Program manager dan project manager merupakan dua posisi yang semakin krusial seiring perkembangan strategi bisnis yang semakin kompleks.
Meskipun keduanya terlibat dalam mengelola inisiatif penting dalam organisasi, banyak orang yang masih bingung dalam membedakan tugas dan tanggung jawab antara program manager dan project manager.
Program manager berfokus pada pengelolaan sejumlah proyek yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan strategis organisasi secara keseluruhan, sementara project manager lebih fokus pada manajemen proyek yang memiliki tujuan spesifik dan jangka waktu terbatas.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas perbedaan program manager dan project manager, serta masing-masing tanggung jawabnya.
Apa yang Dimaksud dengan Program dan Project?
Untuk memahami perbedaan antara program manager dan project manager, penting untuk memahami perbedaan antara program dan project.
Singkatnya, project atau proyek adalah upaya sementara yang memiliki batas waktu dan bertujuan mencapai target tertentu, sedangkan program adalah tujuan strategis jangka panjang yang mencakup beberapa proyek di dalamnya.
Namun, ada beberapa perbedaan dan kesamaan penting lainnya yang perlu diperhatikan.
Cara mudah untuk memahami ini adalah dengan membayangkan bahwa program terdiri dari berbagai project.
Setiap project memiliki tujuan dan target spesifik yang mendukung tujuan program yang lebih besar dan tujuan organisasi.
Project memiliki deadline dan hasil yang jelas, sementara program berfokus pada tujuan jangka panjang yang melibatkan banyak proyek dan ketergantungan.
Meski ada banyak perbedaan, project dan program juga memiliki beberapa kesamaan. Keduanya terdiri dari 4 elemen: ukuran, kesulitan, hubungan, dan ketidakpastian. Yang membedakan adalah tingkat kompleksitasnya.
Project biasanya lebih kecil dan lebih sedikit menghadapi ketidakpastian, sedangkan program lebih besar, melibatkan hubungan yang kompleks antar-departemen, dan cenderung memiliki lebih banyak ketidakpastian.
Baca Juga: 15 Template Pertanyaan Interview Project Manager + Jawabannya
Apa yang Dimaksud dengan Program Manager?
Program manager adalah orang yang bertanggung jawab atas strategi program jangka panjang dan pengukuran kesuksesannya.
Sebagai program manager, Anda bertugas untuk mendefinisikan keberhasilan program hingga mengawasi kerjasama antar tim.
Program manager sangat diperlukan saat perusahaan ingin mengimplementasikan program baru ke dalam sistem yang sudah ada, seperti Agile atau Scrum.
Mereka juga dapat membantu mengawai project manager dan menghubungkan project-project harian dengan tujuan program yang lebih besar.
Contoh kegiatan harian program manager:
Di pagi hari, Anda mungkin akan menghabiskan waktu untuk menyelesaikan target dasar tahunan yang berkaitan dengan OKR (Objectives and Key Results) perusahaan.
Siang harinya, Anda akan bertemu dengan project manager dari berbagai departemen untuk memastikan project berjalan sesuai dengan tujuan program.
Pada akhir hari, Anda akan menghadiri rapat eksekutif untuk melaporkan metrik project bulanan kepada pimpinan.
Jika ada waktu, Anda dapat mulai mengerjakan laporan anggaran dan perencanaan harga untuk bulan depan.
Baca Juga: Strategi Manajemen Risiko, Manfaat, dan Tahapannya
Apa yang Dimaksud dengan Project Manager?
Di sisi lain, project manager adalah seseorang yang bertugas untuk mengelola proyek dan aktivitas harian.
Mereka menjaga tim tetap terorganisir dan memastikan setiap anggota tim memiliki arahan yang jelas. Selain itu, mereka berperan dalam memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai target.
Project manager bekerja sama dengan program manager untuk memastikan proyek-proyek tersebut mendukung tujuan program yang lebih besar, meskipun fokus utama mereka adalah pada manajemen tugas proyek sehari-hari.
Contoh kegiatan harian project manager:
Di awal hari, Anda akan meninjau progress 2 proyek yang sedang dikerjakan oleh tim Anda. Jika salah satu proyek tertunda, Anda akan segera berkoordinasi dengan pemimpin tim untuk memberikan dukungan.
Siangnya, Anda akan berdiskusi dengan program manager mengenai proyek-proyek mendatang untuk memastikan semua rencana berjalan sesuai target bulanan.
Anda akan mengakhiri hari dengan menjalankan rapat evaluasi untuk meninjau proyek yang baru saja diselesaikan oleh tim sebelum mengarsipkan materi proyek tersebut.
