25 Contoh KPI Tim HR, Karakteristik, dan Tips Mengoptimalkannya

Perekrutan, employee engagement, dan budaya organisasi menjadi penentu utama kesuksesan bisnis. Itulah mengapa para tim HR perlu memanfaatkan contoh KPI yang relevan.

Melalui KPI yang tepat, tim HR dapat mengukur kepuasan karyawan yang menjadi salah satu indikator penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang produktif.

Misalnya, employee engagement survey yang dilakukan secara berkala dapat membantu tim HR memahami kebutuhan, kekhawatiran, dan harapan karyawan.

Selain membantu memperbaiki kebijakan internal, data tersebut juga dapat meningkatkan retensi karyawan yang berdampak langsung pada stabilitas operasional perusahaan.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas pengertian, tips, karakteristik, dan contoh KPI tim HR.

Apa yang Dimaksud dengan Tim HR?

KPI HR adalah indikator kinerja utama yang digunakan untuk mengukur efektivitas strategi, pencapaian tujuan tim, serta kontribusi individu dalam suatu organisasi.

Bedanya, KPI HR berfokus pada inisiatif yang dijalankan oleh departemen HR dan bagaimana inisiatif tersebut mendukung kesuksesan organisasi secara keseluruhan.

KPI HR dapat digunakan untuk mengukur berbagai aspek, seperti keterlibatan karyawan, produktivitas, kinerja, hingga pelatihan dan pengembangan.

Dengan memanfaatkan metrik ini, tim HR dapat memperoleh wawasan berharga untuk memahami bagaimana cara mengoptimalkan potensi tenaga kerja di dalam organisasi.

Baca Juga: Perbedaan OKR dan KPI, Mana yang Lebih Baik?

Apa Saja Karakteristik KPI HR yang Baik?

Secara umum, KPI HR yang efektif harus memiliki ciri-ciri berikut:

1. Selaras dengan tujuan organisasi

KPI yang efektif harus berfokus pada metrik yang secara langsung mendukung pencapaian strategi HR organisasi dan, secara tidak langsung, tujuan keseluruhan organisasi.

2. Terukur dan kuantitatif

KPI yang mengukur konsep abstrak atau emosi subjektif sulit untuk diverifikasi.

Sebaliknya, KPI harus bersifat konkret, terukur, dan idealnya memiliki target spesifik untuk melacak kemajuan secara akurat dari waktu ke waktu.

3. Relevan dan tepat waktu

Pastikan KPI yang Anda tetapkan benar-benar memberikan wawasan terkait dengan aktivitas yang sedang dilakukan oleh departemen HR atau organisasi.

Hindari KPI yang kurang relevan dengan kegiatan yang sedang berlangsung.

4. Realistis dan dapat ditindaklanjuti

KPI yang melibatkan tujuan yang tidak dapat dicapai oleh tim atau organisasi tidak akan berguna.

Selain itu, KPI harus mendorong keputusan dan perbaikan yang dapat segera diterapkan.

Dengan karakteristik-karakteristik tersebut, KPI HR dapat menjadi alat yang efektif untuk memantau, mengevaluasi, dan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.

Baca Juga:  16 Contoh OKR Tim HR, Manfaat, dan Cara Membuatny

Apa Saja Contoh KPI Tim HR?

Berikut adalah beberapa contoh KPI tim HR yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan:

1. Kepuasan Karyawan

Anda dapat melakukan survei kepuasan karyawan secara rutin untuk mengetahui seberapa puas dan bahagia karyawan di dalam organisasi.

Metrik ini biasanya ditampilkan dalam persentase, semakin tinggi persentasenya berarti semakin besar kepuasan yang dirasakan.

Contoh

Dalam salah satu survei kepuasan karyawan terakhir, 87% karyawan merasa puas dengan pekerjaan mereka.

Data tersebut menunjukkan bahwa perusahaan memiliki lingkungan kerja yang positif dan budaya perusahaan yang mendukung.

2. Keterlibatan Karyawan

Keterlibatan karyawan atau employee engagement mengukur seberapa terhubung dan berkomitmen karyawan terhadap pekerjaan dan perusahaan.

Biasanya diukur melalui survei, wawancara, atau platform feedback. 

Contoh

Dari hasil survei keterlibatan, ditemukan bahwa 68% karyawan merasa terhubung dengan pekerjaan mereka.

Hal tersebut ikut berdampak pada kesuksesan perusahaan, yang meningkat 12% dibandingkan tahun sebelumnya.

