Ketika membahas mengenai perjalanan absensi karyawan, pasti tidak bisa dilepaskan dari absensi ceklok.
Absensi ceklok merupakan jenis mesin absensi manual yang dapat mencetak jam kedatangan dan kepulangan karyawan.
Mesin absensi ini memiliki ciri khas pada bunyinya dan juga adanya lubang pada bagian atas tempat karyawan bisa memasukan kartu, termasuk jam analog yang menampilkan waktu kerja karyawan ketika melakukan absensi.
Mesin absensi ceklok ini merupakan salah satu mesin absensi tertua yang dulu banyak digunakan.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai absensi ceklok, mulai dari pengertian hingga kelebihan dan kekurangannya.
Baca selengkapnya hanya pada penjelasan di bawah ini:
Apa Pengertian Absensi Ceklok?
Absensi ceklok merupakan jenis absensi konvesnsional yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan.
Nama ‘ceklok’ sendiri diambil dari bunyi atau suara yang dihasilkan ketika karyawan melakukan presensi.
Selain memiliki arti tersebut, beberapa orang mengatakan pengambilan nama ‘ceklok’ ini dari istilah check clock agar mudah penyebutannya.
Mesin absensi ini merupakan bagian dari perjalanan sejarah mesin absensi, dimana selain membantu untuk mencatat kehadiran karyawan, mesin ini juga digunakan untuk memfasilitasi manajemen waktu, kepatuhan hukum, dan juga menilai produktivitas karyawan.
Baca Juga: 11 Manfaat Menggunakan Aplikasi Absensi dan Fiturnya
Bagaimana Sejarah Absensi Ceklok?
Mesin absensi memiliki sejarah yang begitu panjang di Indonesia dimana mengalami perubahan dari waktu ke waktu.
Di Indonesia sendiri perjalanan mesin absensi dimulai dari mesin absensi ceklok, absensi manual karyawan, absensi online, absensi wajah, absensi solution, dan jenis absensi lainnya.
Di Indonesia, mesin absensi ceklok dikenal pertama kali pada tahun 1997 dimana saat itu mesin kartu manual merupakan wajah baru dari penggunaan mesin absen perusahaan.
Namun jauh sebelum itu, mesin absensi ini ditemukan pertama kali pada tahun 1888 dimana seorang ahli perhiasan yang bernama Willard L Bundy menciptakan mesin pengukur waktu kerja karyawan pertama di Auburn, New York.
Kemudian, adiknya yang bernama Harlow E. Bundy melanjutkan dengan membangun Bundy Manufacturing Company yang memiliki fokus di mesin absensi pegawai dan pensiun di usia 60 tahun.
Bundy Manufacturing Company memutuskan untuk bergabung dengan international time recording (ITR) company.
Dengan berjalannya waktu ITR ini mengubah namanya menjadi International Business Machines (IBM) dimana IBM ini memproduksi mesin absensi karyawan yang diciptakan oleh Willard L. Bundy dengan berbagai fitur lain, yang berbentuk aplikasi ataupun hardware.
Baca Juga: Manajemen Sistem Presensi: Manfaat, Jenis, dan Fitur Penting
Apa Manfaat Absensi Ceklok?
Sebagai salah satu jenis mesin absensi karyawan, absensi ceklok memiliki manfaat yang berhubungan dengan akurasi dan keandalan data.
Mesin ini akan memastikan data kehadiran karyawan dapat dicatat secara akurat sehingga dapat mengurangi kesalahan manusia.
Selain itu, metode yang dimiliki mesin absensi ini memungkin perusahaan dapat melakukan pencatatan kehadiran yang lebih tepat dan juga tepat sasaran.
Selain manfaat tersebut, ada manfaat lain yang bisa Anda dapatkan dari mesin absensi ini, di antaranya:
- Meningkatkan efisiensi dan juga produktivitas: kehadiran karyawan dapat dipantau secara akurat sehingga dapat meminimalisir waktu yang dapat terbuang seperti halnya pada pencatatan kehadiran manual.
- Membantu perhitungan gaji yang lebih akurat: ini karena mesin absensi telah menyediakan data yang jelas dan telah terverifikasi dengan jam kerja karyawan.
- Meningkatkan kedisiplinan dan pengawasan: dengan mesin ini, perusahaan dapat memantau kehadiran dengan terperinci, sehingga bisa mendapatkan pemahaman terkait pola kehadiran karyawan.
Baca Juga: Apa itu Presensi dan Absensi, Bagaimana Cara Membuat Kebijakannya?
Apa Saja Kelebihan Absensi Ceklok?