Baca Juga: Manajemen Proyek: Pengertian, Tujuan, dan Tahapan Prosesnya
Apa Saja Perbedaan Utama antara Program Manager dan Project Manager?
Untuk lebih memahami program manager dan project manager, berikut beberapa perbedaannya:
1. Fokus
Program manager dan project manager sama-sama memiliki posisi penting yang memberikan keuntungan secara pribadi dan finansial.
Namun, program manager seringkali memiliki posisi yang lebih senior. Program manager melihat keseluruhan program dari berbagai sudut untuk menilai keberhasilan strategi dan dampaknya pada perusahaan.
Sementara project manager berfokus menyelesaikan tugas-tugas dan target yang sudah ditetapkan oleh manajer program.
Peran project manager tidak mencakup pengukuran dampak jangka panjang dari program, melainkan hanya fokus pada penyelesaian project.
Perbedaan lainnya adalah, project biasanya tidak terpengaruh oleh faktor-faktor eksternal seperti perubahan pasar, permintaan, atau persaingan.
Sementara, program manager perlu menyesuaikan strategi programnya dengan situasi pasar dan tujuan perusahaan.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Baik program manager maupun project manager biasanya memiliki gelar sarjana, meskipun bidang studi mereka bisa berbeda.
Banyak program manager mengambil jurusan manajemen bisnis atau sistem informasi, dan mereka yang ingin bekerja di industri tertentu bisa memilih jurusan yang sesuai.
Di sisi lain, project manager umumnya mengambil jurusan bisnis, manajemen, atau ekonomi.
Meskipun bukan syarat wajib, baik manajer program maupun proyek bisa melanjutkan pendidikan ke jenjang magister untuk karier yang lebih baik.
Untuk menjadi project manager, Anda membutuhkan pengalaman seperti magang. Magang ini memberikan kesempatan belajar langsung mengenai perencanaan, pengelolaan anggaran, dan kepemimpinan proyek.
Beberapa project manager juga memilih untuk mendapatkan sertifikasi manajemen proyek, meski tidak selalu diwajibkan.
Sebaliknya, program manager biasanya memulai karier mereka sebagai project manager, sehingga melalui pelatihan yang serupa.
Baca Juga: Performance Management Tools: Manfaat dan Contohnya
4. Roadmaps
Baik program manager maupun project manager menggunakan roadmap untuk memandu proses kerja mereka.
Project manager menggunakan roadmap untuk membuat jadwal, merencanakan rilis, atau mengatur tujuan proyek.
Sementara itu, program manager menggunakan roadmap untuk merencanakan program secara menyeluruh, termasuk dampak jangka panjangnya, serta memastikan program sesuai dengan strategi perusahaan.
5. Lingkup dan Tanggung Jawab
Berikut beberapa perbedaan antara program manager dan project manager dilihat dari lingkup dan tanggung jawabnya:
Lingkup Project Manager
Project manager terutama fokus pada pelaksanaan proyek spesifik dari inisiasi hingga penyelesaian.
Lingkup mereka biasanya berkisar pada mengelola satu proyek atau satu set proyek yang saling terkait dalam program yang lebih besar.
Tujuan utamanya adalah memastikan bahwa tujuan proyek tercapai dengan efisien dan efektif.
Tanggung Jawab Project Manager
1. Perencanaan Proyek
Tugas ini melibatkan pengembangan rencana yang komprehensif yang mencakup lingkup proyek, tujuan, jadwal, sumber daya, dan sebagainya.
Project manager bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk mendefinisikan persyaratan proyek dan menetapkan ekspektasi yang jelas.
2. Eksekusi Proyek
Setelah rencana proyek ditetapkan, mereka bertanggung jawab mengawasi eksekusi harian proyek.
Tahap ini mencakup koordinasi aktivitas, manajemen sumber daya, dan pemantauan kemajuan untuk memastikan proyek tetap sesuai rencana.
3. Manajemen Risiko
Project manager mengidentifikasi risiko potensial dan mengembangkan strategi untuk mengurangi risiko tersebut.
Mereka mengantisipasi tantangan yang mungkin muncul selama siklus hidup proyek dan mengambil langkah proaktif untuk mengatasinya.
4. Komunikasi dengan Pemangku Kepentingan
Project manager berperan sebagai penghubung utama untuk pemangku kepentingan dan bertanggung jawab memberikan informasi tentang kemajuan proyek, masalah, dan perubahan.
Baca Juga: Manajemen Klien: Pengertian, Manfaat dan Keterampilannya
Lingkup Program Manager
Program manager beroperasi pada tingkat yang lebih tinggi. Mereka mengawasi beberapa proyek yang memiliki keterkaitan.
