Perkembangan teknologi terus mendorong perubahan di berbagai bidang, termasuk di dunia HR.
Salah satu teknologi yang mulai dimanfaatkan adalah artificial intelligence (AI).
Penggunaan AI dalam manajemen SDM sebenarnya bukan hal baru, di mana sudah digunakan untuk applicant tracking system (ATS) dan screening CV.
Seiring berjalannya waktu, AI juga tidak hanya membantu tugas-tugas administratif, tetapi juga mulai berperan dalam proses pengambilan keputusan hingga pengembangan karyawan.
Meski begitu, penerapan AI dalam manajemen SDM tetap perlu dilakukan dengan perencanaan yang matang.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas penerapan AI dalam manajemen SDM, jenis, manfaat, hingga tantangan dan solusinya.
Apa itu AI dalam Manajemen HR?
AI dalam manajemen HR adalah penggunaan teknologi seperti machine learning, predictive analytics, dan natural language processing (NLP) untuk membantu mengerjakan tugas-tugas HR yang biasanya membutuhkan tenaga manusia.
Contohnya, tim HR bisa memakai AI untuk mempermudah proses rekrutmen, mengatur gaji dan tunjangan, membuat draft dokumen kebijakan atau kontrak kerja, hingga memberikan layanan HR secara langsung kepada karyawan.
Selain itu, AI juga bisa membantu pengambilan keputusan berbasis data untuk kebutuhan pelatihan, retensi karyawan, sampai perencanaan tenaga kerja.
Teknologi ini bahkan dapat mengurangi potensi bias dan meningkatkan pengalaman baik untuk kandidat maupun karyawan.
Penerapan AI di HR bisa dilakukan di berbagai level, mulai dari individu, tim HR, hingga organisasi secara keseluruhan.
Misalnya, di level individu, AI bisa menghemat waktu dan meningkatkan kualitas pekerjaan dengan risiko yang rendah.
Di level tim, AI membantu melengkapi skill yang sudah ada, memperbaiki alur kerja, dan menyederhanakan proses dengan risiko yang sedikit lebih kompleks, tapi masih bisa dikendalikan.
Baca Juga: Tren Gaji Sektor Teknologi di Indonesia Tahun 2025, Seperti Apa?
Apa Saja Jenis-Jenis AI dalam Manajemen SDM?
AI dalam manajemen SDM memiliki banyak fungsi yang masing-masing dirancang untuk membantu berbagai tugas di divisi SDM.
Berikut beberapa jenis AI yang umum digunakan di HR beserta fungsinya:
1. Generative AI
Generative AI adalah teknologi yang bisa membuat konten baru dari big data, seperti teks, gambar, atau video.
Di dalam HR, teknologi ini bisa dipakai untuk membuat pesan personal ke kandidat, menyusun job description, membuat materi pelatihan, sampai membantu perencanaan tenaga kerja.
Contoh alatnya seperti ChatGPT, Copilot, atau Perplexity.
2. Conversational AI
Conversational AI adalah chatbot atau asisten virtual berbasis Natural Language Processing (NLP) yang bisa membantu menjawab pertanyaan seputar HR secara otomatis, 24 jam nonstop.
AI ini bisa membantu karyawan mendaftar benefit, memberikan rekomendasi pelatihan, sampai menjawab pertanyaan tentang kebijakan perusahaan dengan cepat.
3. AI Voice Technology
Teknologi AI ini biasanya dipakai dalam asisten virtual HR untuk menjawab pertanyaan karyawan melalui suara, memberikan layanan HR kapan saja, dan meneruskan masalah penting ke tim HR.
Hal ini membuat layanan HR lebih cepat dan mudah diakses.
Baca Juga: Penerapan AI dalam HR, Manfaat, Hingga Tantangannya
4. Machine Learning
Machine learning adalah AI yang didasarkan dari data dan akan terus berkembang.
Di dalam manajemen SDM, teknologi ini bisa memprediksi karyawan yang mungkin akan resign, mencocokkan kandidat dengan posisi yang sesuai, dan memberikan rekomendasi gaji yang adil.
