Koordinasi Adalah: Pengertian, Jenis, dan Cara Meningkatkannya

Tahukah Anda bahwa koordinasi adalah salah satu keterampilan yang sangat penting dalam dunia kerja?

Dengan keterampilan ini, seorang karyawan dapat lebih mudah dalam melakukan kerjasama.

Dari kerjasama ini, nantinya Anda dapat memperkuat semangat tim, memberikan arahan, menunjukan keterampilan, hingga menjalin hubunga dengan klien.

Lalu apa yang dimaksud dengan koordinasi dan bagaimana cara menjadi seorang koordinator?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai koordinasi.

Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Apa yang Dimaksud dengan Koordinasi?

Pengertian koordinasi adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mengatur, merencanakan, dan mengelola aktivitas yang sering terjadi secara bersamaan

Dalam dunia kerja, koordinasi sering kali mencakup aspek multitasking dan kemampuan untuk memprioritaskan dan tetap fokus.

Contoh dari koordinasi ini adalah ketika seseorang menangani tugas-tugas seperti logistik, penjadwalan, dan administrasi untuk memastikan bahwa pekerjaan berjalan dengan lancar dan berbagai tim saling melengkapi pekerjaan satu sama lain tanpa ada yang berlebihan atau menyebabkan hambatan.

Koordinasi ini sangat dibutuhkan dalam mengembangkan sebuah perusahaan, dimana akan membantu divisi menjadi lebih selaras dan mampu terhubung dengan baik.

Koordinasi membantu karyawan untuk bekerja sama melalui pengorganisasian dan perencanaan yang efektif.

Hal ini membantu staf menjalankan tugas khusus mereka dan mencapai tujuan perusahaan.

Koordinasi memastikan ada lebih sedikit hambatan antara fungsi yang berbeda dan pertukaran informasi dan sumber daya yang mudah dan transparan di antara karyawan Setiap tahap perluasan dan pengembangan organisasi membutuhkan koordinasi.

Melalui koordinasi, divisi-divisi yang berbeda dalam organisasi dapat bekerja secara serempak dan terkoordinasi.

Koordinasi penting untuk menghindari pemborosan, mempromosikan niat baik antara karyawan dan meminimalkan perselisihan dalam perusahaan.

Baca Juga: Contoh Departementalisasi, Manfaat, Jenis, dan Satrateginya

Apa Saja Jenis-jenis Koordinasi?

Ada tiga jenis koordinasi yang dapat terjadi dalam sebuah organisasi:

1. Koordinasi vertikal

Garis wewenang dalam organisasi mengalir dari atas ke bawah sesuai dengan struktur vertikalnya.

Koordinasi vertikal adalah sinkronisasi kegiatan di beberapa tingkat organisasi.

Seorang supervisor atau pemimpin bisnis membagi tugas di antara departemen untuk memenuhi target, yang penting untuk mengelola aktivitas harian organisasi.

Dalam struktur vertikal, penting bagi manajemen untuk menyediakan koordinasi yang cukup melalui pendelegasian wewenang yang tepat sehingga instruksi dari satu pihak tidak bertentangan dengan pihak lain.

2. Koordinasi horizontal

Koordinasi horizontal terjadi di antara karyawan yang berada di tingkat organisasi atau status yang sama dalam hierarki. Hal ini dapat terjadi di seluruh tim atau di dalam tim.

Jenis koordinasi ini dapat membantu berbagai tujuan, termasuk pelatihan dan pengembangan serta pertukaran pengetahuan dan sumber daya.

3. Koordinasi eksternal

Kemampuan untuk membangun hubungan eksternal adalah kunci keberhasilan bisnis.

Hal ini melibatkan penciptaan jalur komunikasi yang ramah dan transparan dengan para pemangku kepentingan, pelanggan, dan pesaing.

Perusahaan juga dapat memiliki hubungan yang baik dengan pihak-pihak di luar industri.

Misalnya, mungkin berguna untuk menjaga hubungan yang kuat dengan biro iklan yang mengerjakan kampanye perusahaan.

