Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen

Saat resign dari suatu pekerjaan, mungkin Anda akan lebih berfokus pada pekerjaan baru atau pun langkah selanjutnya dibandingkan memikirkan tugas menyerahkan tanggung jawab kepada orang baru. Padahal, proses handover pekerjaan adalah salah satu hal penting yang perlu dilakukan untuk membantu karyawan baru, tim, dan kegiatan operasional berjalan lancar.

Bayangkan jika Anda harus memulai pekerjaan baru tanpa panduan apa pun dari pendahulu, tentunya Anda bingung harus memulai dari mana. Hal ini dapat membuat proses adaptasi karyawan baru menjadi lebih sulit.

Oleh karena itu, proses handover pekerjaan harus dilakukan secara terperindi dan terstruktur agar karyawan baru dapat lebih memahami pekerjaannya dan tidak mengganggu produktivitas tim.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu handover pekerjaan, manfaat, tahapan proses, dan dokumen-dokumen pentingnya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Handover Pekerjaan?

Handover pekerjaan adalah proses sistematis untuk memindahkan tugas, tanggung jawab, dan informasi penting dari satu individu atau tim ke individu atau tim lainnya.

Proses ini sangat penting dalam manajemen operasional karena memastikan kelancaran transisi, menghindari gangguan pada alur kerja, dan menjaga efisiensi.

Dalam hal ini, manajer operasional berperan besar untuk mengatur dan mengawasi handover, memastikan semua informasi krusial tersampaikan dengan jelas dan setiap tanggung jawab diterima dengan baik oleh pihak yang baru.

Apakah Perlu Melakukan Handover Pekerjaan?

Ya, perlu. Handover pekerjaan yang terstruktur adalah salah satu kunci untuk mempercepat proses onboarding karyawan baru, sehingga tidak menganggu kerja tim.

Berikut beberapa manfaat dari handover pekerjaan:

1. Membantu Karyawan Baru Beradaptasi Lebih Cepat

Proses handover yang baik membuat karyawan baru lebih mudah memahami tanggung jawabnya, sehingga mereka merasa lebih percaya diri dan nyaman dalam menjalankan tugas di posisi baru.

2. Mengurangi Gangguan pada Alur Kerja Tim

Dengan handover yang terstruktur, tim tidak perlu menghadapi penurunan produktivitas akibat ketidakpastian tugas yang seharusnya dijalankan oleh karyawan baru.

3. Menghindari Kehilangan Pengetahuan Penting (Intellectual Property)

Saat karyawan lama pergi, ada risiko pengetahuan dan pengalaman yang mereka miliki hilang.

Handover pekerjaan membantu mentransfer pengetahuan ini ke karyawan baru, meminimalkan kesalahan yang merugikan.

4. Meningkatkan Retensi dan Employee Engagement

Penelitian menunjukkan bahwa perusahaan yang memiliki proses handover formal 14% lebih mungkin mempertahankan karyawan dan 11% lebih mungkin meningkatkan keterlibatan mereka.

5. Melindungi Keamanan dan Data Perusahaan

Kurangnya proses handover pekerjaan adalah menjadi salah satu penyebab keamanan siber.

Data menunjukkan bahwa perusahaan dengan offboarding yang buruk dapat kehilangan hingga $300 juta dalam pendapatan tahunan akibat pelanggaran keamanan.

6. Meningkatkan Efisiensi dalam Perusahaan Kecil

Dalam perusahaan kecil, satu posisi sering mencakup lebih banyak tugas daripada yang tertera pada deskripsi pekerjaan awal.

Dalam hal ini, proses handover pekerjaan adalah hal penting yang perlu dilakukan untuk memastikan karyawan baru dapat menjalankan tanggung jawab ini tanpa kebingungan.

7. Memfasilitasi Transisi untuk Posisi-Penting

Untuk posisi strategis, selain dokumen tertulis, handover sebaiknya mencakup job shadowing.

Proses ini melibatkan karyawan baru dan lama bekerja bersama dalam waktu tertentu, sehingga transisi berjalan lebih lancar.

Apa Saja Elemen Penting yang Wajib Ada Dalam Dokumen Handover Pekerjaan?

Supaya proses handover pekerjaan berjalan lancar, Anda perlu melakukan proses dokumentasi yang mencakup elemen-elemen berikut:

1. Tugas dan Tanggung Jawab yang Jelas

Karyawan baru perlu mengetahui dengan jelas apa saja yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Ini mencakup:

Daftar tugas dan penjelasannya.
Keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
Panduan penggunaan alat, termasuk langkah-langkahnya.
Gambaran proyek atau strategi kerja.
Format hasil kerja yang diharapkan.
Target kinerja, evaluasi, dan KPI.
Tips, proses, dan pendekatan sebelumnya.
Masalah atau kendala yang mungkin muncul.
Peran atasan yang akan menjadi tempat pelaporan.
Informasi penting lainnya untuk menunjang pekerjaan.

