Manajemen Persediaan: Metode, Langkah Penting, dan Tipsnya

Manajemen persediaan merupakan komponen penting yang dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan dalam memenuhi permintaan pelanggan.

Dengan manajemen persediaan yang efektif, perusahaan dapat memastikan bahwa stok yang tersedia sesusai dengan kebutuhan juga terhindar dari situasi kehabisan stok yang berpotensi menurunkan kepuasan pelanggan.

Selain mengelola jumlah stok, proses ini juga melibatkan penentuan jenis barang, pemasanan ulang, dan perencanaan kebutuhan di masa depan.

Melalui strategi yang tepat, manajemen persediaan memungkinkan bisnis untuk bekerja lebih efisien dan dapat meningkatkan keuntungan.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu manajemen persediaan, manfaat, teknik, langkah, dan tipsnya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Persediaan?

Manajemen persediaan adalah proses yang membantu perusahaan menentukan jenis dan jumlah stok yang perlu dipesan serta waktu yang tepat untuk memesan.

Dengan manajemen persediaan, perusahaan bisa melacak pergerakan stok dari pembelian harga hingga penjualan, memahami tren, serta memastikan stok selalu cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Jika stok berkurang, sistem yang digunakan akan memberikan peringatan agar stok bisa segera ditambah.

Ukuran manajemen persediaan yang baik biasanya dilihat dari inventory turnover, yaitu seberapa sering stok terjual dalam suatu periode. Turnover yang lambat dapat menyebabkan adanya stok yang tidak terjual, atau “deadstock.”

Manajemen persediaan sangat penting bagi perusahaan karena dapat membantu menghindari kelebihan atau kekurangan stok.

Hal tersebut mengurangi risiko kekurangan barang dan menjaga catatan stok tetap akurat. Dengan demikian, perusahaan dapat memenuhi pesanan secara lancar dan meningkatkan keuntungan.

Bagaimana Manajemen Persediaan Memengaruhi Bisnis?

Setiap bisnis, baik yang bergerak di industri manufaktur, retail, atau pun yang lainnya sangat penting untuk mengelola persediaan stok.

Berikut pengaruh manajemen persediaan terhadap beberapa industri:

1. Industri Manufaktur

Di industri manufaktur, manajemen persediaan sangat penting untuk menjaga kelancaran proses produksi.

Menyediakan bahan dalam jumlah yang tepat di waktu dan tempat yang sesuai membantu memenuhi jadwal produksi dan mengurangi lead time.

Dengan manajemen persediaan yang baik, perusahaan dapat menghindari kelebihan persediaan yang hanya mengikat modal dan meningkatkan biaya penyimpanan.

Tingkat stok yang optimal dapat memperlancar arus kas, mengurangi downtime dalam proses produksi, dan meningkatkan produktivitas.

Data persediaan yang akurat juga memungkinkan perusahaan mengidentifikasi tren permintaan dan merencanakan kebutuhan produksi ke depannya.

2. Industri Ritel

Bagi sektor ritel, manajemen perediaan sangat memengaruhi kepuasan pelanggan dan profitabilitas.

Stok yang memadai memastikan pelanggan menemukan produk yang mereka cari, mengurangi risiko kehabisan barang yang bisa menyebabkan hilangnya penjualan dan kekecewaan pelanggan.

Sebaliknya, kelebihan stok dapat mengikat modal kerja dan meningkatkan kemungkinan barang menjadi usang.

Dengan manajemen stok yang efisien, pengecer dapat memastikan stok yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sambil mengurangi kelebihan stok dan biaya operasional.

Pelaporan secara real-time dan perkiraan permintaan membantu pengecer membuat keputusan berbasis data, memperbaiki pemenuhan pesanan, dan menjaga daya saing.

3. Industri Grosir

Sementara pada bisnis grosir, manajemen persediaan penting untuk memastikan pelanggan mendapatkan produk sesuai kebutuhan mereka.

Dengan memastikan jumlah stok yang optimal, bisnis dapat memenuhi permintaan dari pengecer, pemasok, dan pelanggan lainnya.

Dengan manajemen stok yang baik, bisnis grosir dapat mengurangi biaya penyimpanan, mempersingkat waktu tunggu, dan meningkatkan ketepatan pesanan.