Baca Juga: Directing Adalah? Ini Arti, Unsur, Karakteristik, dan Tips Mengelolanya

Apa Manfaat Koordinasi?

Koordinasi penting dalam bisnis karena beberapa alasan berikut:

1. Meningkatkan semangat tim

Perselisihan dan persaingan dapat muncul di antara individu, departemen, dan anggota tim. Konflik juga dapat muncul antara tujuan organisasi dan tujuan individu.

Koordinasi menetapkan tugas dan tujuan untuk mencegah terjadinya hal tersebut.

Hal ini memotivasi karyawan untuk berkolaborasi dan mencapai tujuan bersama organisasi. Hal ini dapat meningkatkan rasakebersamaan para karyawan.

2. Memberikan arahan

Koordinasi penting jika sebuah bisnis memiliki rencana atau arahan baru untuk dikomunikasikan kepada manajemen dan staf.

Setiap bisnis bekerja sama dengan para pengambil keputusan untuk menerapkan strategi baru.

Misalnya, jika sebuah bisnis memutuskan untuk tidak lagi membutuhkan toko fisik dan ingin beroperasi secara eksklusif secara online, maka bisnis tersebut dapat bekerja sama dengan manajemen untuk melakukan transisi secara bertahap.

Pengarahan tentang langkah-langkah tepat untuk menutup toko dapat menjadi bagian dari hal ini.

Tanpa koordinasi, seorang manajer mungkin secara tidak sengaja mengambil langkah yang merugikan profitabilitas atau daya saing bisnis.

3. Menunjukkan kepemimpinan

Dalam sebuah organisasi, integrasi dan koordinasi penting karena menunjukkan bahwa pengambil keputusan dapat membimbing bawahannya.

Karyawan dapat memperoleh kepercayaan pada kemampuan kepemimpinan atasan mereka jika atasan dapat berhasil mengimplementasikan rencana perusahaan dan setuju dengan satu sama lain.

Karyawan mungkin lebih cenderung mematuhi atasan dan mengandalkan metode mereka.

Misalnya, mereka mungkin merasa percaya diri dengan kemampuan mereka untuk melaksanakan arahan perusahaan jika manajer perusahaan berkoordinasi dengan baik dan bekerja sama untuk menanggapi pertanyaan atau masalah secara tepat waktu.

Baca Juga: Tingkatan Manajemen Perusahaan dan Fungsinya Masing-Masing

4. Mendukung kemitraan

Bisnis sering kali menggunakan kemitraan yang menguntungkan kedua belah pihak untuk mencapai tujuan yang lebih besar.

Sebagai contoh, dua kontraktor kedirgantaraan dapat berkolaborasi untuk mengembangkan roket yang tidak dapat mereka bangun secara terpisah.

Koordinasi diperlukan di antara perusahaan mitra untuk memenuhi kebutuhan masing-masing.

Sebagai contoh, kedua perusahaan kedirgantaraan harus mengetahui bahwa roket tersebut memiliki jendela persegi untuk kokpit sehingga mereka dapat membangun rekayasa di sekitar desain tersebut.

5. Memberikan hasil yang lebih baik

Kurangnya integrasi dan koordinasi dalam sebuah perusahaan dapat berdampak pada produktivitas, komunikasi, dan kesehatan keuangan jangka panjang

Pengarahan yang kuat dapat membuat karyawan menyelesaikan tugas dengan lebih cepat.

Selain itu, jika karyawan mengoordinasikan upaya mereka, kemungkinan seorang karyawan melakukan tugas yang tumpang tindih dengan tugas yang telah diselesaikan oleh karyawan lain akan berkurang.

Koordinasi antara karyawan dan departemen mengurangi kesalahan dalam komunikasi dan menghilangkan ketidakpastian di antara personel.

6. Mencapai tujuan

Setiap perusahaan memiliki tujuan jangka pendek dan jangka panjang.

Penting untuk memenuhi tujuan-tujuan ini untuk memaksimalkan pendapatan dan memastikan kesejahteraan staf.