Baca Juga: Cara Mengukur Employee Engagement dan Metrik Pentingnya

3. Tingkat Turnover Karyawan

Tingkat turnover karyawan mengukur persentase karyawan yang meninggalkan perusahaan dalam jangka waktu tertentu, biasanya setahun.

Contoh

Tahun lalu, tingkat turnover karyawan adalah 10%, artinya 1 dari setiap 10 karyawan meninggalkan perusahaan, yang sebagian besar disebabkan oleh pensiun dan pengunduran diri sukarela.

4. Efisiensi Jumlah Karyawan

Contoh KPI tim HR ini mengukur produktivitas dan kinerja suatu departemen atau fungsi dalam organisasi.

Biasanya, KPI ini dihitung berdasarkan jumlah karyawan di suatu fungsi dibandingkan dengan semua karyawan atau pendapatan yang dihasilkan oleh perusahaan.

Contoh

Departemen marketing menunjukkan efisiensi jumlah karyawan yang luar biasa, dengan pendapatan sekitar Rp5 miliar per karyawan marketing.

Angka tersebut lebih besar dibandingkan dengan rata-rata industri yang hanya sekitar Rp2,5 miliar per karyawan marketing. 

5. Cost per Hire

Cost per hire mengukur biaya yang dikeluarkan untuk merekrut karyawan baru, termasuk biaya iklan lowongan, wawancara, dan proses orientasi.

Contoh

Cost per hire di perusahaan adalah Rp75.000.000, yang mencakup biaya iklan pekerjaan, wawancara, dan onboarding untuk setiap karyawan baru.

Baca Juga: 11 Tips Mengurangi Cost per Hire dan Cara Menghitungnya

6. Waktu untuk Mengisi Lowongan Pekerjaan

Waktu untuk mengisi lowongan pekerjaan mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi kosong, dari saat iklan lowongan diterbitkan hingga posisi tersebut terisi.

Contoh

Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan di departemen IT adalah 45 hari, sementara di departemen pemasaran waktu pengisiannya lebih cepat, yaitu 30 hari.

7. Kualitas Perekrutan

Kualitas perekrutan mengukur seberapa efektif proses perekrutan dengan melihat kinerja karyawan yang baru direkrut.

Contoh

Setelah menilai kualitas perekrutan untuk tim sales, diketahui bahwa karyawan yang direkrut dari universitas tertentu selalu tampil lebih baik dalam hal pendapatan penjualan dibandingkan dengan yang lainnya.

8. Sumber Perekrutan

KPI sumber perekrutan mengidentifikasi dari mana pelamar pekerjaan yang diterima menemukan lowongan pekerjaan, seperti dari job board, referensi, atau rekrutmen media sosial.

Contoh

Analisis sumber perekrutan menunjukkan bahwa 40% pelamar yang diterima menemukan lowongan pekerjaan melalui referensi karyawan.

Data tersebut menunjukkan efektivitas program employee referral di perusahaan.

9. Biaya Pelatihan per Karyawan

Biaya pelatihan per karyawan mengukur biaya rata-rata yang dikeluarkan untuk pelatihan dan pengembangan setiap karyawan.

Contoh

Pada kuartal terakhir, rata-rata biaya pelatihan per karyawan adalah Rp18.000.000, yang mencakup berbagai program workshop, pelatihan, dan program upskilling. 

10. Tingkat Produktivitas Karyawan

Tingkat produktivitas karyawan mengukur jumlah pekerjaan atau output yang diselesaikan oleh karyawan dalam periode waktu tertentu.

Contoh

Tingkat produktivitas untuk tim customer service menunjukkan bahwa setiap anggota tim menyelesaikan rata-rata 35 masalah pelanggan setiap hari.

Data tersebut menunjukkan produktivitas yang tinggi.

Baca Juga: Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja Karyawan Anda

11. Tingkat Ketidakhadiran

Tingkat ketidakhadiran mengukur persentase hari kerja yang hilang karena berbagai alasan, seperti sakit atau cuti pribadi.

Contoh

Tingkat ketidakhadiran untuk departemen akuntansi adalah 4%, yang sebagian besar disebabkan oleh sakit, sementara tingkat ketidakhadiran perusahaan secara keseluruhan adalah 3%.

12. Employee Net Promoter Score (eNPS)

eNPS mengukur seberapa besar kemungkinan karyawan akan merekomendasikan organisasi mereka sebagai tempat bekerja. Biasanya diukur melalui survei.

Contoh

Hasil survei eNPS terbaru menunjukkan bahwa 75% karyawan akan merekomendasikan perusahaan sebagai tempat bekerja, yang menunjukkan tingkat kepuasan yang tinggi.

13. Kepuasan terhadap Benefit

Kepuasan terhadap benefit mengukur seberapa puas karyawan dengan manfaat dan fasilitas yang diberikan perusahaan.