Melalui pemantauan stok secara real-time, bisnigrosir dapat merespons perubahan permintaan dan menghindari kekurangan stok yang dapat memengaruhi rantai pasokan.

Apakah Manfaat dari Manajemen Persediaan?

Dengan mengelola persediaan dengan baik, perusahaan dapat merasakan berbagai manfaat penting seperti:

1. Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi

Dengan menggunakan alat seperti pemindai barcode dan software manajemen stok dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara signifikan.

Alat ini dapat membantu menghilangkan proses manual sehingga karyawan bisa fokus pada tugas penting lainnya dalam bisnis.

2. Menciptakan Gudang yang Lebih Teratur

Strategi manajemen persediaan yang baik mendukung pengaturan gudang yang rapi. Jika gudang tidak teratur, inventaris akan sulit dikelola.

Banyak perusahaan menempatkan produk terlaris di area yang mudah dijangkau untuk mempercepat proses pemenuhan pesanan dan menjaga kepuasan pelanggan.

3. Menghemat Waktu dan Uang

Manajemen persediaan yang efektif dapat menghemat waktu dan biaya. Dengan memantau produk yang tersedia dan sudah dipesan, Anda bisa menghindari pengecekan stok berulang.

Strategi stok yang baik juga mencegah pemborosan pada produk yang lambat terjual.

4. Meningkatkan Akurasi Pemesanan Stok

Manajemen persediaan yang tepat dapat membantu menghitung dengan pasti berapa banyak barang yang harus disiapkan.

Hal ini bisa membantu mencegah bisnis kekurangan stok dan menghindari kelebihan produk di gudang, sehingga stok yang ada selalu sesuai kebutuhan.

5. Membuat Pelanggan Kembali Melakukan Pembelian

Manajemen persediaan juga dapat meningkatkan peluang pelanggan untuk kembali membeli.

Untuk menjaga pelanggan setia, Anda harus bisa memenuhi permintaan dengan cepat dan efisien, memastikan produk yang mereka butuhkan tersedia saat dibutuhkan.

Apa Saja Metode Pengelolaan Persediaan yang Bisa Anda Gunakan?

Memprediksi kebutuhan stok di masa depan memang tidak mudah, namun ada beberapa metode pengendalian stok yang bisa membantu Anda memperkirakan kapan harus mengisi ulang dan berapa banyak stok yang diperlukan.

Tujuan dari metode-metode ini adalah untuk mengoptimalkan jumlah stok, meningkatkan akurasi persediaan, dan memberikan fleksibilitas dalam pengelolaan stok.

Berikut adalah beberapa metode pengendalian stok persediaan yang umumnya digunakan oleh bisnis:

1. Economic Order Quantity (EOQ)

Metode Economic Order Quantity (EOQ) bertujuan menentukan jumlah pemesanan optimal dari produsen untuk mengurangi biaya dan menghemat ruang penyimpanan.

Metode ini, juga dikenal sebagai “jumlah pesanan optimal,” yang membantu Anda memutuskan kapan dan berapa banyak stok yang perlu dipesan untuk menghindari kehabisan barang serta menentukan stok cadangan yang diperlukan.

Perhitungan EOQ didasarkan pada tiga variabel utama: biaya penyimpanan, permintaan tahunan, dan biaya pemesanan.

2. Vendor-Managed Inventory (VMI)

Metode Vendor-Managed Inventory (VMI) mengalihkan tanggung jawab pemesanan dan pengisian kembali stok kepada vendor atau pemasok.

Dalam metode ini, vendor yang mengelola inventaris serta risiko pengelolaannya.

Dengan metode VMI, Anda hanya membayar stok setelah barang tersebut terjual. Stok yang tidak terjual bisa dikembalikan kepada vendor, sehingga Anda tidak perlu terlalu khawatir dengan pengelolaan persediaan.

3. Just-In-Time (JIT)

Metode Just-In-Time (JIT) bertujuan untuk hanya memesan stok sesuai kebutuhan untuk memenuhi permintaan pelanggan saat ini.

Dengan metode ini, stok diharapkan terjual segera setelah tiba di gudang sehingga mengurangi biaya penyimpanan dan pemborosan.

Namun, metode ini membutuhkan perkiraan permintaan yang akurat dan akses real-time ke tingkat stok.

Jika tidak dikelola dengan baik, metode JIT dapat menyebabkan kekurangan stok yang tinggi.