Melalui koordinasi, anggota tim dapat bekerja lebih efektif untuk mencapai tujuan-tujuan ini karena mereka menyadari peran dan tugas yang menyertainya.

Baca Juga: Top Management: Posisi, Peran, Pengaruh, dan Tantangannya

Bagaimana Cara Meningkatkan Koordinasi Untuk Mencapai Tujuan Bisnis?

Pertimbangkan praktik-praktik berikut untuk meningkatkan koordinasi dalam bisnis:

1. Buatlah peta jalan

Tim sering kali bekerja lebih baik ketika ada koordinasi yang baik. Lebih mudah bagi tim untuk berfungsi sebagai sebuah unit jika pemimpin mendefinisikan tujuan tim di awal.

Penting bagi manajer atau pemimpin tim untuk membuat rencana atau peta jalan yang jelas untuk meningkatkan produktivitas dan memenuhi tujuan bisnis.

Hal ini untuk memastikan bahwa semua anggota tim mengetahui tujuan yang ingin dicapai sejak awal.

Komponen dari rencana ini dapat mencakup misi tim, tugas dan tanggung jawab setiap anggota, sumber daya penting dan prosedur tim.

2. Rencanakan dan komunikasikan

Komunikasi yang efektif penting untuk memastikan keberhasilan proyek.

Hal ini tidak memerlukan waktu berjam-jam untuk menelepon atau melakukan panggilan video.

Penting bagi para pemimpin untuk berkomunikasi dengan tim yang tepat pada waktu yang tepat.

Seorang manajer yang kompeten akan bersikap jujur, pandai bicara, dan berempati saat mendiskusikan tujuan tim.

Agar tim tetap terlibat dan terkoordinasi dengan baik, pemimpin tim juga harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.

3. Mendefinisikan peran individu dalam tim

Penting bagi manajer untuk mendefinisikan tanggung jawab setiap anggota tim dengan jelas.

Hal ini terutama penting jika mereka bekerja dengan tim yang tersebar secara geografis.

Sebuah tim akan bekerja lebih baik jika setiap anggota memiliki peran yang jelas sesuai dengan tingkat keahlian dan kemampuan mereka.

Baca Juga: Pengertian Desain Organisasi dan Prinsip Membuat Organisasi Efektif

4. Gunakan alat bantu manajemen proyek

Templat dan alat bantu manajemen proyek meningkatkan efektivitas proyek sekaligus meningkatkan produktivitas tim.

Karyawan dapat mengelola perubahan pada proyek yang berdampak besar dengan menggunakan alat bantu yang tepat.

Beberapa elemen penting untuk operasi tim yang efisien termasuk perangkat lunak manajemen klien yang efektif, sistem manajemen pembelajaran yang sesuai, dan sistem konferensi yang sangat baik.

5. Menyelesaikan konflik dengan cepat

Perselisihan dapat muncul di antara anggota tim.

Konflik terkadang bisa terjadi akibat gangguan komunikasi atau tantangan pribadi.

Penting untuk memastikan bahwa konflik tidak mengganggu produktivitas tim.

Cobalah untuk menyelesaikan perselisihan dengan mengatasi masalah dengan cara yang paling produktif.

6. Berikan penghargaan atas kerja tim yang baik

Koordinasi menjadi sebuah insentif ketika perusahaan memberikan penghargaan atas usaha mereka.

Untuk staf garis depan yang mungkin tidak merasa menjadi bagian dari tim, kolaborasi menjadi lebih penting.

Pertimbangkan untuk mencari cara untuk mengakui pencapaian tim yang sukses di depan umum, baik dengan memberikan penghargaan di depan rekan-rekan mereka atau dengan menerbitkan artikel yang menyoroti keberhasilan mereka.

Tim yang bekerja sama dengan baik kemungkinan besar akan terus melakukannya jika mereka menerima pengakuan.

Baca Juga: 12 Tugas Sekretaris, Skill Penting, Gaji, dan Persyaratannya

Apa Saja Contoh dari Kemampuan Koordinasi?

