8 Kesalahan Payroll dan Langkah Mencegahnya

Tidak hanya kesalahan rekrutmen, dalam proses pengelolaan karyawan sebuah perusahaan juga bisa melakukan kesalahan payroll atau kesalahan penggajian. Kesalahan payroll ini dapat terjadi ketika perusahaan memberikan gaji lebih ataupun kurang.

Meski melakukan kesalahan adalah hal yang dilakukan seseorang, namun Anda sebaiknya dapat mencegah terjadinya kesalahan untuk menghindari kerugian perusahaan. Jika bisa mencegahnya, bukankah itu lebih baik?

Lalu sebenarnya apa sih kesalahan payroll itu? Kemudian apa saja bentuk kesalahan payroll ini yang bisa dilakukan perusahaan?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai kesalahan penggajian, mulai dari pengertian, bentuknya, hingga cara melakukan pengelolaan payroll untuk menghindari kesalahan. Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Apa Pengertian Kesalahan Payroll?

Kesalahan payroll atau penggajian adalah setiap kesalahan yang mengakibatkan kelebihan atau kekurangan pembayaran gaji karyawan. Kesalahan penggajian tertentu dapat mengakibatkan terlewatnya tenggat waktu penggajian, yang menyebabkan keterlambatan pembayaran gaji karyawan.

Kesalahan penggajian dapat disebabkan oleh kesalahan entri data, kesalahan klasifikasi pekerja, kesalahan perhitungan lembur, dan kesalahan perhitungan gaji bersih, dan beberapa faktor lainnya.

Gaji yang kurang dibayar dapat secara signifikan memengaruhi kualitas hidup karyawan dan berdampak pada keamanan finansial mereka. Misalnya, hal ini dapat mengurangi anggaran makanan dan hiburan mereka dan bahkan kesulitan yang lebih serius yang disebabkan oleh kegagalan membayar cicilan rumah dan membayar pinjaman mereka yang lain.

Kelebihan pembayaran belum tentu menguntungkan bagi karyawan karena uang tersebut harus dibayar kembali. Bagi pemberi kerja, tidak ada hasil dari kesalahan penggajian yang menguntungkan.

Kesalahan penggajian mengakibatkan ketidakpuasan karyawan, menodai merek, dan mengundang potensi penghindaran pajak dan masalah kepatuhan.

Ketidakpuasan karyawan dapat bermanifestasi dalam peningkatan ketidakhadiran, mengurangi produktivitas secara keseluruhan dan mengakibatkan hilangnya talenta terbaik. Kehilangan talenta akan sangat merugikan karena Anda harus menanggung biaya yang tidak dianggarkan untuk merekrut dan melatih penggantinya.

Baca Juga: 9 Kesalahan Proses Payroll dan Upaya Menghindarinya

Apa Penyebab Kesalahan Payroll?

Penggajian adalah proses yang kompleks. Proses ini membutuhkan banyak input data dan kerja sama dari berbagai departemen dan sistem.

Di luar kompetensi orang-orang yang memprosesnya, proses penggajian yang efisien sangat bergantung pada sistem atau perangkat lunak yang Anda gunakan dan kualitas data yang Anda masukkan.

Mengingat kompleksitas yang terlibat, kesalahan adalah hal yang umum terjadi, terutama dalam proses penggajian yang melibatkan input data manual dan penghitungan gaji.

Baca Juga: 10 Manfaat Software Payroll untuk Bisnis

Apa Saja Kesalahan Payroll yang Sering Terjadi?

Kesalahan penggajian dapat terjadi, baik Anda adalah pemilik bisnis baru atau veteran manajemen penggajian yang sudah berpengalaman. Berikut adalah penyebab kesalahan penggajian paling umum yang dapat Anda waspadai di perusahaan Anda:

1. Informasi karyawan yang salah

Ini adalah salah satu kesalahan yang paling umum dan mudah dihindari. Data karyawan yang tidak akurat, seperti nama yang salah eja, alamat yang salah, atau nomor pajak yang salah dapat menyebabkan masalah administratif yang parah dan komplikasi hukum.

Contoh skenario

Salah satu karyawan Anda yang berbasis di Jakarta menikah dan memilih untuk mengubah nama belakangnya. Namun, perubahan ini tidak diperbarui dalam sistem penggajian.

Akibatnya, dokumen pajak karyawan tersebut diterbitkan dengan nama gadisnya, sehingga menimbulkan masalah administratif selama musim pengajuan pajak.