5. Natural Language Processing (NLP)
AI membantu memahami bahasa tulis dan lisan.
Di dalam manajemen SDM, NLP berguna untuk membaca hasil survei karyawan, menganalisis feedback, review performa, hingga transkrip wawancara.
Hasilnya bisa membantu HR membaca kondisi karyawan dan mengambil keputusan lebih cepat.
6. Automation AI
Automation AI digunakan untuk menyelesaikan tugas HR yang berulang dan bersifat administratif seperti screening CV, memproses gaji, atau memastikan kepatuhan perusahaan terhadap regulasi.
Teknologi ini membantu mengurangi human error dan membuat pekerjaan lebih efisien.
Baca Juga: Technostress pada HR: Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya
Bagaimana Penggunaan AI dalam Manajemen SDM?
Kini AI semakin banyak digunakan dalam bidang Human Resources (HR) karena mampu membuat berbagai proses kerja menjadi lebih cepat dan efisien.
Mulai dari menganalisis tren data karyawan hingga mendukung pengelolaan talent dan pengembangan SDM, AI membantu tim HR bekerja lebih optimal sekaligus meningkatkan pengalaman kerja karyawan.
Baik untuk mengotomatisasi tugas administratif maupun membantu pengambilan keputusan strategis, AI telah menjadi alat penting di sepanjang siklus kerja karyawan.
Berikut ini beberapa penerapan AI dalam manajemen SDM:
1. Rekrutmen dan Seleksi
Saat ini, AI digunakan dalam berbagai tahapan, mulai dari pencarian kandidat, seleksi awal, wawancara, hingga penentuan kompensasi yang adil.
Contohnya, Applicant Tracking System (ATS) berbasis AI mampu screening CV kandidat, menemukan kualifikasi penting, dan mencocokkannya dengan deskripsi pekerjaan.
Selain itu, AI seperti ChatGPT juga dapat digunakan oleh recruiter untuk:
- Menulis deskripsi pekerjaan dan lowongan
- Menyusun konten untuk media sosial, seperti postingan LinkedIn
- Memberikan briefing sebelum wawancara kepada kandidat
Dan berbagai tugas administratif lainnya dalam proses rekrutmen
2. Onboarding dan Offboarding
AI juga membantu perusahaan dalam proses onboarding dan offboarding karyawan agar lebih terstruktur dan efisien.
Dalam proses onboarding, AI bisa digunakan untuk:
- Memastikan seluruh formulir dan dokumen penting telah diisi dan diserahkan
- Mengirimkan kebijakan perusahaan kepada karyawan baru
- Menjadwalkan sesi pelatihan secara otomatis
- Memberikan pengalaman pertama yang lebih menarik dan rapi bagi karyawan
Sedangkan dalam proses offboarding, AI bisa dimanfaatkan untuk:
- Mengirimkan survei exit interview secara otomatis
- Mengatur pengembalian aset milik perusahaan
- Menonaktifkan akses karyawan ke berbagai sistem perusahaan
Menjadwalkan exit interview dan memberikan notifikasi yang dibutuhkan.
Baca Juga: Download Exit Interview Template dan Tips Memaksimalkannya
3. Workforce Planning
AI juga memainkan peran penting dalam menyusun perencanaan tenaga kerja yang tepat untuk perusahaan.
Dengan kemampuan menganalisis data dalam jumlah besar, AI dapat:
- Mengidentifikasi tren karyawan, seperti turnover dan performa kerja
- Memprediksi potensi tingkat pengunduran diri di periode tertentu
- Menemukan kesenjangan keterampilan di dalam tim atau divisi tertentu
- Membantu menyusun program pelatihan atau pengembangan karier yang sesuai
- Menyusun rencana suksesi untuk posisi-posisi strategis
Baca Juga: Pengertian Perencanaan Tenaga Kerja dan Strateginya
Apakah Perusahaan Perlu Menggunakan AI dalam Manajemen SDM?
