Di dalam sebuah bisnis rapat dilakukan untuk berbagai kebutuhan, misalnya membahas project yang akan berjalan atau mencari solusi atas permasalahan yang sedang diharapi. Kesuksesan dari sebuah rapat ini dapat ditentukan bagaimana Anda membuat agenda rapat.
Agenda dapat ini penting untuk dibuat karena di dalamnya menerangkan apa saja yang akan dibahas sebelum rapat dan rangkaian acaranya.
Lalu bagaimana cara menyusun agenda rapat ini? Apa saja contoh agenda rapat yang bisa dijadikan referensi oleh Anda?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai agenda rapat, mulai dari pengertian, manfaat, cara menyusun, dan juga contohnya. Untuk lebih lengkapnya silahkan baca penjelasan di bawah ini:
Apa Itu Agenda Rapat?
Agenda rapat merupakan daftar topik atau kegiatan yang di dalamnya berisi pembahasan mengenai rapat kerja. Agenda rapat ini akan dibuat sebelum rapat dilakukan dengan tujuan rapat dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan rencana yang ada.
Oleh karenanya di dalamnya akan tertulis alur pembahasan dan juga alur permasalahan yang harus dicari solusinya. Tidak hanya itu, agenda meeting ini juga akan dijadikan pedoman dalam pelaksanaan rapat.
Dari sini, karyawan yang menjadi peserta rapat dapat mengetahui apa saja yang akan dibahas di dalam meeting dan bisa mempersiapkan diri sebelum mengikutinya.
Baca Juga: Tips Mengadakan Rapat Kerja yang Efektif dan Efisien
Apa Manfaat dari Agenda Rapat yang Efektif?
Mengikuti rapat yang tidak memiliki agenda sama saja dengan melakukan perburuan harta karun tanpa peta.
Ini memungkinkan tim Anda untuk mengatur jalannya rapat, mempersiapkan topik rapat, memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama, dan menjaga mereka tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan.
Lalu apa saja manfaat dari agenda rapat ini?
- Memberikan tujuan yang jelas dalam rapat
- Membantu Anda tetap berada di jalur yang benar
- Membantu mendefinisikan tanggung jawab
- Menjelaskan gambaran tentang tema rapat
Agenda rapat terdiri dari daftar topik, item tindakan, dan aktivitas yang ingin Anda diskusikan selama rapat. Agenda rapat yang sederhana dapat berupa daftar poin singkat. Agenda yang lebih rinci mencakup deskripsi untuk setiap item agenda, bahan referensi, dan hasil yang diharapkan untuk setiap topik diskusi.
Agenda formal juga mencakup informasi waktu dan penyaji untuk setiap item agenda.
Contoh agenda formal dapat berupa agenda dewan kota yang digunakan dalam rapat dewan kota di suatu negara bagian. Agenda ini dapat memiliki bagian forum terbuka yang menyediakan waktu untuk komentar publik.
Tetapi agenda rapat formal tidak terbatas pada pemerintah. Anda dapat menggunakannya dalam rapat perusahaan Anda juga. Anda hanya perlu memilih agenda yang paling sesuai dengan tim Anda.
Baca Juga: Download 10 Contoh Surat Undangan Rapat
Bagaimana Cara Menyusun Agenda Rapat?
Berikut adalah lima langkah mudah yang dapat Anda ikuti untuk membuat agenda rapat yang tepat untuk tim Anda:
1. Tetapkan jenis rapat
Tidak memberi tahu tim Anda tentang jenis rapat yang akan mereka hadiri dapat menyebabkan banyak kebingungan.
Bayangkan seorang anggota tim menghadiri rapat biasa hanya untuk mengetahui bahwa itu adalah tinjauan kinerja mereka. Untuk menghindari membuat orang lengah, pastikan Anda semua tahu tentang apa rapat itu.
Rapat bisa terdiri dari beberapa jenis, termasuk:
- Rapat tim: juga disebut sebagai rapat staf, ini adalah kesempatan bagi tim Anda untuk mendiskusikan berbagai aspek bisnis
- Rapat dewan direksi: rapat formal di antara dewan direksi organisasi Anda. Rapat ini biasanya diadakan secara berkala untuk meninjau kinerja tim dan isu-isu kebijakan
- Sesi eksekutif: diadakan oleh anggota dewan secara teratur sebelum rapat dewan rutin mereka
- Pertemuan berulang: pertemuan harian, mingguan, atau bulanan yang diulang secara teratur
- Rapat awal proyek: dilakukan di awal setiap proyek baru untuk menginformasikan tim tentang tujuan, hasil, dan jadwal proyek
- Rapat curah pendapat: digunakan untuk menyempurnakan ide baru dengan tim Anda dalam sesi curah pendapat yang kondusif
- Rapat umpan balik: diselenggarakan untuk mengumpulkan umpan balik konstruktif dari tim Anda mengenai proyek dan proses baru
- Agile meeting: rapat khusus yang digunakan untuk mengadakan diskusi yang sangat terfokus bagi tim agile untuk melakukan tinjauan sprint, berbagi informasi proyek yang berharga, umpan balik pelanggan, pembaruan proyek, dll.