Lalu bagaimana cara menyelesaikannya? Setelah Anda mengidentifikasi kesalahan seperti ini, segera perbarui informasi di sistem penggajian Anda.

Dalam skenario di atas, Anda juga perlu menerbitkan formulir penggajian yang telah dikoreksi dengan nama baru karyawan dan memastikan semua dokumen di masa mendatang mencerminkan perubahan ini.

Jika kesalahan ini menyebabkan masalah seperti pembayaran yang salah alamat atau kesalahan dokumen pajak, Anda harus segera mengambil langkah untuk memperbaikinya.

Langkah-langkah pencegahan
Untuk mencegah kesalahan semacam ini terjadi, Anda dapat menerapkan sistem “cek ulang” tahunan, dengan setiap karyawan meninjau semua detail yang terdaftar untuk memastikan keakuratannya.

Anda juga dapat menyederhanakan proses ini dengan menggunakan platform HR yang tersentralisasi, di mana semua data karyawan Anda disimpan di satu tempat. Dengan Remote, misalnya, karyawan Anda dapat memeriksa informasi mereka dan melakukan perubahan atau pembaruan secara mandiri di alat Manajemen SDM kami, dan ini akan secara otomatis tercermin dalam alat Penggajian kami.

2. Kesalahan perhitungan gaji

Kesalahan dalam menghitung gaji, lembur, atau potongan dapat berdampak negatif pada kepuasan karyawan dan integritas keuangan perusahaan Anda.

“Untuk bisnis apa pun, penggajian yang dikelola dengan buruk berdampak pada retensi, sentimen, dan motivasi. Itu semua adalah hal yang sangat besar. Tidak ada gunanya menggaji karyawan dengan baik jika Anda tidak membayar mereka dengan benar.”

Contoh skenario

Salah satu karyawan per jam Anda bekerja selama 45 jam dalam satu minggu. Namun, karena kesalahan entri manual, mereka hanya dibayar untuk 40 jam. Kesalahan ini menyebabkan mereka tidak menerima upah lembur untuk 5 jam ekstra.

Baca Juga: Outsource Payroll: Ini Kelebihan dan Kekurangannya

Langkah-langkah penyelesaian

Jika seorang karyawan dibayar kurang, sesuaikan jumlahnya pada siklus penggajian berikutnya dan beritahukan koreksi tersebut kepada mereka. Dalam hal ini, Anda akan menghitung jumlah yang harus dibayar untuk lima jam lembur dan memasukkannya ke dalam gaji berikutnya.

Namun, jika kesalahan perhitungan cukup signifikan dan dapat menyebabkan kesulitan bagi karyawan, bersiaplah untuk segera membayar selisihnya. Anda juga harus meminta maaf kepada karyawan atas ketidaknyamanan ini.

Kelebihan pembayaran lebih rumit daripada kekurangan pembayaran. Tergantung di mana Anda dan karyawan Anda tinggal, hukumnya bisa berbeda-beda; oleh karena itu, disarankan untuk berkonsultasi dengan ahli hukum.

Langkah-langkah pencegahan

Cara termudah untuk mencegah kesalahan perhitungan adalah dengan berinvestasi pada perangkat lunak penggajian otomatis, seperti GajiHub. Hal ini mengurangi risiko kesalahan manual dan kesalahan manusia, dan secara otomatis menghitung jumlah yang benar berdasarkan data yang dimasukkan.

Baca Juga: Accrued Payroll: Arti, Manfaat, Jenis, dan Cara Menghitung

3. Salah klasifikasi karyawan

Kesalahan payroll selanjutnya adalah salah klasifikasi karyawan. Salah mengklasifikasikan karyawan sebagai karyawan lepas (freelance) atau salah menilai status karyawan (kontrak atau tetap) yang dikecualikan atau tidak dikecualikan dapat mengakibatkan dampak hukum yang serius dan kewajiban pembayaran kembali.

Karena otoritas pajak di seluruh dunia semakin meneliti status klasifikasi, hal ini menjadi jebakan yang umum terjadi.

Contoh skenario

Perusahaan Anda mempekerjakan penulis konten yang bekerja secara freelance. Namun, mereka secara eksklusif bekerja dengan jam kerja reguler untuk bisnis Anda, memiliki alamat email perusahaan, dan menggunakan laptop yang Anda sediakan.

Meskipun mereka diperlakukan sebagai karyawan, mereka tidak menerima tunjangan atau perlindungan yang relevan.