Dokumentasi yang lengkap dan terstruktur akan memudahkan karyawan baru dalam menjalankan tugas tanpa kebingungan.

2. Laporan Progres Tugas yang Belum Selesai

Handover pekerjaan sering kali melibatkan tugas yang masih berjalan. Untuk itu, penting memberikan laporan status dan progres terkait tugas-tugas tersebut, seperti:

Daftar tugas yang belum selesai.
Status atau progres setiap tugas (misalnya, milestone yang tercapai atau yang masih perlu dikerjakan).
Informasi terkait hasil riset, temuan, dan pembelajaran sebelumnya.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan tugas.
Daftar anggota tim atau pihak terkait dalam tugas tersebut.
Masalah yang mungkin dihadapi.
Laporan ini membantu karyawan baru melanjutkan tugas tanpa kehilangan arah.

3. Timeline dan Deadline Proyek

Karyawan baru perlu mengetahui jadwal dan deadline pekerjaan, termasuk:

Timeline proyek, milestone, dan target penyelesaian.
Kalender perusahaan yang mencakup acara penting, rapat, atau deadline.

Menambahkan visualisasi seperti diagram alur atau kalender berwarna akan memudahkan pemahaman terhadap alur kerja dan prioritas.

4. Panduan Kerja dan Proses Operasional

Berikan panduan yang menjelaskan cara kerja secara detail, misalnya:

Standard Operating Procedures (SOP).
Materi pelatihan atau tutorial video.
Catatan pemeliharaan atau kebijakan keselamatan.

Untuk mempermudah pembelajaran, gunakan alat seperti perekam layar atau platform digital yang menyediakan panduan langkah demi langkah.

Upaya ini akan membantu karyawan baru memahami tugas tanpa memerlukan bimbingan langsung secara terus-menerus.

5. Informasi Pemangku Kepentingan

Dokumentasi harus mencantumkan dua pihak utama:

Pihak yang menyerahkan tugas (karyawan lama).
Pihak yang menerima tugas (karyawan baru).

Selain itu, cantumkan juga pihak-pihak lain yang terlibat, baik dari internal maupun eksternal, untuk memudahkan koordinasi dan akuntabilitas.

6. Akses dan Login

Pastikan karyawan baru mendapatkan akses penuh untuk memulai pekerjaan, termasuk:

Username dan password untuk akun kerja (email, media sosial, CRM, dll.).
Akses ke kode repositori atau data penting lainnya.
Login backend/CPanel.
Kunci akses atau izin sistem lainnya.

Berbagai akses di atas memastikan karyawan baru dapat langsung bekerja tanpa kendala teknis.

Bagaimana Cara Efektif Melakukan Handover Pekerjaan?

Ketika Anda resign, proses serah terima yang baik sangat penting untuk memastikan pekerjaan tetap berjalan lancar.

Berikut langkah-langkah yang bisa Anda lakukan agar transisi berjalan mulus:

1. Diskusikan Rencana Serah Terima dengan Manajer

Langkah pertama adalah berbicara dengan manajer untuk memahami apa yang diharapkan dari Anda selama proses serah terima.

Misalnya, Anda mungkin diminta menyiapkan dokumen formal atau membimbing pengganti Anda selama beberapa hari.

Pastikan Anda tahu fokus utama serah terima dan sejauh mana kontribusi Anda dibutuhkan.

2. Buat Draft Awal Dokumen Handover Pekerjaan

Mulailah dengan menyusun kerangka dokumen serah terima yang mencakup:

Tugas harian dan prioritas.
Penjelasan tentang peran yang akan diambil alih.
Daftar file penting yang akan diserahkan, seperti kontrak atau dokumen kerja.
Dokumen ini akan membantu Anda mencatat semua informasi penting yang perlu disampaikan.

3. Selesaikan Pekerjaan yang Belum Tuntas

Usahakan Anda telah menyelesaikan tugas yang hampir selesai sebelum hari terakhir Anda.

Hal ini akan memberikan kepuasan pribadi sekaligus membantu pengganti memulai dengan lebih mudah.

Jika ada milestone tertentu yang bisa Anda selesaikan, beri tahu manajer dan tim.

4. Komunikasikan dengan Rekan Kerja

Diskusikan handover pekerjaan ini dengan rekan kerja untuk mengetahui apakah ada hal penting yang harus Anda soroti.

Selain itu, beri tahu mereka tentang jadwal serah terima agar mereka bisa menyesuaikan pekerjaan mereka.