- Rapat scrum: menggunakan agenda rapat scrum yang dapat mencakup perencanaan sprint, standup harian, penyempurnaan backlog produk, tinjauan sprint, dll.
- Rapat retrospektif: diadakan setelah proyek selesai untuk mendiskusikan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang tidak
- Rapat orientasi: membantu karyawan baru memahami ekspektasi profesional di lingkungan kerja mereka
- Rapat komite: membantu subkelompok anggota tim dari perusahaan Anda membentuk komite untuk mencapai fungsi khusus apa pun.
Baca Juga: Meeting Notes: Pengertian, Manfaat, Tips, dan Contohnya
2. Nyatakan tujuan dari pertemuan tersebut
Apa alasan utama Anda mengadakan rapat dengan tim Anda? Apakah Anda ingin memberi kabar terbaru kepada mereka tentang sebuah proyek? Apakah Anda ingin mendapatkan masukan dari mereka tentang sesuatu?
Menyatakan tujuan rapat dengan jelas akan memberi tim Anda gambaran tentang apa yang akan mereka hadapi. Paling tidak, mereka akan tahu apakah akan membawa laporan proyek atau bir ke rapat.
Baca Juga: Notula Rapat: Pengertian, Tips Menulis, dan Contohnya – Gajihub Blog
3. Mengidentifikasi topik-topik rapat yang spesifik
Setelah Anda memiliki tujuan rapat yang jelas, buatlah daftar topik diskusi yang Anda ingin tim Anda bahas. Kami akan memberi tahu Anda rahasia kami untuk membuat rapat Anda lebih menarik.
Pastikan Anda memilih topik diskusi yang mempengaruhi semua orang dalam rapat. Dengan cara ini, semua anggota tim Anda akan bersedia untuk berpartisipasi dalam diskusi.
4. Alokasikan waktu untuk membahas setiap topik
Rapat itu mahal dan bisa jadi sulit diatur. Rapat hanya akan produktif jika dapat memanfaatkan waktu secara efektif.
Itulah mengapa penting untuk mengalokasikan waktu tertentu untuk membahas setiap topik rapat. Dan Anda tidak akan berakhir menyimpang dan menghabiskan semua waktu yang tersedia untuk satu topik.
Menggunakan agenda persetujuan adalah trik menghemat waktu lainnya untuk rapat Anda. Agenda persetujuan mengelompokkan topik-topik diskusi yang berulang ke dalam satu item agenda yang bisa Anda coret dengan mudah.
Langkah-langkah ini akan memastikan rapat Anda tidak menyita waktu dan menyumbat kalender.
Baca Juga: 13 Cara Meningkatkan Partisipasi Tim dalam Meeting
5. Sertakan daftar dokumen yang diperlukan
Katakanlah Anda mengadakan rapat dengan para pemangku kepentingan proyek Anda.
Salah satu cara untuk membuat rapat lebih produktif adalah dengan membagikan semua dokumen proyek melalui agenda rapat tim Anda sebelum rapat.
Anggap saja ini sebagai salah satu kegiatan pra-membaca yang diminta guru Anda di sekolah. Praktik ini memberikan konteks yang tepat bagi setiap peserta rapat dan memberdayakan mereka untuk berkontribusi pada wacana.
Sekarang setelah Anda mengetahui apa yang harus dilakukan, mari kita lihat beberapa contoh agenda rapat untuk membantu Anda melihat seperti apa langkah-langkah ini dalam tindakan.
Baca Juga: Terlalu Banyak Meeting di Tempat Kerja? Ini Cara Mengatasinya
Bagaimana Cara Menggunakan AI untuk Menyusun Agenda Rapat?
Kecerdasan Buatan (AI) dapat menyederhanakan manajemen rapat secara signifikan, mengubah setiap pertemuan menjadi pengalaman yang efisien dan produktif.
Dengan mengintegrasikan AI dengan alat bantu manajemen proyek, tim dapat memanfaatkan otomatisasi untuk menangani tugas-tugas rutin dan meningkatkan produktivitas rapat. Inilah cara AI dapat membantu:
- Agenda Rapat yang didukung AI: Kemampuan AI dapat menyusun agenda rapat yang dipersonalisasi berdasarkan peran peserta, catatan rapat sebelumnya, dan permintaan proyek yang sedang berlangsung. Dengan menganalisis catatan dan tujuan rapat sebelumnya, AI dapat membantu memastikan bahwa setiap rapat mencakup semua poin penting tanpa ada yang terlewatkan.
- Perangkuman Cerdas: Setelah rapat, AI dapat meringkas catatan diskusi yang berjam-jam menjadi rangkuman yang ringkas dan dapat ditindaklanjuti. Fitur ini memungkinkan para peserta untuk dengan cepat mendapatkan inti dari rapat dan meninjau poin-poin yang mungkin terlewatkan, sehingga memastikan semua orang mendapatkan informasi yang sama.