Contoh

Dalam survei terbaru, 92% karyawan merasa puas dengan paket manfaat yang ditawarkan, seperti asuransi kesehatan, jam kerja fleksibel, dan rencana pensiun.

14. Biaya Kompensasi dan Manfaat per Karyawan

KPI biaya kompensasi dan benefit per karyawan menghitung total pengeluaran untuk gaji dan manfaat karyawan dibagi dengan jumlah total karyawan.

Contoh

Total biaya kompensasi dan benefit per karyawan untuk perusahaan tahun ini adalah Rp750.000.000.

Biaya tersebut mencakup pengeluaran untuk gaji, bonus, dan manfaat lainnya untuk setiap karyawan.

15. Indeks Keanekaragaman dan Inklusi

Indeks keanekaragaman dan inklusi dapat mengukur sejauh mana perusahaan mendorong keberagaman dan inklusi di tempat kerja.

Contoh

Indeks keanekaragaman dan inklusi meningkat dari 75 menjadi 85 dalam setahun terakhir, yang menunjukkan upaya perusahaan dalam menciptakan tempat kerja yang lebih beragam dan inklusif.

Baca Juga: Culture Fit Test: Pengertian, Manfaat, dan Langkahnya

16. Jam Pelatihan Karyawan

Jam pelatihan karyawan menghitung jumlah total jam pelatihan yang diselesaikan oleh karyawan dalam periode tertentu.

Contoh

Pada kuartal lalu, karyawan berhasil menyelesaikan total 3.000 jam pelatihan yang mencakup pengembangan keterampilan, pelatihan kepatuhan, dan program kepemimpinan.

17. Waktu yang Dibutuhkan Karyawan Baru untuk Mencapai Kemampuan yang Diharapkan

Contoh KPI HR ini mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk mencapai tingkat keterampilan atau produktivitas yang diinginkan.

Contoh

Rata-rata karyawan baru mencapai tingkat kemampuan yang diharapkan adalah 3 bulan, yang membantu mereka beradaptasi dengan cepat dan menjadi anggota tim yang produktif.

18. Penilaian Kinerja Karyawan

Penilaian kinerja karyawan mengukur kinerja karyawan berdasarkan sistem penilaian yang telah ditentukan.

Contoh

Penilaian kinerja karyawan dilakukan setiap tahun, dan 85% karyawan mendapat penilaian “melebihi ekspektasi” pada siklus penilaian terbaru.

19. Jam Lembur

KPI jam lembur melacak jumlah jam tambahan yang dikerjakan karyawan di luar jam kerja biasa.

Contoh

Pada akhir tahun, karyawan bekerja rata-rata 10 jam lembur per minggu untuk memenuhi peningkatan permintaan dari pelanggan.

20. Biaya Turnover Karyawan

Biaya turnover karyawan mengukur dampak finansial dari karyawan yang keluar, termasuk biaya rekrutmen, pelatihan, dan hilangnya produktivitas.

Contoh

Biaya turnover karyawan untuk tahun ini diperkirakan mencapai Rp7.500.000.000, yang mencakup biaya rekrutmen, pelatihan, dan hilangnya produktivitas akibat turnover karyawan.

Baca Juga: Cara Menghitung Turnover Karyawan dan Tips Menguranginya

21. Tingkat Retensi Karyawan

Tingkat retensi karyawan mengukur seberapa baik perusahaan mempertahankan karyawan dalam periode waktu tertentu, biasanya dalam bentuk persentase.

Semakin tinggi tingkat retensi, semakin sedikit karyawan yang keluar, yang menunjukkan kepuasan dan stabilitas tenaga kerja.

Contoh

Tingkat retensi karyawan tahun lalu mencapai 92%, menunjukkan bahwa sebagian besar karyawan memilih untuk tetap bekerja bersama kami.

Hal tersebut mencerminkan komitmen perusahaan dalam menjaga kepuasan dan keterlibatan karyawan.

22. Kepuasan Karyawan

Mengukur kepuasan karyawan bertujuan untuk mengetahui seberapa puas karyawan dengan pekerjaan, lingkungan kerja, dan perusahaan secara keseluruhan.

Contoh

Dalam survei kepuasan karyawan terbaru, 78% karyawan menyatakan puas dengan pekerjaan mereka, meningkat 6% dibandingkan tahun lalu.

23. Keterlibatan Karyawan Berdasarkan Peran Pekerjaan

Keterlibatan karyawan berdasarkan peran pekerjaan mengukur tingkat keterlibatan karyawan berdasarkan jabatan atau departemen mereka.