5. Tulis Dokumen Handover Pekerjaan Final

Susun dokumen serah terima final dengan detail lebih lengkap, seperti:

Jadwal tindakan atau tugas.
Masalah yang sedang berlangsung.
Kalender acara atau tenggat waktu.
Informasi login, kontak penting, dan panduan penggunaan file.

Diskusikan dokumen ini dengan manajer dan pastikan dokumen disampaikan ke pengganti sebelum hari pertamanya.

6. Serahkan Dokumen Secara Langsung

Saat menyerahkan dokumen penting, lakukan secara langsung.

Hal ini memungkinkan Anda menjelaskan detail kompleks dan memberikan konteks tambahan yang mungkin tidak tercantum di dokumen.

7. Bantu Pengganti Beradaptasi

Jika Anda masih berada di kantor saat pengganti mulai bekerja, luangkan waktu untuk membantu mereka memahami tanggung jawab mereka.

Tawarkan bantuan proaktif dan pastikan mereka merasa nyaman dalam mengajukan pertanyaan.

8. Adakan Pertemuan Akhir Handover Pekerjaan

Sebelum hari terakhir, adakan pertemuan final dengan pengganti untuk membahas pertanyaan atau masalah yang belum jelas.

Anda juga bisa mengundang manajer untuk memberikan masukan tambahan.

9. Berikan Dukungan Setelah Resign (Opsional)

Jika Anda ingin, berikan kontak Anda kepada pengganti untuk mengatasi masalah besar yang mungkin muncul setelah Anda pergi.

Ini dapat menjadi langkah tambahan yang menunjukkan dedikasi dan menjaga hubungan baik dengan perusahaan.

Dengan langkah-langkah ini, proses handover pekerjaan akan berjalan lancar, membantu pengganti beradaptasi, dan memastikan transisi tanpa hambatan.

Bagaimana Cara Membuat Dokumen Handover Pekerjaan?

Membuat dokumen handover yang baik adalah langkah penting untuk memastikan kelancaran alur kerja ketika tanggung jawab berpindah tangan.

Berikut adalah langkah-langkah sederhana yang dapat Anda ikuti:

1. Tentukan Tujuan dan Cakupan Dokumen

Pertama, identifikasi informasi apa yang perlu disampaikan, siapa penerimanya, dan apa tujuan dokumen ini. Pertimbangkan juga hal-hal seperti:

Apa tujuan proyek atau pekerjaan ini?
Apa saja informasi penting yang harus dicantumkan?
Kapan dokumen harus selesai?

Dengan memahami hal ini, Anda dapat memastikan dokumen handover relevan dan terarah sesuai kebutuhan audiens.

2. Pilih Format dan Atur Struktur Dokumen

Tentukan apakah dokumen handover akan berbentuk laporan tertulis atau presentasi. Pastikan isinya terstruktur dengan baik, misalnya:

Pendahuluan: Gambaran umum dokumen.
Ringkasan Proyek: Informasi singkat tentang proyek atau pekerjaan.
Tugas dan Tanggung Jawab: Daftar pekerjaan yang telah dan belum selesai.
Sumber Daya dan Kontak Penting: Informasi orang atau dokumen yang relevan.

Gunakan judul, subjudul, dan poin-poin yang jelas agar dokumen mudah dibaca.

3. Daftarkan Tugas dan Tanggung Jawab

Cantumkan tugas-tugas penting yang telah diselesaikan maupun yang belum. Sertakan juga:

Ringkasan pekerjaan yang sedang berjalan.
Informasi kontak tim atau pihak terkait.
Masalah yang perlu ditangani atau tindak lanjut.

Hal ini membantu penerima dokumen memahami apa yang harus dilakukan selanjutnya.

4. Kumpulkan Semua Informasi Relevan

Sertakan dokumen atau informasi yang mendukung, seperti:

Rencana proyek dengan cakupan dan jadwal kerja.
Catatan rapat yang mencatat poin penting.
Tenggat waktu pekerjaan.
Daftar kontak penting untuk keperluan komunikasi.

Dengan dokumen pendukung ini, penerima akan mendapatkan gambaran lengkap.

5. Tulis Dokumen dengan Jelas

Gunakan bahasa yang sederhana dan langsung ke poin agar mudah dimengerti. Sertakan informasi latar belakang yang relevan untuk membantu pembaca memahami isi dokumen.

6. Tinjau dan Perbaiki

Periksa kembali dokumen untuk memastikan tidak ada informasi yang terlewat. Pastikan dokumen lengkap, akurat, dan bebas dari kesalahan. Dengan begitu, dokumen lebih dapat diandalkan.

7. Bagikan Dokumen dengan Tepat

Saat membagikan dokumen, berikan gambaran singkat tentang isinya agar penerima paham tujuan dokumen tersebut.

