecekan latar belakang ini tidak selalu dibutuhkan untuk setiap posisi. Lakukan cek hanya pada posisi yang memiliki akses informasi sensitif.

Untuk Karyawan

Bersikap jujur: Kejujuran adalah kunci yang harus dimiliki kandidat pada proses rekrutmen. Berikan informasi yang akurat dan jujur terkait riwayat pendidikan, pengalaman kerja, hingga keterampilan di CV dan pada saat wawancara.
Siapkan dokumen pendukung: Mulai dari ijazah, sertifikat pelatihan, ataupun surat referensi dari perusahaan sebelumnya. Dokumen ini dapat memperkuat informasi yang diberikan sekaligus menunjukkan kesiapan kandidat untuk menghadapi background check.
Periksa referensi: Pastikan referensi yang diberikan dapat mendukung profil Anda dan memahami setiap tanggung jawab dan pencapaian sebelumnya. Jangan lupa untuk memberikan informasi kepada pemberi referensi jika mereka akan dihubungi oleh pihak rekrutmen.
Pastikan tidak ada catatan kriminal yang tersembunyi: Jika Anda memiliki catatan kriminal, maka siapkan diri untuk menjelaskan situasi secara jujur. Di sini penting bagi kandidat untuk menjaga rekam jejak yang bersih demi reputasi di dunia kerja.

Jenis-Jenis Background Check

Dalam melakukan background check karyawan, ada jenis-jenis yang dimilikinya, yakni sebagai berikut:

1. Latar Belakang

Jenis yang pertama adalah memeriksa latar belakang karyawan.

HR biasanya melakukan verifikasi informasi yang disampaikan oleh kandidat, yakni berupa:

Latar belakang pendidikan: Melalui verifikasi ijazah dan institusi pendidikan, ataupun pengecekan di Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti).
Cek pengalaman kerja melalui surat paklaring kerja dari tempat kerja sebelumnya.
Pengecekan keterampilan atau skill kandidat.
Cek riwayat kriminal kandidat melalui SKCK.
Pengecekan media sosial kandidat.

2. Referensi

Jenis yang kedua adalah dengan memeriksa referensi dari kandidat.

Biasanya HR menghubungi rekan kerja atau atasan di pekerjaan sebelumnya.

3. Tes Narkoba

Beberapa perusahaan juga melakukan tes narkoba untuk mengetahui latar belakang kandidat, khususnya untuk memastikan kandidat tidak menggunakan zat-zat terlarang.

Tes narkoba ini dapat dilakukan di rumah sakit ataupun di laboratorium yang bekerja sama dengan perusahaan.

Perusahaan juga dapat bekerja sama dengan lembaga resmi seperti BNN untuk mendapatkan hasil yang akurat.

4. Riwayat Kredit

Jenis yang terakhir adalah dengan pengecekan riwayat kredit kandidat.

Ini dilakukan untuk posisi yang berkaitan dengan keuangan, misalnya akuntan, manajer keuangan, procurement, dan sejenisnya.

Tujuannya adalah untuk menilai stabilitas keuangan kandidat dan memeriksa apakah mereka memiliki riwayat kredit yang baik atau tidak.

Kapan Background Check Karyawan Dilakukan?

Pengecekan background karyawan biasanya dilakukan pada tahapan akhir sebelum akhirnya kandidat dinyatakan diterima bekerja di perusahaan.

Setelah kandidat mengikuti proses interview dan dinyatakan lulus, maka perusahaan mulai mengecek background yang dimiliki kandidat.

Ini dilakukan untuk memastikan bahwa kandidat yang diterima benar-benar memiliki kualifikasi yang sesuai untuk bekerja di perusahaan.

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai background check karyawan yang dapat menjadi referensi untuk Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa pengecekan latar belakang karyawan menjadi proses yang penting untuk memastikan kandidat yang diterima benar-benar memiliki kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Untuk memudahkan perusahaan Anda dapat mengecek background karyawan, Anda bisa mendukungnya dengan sistem HRIS dari GajiHub.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi dengan fitur-fitur terlengkap, termasuk fitur rekrutmen.

Dengan fitur rekrutmen ini, Anda bisa mengelola setiap proses rekrutmen secara lebih mudah sehingga bisa membantu mendapatkan kandidat terbaik untuk posisi di perusahaan.

Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.