Contoh

Analisis menunjukkan bahwa tim pemasaran memiliki tingkat keterlibatan tertinggi, dengan 74% anggota tim merasa sangat terlibat dalam pekerjaan mereka.

24. Tingkat Penyelesaian Pelatihan Karyawan

Tingkat penyelesaian pelatihan karyawan menghitung persentase karyawan yang berhasil menyelesaikan pelatihan yang diwajibkan.

Contoh

Tim berhasil mencapai tingkat penyelesaian pelatihan sebesar 95% untuk pelatihan keamanan icyber, yang menunjukkan kepatuhan tinggi terhadap pelatihan wajib.

25. Tingkat Keluar dalam 90 Hari

Tingkat keluar dalam 90 hari mengacu pada jumlah karyawan baru yang meninggalkan perusahaan dalam waktu tiga bulan.

Contoh KPI tim HR ini bertujuan untuk memastikan apakah perusahaan berhasil merekrut karyawan yang tepat.

Jika HR gagal melakukan hal ini, maka akan berdampak negatif yang terukur terhadap efektivitas organisasi.

Baca Juga: Rencana 30-60-90 Hari Onboarding: Arti, Struktur, dan Contohnya

Apa Saja Tips Terbaik dalam Menerapkan KPI Tim HR?

Setelah memahami berbagai contoh KPI untuk tim HR, berikut adalah beberapa tips penting yang perlu Anda lakukan untuk mengoptimalkannya:

1. Tentukan KPI berdasarkan tujuan organisasi

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, Anda perlu menetapkan KPI yang langsung berhubungan dengan tujuan strategis organisasi.

Misalnya, sebuah perusahaan yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas bisa melacak KPI seperti waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk mencapai tingkat kemampuan yang diharapkan.

2. Manfaatkan analitik karyawan dan dasbor KPI

Gunakan alat analitik seperti Excel atau kemampuan analitik dari sistem HRIS dari GajiHub untuk menghubungkan data-data SDM.

Data-data tersebut dapat berupa biaya perekrutan, kepuasan karyawan, dan informasi demografis untuk mendapatkan wawasan yang dapat diambil tindakan.

3. Memberdayakan tim HR

Berikan tim HR Anda alat, pelatihan, dan wewenang yang diperlukan agar mereka bisa secara efektif melacak, menganalisis, dan bertindak berdasarkan data KPI.

Hal ini termasuk investasi dalam platform analitik karyawan hingga mendorong pengambilan keputusan yang proaktif berdasarkan wawasan yang diperoleh.

Baca Juga: 12 Contoh KPI Karyawan dan Cara Mengukurnya

4. Dapatkan dukungan dari pimpinan eksekutif

Libatkan para pemimpin dalam organisasi untuk mendukung inisiatif HR dengan menunjukkan bagaimana upaya tersebut berkontribusi pada pencapaian tujuan bisnis utama dan peningkatan kinerja secara keseluruhan.

Pastikan para pemimpin memahami nilai pentingnya menyelaraskan strategi HR dengan hasil yang dapat diukur.

5. Lacak kinerja dari waktu ke waktu

Lakukan analisis terhadap kinerja Anda pada KPI dan metrik HR lainnya secara rutin untuk mengidentifikasi pola-pola yang muncul, dan menyesuaikan strategi Anda berdasarkan temuan tersebut.

Baca Juga: 11 KPI untuk Rekrutmen yang Wajib HR Pahami

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa KPI HR merupakan alat penting untuk mengukur keberhasilan strategi dan aktivitas departemen HR dalam mendukung tujuan organisasi.

Dengan KPI yang efektif, tim HR dapat memantau keterlibatan, kepuasan, dan produktivitas karyawan, sehingga menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik.

Contohnya, survei kepuasan karyawan, tingkat turnover, hingga biaya perekrutan memberikan gambaran jelas untuk mengambil keputusan strategis.

Penerapan KPI HR yang optimal memerluka kerjasama dengan pemimpin perusahaan, pemantauan kinerja secara berkelanjutan, hingga penggunaan sistem HRIS.

Dalam hal ini, Anda dapat memilih GajiHub sebagai sistem HRIS yang dilengkapi dengan berbagai fitur.

GajiHub dapat membantu Anda dalam melakukan performance management dengan memberikan 30 laporan performa karyawan.

Sebagai penilai, Anda juga dapat mengakses data tersebut kapan pun di mana pun, sehingga proses evaluasi menjadi lebih efisien.

Data evaluasi tersebut tentunya juga bisa menjadi dasar dari berbagai KPI yang telah ditetapkan sebelumnya.

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.