Jangan lupa mencantumkan informasi kontak penting untuk memudahkan komunikasi.

8. Lakukan Tindak Lanjut

Setelah dokumen dibagikan, tindak lanjuti dengan pihak-pihak terkait untuk memastikan mereka memahami tanggung jawab masing-masing.

Hal ini membantu memastikan proses handover berjalan lancar tanpa kendala.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, dokumen handover Anda akan lebih efektif dalam mendukung transfer tanggung jawab dan menjaga kelancaran kerja.

Bagaimana Contoh Dokumen Handover Pekerjaan?

Berikut contoh dokumen handover pekerjaan yang bisa Anda jadikan referensi:

Pendahuluan

Dokumen ini disusun untuk memastikan kelancaran proses transisi tanggung jawab pada proyek “Implementasi Sistem Manajemen SDM”.

Dokumen ini memuat informasi penting terkait status proyek, tugas yang belum selesai, sumber daya yang diperlukan, serta kontak penting yang dapat dihubungi selama masa transisi.

Ringkasan Proyek

Proyek ini bertujuan untuk mengimplementasikan sistem manajemen SDM yang mencakup pengelolaan data karyawan, absensi, dan penilaian kinerja. Tahapan utama meliputi:

Analisis kebutuhan (selesai).
Pengembangan perangkat lunak (80% selesai).
Pelatihan pengguna (dalam proses).
Implementasi akhir (jadwal: 30 Januari 2024).

Rincian Tugas

Tugas yang Telah Diselesaikan:

Analisis kebutuhan pengguna.
Penyusunan rencana proyek.
Instalasi perangkat lunak dasar.

Tugas yang Sedang Berjalan:

Pengembangan modul penilaian kinerja (target selesai: 15 Januari 2024).
Pelatihan tim HR (50% selesai, sesi terakhir pada 25 Januari 2024).

Tugas yang Belum Dimulai:

Pengujian akhir sistem.
Peluncuran resmi sistem ke seluruh perusahaan.

Daftar Sumber Daya

Dokumen Terkait:

Rencana Proyek “Implementasi Sistem Manajemen SDM”.
Catatan Rapat Progres Proyek (terlampir).

Peralatan:

Server utama (IP: 192.168.1.10).
Perangkat lunak: versi terbaru aplikasi “HRMaster”.

Informasi Kontak

Project Manager

Nama: Budi Santoso
Email: [email protected]
Telepon: 0812-3456-7890

Tim Teknologi Informasi:

Nama: Dini Lestari
Email: [email protected]
Telepon: 0813-9876-5432

Penyedia Perangkat Lunak:

Nama: PT Solusi Digital
Email: [email protected]
Telepon: 021-555-6789

Jadwal Tenggat Waktu Penting

Selesai pengembangan modul: 15 Januari 2024.
Selesai pelatihan pengguna: 25 Januari 2024.
Uji coba akhir: 28 Januari 2024.
Peluncuran resmi: 30 Januari 2024.

Catatan Akhir

Pastikan semua pihak yang terkait memahami isi dokumen ini dan menghubungi kontak yang tersedia jika diperlukan.

Untuk pertanyaan atau penyesuaian lebih lanjut, silakan lakukan koordinasi dengan Manajer Proyek.

Dokumen ini akan diperbarui sesuai kebutuhan hingga tanggal peluncuran sistem. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

DOWNLOAD CONTOH DOKUMEN HANDOVER

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa proses handover pekerjaan adalah langkah penting dalam transisi tanggung jawab untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan.

Handover pekerjaan melibatkan pemindahan tugas, tanggung jawab, dan informasi penting dari karyawan lama ke karyawan secara terstruktur.

Proses ini membantu karyawan baru memahami tugas mereka, mempercepat adaptasi, dan mencegah gangguan pada produktivitas tim.

Beberapa elemen penting dalam handover pekerjaan adalah dokumen yang menjelaskan tugas dan tanggung jawab, laporan progres tugas yang belum selesai, timeline proyek, panduan kerja, informasi pemangku kepentingan, hingga akses dan login sistem.

Semua ini dirancang untuk mempermudah karyawan baru melanjutkan pekerjaan tanpa kebingungan dan mengurangi risiko kehilangan pengetahuan penting.

Selain menggunakan dokumen handover pekerjaan, perusahaan dapat menggunakan sistem HRIS dari GajiHub untuk memudahkan proses offboarding ketika ada karyawan yang resign.

Melalui software ini, perusahaan dapat lebih mudah dalam menghitung pesangon, pembayaran kompensasi, dan tunjangan kepada karyawan yang resign.

Dengan demikian, tim HR dapat lebih fokus pada karyawan baru yang membutuhkan pendampingan dalam proses onboarding.

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.