Berikut kelebihan yang dimiliki oleh absensi ceklok:
1. Harga Mesin yang Terjangkau
Kelebihan yang pertama adalah harga mesin ini masih terjangkau, khususnya jika dibandingkan dengan mesin fingerprint.
Tidak heran jika mesin ini cocok digunakan untuk bisnis dengan skala kecil dengan harga yang diberikan ini.
Ini karena dengan harga yang terjangkau, sebuah bisnis bisa mendapatkan mesin pencatatan kehadiran dan dana lainnya dapat dialokasikan untuk kebutuhan lain.
2. Cocok untuk Bisnis Kecil
Kelebihan yang kedua adalah mesin ini cocok untuk bisnis dengan skala kecil.
Seperti yang dijelaskan di atas, mesin ini digunakan dengan cara memasukan kartu ke dalam mesin sehingga jam kedatangan dan kepulangan kerja dapat tercatat dengan baik.
Bayangkan jika mesin ini digunakan untuk perusahaan dengan karyawan lebih dari 100 orang, pasti akan boros kerja, bukan?
Oleh karenanya mesin ini lebih cocok digunakan oleh bisnis dengan skala kecil dimana karyawannya baru berjumlah 10 hingga 50 orang.
Ini cocok banget untuk bisnis yang baru mulai menerapkan pencatatan kehadiran untuk karyawannya.
Baca Juga: 7 Tips Memilih Aplikasi Absensi Online untuk Bisnis
3. Tingkat Akurasi yang Tinggi
Kelebihan selanjutnya adalah mesin ini memiliki akurasi pencatatan kehadiran yang tinggi.
Ini adalah pilihan untuk mengurangi kesalahan yang sering terjadi pada pencatatan kehadiran manual yakni dengan menuliskannya di kertas.
4. Membantu Efisiensi Administrasi
Dengan menggunakan mesin absensi ini, bisnis dapat melakukan efisiensi administrasi.
Ini termasuk mengurangi beban yang berkaitan dengan pengelolaan absensi karywan.
Sehingga departemen SDM dapat fokus melakukan tugas-tugas yang lebih strategis.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Mesin dan Aplikasi Absensi Touchless Terbaik
5. Pelacakan Dilakukan secara Real Time
Mesin absensi ini juga memiliki kelebihan dimana dapat melakukan pelacakan secara real time.
Ini membuat manajemen perusahaan dapat mengetahui secara tepat kapan karyawan masuk dan keluar kantor.
6. Dapat Membantu Mengurangi Kecurangan
Mesin ini juga dapat membantu mengurangi kecurangan karena dilakukan secara real time sehingga Anda dpaat mengurangi kecurangan yakni dalam hal pencatatan waktu kerja.
7. Lebih Patuh Hukum
Kelebihan yang terakhir adalah mesin absensi ini membantu bisnis Anda lebih patuh terhadap hukum.
Ini karena pencatatan dilakukan dengan tepat sehingga lebih mudah mematuhi aturan jam kerja dan juga perhitungan upah.
Baca Juga: 5 Manfaat Software Absensi Online untuk Bisnis
Apa Saja Kekurangan Absensi Ceklok?
Selain memiliki kelebihan, absensi ceklok juga memiliki kekurangan yang dapat menjadi pertimbangan Anda sebelum memilihnya.
Berikut beberapa kekurangan yang dimilikinya, apa saja?
1. Adanya Peluang Kecurangan
Meski bisa mengurangi kecurangan yakni terkait pencatatan kehadiran, namun absensi ceklok juga masih menyisakan peluang kecurangan lainnya yakni titip absen yang dilakukan karyawan.
Ini karena presensi hanya dilakukan melalui kartu, jadi mudah jika karyawan ingin titip absen.
2. Kurang Praktis
Mesin absensi ini juga dianggap kurang praktis karena perusahaan harus melakukan pengawasan ekstra ketat.
Jadi, mesin ini hanya cocok digunakan oleh perusahaan dengan skala yang belum terlalu besar.
Mesin ini juga kurang cocok untuk perusahaan yang menerapkan sistem kerja jarak jauh atau remote.
Ini karena presensi hanya dapat dilakukan secara langsung dan tidak dapat dilakukan secara online.
Baca Juga: 15 Fitur Software Absensi Online Ini Harus Ada, Apa Saja?
3. Adanya Risiko Kesalahan Manusia
Mesin ini juga masih memiliki risiko kesalahan manusia, bahkan jika karyawan ingin melakukan pemalsuan pencatatan kehadiran.
4. Adanya Keterbatasan dalam Pelaporan
Karena masih dilakukan dalam laporan kertas, mesin absensi ini juga memiliki keterbatasan dalam hal pelaporan.
