Manajemen penggajian menjadi bagian yang sangat penting bagi sebuah bisnis.
Manajemen penggajian ini mencakup penghitungan, pemrosesan, dan pendistribusian gaji, upah, bonus, dan potongan secara akurat dan tepat waktu.
Selain itu, manajemen penggajian juga mencakup memastikan kepatuhan terhadap peraturan pajak, undang-undang ketenagakerjaan, dan persyaratan hukum terkait lainnya untuk menghindari penalti dan masalah hukum.
Para profesional SDM yang ditugaskan dalam manajemen penggajian bertanggung jawab untuk menyimpan catatan yang akurat tentang penghasilan, potongan, dan jam kerja karyawan.
Mereka juga harus selalu mengikuti perkembangan perubahan tarif pajak, peraturan pemerintah, dan prosedur pemrosesan penggajian untuk memastikan pemrosesan penggajian yang akurat dan sesuai.
Ada banyak pilihan untuk melakukan manajemen penggajian, mulai dari manual hingga penggajian otomatis.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai manajemen penggajian. Untuk lebih lengkapnya, Anda dapat menyimak di bawah ini:
Apa Pengertian dari Manajemen Penggajian?
Manajemen penggajian atau yang dikenal juga dengan payroll management merupakan proses yang dilakukan untuk menghitung gaji, memperhitungkan potongan, memastikan pembayaran tepat waktu, mematuhi kewajiban pajak, dan mengelola catatan penggajian.
Tim SDM menggunakan sistem manajemen penggajian untuk menyimpan catatan yang akurat, membuat kalender penggajian, mengamankan data penggajian, dan mengimplementasikan KPI, serta memastikan pengelolaan yang tepat dari seluruh proses penggajian.
Baca Juga: 13 Tantangan Sistem Gaji Perusahaan Manufaktur dan Solusinya
Mengapa Manajemen Penggajian Itu Penting bagi Bisnis?
Bagi sebuah bisnis, penggajian merupakan hal yang wajib dilakukan untuk memberikan imbalan atas pekerjaan yang dilakukan karyawan.
Gaji merupakan hak karyawan yang wajib diberikan perusahaan dan pengelolaan penggajian dilakukan untuk memastikan karyawan bisa mendapatkan haknya dengan baik.
Tim HR bertugas untuk mengelola penggajian karyawan, menghitung pajak, mentransfer gaji ke rekening bank, dan mengelola dokumen yang berhubungan dengan informais data karyawan.
Ini semua merupakan hal yang penting dan sangat krusial, dimana tim HR harus bisa meminimalisir kesalahan dan kegagalan.
Kegagalan mengelola penggajian secara efektif akan meningkatkan risiko keterlambatan pembayaran atau jumlah yang salah.
Ada berbagai pilihan untuk mengelola penggajian karyawan, mulai dari cara manual hingga otomatisasi dengan perangkat lunak penggajian.
Baik mengelolanya secara manual atau dengan bantuan software penggajian, semuanya dilakukan dengan tujuan yang sama yakni memastikan karyawan mendapatkan gaji yang layak untuk mendukung kesejahteraan hidup mereka.
Baca Juga: Pembukuan Gaji Karyawan: Cara Membuat, dan Contohnya
Apa Saja Jenis-Jenis Manajemen Penggajian?
Ada beberapa pilihan manajemen penggajian yang dapat Anda gunakan untuk bisnis Anda:
1. Manajemen Penggajian Manual
Manajemen penggajian manual melibatkan penghitungan gaji, pemotongan pajak, dan pendistribusian gaji menggunakan pencatatan di atas kertas atau melalui spreadsheet.
Banyak bisnis, terutama yang lebih kecil, memilih pemrosesan manual untuk menghemat biaya karena membutuhkan investasi teknologi minimal dan lebih cepat untuk diterapkan.
Kasus penggunaan:
Jika Anda menjalankan startup atau mengelola tim yang sangat kecil (kurang dari 20 orang), Anda mungkin lebih memilih pemrosesan manual untuk mempertahankan kontrol dan pengawasan langsung atas seluruh proses penggajian Anda.
Apa yang harus dipertimbangkan?
Manajemen penggajian membutuhkan pencatatan yang teliti dan kepatuhan yang ketat terhadap peraturan.
Menggunakan sistem pemrosesan manual untuk melakukan hal ini dapat menjadi rumit dan memakan waktu.
Anda dapat memilih metode ini di awal bisnis Anda untuk mengurangi biaya perangkat lunak dan secara langsung mengawasi penggajian.
