Retro pay adalah pembayaran tambahan yang diberikan kepada karyawan karena adanya kekeliruan dalam perhitungan gaji sebelumnya.
Misalnya, ada kenaikan gaji yang seharusnya sudah mulai dari bulan lalu, tetapi baru dibayar sekarang.
Bisa juga karena hitungan lembur atau bayaran shift malam yang keliru.
Situasi seperti ini sering terjadi tanpa disadari, dan jika dibiarkan, bisa menimbulkan ketidakpuasan karyawan.
Oleh karena itu, penting bagi tim finance dan HR untuk memahami cara kerja retro pay agar proses payroll tetap adil dan akurat.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu retro pay, penyebab, cara menghitung, contoh, dan perbedaannya sama back pay.
Apa yang Dimaksud dengan Retro Pay?
Retro pay atau pembayaran gaji retroaktif adalah tambahan gaji yang diberikan kepada karyawan untuk memperbaiki kesalahan penghitungan gaji.
Biasanya terjadi karena kesalahan sistem payroll, keterlambatan pemberlakuan kenaikan gaji, atau salah hitung lembur.
Contohnya, jika seorang karyawan seharusnya menerima kenaikan gaji mulai bulan Januari, tapi sistem baru diperbarui di bulan Maret, maka perusahaan harus membayar selisih gaji untuk Januari dan Februari.
Tambahan inilah yang disebut retro pay.
Untuk menghitung retro pay, caranya cukup sederhana:
(Gaji seharusnya – Gaji dibayar) × Jumlah jam/periode
Dengan retro pay, perusahaan memastikan karyawan menerima hak gaji mereka secara penuh dan adil.
Baca Juga: Aturan Gaji Karyawan Terlambat dan Cara Mengatasinya
Kalkulator Penghitungan Retro Pay Gratis
Kalkulator Retro Pay
Retro Pay: Rp0
Kapan Retro Pay Diperlukan?
Retro pay atau pembayaran gaji secara mundur biasanya diberikan untuk mengganti kekurangan gaji yang seharusnya diterima karyawan.
Berikut beberapa situasi umum di mana perusahaan perlu membayar retro pay:
1. Saat Lembur Tidak Dihitung
Apabila terdapat kesalahan dalam perhitungan jam lembur, misalnya jam lembur tidak dicatat atau dibayar dengan tarif yang salah, maka karyawan bisa menerima gaji lebih sedikit dari yang seharusnya.
Dalam kasus ini, perusahaan perlu memberikan tambahan gaji untuk menutupi kekurangannya.
Untuk menghindari masalah di atas, perusahaan dapat menggunakan software payroll dari GajiHub.
Melalui fitur employee self-service (ESS) yang dimilikinya, karyawan bisa dengan mudah mencatat jam lembur secara mandiri lewat smartphone masing-masing.
Catatan tersebut nantinya akan tersinkronisasi secara otomatis dengan sistem payroll GajiHub.
Dengan demikian, tim HR dan finance akan terhindar dari kesalahan penghitungan upah lembur karyawan.
Tertarik mencoba GajiHub? Klik gambar berikut untuk coba gratis selama 14 hari.
2. Saat Gaji Tidak Termasuk Tambahan Shift Malam atau Shift Khusus
Beberapa perusahaan memberikan tambahan bayaran untuk karyawan yang bekerja di luar jam kerja normal, seperti shift malam atau akhir pekan.
Jika tambahan ini tidak dimasukkan ke dalam gaji, maka retro pay perlu dibayarkan agar karyawan menerima haknya.
Baca Juga: Aturan Upah Lembur Per Jam, Cara Hitung, dan Contoh Penghitungannya
3. Saat Komisi Tidak Dibayarkan
Kalau karyawan seharusnya mendapat komisi atas hasil kerjanya, tapi komisi itu tidak masuk dalam gaji bulan tersebut, maka perusahaan harus membayarnya melalui retro pay.
4. Saat Bonus atau Kenaikan Gaji Belum Dimasukkan ke Gaji
Jika perusahaan sudah mengumumkan bonus atau kenaikan gaji, tapi belum mencantumkannya di slip gaji, atau jumlahnya tidak sesuai dengan yang dijanjikan, maka kekurangan itu harus dibayar melalui retro pay.
Dengan kata lain, gaji tambahan ini dibutuhkan setiap kali ada kekeliruan atau keterlambatan dalam pembayaran gaji karyawan yang seharusnya sudah menjadi haknya.
Baca Juga: Cara Menghitung Kenaikan Gaji Secara Berkala
Bagaimana Cara Menghitung Retro Pay?
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menghitung retro pay bagi karyawan dengan sistem gaji bulanan:
1. Ketahui Jumlah Gaji yang Telah Dibayarkan
Ketahui jumlah gaji bulanan karyawan yang selama ini diterima sebelum ada perubahan atau kenaikan.