4. FIFO (First In, First Out)

Metode First In, First Out (FIFO) mengharuskan batch stok yang pertama kali masuk ke gudang untuk dijual terlebih dahulu.

Hal ini memudahkan perhitungan biaya dan nilai inventaris meskipun harga dari pemasok berubah.

Dengan metode FIFO, batch dengan tanggal produksi atau penerimaan paling awal diprioritaskan untuk dijual lebih dulu, sehingga menghindari stok lama yang menumpuk.

Apa Saja Langkah Penting dalam Manajemen Persediaan?

Untuk mengelola manajemen persediaan, ada 5 langkah dasar yang perlu Anda lakukan, yaitu:

1. Perencanaan dan Prediksi Persediaan

Langkah pertama dalam manajemen persediaan dalah memprediksi permintaan dengan menganalisis tren pasar dan data sebelumnya.

Proses ini membantu menentukan jumlah stok yang tepat agar produk tersedia sesuai kebutuhan pelanggan tanpa berlebihan atau kekurangan.

Bisnis menggunakan alat prediksi yang canggih dan analitik data untuk merancang rantai pasokan yang fleksibel dan responsif terhadap kebutuhan pelanggan.

2. Proses Pembelian dan Pemesanan

Setelah memahami permintaan, langkah selanjutnya adalah membeli dan memesan produk dari pemasok. Hal ini penting, terutama bagi bisnis e-commerce yang menjual produk dari pemasok lain, untuk menjaga margin keuntungan tetap sehat.

Misalnya, menurut laporan BCI, lebih dari 20% organisasi mulai beralih ke pemasok lokal setelah Covid-19 untuk menghindari keterlambatan pengiriman.

3. Penerimaan, Penyimpanan, dan Pengemasan

Setelah pembelian, Anda perlu berfokus pada penerimaan, penyimpanan, dan pengemasan produk.

Proses ini berbeda tergantung pada model bisnis: apakah langsung dari first-party vendor (1P), menggunakan pihak ketiga atau thrid-party (3P), atau model hybrid.

Bisnis dengan model hybrid sering mengelola beberapa produk sendiri dan mengalihkannya ke pihak ketiga untuk fleksibilitas lebih besar.

4. Pelacakan dan Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan melibatkan pemantauan stok secara real-time, mencatat pergerakan barang, dan menyelesaikan masalah jika ada ketidaksesuaian.

Dengan menggunakan teknologi pelacakan canggih, Anda dapat melakukan audit secara berkala dan menerapkan keamanan ketat guna melindungi aset dan meningkatkan efisiensi operasional.

5. Pemenuhan Pesanan dan Pengiriman

Pemenuhan pesanan adalah bagian penting dalam kepuasan pelanggan, mencakup pengemasan dan pengiriman.

Dalam hal ini, penting bagi bisnis untuk memilih metode logistik yang efisien, seperti menggunakan penyedia logistik pihak ketiga/ third party logistic (3PL) untuk bisnis kecil hingga menengah, atau pihak keempat/ fourth party logistic (4PL) untuk perusahaan besar dengan kebutuhan logistik yang kompleks.

Pemenuhan dan pengiriman pesanan yang tepat dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan menciptakan sistem logistik yang lebih andal.

Apa Saja Tips Meningkatkan Proses Manajemen Persediaan?

Selain dengan melakukan langkah-langkah di atas, ada tips tambahan yang perlu Anda lakukan untuk neningkatkan proses manajemen persediaan, seperti:

1. Mengelompokkan Stok untuk Memudahkan Pengelolaan

Mengelompokkan stok menjadi prioritas penting agar Anda lebih mudah mengatur jumlah dan frekuensi pemesanan. Anda dapat membagi stok persediaan menjadi tiga kelompok:

Kelompok A: Item dengan nilai tinggi yang jumlahnya lebih sedikit.
Kelompok B: Item dengan harga sedang dan perputaran lebih lambat dari kelompok C, namun lebih cepat dari kelompok A.
Kelompok C: Item dengan harga rendah yang sering terjual cepat.

Pendekatan ini membantu Anda fokus pada barang yang benar-benar berharga dan mengurangi pemborosan.