Perkembangan teknologi memengaruhi hampir seluruh aspek opersional bisnis, termasuk di bidang SDM.
Termasuk AI yang saat ini juga sudah banyak digunakan untuk meningkatkan efisiensi, mendukung pengambilan keputusan, hingga memberikan experience yang lebih baik bagi karyawan.
Berikut beberapa manfaat AI dalam manjemen SDM:
1. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas
AI dapat mengambil alih tugas-tugas administratif yang sifatnya berulang, sehingga tim HR bisa lebih fokus pada pekerjaan strategis yang memberikan dampak langsung bagi perkembangan perusahaan.
Beberapa manfaatnya antara lain:
Menghemat waktu proses rekrutmen
Sebagai contoh di Unilever, penggunaan machine learning untuk menganalisis video dan jawaban pelamar berhasil memangkas waktu rekrutmen hingga 75%.
Meningkatkan produktivitas karyawan
Manajer dapat memantau performa karyawan secara lebih akurat dan memberikan feedback yang sesuai berdasarkan data.
Membantu menyelesaikan pekerjaan operasional lebih cepat
AI dapat digunakan untuk merangkum manual, menyelesaikan masalah teknis, hingga menyusun komunikasi internal secara otomatis.
Dalam waktu singkat, teknologi ini terbukti meningkatkan keterlibatan dan produktivitas karyawan karena mampu menjawab kebutuhan operasional mereka dengan lebih cepat dan praktis.
Baca Juga: 11 Cara Mengurangi Biaya Operasional dan Manfaatnya
2. Membantu Menyusun Proses Kerja yang Lebih Rapi dan Sistematis
AI mempermudah perusahaan dalam menyusun alur kerja HR yang lebih tertata dan efektif, khususnya dalam proses onboarding karyawan baru.
Manfaat yang bisa didapatkan di antaranya:
- Mengelola, mengirim, dan menyimpan dokumen digital secara otomatis.
- Menyediakan layanan chatbot yang siap menjawab pertanyaan karyawan kapan saja.
- Menganalisis performa karyawan baru melalui data yang tersedia.
- Melakukan monitoring kepatuhan terhadap pelatihan wajib dan kelengkapan dokumen secara real-time.
- Menyusun jalur pelatihan personalisasi sesuai kompetensi dan posisi masing-masing karyawan.
- Membuat laporan onboarding untuk menganalisis tren dan efektivitas proses tersebut.
3. Menghemat Biaya Operasional
AI juga memberikan dampak signifikan dalam penghematan biaya operasional perusahaan, khususnya dengan mengotomatisasi tugas-tugas rutin dan menyusun jadwal kerja yang lebih akurat.
Beberapa manfaatnya:
Mengurangi biaya lembur dan jam kerja tidak produktif
AI dapat membantu menyusun jadwal kerja yang lebih efisien sesuai kebutuhan operasional, sehingga perusahaan bisa menekan biaya lembur dan waktu kerja yang tidak efektif.
Memotong waktu layanan administrasi karyawan
Asisten virtual berbasis AI mampu menangani berbagai pertanyaan karyawan seputar cuti, slip gaji, dan informasi HR lainnya secara otomatis.
Hal ini tidak hanya mempercepat respons, tetapi juga mengurangi beban kerja tim HR, sekaligus menekan angka turnover karyawan baru dan menghemat ribuan jam kerja dalam setahun.
Baca Juga: 13 Penyebab Turnover Karyawan Tinggi dan Cara Mengatasinya
Apa Saja Tantangan Penggunaan AI dalam Manajemen HR?
Meskipun AI memiliki potensi besar dalam transformasi HR digital, tetap ada sejumlah tantangan yang perlu diperhatikan.
Memahami risiko-risiko ini penting agar AI bisa digunakan secara bijak dan tepat di lingkungan kerja.
Berikut penjelasannya:
1. Risiko Inheren dari Teknologi AI
AI memiliki risiko bawaan yang berasal dari cara teknologi ini bekerja, kemampuannya, dan keterbatasannya.