Koordinasi yang ada di tempat kerja Anda tidak bisa dipisahkan dari kemampuan koordinasi yang dimiliki oleh karyawan.

Untuk meningkatkan koordinasi pastinya dibutuhkan kemampuan koordinasi yang baik dari karyawan ini.

Berikut beberapa contoh dari kemampuan koordinasi tersebut:

1. Komunikasi

Koordinasi mendapat manfaat dari keterampilan komunikasi yang baik, baik dalam bentuk tertulis maupun lisan.

Koordinator sering berkomunikasi atau bekerja sama dengan banyak orang atau tim untuk memastikan bahwa pekerjaan berjalan dengan lancar.

Menyampaikan instruksi dan memahami pekerjaan mereka secara akurat akan membantu dalam hal ini.

Hal ini membutuhkan kemampuan untuk menyampaikan informasi secara jelas dan ringkas kepada orang lain dengan sedikit kesalahpahaman, selain mengajukan pertanyaan yang tepat dan mendengarkan secara aktif.

2. Organisasi

Kontributor utama untuk koordinasi yang baik adalah pengorganisasian.

Sifat pekerjaan koordinasi berarti bahwa Anda mungkin berurusan dengan beberapa prioritas atau bahkan prioritas yang saling bersaing.

Hal ini juga dapat berarti mengelola berbagai tugas atau beban kerja yang saling melengkapi untuk menghasilkan hasil bisnis.

Oleh karena itu, tetap terorganisir selama proses berlangsung meskipun ada banyak prioritas, sangat penting untuk koordinasi yang efektif.

Hal ini memungkinkan Anda untuk tetap mengikuti perkembangan, membuat rencana yang sesuai, dan mengelola pekerjaan Anda dengan baik.

Baca Juga: Pengertian Disposisi, Manfaat, Struktur, Hingga Contohnya

3. Kolaborasi

Tugas yang melibatkan koordinasi sering kali mengharuskan Anda untuk bekerja sama dengan orang lain, termasuk tim atau departemen yang berbeda dalam suatu organisasi.

Hal ini memerlukan pemahaman yang baik tentang pekerjaan rekan kerja, apa saja kebutuhan mereka, dan hambatan atau tantangan yang mereka hadapi.

Sebagai contoh, seorang koordinator proyek mengawasi pekerjaan beberapa tim yang berkontribusi pada tujuan bersama.

Bekerja secara kolaboratif dengan tim-tim ini dan para pemimpinnya memungkinkan koordinator untuk mengidentifikasi bantuan yang mereka butuhkan, menjadi penghubung antara tim yang pekerjaannya saling mendukung dan membantu mereka mengatasi tantangan.

4. Manajemen waktu

Keterampilan manajemen waktu yang baik berkontribusi pada koordinasi yang efektif dan saling menguatkan dengan kemampuan organisasi.

Waktu adalah variabel kunci dalam organisasi dan koordinasi, terutama ketika berurusan dengan tugas-tugas yang tidak sinkron namun saling bergantung satu sama lain.

Manajemen waktu memungkinkan koordinator untuk memenuhi dan mengantisipasi tenggat waktu, membuat rencana yang baik, dan mengatur jadwal kerja mereka.

Koordinator juga bertanggung jawab atas tugas-tugas seperti penjadwalan dan alokasi kerja, yang membutuhkan manajemen waktu yang baik.

Baca Juga: Person In Charge: Arti, Tugas, Skill Penting, dan Contohnya

5. Perencanaan

Perencanaan yang efektif adalah kontributor yang berharga untuk koordinasi yang baik.

Mengawasi atau menerapkan beberapa prioritas secara bersamaan dapat berjalan lebih lancar jika ada rencana yang jelas dan dapat dicapai untuk memandu mereka.

Rencana yang baik juga memperhitungkan anomali dan risiko yang mungkin terjadi dengan menyertakan langkah-langkah kontinjensi atau penambahan waktu untuk mengimbangi penundaan.