Proyek-proyek ini dikelompokkan bersama sebagai strategi untuk mencapai tujuan organisasi yang diinginkan.
Sementara programnya merupakan kumpulan proyek yang memiliki ketergantungan satu sama lain dan sumber daya yang sama.
Tanggung Jawab Program Manager
1. Penyelarasan Strategis
Program manager memastikan bahwa program selaras dengan tujuan dan sasaran strategis organisasi.
Mereka memastikan bahwa setiap proyek dalam program berkontribusi pada visi dan misi yang lebih besar.
2. Realisasi Manfaat
Program manager bertanggung jawab untuk mewujudkan manfaat yang telah dijabarkan dalam business case program.
Mereka melacak dan mengukur hasil dari program untuk memastikan bahwa program memberikan nilai nyata bagi organisasi.
3. Manajemen Ketergantungan (Interdependency Management)
Mengingat sifat proyek yang saling terkait dalam suatu program, program manager mengelola ketergantungan antara proyek.
Mereka mengalokasikan sumber daya, mengidentifikasi ketergantungan, dan menyelesaikan konflik untuk memastikan koordinasi yang lancar.
4. Manajemen Sumber Daya
Program manager mengawasi alokasi dan pemanfaatan sumber daya di seluruh program.
Hal ini melibatkan manajemen anggaran, alokasi personel, dan optimalisasi penggunaan sumber daya untuk memaksimalkan efisiensi dan meminimalkan pemborosan.
Baca Juga: 10 Indikator Manajemen SDM dan Tujuannya
6. Durasi
Perbedaan besar lainnya antara program manager dan project manager adalah durasi proyek yang dikelola.
Project manager hanya fokus pada inisiatif jangka pendek, yang didefinisikan dengan jelas dengan jadwal tertentu.
Tingkatan kompleksnya dan lingkupnya bisa mencakup jangka waktu yang direncanakan dari seminggu hingga beberapa tahun.
Sebaliknya, upaya kumulatif program manager biasanya membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk diselesaikan, karena proyek-proyek yang saling terkait memerlukan kerangka waktu yang lebih panjang untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas.
7. Jenis Proyek
Terkait jenis proyek yang dikelola oleh masing-masing peran, project manager biasanya menangani proyek-proyek terpisah dengan deliverable yang jelas.
Contohnya termasuk proyek pengembangan software, proyek konstruksi, peluncuran produk, atau perencanaan acara.
Fokusnya adalah pada pengiriman hasil yang nyata dalam batasan yang ditentukan.
Di sisi lain, program manager menangani berbagai proyek di bawah inisiatif program yang luas.
Contohnya termasuk transformasi organisasi, implementasi teknologi, peningkatan infrastruktur, atau portofolio pengembangan produk baru.
Baca Juga: Design Thinking: Pengertian, Langkah, dan Contohnya
Apa Hubungan antara Program Manager dan Project Manager?
Project manager memainkan peran penting dalam berkontribusi pada program yang dikelola oleh program manager.
Program manager mengawasi aspek keseluruha dari suatu program, termasuk penyelarasan strategis, dan realisasi manfaat, sedangkan project manager bertanggung jawab atas eksekusi dan pengiriman proyek individu dalam program tersebut.
Baca Juga: Problem Analysis: Pengertian, Metode, dan Prosesnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa program manager dan project manager memiliki perbedaan dalam hal lingkup, fokus, durasi kerja, hingga jenis proyek.
Meksipun keduanya sama-sama bertanggung jawab atas kesuksesan proyek dan program, program manager lebih fokus pada aspek strategis jangka panjang, sementara project manager berperan dalam memastikan setiap proyek berjalan sesuai rencana dan target.
Pada akhirnya, setiap perusahaan membutuhkan kerjasama antara program manager dan project manager sangat diperlukan untuk mencapai tujuan jangka panjang.
Tanpa kerjasama yang baik antara keduanya, tujuan program dan efektivitas dalam pelaksanaannya akan sulit tercapai.
Untuk membantu kinerja program dan project manager, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Software ini menyediakan berbagai fitur seperti absensi, payroll, employee self-service (ESS), hingga pengelolaan BPJS.
Sebagai contoh, dengan fitur ESS, karyawan dapat melakukan presensi secara mandiri melalui smartphone masing-masing.
Sementara itu, manajer dan tim HR dapat melihat daftar kehadiran karyawan melalui fitur analisa data.
Pada fitur tersebut juga terdapat informasi-informasi penting seperti laporan keterlambaran, laporan lembur, laporan izin cuti, dan sebagainya.
Tertarik mencoba Gajihub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hinga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024