Namun, seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda atau dengan berkembangnya peraturan perpajakan, kekurangan dari metode ini mungkin akan mulai lebih besar daripada manfaatnya.
Meskipun pada awalnya menghemat biaya perangkat lunak, kekurangannya-seperti rentan terhadap kesalahan, tidak sesuai dengan bisnis Anda, dan membutuhkan waktu yang lama untuk menghitung gaji dan pajak-pada akhirnya bisa lebih besar daripada manfaatnya.
Berapa biayanya?
Meskipun pemrosesan manual tidak memerlukan biaya awal yang tinggi, proses ini membutuhkan banyak waktu, meningkatkan risiko kesalahan, dan dapat menyebabkan denda atau penalti yang mahal.
Baca juga: 8 Tips Manajemen Penggajian untuk Semua Bisnis
2. All in One System
Sistem all-in-one menawarkan solusi yang mulus dan kuat dengan mengintegrasikan perangkat lunak SDM dan manajemen penggajian ke dalam satu platform.
Tidak seperti opsi manajemen penggajian lainnya yang membutuhkan perangkat lunak penggajian terpisah, platform komprehensif ini mencakup semua yang Anda butuhkan dalam sistem HR Anda.
Sistem all-in-one menghubungkan setiap aspek dari proses penggajian dan HR Anda, menyediakan pendekatan terpadu yang menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan.
Sistem ini dapat memberikan pembaruan secara real-time dan mengotomatiskan pekerjaan manual, mengurangi kemungkinan kesalahan, menghemat waktu, dan memastikan pembayaran tepat waktu.
Anda dapat menggunakan solusi all-in-one untuk mengelola berbagai tarif pembayaran, menavigasi berbagai yurisdiksi pajak, dan membuat laporan terperinci untuk tujuan kepatuhan.
Anda juga dapat mengelola kebutuhan SDM lainnya, mulai dari perekrutan dan kompensasi hingga manajemen kinerja.
Kasus penggunaan:
Sistem all-in-one mendukung bisnis dengan tenaga kerja yang besar, kompleks, dan global, serta bisnis yang lebih kecil yang ingin berkembang.
Sistem ini cocok untuk perusahaan yang ingin merampingkan operasi, mengurangi beban administratif, dan memastikan kepatuhan di berbagai wilayah dan persyaratan pajak.
Yang perlu dipertimbangkan:
Sistem all-in-one memberdayakan tim keuangan dan SDM Anda untuk mengelola tugas-tugas penggajian dengan percaya diri tanpa bergantung pada spesialis penggajian khusus (meskipun pengalaman penggajian masih bisa bermanfaat).
Sistem all-in-one mencakup semua fungsi SDM dan penggajian yang penting dan meningkatkan efisiensi bisnis Anda secara keseluruhan, sehingga menjadikannya pilihan ideal untuk pemrosesan penggajian yang andal.
Berapa biayanya?
Sistem all-in-one biasanya melibatkan biaya langganan bulanan berdasarkan jumlah anggota tim atau pengguna.
Baca Juga: 10 Tantangan Sistem Gaji di Perusahaan Retail dan Solusinya
3. Outsourching Payroll
Outsourcing payroll adalah ketika perusahaan menyerahkan proses penggajian ke perusahaan lain khusus penggajian.
Perusahaan ini mengelola hal-hal seperti menghitung gaji, potongan pajak, membuat slip gaji, dan menjaga kepatuhan terhadap undang-undang terbaru.
Kasus penggunaan:
Industri tertentu, seperti layanan kesehatan, keuangan, dan kontrak pemerintah, memiliki persyaratan peraturan yang ketat terkait rencana kompensasi anggota tim, tunjangan, dan kewajiban pajak.
Mengalihdayakan penggajian ke penyedia yang berpengalaman dalam menangani industri yang sangat patuh membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan khusus industri, mengurangi risiko kesalahan dan penalti.
Beberapa perusahaan memiliki struktur penggajian yang lebih kompleks.
Misalnya, Anda mungkin memiliki campuran anggota tim penuh waktu, karyawan paruh waktu, karyawan kontrak, dan pekerja lepas.
Mengalihdayakan ke profesional penggajian dapat menjadi langkah cerdas, menawarkan keahlian dan efisiensi yang membantu Anda tetap patuh dan menyederhanakan kompleksitas penggajian dari berbagai jenis pekerjaan, tingkat gaji yang berbeda-beda, dan persyaratan hukum.
Apa yang harus dipertimbangkan
Dengan mengalihdayakan penggajian Anda, Anda akan menyerahkan sebagian kendali atas proses penggajian.