2. Mencatat Informasi Produk untuk Pemantauan Lebih Akurat

Simpan informasi mendetail untuk setiap produk di inventaris, seperti:

SKU
Barcode
Pemasok
Negara asal
Nomor lot

Selain itu, periksa harga secara rutin agar Anda mengetahui faktor-faktor yang memengaruhi harga, seperti kelangkaan dan musim.

Dengan data ini, Anda bisa memantau fluktuasi harga dan mengatur strategi persediaan dengan lebih baik.

3. Melakukan Audit Inventaris secara Berkala

Perusahaan yang sukses biasanya melakukan audit inventaris dengan frekuensi yang bervariasi.

Beberapa perusahaan melakukannya setahun sekali, sementara lainnya setiap minggu atau hari untuk item yang cepat terjual.

Tujuan dari audit ini adalah memastikan bahwa jumlah inventaris fisik sesuai dengan catatan.

4. Mengevaluasi Kinerja Pemasok

Pemasok yang sering terlambat atau kurang memadai dapat berdampak buruk pada stok persediaan.

Oleh karena itu Anda perlu berdiskusi dengan pemasok jika terjadi masalah, dan jika tidak terselesaikan, pertimbangkan untuk mencari pemasok lain agar ketersediaan barang tetap stabil.

5. Menggunakan Prinsip 80/20 dalam Pengelolaan Stok

Biasanya, 80% keuntungan berasal dari 20% produk di inventaris. Fokuskan perhatian lebih pada 20% produk ini, dengan memahami pola penjualannya, seperti jumlah penjualan mingguan atau bulanan.

6. Konsisten dalam Penerimaan Stok

Pastikan semua anggota tim memahami dan konsisten dalam menerima stok yang masuk.

Berikan pelatihan yang tepat agar mereka memverifikasi dan menghitung stok dengan benar. Melalui cara ini, Anda dapat memastikan data persediaan tetap akurat.

7. Memantau Penjualan untuk Kendali yang Lebih Baik

Penting untuk selalu memperbarui persediaan sesuai data penjualan harian. Selain itu, lakukan analisis terhadap pola penjualan:

Apakah ada produk yang terjual lebih cepat di musim tertentu?
Apakah ada hari-hari tertentu dengan penjualan produk spesifik?
Apakah ada produk yang selalu terjual bersamaan?
Dengan memahami pola ini, Anda dapat merencanakan pembelian dan mengelola inventaris dengan lebih efektif.

8. Memesan Restock secara Mandiri

Beberapa pemasok menawarkan layanan restock otomatis.

Namun, sebaiknya Anda tetap melakukan restock secara mandiri agar bisa memastikan item yang paling menguntungkan bagi bisnis.

Misalnya, saat tren belanja meningkat, tambahkan stok persediaan jika permintaan produk ikut bertambah.

9. Investasi pada Teknologi Manajemen Inventaris

Bagi bisnis kecil, spreadsheet mungkin sudah cukup. Namun, seiring berkembangnya bisnis, software inventory management system mungkin bisa membantu Anda dalam menghemat banyak waktu.

Melalui software ini, Anda dapat menyederhanakan berbagai tugas pengendalian stok dan pesanan dalam satu platform.

Anda juga dapat melacak dan mengelola persediaan, pesanan pelanggan, dan pengiriman.

Kesimpulan

Manajemen persediaan berperan penting dalam menjaga keseimbangan antara ketersediaan produk dan permintaan pasar.

Proses ini mencakup berbagai tahap, mulai dari pemantauan pergerakan barang masuk dan keluar, analisis pola permintaan pelanggan, hingga penggunaan teknologi untuk mengoptimalkan persediaan.

Untuk mendukung proses manajemen persediaan, selain menggunakan software yang berkaitkan dengan pengelolaan stok, bisnis juga perlu berfokus pada manajemen data karyawan untuk memastikan produktivitas dan kinerja mereka.

Saat ini sudah banyak software yang menyediakan fitur tersebut, salah satunya adalah Gajihub. Melalui software ini, perusahaan dapat memantau produktivitas dan kinerja karyawan masing-masing.

Hal tersebut disebabkan karena Gajihub menyediakan berbagai laporan, seperti laporan kehadiran, keterlambatan, lembur, dan sebagainya yang dapat menjadi bahan pertimbangan manajemen untuk melakukan peningkatan dalam sistem SDM.

Tertarik mencoba Gajihub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.