Ini nantinya dapat menjadi tantangan tersendiri ketika tim SDM ingin melakukan analisis kehadiran karyawan.
Baca Juga: 13 Tips Memilih Software Absensi dan Fitur Pentingnya
5. Terbatas dalam Manajemen Jarak Jauh
Mesin absensi ceklok juga memiliki keterbatasan dalam manajemen jarak jauh.
Ini karena mesin ini hanya dapat dilakukan secara langsung di kantor, sehingga tidak cocok bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja jarak jauh, baik itu work from home atau kerja remote.
6. Tidak Cocok untuk Perusahaan Besar
Mesin absensi ini juga memiliki keterbatasan dimana hanya cocok untuk karyawan di bawah 50, sehingga tidak cocok untuk perusahaan dengan jumlah karyawan lebih dari 50 orang.
7. Tanpa Koneksi Internet
Mesin absensi ceklok juga tidak dilengkapi dengan koneksi internet.
Keterbatasan ini membuat mesin ini tertinggal teknologi dan tidak dapat terintegrasi dengan sistem HRIS modern.
Baca Juga: Tutorial Membuat Absensi Dengan Daftar Hadir Google Form
Mengapa Absensi Ceklok Banyak Ditinggalkan?
Sebagai mesin absensi yang belum terkoneksi dengan internet, mesin ceklok saat ini banyak ditinggal.
Hal ini karena mesin ini sudah tidak dapat memenuhi kebutuhan bisnis di era modern seperti sekarang ini.
Seperti yang diketahui, saat ini bisnis membutuhkan mesin yang telah terintegrasi dengan berbagai fitur yang tidak hanya dapat digunakan untuk pencatatan kehadiran tetapi juga untuk pengelolaan karyawan secara keseluruhan.
Mulai dari pengelolaan penggajian, pengelolaan cuti dan izin, pengelolaan PPh 21, BPJS, layanan mandiri karyawan atau employee self service, analisis data, hingga integrasi dengan software akuntansi.
Tentunya semua fitur ini tidak dimiliki oleh mesin absensi ceklok dan ini menjadi alasan mesin ini banyak ditinggalkan.
Baca Juga: 10+ Rekomendasi Aplikasi Absensi Kontraktor Terbaik
Apa Alternatif Absensi Ceklok yang Lebih Mudah dan Praktis?
Untuk bisa melakukan pencatatan kehadiran dengan lebih mudah, pastinya Anda membutuhkan alternatif mesin absensi ceklok yang lebih mudah dan praktis untuk digunakan.
Di tengah perkembangan teknologi seperti sekarang ini, ada alternatif mesin absensi yang akan memudahkan dan membuat pencatatan kehadiran menjadi lebih praktis, yakni dengan menggunakan software absensi online.
Software absensi online akan memudahkan pengelolaan karyawan, khususnya dalam hal pencatatan kehadiran karyawan.
GajiHub menjadi pilhan terbaik software absensi yang akan memudahkan pencatatan kehadiran karyawan di perusahaan Anda.
Selain dapat digunakan untuk pencatatan kehadiran karyawan, GajiHub juga dapat memudahkan pengelolaan karyawan mulai dari pengelolaan penggajian, HRIS, PPh 21, BPJS, integrasi akuntasi, pengelolaan cuti dan izin, employee self service, reimbursement, kasbon, analisis data, live tracking, hingga integrasi fingerprint.
Dengan menggunakan GajiHub, Anda tidak perlu khawatir lagi untuk urusan pengelolaan karyawan karena semuanya dilakukan secara otomatis sehingga lebih praktis.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Tambang dan Tips Memilihnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai absensi ceklok yang dapat menjadi referensi Anda.
Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa absensi ceklok merupakan salah satu mesin yang digunakan untuk pencatatan kehadiran karyawan.
Mesin ini merupakan salah satu sejarah dalam dunia pencatatan kehadiran sebelum adanya absensi otomatis seperti software absensi yang saat ini banyak digunakan.
Buat Anda yang ingin melakukan pencatatan kehadiran secara otomatis dan lebih mudah, software absensi menjadi pilihan terbaik yang dapat Anda pilih.
GajiHub merupakan software absensi dan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang tidak hanya memudahkan pencatatan kehadiran karyawan, tetapi juga untuk pengelolaan karyawan secara menyeluruh.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- KPI Tree: Pengertian, Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya - 28 March 2025
- Sertifikat Pelatihan Kerja: Fungsi, Cara Mendapatkan, dan Contohnya - 27 March 2025
- Absensi Ceklok: Ini Kelebihan dan Kekurangannya - 27 March 2025