Setelah Anda mengirimkan data Anda, Anda akan bergantung pada penyedia jasa untuk memproses penggajian secara akurat dan memenuhi semua tenggat waktu pajak.
Jika terjadi kesalahan atau keterlambatan, penyelesaiannya mungkin memerlukan koordinasi dan komunikasi dengan penyedia jasa.
Mengalihdayakan ke biro atau akuntan dapat mengharuskan Anda untuk bekerja secara langsung dengan manusia dan mentransfer data kepada mereka secara teratur.
Ini bisa berakhir dengan cara manual hingga mereka bekerja di luar kantor Anda atau Anda mengirimkan dokumen kertas fisik kepada mereka.
Berapa biayanya?
Kisaran biaya untuk outsourcing payroll bervariasi tergantung pada kompleksitas penggajian dan tingkat layanan yang dibutuhkan.
Biaya tambahan mungkin berlaku untuk layanan terkait penggajian tertentu, seperti pengajuan pajak akhir tahun, menangani tunjangan anggota tim, atau membuat laporan khusus.
Meskipun outsourcing penggajian mungkin akan menghemat uang Anda dalam jangka pendek, struktur biaya outsourcing sering kali mencakup biaya layanan yang sedang berlangsung, biaya tambahan, atau kenaikan harga dari waktu ke waktu yang pada akhirnya dapat lebih besar daripada biaya untuk melakukan penggajian secara internal.
4. Managed Payroll Service
Manager payroll service mirip dengan outsourcing biro atau akuntan.
Perbedaan utamanya adalah menyediakan antarmuka pengguna untuk mengunggah dan mengunduh file.
Sama seperti proses outsourcing pada umumnya, penyedia manajemen penggajian akan mengelola penggajian Anda.
Kasus penggunaan:
Jika Anda tidak mengharapkan perubahan besar dalam kompleksitas atau ukuran penggajian Anda, maka managed payroll service mungkin cocok untuk Anda.
Anda tidak perlu khawatir melakukan transfer manual, mengunggah file pensiun, atau mengirimkan slip gaji setiap bulan.
Apa yang harus dipertimbangkan
Meskipun layanan terkelola akan memberi Anda antarmuka, fungsionalitas intinya tetap sama dengan outsourcing ke biro atau akuntan.
Cara kerjanya mirip dengan Google Drive bersama yang memungkinkan Anda untuk mengunggah file Anda.
Berapa biayanya?
Beberapa penyedia layanan penggajian terkelola mengenakan biaya per orang.
Biaya ini biasanya mencakup layanan pemrosesan penggajian dasar, seperti menghitung gaji, potongan pajak, membuat slip gaji, dan memastikan kepatuhan.
Namun, layanan tambahan (pengajuan pajak akhir tahun, administrasi pensiun, atau pembuatan laporan khusus) dan implementasi satu kali dapat dikenakan biaya lebih mahal.
Baca Juga: Mengenal Prosedur Sistem Penggajian dan Cara Kerjanya
5. Employee of Record
Employee of Record (EOR) bertanggung jawab sebagai pemberi kerja resmi bagi anggota tim.
EOR akan menangani pemrosesan penggajian, administrasi tunjangan, dan undang-undang, bertindak sebagai perantara antara Anda dan anggota tim.
Kasus penggunaan:
EOR memungkinkan bisnis untuk mempekerjakan anggota tim jarak jauh di luar negeri tanpa harus memiliki kantor fisik di negara lain atau perlu membangun badan hukum di sana.
Jika Anda memiliki tim yang tersebar secara internasional, EOR mungkin merupakan pilihan yang paling logis.
Mereka akan menangani berbagai sistem pajak, konversi mata uang, dan persyaratan penggajian khusus negara.
Jika Anda memiliki tim yang tersebar, mungkin lebih masuk akal untuk menggunakan perangkat lunak penggajian untuk membayar sebagian besar tim Anda dengan tambahan EOR untuk mencakup tim di luar negeri.
Apa yang harus dipertimbangkan?
Bekerja dengan EOR membutuhkan kepatuhan terhadap tenggat waktu yang sangat ketat.
Tim penggajian harus mengonfirmasi setiap perubahan gaji di awal bulan karena perubahan ini mungkin baru berlaku pada bulan berikutnya.
Meskipun EOR terlihat dan terdengar seperti perangkat lunak, namun masih ada manusia yang bekerja di belakang layar.
Karena mereka tidak mungkin memiliki keahlian di setiap negara, mereka akan sering bermitra dengan biro di wilayah tertentu.