- Pembuatan Item Tindakan Instan: AI dapat mengidentifikasi tugas-tugas potensial dari catatan Anda dan secara otomatis membuat item tindakan. Transisi yang mulus dari diskusi ke eksekusi ini berarti bahwa tindak lanjutnya jelas, terikat waktu, dan kecil kemungkinannya untuk terlewatkan atau terlupakan.
Menanamkan AI dalam proses rapat Anda tidak hanya menghemat waktu tetapi juga meningkatkan kualitas rapat Anda. Hal ini membantu menjaga fokus, melacak kemajuan terhadap tujuan, dan menumbuhkan budaya akuntabilitas dengan mengotomatiskan aspek-aspek rutin namun penting dari manajemen rapat.
Baca Juga: Skip Level Meeting: Cara Melaksanakan, dan Contoh Pertanyaan
Contoh Agenda Rapat Tim
Berikut adalah beberapa contoh agenda rapat sederhana untuk referensi Anda:
Contoh 1
Tanggal: 02/07/24
Waktu: 09:00 – 09:45
Peserta Rapat: Tim pemasaran
Tujuan Pertemuan:
- Mengembangkan halaman situs web baru untuk testimoni produk
Agenda
a. Sebelum rapat:
- Setiap peserta harus meninjau dokumen tentang testimoni produk
b. Topik diskusi:
- Meninjau dokumen testimoni produk (10 menit)
- Diskusikan konten yang ingin Anda sertakan di halaman web (10 menit, @Nama)
- Mempresentasikan contoh desain untuk halaman web (15 menit, @Nama)
- Berbagi saran dan memberikan suara pada desain situs web (10 menit)
c. Butir-butir tindakan:
- Membuat garis waktu untuk hasil desain
- Bagikan potongan pertama dari desain halaman web
- Jadwalkan dan buat jadwal untuk pertemuan kedua untuk menyelesaikan desain
Contoh 2
Tanggal: 14/04/24
Waktu: 14:00 – 14:45 WIB
Peserta Rapat:
Tujuan Rapat:
- Mengevaluasi kinerja penjualan mingguan dan mendiskusikan strategi untuk peningkatan
Agenda
a. Sebelum rapat:
- Setiap peserta harus memperbarui CRM dengan data penjualan terbaru
b. Topik diskusi:
- Meninjau angka dan tren penjualan mingguan (15 menit)
- Mendiskusikan hambatan dalam proses penjualan dan solusinya (10 menit, @Alice)
- Curah pendapat strategi untuk kampanye penjualan yang akan datang (10 menit, @Bob)
- Menetapkan tujuan untuk minggu depan (10 menit)
c. Item tindakan:
- Menyusun laporan metrik penjualan mingguan
- Menyusun rencana awal untuk kampanye penjualan
- Mengadakan sesi pelatihan tentang perangkat lunak penjualan baru
Contoh 3
Tanggal: 21/04/24
Waktu: 11:00 – 12:00 siang
Peserta Rapat: @Emma, @Liam, @Nuh, @Olivia
Tujuan Rapat:
Merencanakan kegiatan SDM untuk bulan depan dan memberikan informasi terbaru tentang inisiatif karyawan saat ini
Agenda
a. Sebelum rapat:
- Meninjau umpan balik karyawan dari bulan sebelumnya
b. Topik diskusi:
- Menganalisis hasil survei kepuasan karyawan (20 menit)
- Update status upaya perekrutan saat ini (15 menit, @Emma)
- Merencanakan aktivitas keterlibatan karyawan untuk bulan berikutnya (15 menit, @Nuh)
- Mendiskusikan pembaruan kebijakan SDM (10 menit)
c. Butir-butir tindakan:
- Menerapkan perubahan berdasarkan umpan balik dari karyawan – @Liam
- Menyelesaikan jadwal dan proses rekrutmen – @Olivia
- Mempersiapkan jadwal untuk kegiatan keterlibatan yang akan datang – @Emma
Contoh 4
Contoh 5
Contoh 6
Contoh 7
Contoh 8
Contoh 9
Contoh 10
Baca Juga: Kick off Meeting: Arti, Manfaat, dn Langkah Pelaksanaannya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai agenda rapat mulai dari pengertian, manfaat, cara menyusun, hingga contohnya. Dari penjelasan artikel yang ada di atas dapat diketahui bahwa agenda rapat merupakan panduan yang dibutuhkan agar rapat dapat berjalan dengan baik.
Dari sini juga karyawan dapat mengetahui gambaran tema dalam meeting dan mempersiapkan diri sebelum menghadirinya.
Sama seperti pentingnya pembuatan agenda rapat sebelum rapat dilaksanakan, dalam sebuah bisnis atau organisasi pengelolaan karyawan juga menjadi bagian penting yang tidak boleh disepelekan.
Untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda, Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS terbaik yang akan memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- 11 Strategi Mempertahankan Karyawan Paling Efektif, Apa Saja? - 28 October 2024
- Menikah Satu Kantor: Ini Aturan dan Tipsnya - 28 October 2024
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024