Langkah-langkah penyelesaian

Anda harus segera mengubah status pekerja lepas tersebut menjadi karyawan full time. Anda juga perlu menghitung upah yang harus dibayarkan kepada mereka, termasuk lembur dan tunjangan, serta pajak pemberi kerja dan kontribusi sosial.

Tindakan pencegahan

Tinjau secara rutin semua peran dan tanggung jawab anggota tim Anda, dan cermati hubungan kerja Anda dengan pekerja lepas yang bekerja sama dengan Anda.

4. Keterlambatan pemrosesan penggajian

Keterlambatan dalam pemrosesan penggajian dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan dan, dalam beberapa kasus, bisa berakibat pelanggaran hukum. Sebagai contoh, di beberapa negara karyawan harus dibayar minimal dua kali per bulan, sementara di negara lain, persyaratannya hanya satu kali per bulan.

Karena perusahaan Anda berada di Indonesia, pastikan Anda telah menyesuaikan proses penggajian termasuk perhitungan pajak sesuai ketentuan yang ada di Indonesia.

Contoh skenario

Karena kesalahan teknis pada sistem penggajian Anda, pemrosesan penggajian Anda tertunda selama dua hari. Akibatnya, beberapa karyawan Anda dibayar terlambat.

Langkah-langkah penyelesaian

Proses penggajian secepat mungkin, atau segera setelah kesalahan diperbaiki. Perhatikan bahwa memperbaiki kesalahan ini harus menjadi prioritas tim IT Anda.

Kirimkan email ke seluruh perusahaan untuk menjelaskan situasinya, minta maaf atas ketidaknyamanan ini, dan beri tahu karyawan Anda tentang tanggal gajian yang baru.

Jika penundaannya signifikan, berikan uang muka yang memadai kepada karyawan yang terkena dampak. Anda juga mungkin perlu berkonsultasi dengan tim hukum Anda jika tanggal batas waktu yang ditetapkan secara hukum (misalnya, harus dibayar setiap 14 hari).

Langkah-langkah pencegahan

Tentu saja tidak mungkin untuk memprediksi kapan gangguan teknis dapat terjadi. Namun, menggunakan penyedia perangkat lunak penggajian berbasis cloud dapat mengurangi masalah ini, karena penyedia tersebut secara konstan memantau perangkat lunak, memiliki tim keamanan dan teknisi yang berdedikasi sepanjang waktu, dan langsung bertindak untuk memperbaiki kesalahan apa pun jika terjadi.

Baca Juga: Payroll Management: Pengertian, Tahapan, dan Metodenya

5. Kesalahan dalam pemotongan tunjangan

Pemotongan tunjangan bisa jadi sangat rumit untuk dikelola, dan dapat menyebabkan ketidaksesuaian keuangan dan ketidakpuasan karyawan. Hal ini terutama terjadi jika Anda memiliki karyawan di lokasi yang berbeda, yang tunduk pada aturan yang berbeda.

Contoh skenario

Sebuah kesalahan manual menyebabkan pemotongan yang salah untuk premi asuransi kesehatan di dua gaji karyawan Anda. Hal ini menyebabkan jumlah potongan yang lebih tinggi dari yang diharapkan untuk dua periode pembayaran.

Langkah-langkah penyelesaian

Langkah pertama adalah memperbaiki kesalahan pemotongan di sistem penggajian. Selanjutnya, Anda harus menyesuaikan gaji berikutnya untuk mengganti jumlah yang dipotong.

Anda harus memberi tahu semua karyawan yang terkena dampak dari kesalahan ini, dan menjelaskan kapan mereka akan melihat koreksi yang tercermin dalam gaji mereka.

Tindakan pencegahan

Anda dapat melakukan audit rutin atas pemotongan tunjangan Anda untuk membantu Anda mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan dengan segera.

6. Pemotongan dan pelaporan pajak yang tidak akurat

Kesalahan dalam pemotongan pajak penggajian dapat menyebabkan penalti dan menimbulkan masalah bagi karyawan saat melakukan pelaporan pajak.

Contoh skenario

Sistem penggajian Anda salah menghitung pemotongan pajak untuk beberapa karyawan Anda, sehingga menyebabkan mereka harus membayar lebih banyak pajak daripada yang diharapkan.

Langkah-langkah penyelesaian

Ini adalah kesalahan yang sangat signifikan, karena menyebabkan masalah tambahan bagi anggota tim Anda. Anda harus memberi tahu karyawan yang terkena dampak dari kesalahan ini dan menyesuaikan pemotongan pajak mereka di siklus pembayaran yang akan datang untuk mengkompensasi perbedaan tersebut.

