Karyawan merupakan aset terpenting dalam kesuksesan sebuah perusahaan. Dengan kata lain, saat mereka merasa terlibat, tim akan menjadi lebih solid, penuh kerjasama, termotivasi, dan produktif. Nah, salah satu hal yang bisa Anda lakukan untuk mengoptimalkannya adalah dengan melakukan employee engagement survey.
Melalui survei tersebut, Anda dapat mengukur keterlibatan karyawan dan mengidentifikasi berbagai hubungan dan relevansinya dengan tujuan organisasi.
Employee engagement membantu Anda memahami kepuasan kerja, kesejahteraan, dan kesehatan tempat kerja secara keseluruhan melalui feedback yang diberikan oleh karyawan.
Dengan demikian, Anda dapat mengetahui apa yang sudah berjalan dengan baik dan apa yang perlu diperbaiki.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu employee engagement survey, manfaat, contoh pertanyaan, dan tips terbaiknya.
Apa yang Dimaksud dengan Employee Engagement Survey?
Employee engagement survey adalah kuesioner yang dirancang dalam berbagai format untuk mengukur tingkat employee engagement (keterlibatan karyawan), menemukan hambatan dalam inisiatif keterlibatan yang ada, serta mengevaluasi efektivitas program tersebut.
Keterlibatan karyawan sangat penting bagi perusahaan karena menjadi indikator produktivitas, retensi, dan kebahagiaan tim secara keseluruhan.
Namun, sering kali perusahaan baru menyadari rendahnya keterlibatan ketika masalah sudah berkembang, yang akhirnya membutuhkan biaya besar untuk mengatasinya.
Itulah mengapa employee engagement survey dapat menjadi solusi untuk mencegah hal ini.
Format survei ini bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan atau departemen. Misalnya, tim kecil bisa menggunakan survei singkat (pulse survey) secara rutin, dibandingkan dengan kuesioner panjang yang menghasilkan data lebih mendalam.
Anda juga bisa melakukan survei internal sederhana untuk menilai efektivitas inisiatif tertentu, menggunakan hasilnya untuk perbaikan tanpa harus membagikannya ke seluruh tim.
Sebaliknya, survei eksternal biasanya digunakan untuk mengukur tingkat keterlibatan organisasi secara keseluruhan dan memberi informasi kepada karyawan tentang kondisi tempat kerja.
Baca Juga: Cara Mengukur Employee Engagement dan Metrik Pentingnya
Apakah Perusaahaan Perlu Melakukan Employee Engagement Survey?
Ya, perlu. Meskipun survei ini mungkin terlihat rumit dan emmakan waktu, namun employee engagement survei menawarkan manfaat penting bagi perusahaan, yaitu:
1. Mengukur keterlibatan karyawan yang sulit terlihat
Survei ini membantu mengidentifikasi tanda-tanda keterlibatan rendah, baik pada tim maupun manajer tertentu, sehingga perusahaan dapat mencegah turnover karyawan sebelum terlambat.
2. Fleksibel dan dapat disesuaikan
Survei ini bisa dirancang sesuai kebutuhan perusahaan. Misalnya, jika ada perubahan besar dalam organisasi, survei dapat membantu mengetahui bagaimana perubahan tersebut memengaruhi karyawan.
3. Meningkatkan kesadaran karyawan terhadap perusahaan
Survei ini tidak hanya mengumpulkan feedback, tetapi juga meningkatkan kesadaran karyawan terhadap aspek tertentu di tempat kerja.
Hal ini mendorong mereka untuk lebih memperhatikan dan mempertimbangkan tindakan atau respon mereka.
Baca Juga: Employer Branding: Pengertian, Tujuan dan Cara Meningkatkannya
Bagaimana Cara Melakukan Employee Engagement Survey?
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat dan melaksanakan employee engagement survey secara efektif:
1. Identifikasi Kelompok Karyawan yang Tepat
Mulailah dengan memilih kelompok karyawan yang mewakili berbagai departemen, level, dan lokasi.
Libatkan karyawan dari posisi terendah hingga pemimpin tim. Kelompok ini akan menjadi dasar untuk membandingkan hasil survei berikutnya, sehingga Anda dapat melihat apakah keterlibatan meningkat atau menurun.
Untuk perusahaan besar dengan banyak lokasi, survei yang lebih spesifik bisa lebih efektif.