Contoh:
Gaji lama = Rp6.000.000 per bulan
2. Ketahui Gaji Baru yang Seharusnya Diterima
Gaji baru adalah jumlah gaji yang seharusnya diterima setelah adanya penyesuaian.
Misalnya, karena kenaikan gaji tahunan, penambahan tunjangan tetap, atau perubahan jabatan.
Gaji baru = Rp6.500.000 per bulan
3. Hitung Selisih Gaji Bulanan
Rumus: Selisih gaji per bulan = Gaji baru – Gaji lama
Jika merujuk angka di atas, maka:
Rp6.500.000 - Rp6.000.000 = Rp500.000
4. Tentukan Jumlah Bulan yang Terlewat
Setelah itu, Anda perlu mengetahui berapa bulan karyawan telah menerima gaji lama sejak tanggal kenaikan gaji seharusnya berlaku.
Contoh:
Gaji baru seharusnya berlaku sejak 2 bulan yang lalu.
5. Hitung Total Retro Pay yang Harus Dibayarkan
Terakhir, Anda dapat menghitung total upah yang harus dibayar kepada karyawan dengan rumus:
Total retro pay = Selisih gaji per bulan × Jumlah bulan keterlambatan
Total retro pay = Rp500.000 x 2 = Rp1.000.000
Baca Juga: Telat Bayar Gaji Karyawan: Ini Regulasi dan Cara Meminimalisirnya
Bagaimana Contoh Penghitungan Retro Pay?
Untuk lebih memahami cara penghitungannya, simak beberapa contoh situasinya berikut ini:
1. Karyawan Bulanan yang Mendapat Kenaikan Gaji Tapi Belum Diterapkan
Andi bekerja sebagai staf administrasi dengan gaji Rp6.000.000 per bulan.
Pada bulan Januari, ia mendapat kenaikan gaji menjadi Rp6.500.000, tetapi hingga Maret masih menerima gaji lama.
Perusahaan baru menyadari kesalahan ini di bulan April.
Langkah Perhitungan:
- Gaji lama: Rp6.000.000
- Gaji baru: Rp6.500.000
- Selisih per bulan = Rp6.500.000 – Rp6.000.000 = Rp500.000
- Jumlah bulan salah bayar: 3 bulan (Januari, Februari, Maret)
Total retro pay = Rp500.000 × 3 = Rp1.500.000
Andi berhak menerima upah sebesar Rp1.500.000 karena tidak menerima gaji baru selama 3 bulan.
2. Karyawan Harian yang Tidak Dihitung Overtime dengan Tarif Lembur
Rina bekerja sebagai staf gudang dengan gaji Rp100.000 per jam.
Dalam seminggu terakhir, ia diminta lembur 8 jam, namun semua jam kerja (termasuk lembur) dibayar dengan tarif biasa.
Padahal sesuai peraturan perusahaan, tarif lembur adalah Rp150.000 per jam.
Langkah Perhitungan:
- Tarif biasa: Rp100.000
- Tarif lembur: Rp150.000
- Selisih per jam = Rp150.000 – Rp100.000 = Rp50.000
- Jumlah jam lembur yang salah bayar: 8 jam
Total = 8 × Rp50.000 = Rp400.000
Rina harus menerima tambahan Rp400.000 sebagai tambahan untuk lembur yang belum dibayar dengan benar.
3. Karyawan yang Tidak Menerima Tunjangan Shift Malam
Budi adalah operator produksi yang mendapat tunjangan shift malam sebesar Rp200.000 per shift.
Namun selama 5 shift malam terakhir, tunjangan tersebut tidak masuk ke slip gajinya karena kesalahan sistem.
Langkah Perhitungan:
- Tunjangan per shift: Rp200.000
- Jumlah shift malam yang tidak dibayar: 5
Total retro pay = 5 × Rp200.000 = Rp1.000.000
Budi berhak menerima Rp1.000.000 sebagai pembayaran retroactive atas tunjangan shift malam yang belum masuk.
Baca Juga: Jam Kerja, Shift, Lembur, dan Cuti Menurut Undang-undang
Apa Perbedaan antara Retro Pay dan Back Pay?
Selain retro pay, juga dikenal istilah back pay yang juga merupakan jenis pembayaran tambahan.
Namun, meskipun terdengar mirip, keduanya memiliki perbedaan yang cukup mendasar.
Retro pay adalah pembayaran tambahan yang diberikan kepada karyawan karena adanya kekeliruan dalam tarif gaji yang dibayarkan sebelumnya.
Misalnya, karyawan seharusnya sudah menerima kenaikan gaji mulai bulan lalu, tetapi penggajian masih menggunakan tarif lama.
Dalam hal ini, perusahaan wajib membayar selisih gaji tersebut dalam bentuk retro pay.