Anda juga harus memberikan dukungan atau sumber daya tambahan bagi karyawan untuk membantu mereka memahami kewajiban pajak yang telah direvisi.

Tim keuangan Anda juga harus bekerja sama dengan otoritas pajak yang relevan untuk menjelaskan dan memperbaiki kesalahan tersebut.

Langkah-langkah pencegahan

Sering-seringlah meninjau formula pemotongan pajak sistem penggajian Anda dan sesuaikan pemotongan di masa mendatang untuk mengkompensasi perbedaan yang ada. Anda juga harus selalu mengikuti perkembangan perubahan peraturan perpajakan.

Sebagai alternatif, Anda dapat bekerja sama dengan penyedia penggajian yang melakukan semua ini untuk Anda. GajiHub menjadi pilihan terbaik karena akan memastikan pengelolaan PPh 21 karyawan Anda akurat dan juga lebih mudah.

Baca Juga: Biweekly Payroll, Bagaimana Kelebihan dan Kekurangannya?

7. Kebijakan penggajian yang tidak konsisten

Kurangnya konsistensi dalam cara Anda menerapkan kebijakan penggajian dapat menyebabkan banyak kesalahan dan keluhan karyawan.

Contoh skenario

Tim keuangan Anda melihat adanya ketidakkonsistenan dalam cara penghitungan upah lembur di berbagai departemen. Hal ini menyebabkan kebingungan dan keluhan di antara karyawan.

Langkah-langkah penyelesaian

Tinjau dan standarisasi kebijakan lembur perusahaan Anda di semua departemen (sesuai dengan undang-undang lembur yang relevan), dan bagikan kebijakan yang telah diperbarui dengan semua karyawan dan kepala departemen.

Berikan pelatihan agar semua orang yang terlibat dalam pemrosesan penggajian memahami kebijakan yang baru.

Langkah-langkah pencegahan

Lakukan tinjauan menyeluruh terhadap kebijakan penggajian Anda untuk memastikan kebijakan tersebut terstandardisasi, terdokumentasi, dan dikomunikasikan secara efektif. Anda juga dapat mengadakan sesi pelatihan rutin di antara tim penggajian Anda untuk menerapkan kebijakan-kebijakan ini secara seragam.

8. Pencatatan yang tidak tepat

Kegagalan dalam menyimpan catatan penggajian yang akurat dapat menyebabkan ketidakpatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan dan menimbulkan masalah saat audit.

Contoh skenario

Selama audit, ditemukan catatan ketepatan waktu yang tidak lengkap untuk beberapa karyawan. Hal ini menyulitkan untuk memverifikasi jam kerja dan gaji mereka, serta mengklarifikasi apakah mereka dibayar dengan benar.

Langkah-langkah penyelesaian

Terapkan sistem pencatatan waktu yang seragam yang secara akurat mencatat semua jam kerja karyawan Anda. Bekerjasamalah dengan mereka untuk menelusuri kembali dan mengisi data yang hilang sesuai dengan kemampuan Anda, dan mendokumentasikan perbedaan atau perkiraan yang dibuat.

Jika Anda menemukan kesenjangan dalam pencatatan Anda, segera ambil langkah untuk memperbarui sistem Anda dan memelihara catatan yang menyeluruh di masa mendatang.

Langkah-langkah pencegahan

Pastikan bahwa karyawan Anda secara teratur diingatkan untuk mencatat jam kerja mereka secara akurat.

Anda juga dapat menyederhanakan dan merampingkan proses ini dengan bekerja sama dengan penyedia penggajian yang menyediakan pelacakan waktu dan kehadiran sebagai fitur inti.

Baca Juga: Pengertian Broadbanding dalam Sistem Payroll

Bagaimana Cara Mencegah Kesalahan Payroll?

Kesalahan payroll akan merugikan dan merepotkan semua pihak. Kesalahan tersebut membutuhkan waktu untuk diperbaiki, menyebabkan kesulitan yang tidak perlu bagi karyawan, dan dapat membuat perusahaan berurusan dengan dinas tenaga kerja.

Jadi penting bagi Anda untuk mencegah kesalahan payroll ini sebelum terjadi. Berikut beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk mencegah kesalaan payroll?

1. Tinjau data payroll secara teratur

Cara pertama dalah dengan meninjau data payroll secara teratur. Sangat penting untuk melakukan audit penggajian Anda secara berkala untuk memastikan keakuratannya.