Misalnya, jika ada tanda-tanda keterlibatan rendah di Lokasi A, lakukan survei khusus di lokasi atau departemen tersebut untuk menemukan akar masalahnya.
2. Tentukan Tujuan Survei
Kesalahan umum adalah mencoba menangkap semua aspek keterlibatan dalam satu survei. Ingat, satu survei tidak dapat memberikan gambaran lengkap.
Lebih baik mulai dengan hipotesis, misalnya: “X% karyawan berisiko keluar karena faktor Y (seperti kurangnya fleksibilitas kerja).”
Buatlah pertanyaan survei yang bisa membuktikan atau menolak hipotesis tersebut. Pendekatan ini akan membuat survei lebih fokus pada hasil dan mempermudah langkah selanjutnya.
Baca Juga: Download Survei Onboarding, Arti, Manfaat, dan Tips Optimalisasi
3. Dapatkan Dukungan dan Investasi Teknologi
Survei manual kurang efektif di era digital. Selain memakan waktu, hasilnya bisa jadi sudah tidak relevan saat selesai dianalisis.
Dengan tujuan yang jelas, Anda bisa meminta dukungan dari manajemen senior atau pimpinan perusahaan untuk berinvestasi pada platform survei.
Dengan dukungan ini, Anda dapat memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
4. Rancang Survei Bersama Vendor
Tahap desain adalah bagian terpenting dari proses ini. Di sini, Anda akan menentukan durasi survei, menyusun pertanyaan, dan menyelesaikan kuesioner.
Survei idealnya tidak lebih dari 15 menit – 6 hingga 10 menit adalah durasi yang lebih baik.
Vendor survei akan membantu menyusun berbagai jenis pertanyaan, seperti:
Pertanyaan Kuantitatif
“Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan tempat kerja ini kepada teman atau keluarga? Beri nilai dari 1 (sangat kecil) hingga 10 (sangat besar).”
Pertanyaan Pilihan
“Apa yang paling membuat Anda semangat bekerja? a) Pantry gratis, b) Jam kerja fleksibel, c) Aktivitas seru setiap Jumat.”
Pertanyaan Terbuka
“Menurut Anda, apa kekuatan terbesar perusahaan ini?”
Pastikan vendor yang Anda pilih menawarkan kombinasi kuesioner yang sudah tersedia dan opsi untuk menyesuaikannya sesuai kebutuhan perusahaan.
5. Jalankan Survei dan Tindak Lanjuti
Survei tidak akan bermanfaat tanpa tindakan nyata. Jika hasil survei hanya disimpan tanpa ditindaklanjuti, karyawan akan merasa diabaikan, dan keinginan mereka untuk berpartisipasi di survei berikutnya akan menurun.
Langkah pertama yang mudah dilakukan adalah membagikan hasil survei kepada karyawan.
Anda dapat menggunakan format visual yang menarik, seperti grafik atau infografis, yang dapat dibagikan melalui blog, buletin, atau materi cetak.
Selain itu, manfaatkan analitik prediktif untuk mengubah data survei menjadi keputusan HR yang konkret, sehingga hasil survei dapat langsung berdampak pada peningkatan keterlibatan karyawan.
Baca Juga: 20 Pertanyaan untuk Employee Happiness Survey dan Manfaatnya
Apa Saja Jenis-Jenis Pertanyaan dalam Employee Engagement Survey?
Berikut adalah beberapa jenis pertanyaan yang bisa digunakan dan hal-hal yang perlu dipertimbangkan:
1. Pertanyaan Terbuka
Pertanyaan ini memungkinkan karyawan menjawab dengan bebas, memberikan masukan yang lebih detail.
Cocok untuk menggali masalah atau mendapatkan ide spesifik. Namun, jawabannya butuh waktu lebih lama untuk dianalisis.
Kelebihan: Mendapatkan masukan yang mendalam dan detail.
Kekurangan: Sulit dan memakan waktu untuk dianalisis; bisa menghasilkan jawaban yang tidak relevan.
2. Pertanyaan Tertutup
Pertanyaan ini memiliki pilihan jawaban seperti “ya/tidak” atau pilihan ganda. Cocok untuk mendapatkan data yang mudah diukur, tapi kurang menggali pendapat secara mendalam.
Kelebihan: Mudah dipahami dan dianalisis; data lebih terstruktur.
Kekurangan: Tidak bisa menangkap pendapat atau perasaan yang lebih kompleks.
3. Pertanyaan Skala Penilaian
Responden diminta memberikan nilai pada skala tertentu, misalnya dari 1 sampai 5.