Sementara back pay adalah gaji yang seharusnya diterima karyawan tetapi belum dibayarkan sama sekali.
Hal ini bisa terjadi karena kesalahan administrasi, keterlambatan pembayaran, atau perselisihan ketenagakerjaan (seperti pemutusan hubungan kerja yang tidak sah).
Tabel Perbedaan Retro Pay dan Back Pay
| ASpek | Retro Pay | back Pay |
|---|---|---|
| Tujuan Pembayaran | Mengoreksi pembayaran dari periode sebelumnya karena adanya perubahan tarif gaji, tunjangan, atau bonus yang belum dihitung. | Membayar gaji yang belum pernah diterima sama sekali oleh karyawan, biasanya akibat kesalahan atau perselisihan. |
| Alasan Diperlukan | Karena adanya keterlambatan penerapan kenaikan gaji, bonus, atau insentif yang baru tercatat di kemudian hari. | Karena gaji yang seharusnya dibayarkan tertunda atau tidak diberikan, sering kali karena kesalahan penggajian atau kewajiban hukum. |
| Penyebab Umum | Terlambatnya penerapan kenaikan gaji, insentif, bonus, atau perubahan struktur gaji yang tidak tercermin dalam slip gaji sebelumnya. | Gaji tidak dibayarkan karena kesalahan sistem, salah klasifikasi karyawan, atau kasus hukum seperti PHK tidak sah. |
Bagaimana Cara HR Mengeluarkan Retro Pay?
Berikut langkah-langkah yang biasanya dilakukan HR untuk memberikan gaji tambahan ini:
1. Cek Apakah Memang Diperlukan
HR harus memastikan dulu apakah ada kesalahan atau kelalaian dalam pembayaran gaji karyawan, misalnya kenaikan gaji yang belum diberikan, promosi yang belum dihitung, atau lembur yang belum dibayar.
2. Hitung Berapa Jumlah yang Harus Dibayar
Setelah itu, hitung selisih antara gaji yang sudah diterima dengan gaji yang seharusnya diterima karyawan.
Biasanya HR perlu mengecek absensi, surat kenaikan gaji, atau dokumen lain yang terkait.
3. Sesuaikan dengan Pajak dan Potongan Lain
Gaji tambahan ini juga harus dipotong pajak, BPJS, dan potongan lain seperti biasanya pada gaji normal, supaya potongan dan pajak yang diterapkan benar dan sesuai aturan.
Baca Juga: Take Home Pay Adalah: Pengertian, Komponen, dan Cara Menghitungnya
4. Beritahu Karyawan
HR harus menginformasikan secara jelas dan tertulis kepada karyawan mengenai alasan retro pay ini dan berapa jumlah yang akan diterima.
5. Bayarkan Retro Pay
Tambahan gaji inin bisa diberikan sekaligus bersama gaji bulan berikutnya atau dibayar terpisah sesuai kebijakan perusahaan.
6. Catat Semua Proses
Semua proses dan pembayaran retro pay harus dicatat dengan baik untuk dokumentasi dan laporan, terutama untuk keperluan pajak atau audit.
7. Pastikan sesuai aturan
Terakhir, HR perlu memastikan pembayaran sesuai dengan aturan ketenagakerjaan terbaru yang berlaku, termasuk batas waktu pembayaran yang diperbolehkan.
Baca Juga: Gaji Gross: Komponen dan Cara Menghitungnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa retro pay merupakan kompensasi yang diberikan kepada karyawan untuk mengoreksi kekurangan pembayaran yang terjadi sebelumnya
Pemberian gaji tambahan ini bertujuan agar karyawan mendapatkan jumlah gaji yang sesuai dengan haknya berdasarkan perubahan atau perbaikan yang seharusnya sudah diterima.
Proses pemberian gaji harus dilakukan secara hati-hati dan sesuai aturan, mulai dari identifikasi kebutuhan, perhitungan jumlah yang tepat, penyesuaian dengan potongan pajak dan tunjangan, hingga komunikasi yang jelas dengan karyawan.
Untuk membantu proses ini, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dari GajiHub.
GajiHub menyediakan slip gaji yang bisa dikustomisasi dan diisi sesuai dengan komponen gaji masing-masing karyawan, termasuk terkait retro pay.
Fitur payroll yang dimilikinya juga memungkinkan tim HR dan tim finance lebih mudah dalam penghitungan seluruh komponen gaji, mulai dari gaji pokok, bonus, tunjangan, hingga potongan PPh 21 dan iuran BPJS.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Retro Pay: Kalkulator, Cara Menghitung, dan Contohnya - 23 May 2025
- Competency Mapping: Manfaat, Skala, Cara, dan Contohnya - 23 May 2025
- Upskilling dan Reskilling: Perbedaan, Cara, dan Tantangannya - 23 May 2025