Hal ini termasuk memastikan bahwa orang-orang yang telah meninggalkan perusahaan telah dihapus dari daftar gaji sehingga Anda tidak terus membayar mereka.

Meninjau penggajian Anda secara teratur akan membantu mengidentifikasi kesalahan yang berulang, sehingga memungkinkan untuk melakukan tindakan perbaikan. Kesalahan manusia yang sering terjadi dapat berarti bahwa orang-orang yang memasukkan data dan memproses penggajian terlalu banyak bekerja atau tidak memiliki pelatihan yang memadai.

2. Periksa ulang sistem payroll

Terlepas dari upaya terbaik Anda, kesalahan penggajian tetap bisa terjadi. Beberapa bahkan berasal dari departemen lain, seperti di mana jam lembur disusun. Hal ini menyoroti pentingnya memeriksa ulang penggajian sebelum mengotorisasinya.

Taktik sederhana adalah dengan membandingkan daftar gaji Anda dengan daftar gaji bulan sebelumnya. Verifikasi data di mana gaji bersih karyawan untuk bulan ini lebih sedikit atau lebih banyak dari bulan lalu.

Angka-angka tertentu mungkin terlihat menonjol di layar karena nilainya yang luar biasa besar

Memeriksa ulang bukanlah kegiatan yang menyenangkan terutama ketika Anda memiliki tenggat waktu penggajian yang semakin dekat, namun menyelesaikan kesalahan sering kali membutuhkan waktu lebih lama dan lebih mahal untuk memperbaikinya.

Terkadang, Anda mungkin kekurangan sumber daya untuk memproses penggajian secara internal. Pertimbangkan apakah outsourcing penggajian akan bermanfaat. Sebelum Anda mengambil langkah ini, perhatikan pro dan kontranya.

Namun, dalam banyak kasus, cara terbaik untuk meminimalkan kesalahan penggajian adalah otomatisasi.

3. Gunakan software payroll

Cara terbaik untuk menjaga akurasi dan mencegah kesalahan penggajian adalah dengan menggunakan software payroll. Menggunakan teknologi yang tepat akan mencegah kesalahan manusia dalam proses penggajian.

Dengan mengintegrasikan software penggajian Anda dengan sistem lain dalam bisnis Anda, transfer data dapat dilakukan tanpa campur tangan manusia, yang merupakan alasan utama terjadinya kesalahan penggajian.

Sebagai contoh, Anda dapat mendesain perangkat lunak penggajian Anda untuk berkomunikasi dengan perangkat lunak penggajian Anda sehingga lembur dicatat dan dihitung secara otomatis.

Berinvestasi pada software pencatatan waktu akan membantu menyimpan catatan jam kerja yang tepat. Hal ini tidak menghilangkan kebutuhan akan pengawasan manusia, namun akan sangat membantu mencegah kesalahan penggajian yang diakibatkan oleh kelalaian dan perhitungan yang buruk.

Untuk Anda yang membutuhkan rekomendasi software payroll terbaik bagi bisnis Anda, GajiHub jawabannya. Dapatkan informasi mengenai sistem payroll GajiHub di video yang ada di bawah ini:

Baca Juga: Pengertian Audit Payroll, Manfaat, dan Tahapannya

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai kesalahan payroll untuk Anda. Dari penjelasan artikel yang ada di atas dapat diketahui bahwa kesalahan payroll dapat merugikan karyawan dan juga perusahaan.

Ketika terjadi kesalahan dan pembayaran gaji karyawan menjadi tertunda, maka bisa mempengaruhi kehidupan layak dari karyawan. Jika ini sering terjadi, karyawan bisa melaporan perusahaan ke dinas tenaga kerja dan juga akan menurunkan branding perusahaan.

Oleh karenanya penting bagi Anda untuk melakukan pengelolaan penggajian karyawan dengan baik. Gunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan, mulai dari pengelolaan penggajian atau payroll karyawan, pengelolaan PPh 21, pengelolaan BPJS, analisis data karyawan, pengelolaan cuti dan izin, hingga integrasi dengan software akuntansi.

Pada fitur payroll GajiHub, Anda bisa melakukan kalkulasi payroll secara otomatis, pembayaran payroll tepat waktu, laporan payroll otomatis, hingga kemudahan dalam pembuatan slip gaji. Dengan software payroll GajiHub, pengelolaan penggajian menjadi lebih baik dan Anda bisa mencegah terjadinya kesalahan payroll.

Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.