Perencanaan mendapat manfaat dari keterampilan organisasi yang baik, penilaian risiko, penelitian, dan kolaborasi.

6. Kemampuan beradaptasi

Kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan keadaan bermanfaat bagi siapa saja yang mencoba mengkoordinasikan pekerjaan.

Meskipun perencanaan yang baik dapat meminimalkan jumlah kejadian yang tidak terduga, namun hal tersebut tetap saja terjadi, sehingga kemampuan untuk melakukan penyesuaian atau adaptasi yang efektif dengan cepat memastikan bahwa pekerjaan dapat terus berjalan meskipun terjadi penyimpangan.

Keterampilan yang berguna untuk hal ini termasuk kreativitas, analisis, pemikiran kritis, dan pemecahan masalah.

7. Kepemimpinan

Meskipun tidak semua orang yang pekerjaannya melibatkan koordinasi berada dalam posisi kepemimpinan, kepemimpinan adalah kontributor yang berguna untuk koordinasi yang baik.

Hal ini dimulai dengan kemampuan untuk mengelola beban kerja Anda dan kemudian meluas ke pengelolaan beban kerja orang lain secara efektif.

Jika Anda mencapai posisi seperti koordinator, kepemimpinan dapat menjadi aspek sentral dari peran tersebut.

Pemimpin yang baik sering kali merupakan koordinator yang baik, selain memiliki keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang baik.

Baca Juga: Project Leader: Tugas, Skill Penting, dan Tipsnya

Apa Saja Tips Memanfaatkan Koordinasi di Tempat Kerja?

Di bawah ini adalah beberapa tips tambahan atau peluang untuk memanfaatkan koordinasi di tempat kerja, apa saja?

1. Membuat rencana

Ketika Anda menerima serangkaian instruksi atau tugas baru, pertimbangkan untuk mengembangkan rencana untuk mengimplementasikannya secara efektif.

Tetapkan tenggat waktu, buat garis besar hasil yang diinginkan, dan cobalah untuk memperkirakan tantangan yang mungkin terjadi.

2. Belajar dan beradaptasi

Setiap kali Anda menyelesaikan sebuah rencana, cobalah untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang ada di dalamnya dan apa yang seharusnya bisa dilakukan dengan lebih baik.

Anda kemudian dapat menerapkan perbaikan-perbaikan ini dalam rencana-rencana selanjutnya.

3. Tawarkan untuk berkoordinasi

Dalam setiap tugas atau tujuan bersama, akan sangat berguna jika ada seorang koordinator yang menjadi penghubung antara berbagai alur kerja dan memberikan informasi kepada semua orang.

Menjadi sukarelawan untuk menjadi koordinator adalah kesempatan untuk berlatih dan menunjukkan komitmen.

4. Melacak waktu

Mencatat waktu sering kali diperlukan untuk mengkoordinasikan, baik untuk tugas-tugas Anda maupun tugas-tugas orang lain.

Cobalah untuk mengembangkan kesadaran akan tenggat waktu dan persyaratan waktu, dan Anda juga dapat menggunakan aplikasi atau perangkat lunak khusus untuk membantu Anda.

Baca Juga: Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan Untuk Efektivitas Bisnis Anda

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai koordinasi yang dapat menjadi referensi Anda dalam meningkatkan koordinasi di dalam tim.

Seperti yang telah dijelaskan di atas, koordinasi adalah bagian penting bagi sebuah perusahaan karena dapat menghindari bisnis dari pemborosan hingga meminimalisir perselisihan yang dapat terjadi di perusahaan.

Oleh karenanya penting bagi Anda untuk memberikan dukungan agar karyawan dapat mampu melakukan koordinasi dengan baik.

Anda dapat mendukung koordinasi ini dengan memberikan fasilitas terbaik untuk para karyawan, salah satunya adalah dengan menggunakan manajemen data karyawan dari GajiHub.

GajiHub merupakan software payroll yang dilengkapi fitur manajemen data karyawan kemudahan pengelolaan karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba selama 14 hari.