Berapa biayanya?
Layanan EOR biasanya melibatkan biaya layanan, yang akan bervariasi berdasarkan jumlah anggota tim yang Anda miliki atau tingkat dukungan yang diperlukan.
Biaya layanan bulanan bervariasi tergantung pada skala dan kompleksitas penggajian Anda.
6. Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) mengelola penggajian melalui modul-modul terintegrasi yang menangani berbagai tugas penggajian.
Sistem ini biasanya bergantung pada teknologi lama yang ada di lokasi, dan sering kali memerlukan input dan penyesuaian manual yang signifikan.
Anda akan bekerja dengan dasbor, tetapi manusia masih melakukan tugas administratif di suatu tempat.
Kasus penggunaan:
Jika Anda berada di organisasi besar dengan alur kerja yang kaku, perangkat lunak ERP lama mungkin cocok.
Platform ini seharusnya dapat disesuaikan dengan perangkat lunak dan proses yang sudah ada – namun mungkin tidak sefleksibel solusi manajemen penggajian lainnya.
Apa yang harus dipertimbangkan?
ERP umumnya tidak terlalu fokus pada teknologi.
Meskipun platform lama menyediakan dasbor dan beberapa otomatisasi, mereka tidak jauh berbeda dari outsourcing tradisional.
Ini berarti pengalaman Anda secara keseluruhan akan terasa lebih mirip dengan layanan terkelola daripada solusi teknologi.
Berapa biayanya?
Solusi ERP sangat bervariasi tergantung pada ukuran organisasi Anda dan fitur spesifik yang Anda perlukan.
Mulai dari opsi yang lebih terjangkau hingga solusi kelas atas yang membutuhkan kontrak jangka panjang.
Baca Juga: Pedoman Penggajian Sesuai Undang-Undang di Indonesia
7. Software Payroll
Software payroll atau perangkat lunak penggajian menjadi pilihan terbaik untuk manajemen penggajian bisnis Anda.
Software payroll akan membantu memudahkan pengelolaan penggajian bisnis Anda dengan fitur-fitur yang dimilikinya,
Kasus penggunaan:
Software payroll dapat digunakan untuk semua jenis bisnis, baik bisnis dengan skala kecil ataupun bisnis dengan skala yang lebih besar.
Software payroll ini cocok bagi Anda yang membutuhkan perangkat lunak terlengkap yang tidak hanya untuk pengelolaan penggajian, tetapi juga bisa digunakan untuk pengelolaan kehadiran karyawan, pengelolaan cuti dan izin, hingga layanan mandiri karyawan atau employee self service.
Apa yang harus dipertimbangkan?
Software payroll terbaik tidak hanya berfokus pada pengelolaan penggajian karyawan, tetapi juga dapat digunakan untuk pencatatan kehadiran karyawan, pencatatan shift karyawan, pencatatan izin dan cuti, dan lainnya.
Keseluruhan fitur-fitur di dalam tersebut akan terintegrasi dengan mudah, sehingga pengelolaan penggajian, kehadiran, pengajuan izin dan cuti, dapat dilakukan di aplikasi yang saling terhubung.
Berapa biayanya?
Software payroll memiliki biaya yang berbeda-beda antara satu penyedia dengan penyedia lainnya. Harga yang ditawarkan mulai dari Rp4.900/karyawan/bulan.
Baca Juga: 7 Cara Memilih Software Payroll Terbaik dan Rekomendasinya
Apa Saja Pertimbangan dalam Memilih Manajemen Penggajian Terbiak?
Setiap solusi di lanskap penggajian memiliki kelebihan dan kekurangan, jadi cobalah mengidentifikasi masalah yang paling mendesak sebelum mengambil keputusan.
Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut saat memilih manajemen penggajian terbaik:
1. Apakah Telah Sesuai Regulasi yang Ada?
Sebagian besar organisasi memprioritaskan kepercayaan diri dan ketenangan pikiran.
Ini karena kesalahan penggajian menghabiskan waktu, uang, dan reputasi.
Carilah solusi manajemen penggajian yang telah disesuaikan dengan regulasi yang ada, mengurangi risiko, dan memastikan anggota tim dibayar tepat waktu setiap saat.
2. Apakah Mudah Digunakan?
Penggajian mungkin penting dan sangat sensitif-tetapi ini bukan sesuatu yang kebanyakan orang ingin menghabiskan banyak waktu.
Sebagian besar solusi manajemen penggajian bersifat lambat, rawan kesalahan, dan kaku.