Contohnya, risiko bias dan ketidakadilan bisa terjadi jika data yang digunakan untuk melatih AI bersifat bias.
Dampaknya, keputusan dalam proses rekrutmen atau penilaian kinerja bisa tidak adil, berisiko hukum, dan membuat lingkungan kerja kurang inklusif.
Solusi:
- Pastikan AI dilatih menggunakan data yang beragam dan bebas bias.
- Lakukan audit berkala terhadap hasil AI untuk memastikan keadilan.
- Gunakan sistem AI yang transparan dan mudah dijelaskan cara kerjanya.
2. Risiko dari Cara Penggunaan AI
Risiko ini muncul dari bagaimana teknologi AI digunakan oleh manusia dalam pekerjaannya.
Contohnya, AI bisa saja mengambil keputusan yang tidak sesuai dengan nilai atau etika perusahaan, yang dapat berdampak negatif pada budaya kerja, moral, dan kepercayaan karyawan.
Solusi:
- Gunakan AI sebagai alat bantu, bukan pengganti keputusan manusia sepenuhnya.
- Tetap libatkan empati, pertimbangan etis, dan insight manusia dalam setiap proses penting.
- Terapkan kebijakan penggunaan AI yang jelas dan sesuai dengan nilai perusahaan.
3. Risiko Kepatuhan
Risiko ini berkaitan dengan standar hukum yang wajib dipatuhi perusahaan, khususnya soal perlindungan data dan ketenagakerjaan.
AI dapat berisiko melanggar privasi data pribadi karyawan, menghasilkan keputusan diskriminatif, atau tidak mampu memenuhi standar hukum yang mewajibkan perusahaan untuk mendokumentasikan cara kerja AI secara adil dan legal.
Solusi:
- Pastikan sistem AI mematuhi regulasi perlindungan data dan ketenagakerjaan yang berlaku.
- Terapkan kebijakan keamanan data yang ketat untuk semua informasi pribadi karyawan.
- Dokumentasikan setiap proses dan keputusan AI agar dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.
Baca Juga: 10 Peran AI dalam Payroll untuk Bisnis Anda
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa penerapan AI dalam manajemen SDM menawarkan peluang besar bagi perusahaan utuk meningkatkan efisiensi, mempercepat pengambilan keputusan, hingga mengurangi biaya operasional.
Mulai dari proses rekrutmen, manajemen kinerja, hingga pelayanan administrasi karyawan, AI dapat membantu mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan memberikan insight berbasis data yang lebih akurat.
Namun, manfaat ini hanya bisa dirasakan maksimal jika perusahaan mampu memahami tantangan yang mungkin muncul, seperti risiko bias data, kurangnya transparansi keputusan AI, serta potensi pelanggaran privasi data karyawan.
Karena itu, perusahaan perlu memiliki strategi manajemen risiko AI yang jelas, mulai dari pengelolaan data, penerapan kebijakan internal, hingga pelatihan bagi karyawan dan HR.
Selain menerapkan AI, perusahaan juga dapat mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHubuntuk mengurus pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi karyawan, mulai dari presensi hingga payroll.
Misalnya, dengan fitur absensi dari Gajihub, Anda bisa memantau kehadiran karyawan secara akurat, karena fitur tersebut sudah dilengkapi dengan GPS dan selfie.
Selain itu, melalui fitur employee self service (ESS), karyawan juga dapat melakukan presensi secara mandiri, serta mengajukan izin dan cuti.
Anda juga bisa mengirimkan slip gaji kepada seluruh karyawan dalam format PDF, sehingga meningkatkan transparansi dalam proses penggajian.
Tertarik untuk mencobanya? Yuk, kunjungi tautan ini dan coba gratis hingga 14 hari.
- Strategi Perusahaan Menentukan Gaji Karyawan dan Faktornya - 17 June 2025
- 7 Perbedaan Interview HR dan user & Tips Suksesnya - 17 June 2025
- Ini Tren Gaji Sektor Hospitality di Indonesia pada Tahun 2025 - 17 June 2025