Jenis pertanyaan ini berguna untuk mengukur tingkat kepuasan atau perasaan karyawan dan membandingkan data.
Kelebihan: Mudah dijawab dan membantu membandingkan hasil.
Kekurangan: Tidak menjelaskan alasan di balik jawaban; desain skala bisa memengaruhi hasil.
Baca Juga: Skip Level Meeting: Cara Melaksanakan, dan Contoh Pertanyaan
4. Pertanyaan Peringkat
Responden diminta memberi urutan prioritas atau preferensi. Cocok untuk mengetahui apa yang paling penting bagi karyawan. Namun, terlalu banyak pilihan bisa membingungkan.
Kelebihan: Membantu memahami prioritas karyawan.
Kekurangan: Sulit jika pilihannya terlalu banyak; bisa membuat responden lelah.
5. Pertanyaan Demografi
Pertanyaan ini mengumpulkan data seperti usia, departemen, atau masa kerja.
Berguna untuk menganalisis tren berdasarkan kelompok tertentu, tetapi harus digunakan hati-hati agar tidak membuat responden merasa tidak nyaman.
Kelebihan: Memberikan konteks tambahan untuk analisis data.
Kekurangan: Jika terlalu pribadi, bisa membuat responden enggan menjawab.
Dengan menggunakan jenis pertanyaan yang tepat, survei Anda bisa memberikan hasil yang lebih bermakna dan membantu memahami kebutuhan karyawan secara mendalam.
Baca Juga: Feedforward Control, Apa Bedanya dengan Feedback?
Apa Saja Contoh Pertanyaan Employee Engagement Survey?
Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan yang bisa Anda sertakan dalam employee engagement:
Kepuasan Kerja dan Kejelasan Peran
- “Seberapa paham Anda dengan tanggung jawab pekerjaan Anda?” (Skala 1-5, di mana 5 berarti sangat paham)
- “Apakah pekerjaan Anda mendukung tujuan pribadi Anda?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
- “Seberapa puas Anda dengan peran dan tanggung jawab Anda saat ini?” (Skala 1-5, di mana 5 berarti sangat puas)
- “Apakah ada jalur karier yang jelas di posisi Anda?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
- “Seberapa sering Anda mendapatkan feedback untuk meningkatkan kinerja?” (Pilihan: Selalu, Sering, Kadang-kadang, Jarang, Tidak Pernah)
Lingkungan Kerja dan Budaya
6. “Bagaimana Anda menilai lingkungan kerja di perusahaan ini?” (Skala 1-5, di mana 5 berarti sangat baik)
7. “Apakah budaya kerja perusahaan mendukung keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
8. “Seberapa nyaman Anda menyampaikan ide atau pendapat di tempat kerja?” (Skala 1-5, di mana 5 berarti sangat nyaman)
9. “Apakah nilai-nilai perusahaan sesuai dengan nilai pribadi Anda?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
10. “Seberapa baik perusahaan menangani keragaman dan inklusi?” (Skala 1-5, di mana 5 berarti sangat baik)
Baca Juga: Culture Fit Test: Pengertian, Manfaat, dan Langkahnya
Kepemimpinan dan Manajemen
11. “Seberapa jelas manajer Anda menyampaikan ekspektasi kerja?” (Skala 1-5, di mana 5 berarti sangat jelas)
12. “Apakah Anda merasa kepemimpinan perusahaan transparan dan jujur?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
13. “Seberapa mudah Anda mengakses atau berkomunikasi dengan pimpinan perusahaan?” (Skala 1-5, di mana 5 berarti sangat mudah)
14. “Apakah pimpinan perusahaan mendukung pengembangan profesional Anda?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
15. “Bagaimana Anda menilai dukungan yang diberikan oleh manajemen?” (Skala 1-5, di mana 5 berarti sangat baik)
Baca Juga: Pengembangan Kepemimpinan: Manfaat, Jenis, dan Langkahnya
Pertumbuhan Pribadi dan Pengembangan Karier
16. “Apakah Anda puas dengan peluang pengembangan karier yang tersedia di perusahaan?” (Skala 1-5, di mana 5 berarti sangat puas)
17. “Apakah Anda memiliki akses ke sumber daya yang mendukung pertumbuhan karier?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
18. “Seberapa sering Anda mendapatkan feedback konstruktif terkait kinerja Anda?” (Pilihan: Selalu, Sering, Kadang-kadang, Jarang, Tidak Pernah)
19. “Apakah Anda melihat masa depan karier jangka panjang di perusahaan ini?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