Tim penggajian sering menghabiskan waktu berminggu-minggu untuk memproses penggajian, menukar beberapa kali iterasi spreadsheet dan PDF, mengoreksi kesalahan, dan berpacu dengan tenggat waktu yang semakin dekat.
Saat memilih solusi penggajian, pertimbangkan kecepatan, kemudahan penggunaan, dan fleksibilitasnya sehingga Anda dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menjalankan penggajian secara drastis.
Baca Juga: Payroll Fraud: Pengertian, Tanda, dan Cara Mencegah
3. Apakah Anda Memerlukan Dukungan Ahli?
Beberapa solusi hadir dengan lebih banyak bantuan daripada yang lain.
Dukungan yang diberikan mulai dari menjawab pertanyaan penggajian dari anggota tim hingga menavigasi situasi penggajian yang lebih kompleks, membuat Anda tetap up to date dengan undang-undang, dan menjaga kepatuhan.
Anda mungkin ingin mempertimbangkan pengalaman penggajian pribadi Anda dan bantuan yang Anda perlukan dari penyedia layanan penggajian.
Apa pun tingkat pengalaman dan keahlian Anda dalam penggajian, Anda mungkin memerlukan solusi yang mendukung Anda, baik yang dapat dengan cepat menjawab pertanyaan tentang gaji anggota tim atau membantu Anda memperbaiki masalah kepatuhan yang besar.
Seberapa besar tim Anda? Apakah Anda berharap untuk meningkatkan skala?
Jika Anda memperkirakan bisnis Anda akan berkembang dalam waktu dekat, hal ini akan menyebabkan lebih banyak perubahan pada penggajian Anda.
Semakin manual proses manajemen penggajian Anda, semakin tinggi risiko kesalahan.
Jika bisnis Anda sedang berkembang, pilihlah solusi yang dapat berkembang bersama tim Anda.
4. Seberapa Kompleks Penggajian Anda?
Semakin banyak variabel dan aktivitas terpisah dalam penggajian Anda, semakin banyak fleksibilitas yang Anda perlukan.
Catat dengan cepat semua proses dan komponen penggajian Anda:
- Mengumpulkan data, membuat laporan, membuat dan membagikan slip gaji, tunjangan penggajian, bonus, dan banyak lagi.
- Ketika mengelola penggajian yang kompleks, temukan solusi yang mengotomatiskan beberapa proses ini.
5. Software Apa yang Sudah Anda Gunakan?
Jika tim Anda menggunakan HRIS atau perangkat lunak akuntansi, Anda mungkin mendapati diri Anda menduplikasi data secara manual di antara sistem.
Untuk menghindari kerumitan ini, carilah penyedia penggajian yang terintegrasi dengan baik dengan perangkat yang sudah ada.
Baca Juga: 10 Peran AI dalam Payroll untuk Bisnis Anda
Apa Rekomendasi Sistem Manajemen Penggajian Terbaik untuk Bisnis?
Untuk memudahkan manajemen penggajian di perusahaan Anda, menggunakan software payroll menjadi pilihan terbaik.
Software payroll merupakan teknologi terkini yang akan membuat pengelolaan penggajian Anda menjadi lebih modern dan semua proses dapat diotomatisasi.
GajiHub menjadi pilihan terbaik software payroll yang akan memudahkan manajemen penggajian perusahaan Anda.
GajiHub dilengkapi berbagai fitur yang akan mendukung kemudahan pengelolaan penggajian secara khusus dan pengelolaan karyawan secara umum.
Beberapa fitur yang dimiliki oleh GajiHub antara lain:
- Payroll
- Absensi
- HRIS
- PPh 21
- BPJS
- Akuntansi
- Employee Self Service
- Kelola cuti dan izin
- Analisa data
- Reimbursement
- Kasbon
- Live Tracking
- Integrasi fingerprint
Dengan semua fitur yang dimiliki GajiHub tersebut, Anda bisa mempermudah manajemen penggajian sekaligus permudah manajemen karyawan lainnya.
Baca Juga: 12 Fitur Software Payroll Ini Harus Ada, Apa Saja?
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai manajemen penggajian yang dapat Anda jadikan referensi untuk memudahkan pengelolaan penggajian di perusahaan Anda.
GajiHub menjadi pilihan terbaik yang akan memudahkan pengelolaan penggajian di perusahaan Anda.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Mentor Adalah: Ini Pengertian, Manfaat, dan Tips Suksesnya - 30 December 2024
- Klien Adalah: Ini Perbedaannya dengan Pelanggan - 30 December 2024
- Meeting Adalah: Pengertian, Manfaat dan Jenisnya - 30 December 2024