20. “Apakah peluang mentorship atau coaching tersedia untuk Anda?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
Baca Juga: Jenjang Karir: Arti, Manfaat, Cara Membangun, dan Contohnya
Hubungan dengan Rekan Kerja dan Dinamika Tim
21. “Bagaimana Anda menilai kolaborasi dalam tim Anda?” (Skala 1-5, di mana 5 berarti sangat baik)
22. “Apakah tim Anda mampu berkomunikasi dan menyelesaikan konflik dengan baik?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
23. “Seberapa mendukung rekan kerja Anda dalam mencapai tujuan bersama?” (Skala 1-5, di mana 5 berarti sangat mendukung)
24. “Apakah Anda merasa menjadi bagian dari tim di tempat kerja?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
25. “Apakah peran dan tanggung jawab tim Anda jelas dan mudah dipahami?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
Baca Juga: 13 Cara Meningkatkan Partisipasi Tim dalam Meeting
Pengakuan/ Penghargaan
26. “Apakah Anda merasa dihargai atas kontribusi Anda di perusahaan?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
27. “Seberapa sering Anda mendapatkan pengakuan dari rekan kerja atau atasan?” (Pilihan: Selalu, Sering, Kadang-kadang, Jarang, Tidak Pernah)
28. “Apakah perusahaan memiliki cara yang bermakna untuk mengapresiasi pencapaian karyawan?” (Skala 1-5, di mana 5 berarti sangat bermakna)
29. “Menurut Anda, bagaimana cara terbaik untuk meningkatkan sistem apresiasi di perusahaan?” (Pertanyaan terbuka)
30. “Apakah pengakuan yang Anda terima sesuai dengan kinerja Anda?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
Baca Juga: Pentingnya Employee Recognition, Hingga Tips Melakukannya
Manfaat dan Kompensasi
31. “Seberapa puas Anda dengan paket gaji dan tunjangan Anda saat ini?” (Skala 1-5, di mana 5 berarti sangat puas)
32. “Apakah Anda merasa gaji Anda kompetitif dibandingkan dengan standar industri?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
33. “Seberapa baik tunjangan perusahaan memenuhi kebutuhan pribadi dan keluarga Anda?” (Skala 1-5, di mana 5 berarti sangat baik)
34. “Apakah sistem gaji dan tunjangan disampaikan dengan jelas dan transparan?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
35. “Apakah Anda merasa ada peluang untuk meningkatkan pendapatan di peran Anda saat ini?” (Ya/Tidak, dengan opsi menjelaskan lebih lanjut)
Baca Juga: Compensation Benchmarking: Panduan Lengkap untuk HR
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami employee engagement survey merupakan alat yang dirancang untuk mengukur tingkat keterlibatan karyawan, menemukan hambatan, dan mengevaluasi efektivitas program perusahaan.
Survei ini penting untuk meningkatkan produktivitas, retensi, dan kepuasan kerja karyawan.
Melalui survei, perusahaan dapat memahami apa yang perlu ditingkatkan dan mencegah masalah besar seperti rendahnya keterlibatan atau turnover yang memakan biaya besar.
Pertanyaan dalam survei ini dapat berupa pertanyaan terbuka, tertutup, skala penilaian, hingga peringkat, yang semuanya dirancang untuk menghasilkan data yang relevan dan actionable.
Dengan employee engagement yang dirancang secara efektif, perusahaan dapat menganalisis dan memperbaiki aspek kerja seperti kepemimpinan, budaya, pertumbuhan karier, dan hubungan antar karyawan.
Hasil survei juga mendorong perusahaan untuk mengambil langkah konkret yang meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan secara keseluruhan.
Untuk mendukung pelaksanaan survei, perusahaan juga dapat mempertimbangkaan penggunaan sistem HRIS dari GajiHub.
Melalui sistem ini, tim HR dan manajer dapat dengan mudah melakukan performance management dengan 30 laporan performa karyawan.
Setiap penilai juga dapat mengakses laporan tersebut di mana pun dan kapan pun, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan secara tepat dan efektif.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Penilaian Objektif dan Subjektif, Apa Bedanya? - 23 December 2024
- Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen - 23 December 2024
- Steward Adalah: Jenis, Tugas, Skill Penting, dan Kisaran Gajinya - 20 December 2024