Untuk meningkatkan efisiensi kerja di kantor, perusahaan membutuhkan instruksi kerja. Instruksi kerja ini merupakan dokumen yang berisi langkah-langkah yang jelas dalam melakukan pekerjaan.
Perusahaan membuat instruksi kerja agar karyawan dapat memahami dengan baik apa pekerjaannya sehingga pekerjaan lebih efektif tanpa harus membuang banyak waktu.
Sebagai bagian yang berhubungan dengan panduan kerja, instruksi kerja ini sering dianggap sama dengan SOP, padahal keduanya adalah hal yang berbeda.
Nah, sebenarnya apa sih instruksi kerja ini? Lalu apa manfaat dari instruksi kerja ini dan apa perbedaannya dengan SOP? Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan instruksi kerja secara lengkap.
Baca penjelasan lebih lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa Pengertian Instruksi Kerja?
Instruksi kerja atau work instruction adalah dokumen yang di dalamnya berisi langkah demi langkah dimana menunjukkan kepada Anda cara menyelesaikan pekerjaan atau tugas. Instruksi kerja ditulis dalam struktur yang singkat, padat, dan terperinci yang membantu Anda menyelesaikan tugas dengan sukses.
Untuk memudahkan memahami instruksi kerja, Anda bisa mengilustrasikannya sebagai resep memasak dengan langkah-langkah berbeda yang diuraikan untuk Anda ikuti. Instruksi kerja memberi tahu Anda apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara memasak dengan benar.
Bayangkan Anda membeli perabot indah yang selalu Anda inginkan. Sekarang, Anda menatap potongan-potongan yang berserakan, bertanya-tanya bagaimana cara menyatukannya.
Nah, di situlah buku petunjuk Anda berperan. Buku petunjuk tersebut berfungsi sebagai instruksi kerja untuk merakit furnitur tersebut.
Dalam dunia kerja, instruksi ini akan membantu perusahaan dalam memastikan cara terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan, agar lebih mudah dipahami dan diterapkan oleh setiap karyawan.
Baca Juga: 8 Fungsi SOP dan Cara Membuat SOP yang Efektif
Apa Saja Karakteristik Instruksi Kerja?
Tujuan work instruction adalah untuk mengurangi beban kerja yang tidak merata dan beban yang berlebihan dengan cara memandu karyawan melalui tugas dan pekerjaan di tempat kerja. Oleh karena itu, agar tujuan ini tercapai, instruksi ini harus memiliki karakteristik berikut ini:
- Jelas
- Ringkas
- Akurat
- Lengkap
- Relevan
- Dapat diakses dengan mudah
- Sesuai aturan
- Konsisten
Baca Juga: Contoh SOP Personalia, Cara Membuat, dan Manfaatnya
Siapa Saja yang Membutuhkan Instruksi Kerja?
Work instruction adalah alat bantu penting yang bermanfaat bagi berbagai individu di tempat kerja. Manfaat utama dalam memberikan kejelasan, konsistensi, dan panduan untuk pelaksanaan tugas yang efisien menjadikannya penting untuk keselamatan, kepatuhan, jaminan kualitas, dan kepuasan pelanggan.
Jadi, siapa yang membutuhkan instruksi kerja? Kita dapat mengatakan semua orang yang terlibat dalam lingkungan tempat kerja atau lingkungan bisnis, namun hal tersebut tidak cukup spesifik. Mereka yang membutuhkan instruksi kerja meliputi:
- Karyawan
- Manajer dan supervisor
- Personel keselamatan
- Personel jaminan kualitas
- Kontraktor
- Klien dan pelanggan
Orang-orang di atas adalah individu-individu yang dapat memperoleh manfaat dari instruksi kerja. Namun demikian, terdapat berbagai jenis work instruction, yang masing-masing tergantung pada situasi yang dihadapi. Mari kita lihat.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Financial, Jenis, dan Cara Mengoptimalkannya
Apa Saja Jenis-jenis Instruksi Kerja?
Bisnis dan organisasi menggunakan berbagai macam instruksi kerja untuk memastikan keberhasilan pelaksanaan tugas di dalam dan di luar lingkungan kerja. Namun, menentukan jenis yang terbaik untuk bisnis Anda akan bergantung pada hal-hal berikut ini:
- Sifat pekerjaan
- Kompleksitas tugas yang terlibat
- Peraturan dan preferensi organisasi
Work instruction untuk produsen berbeda dengan instruksi kerja untuk pengguna akhir, yang memiliki satu tujuan yakni menyelesaikan pekerjaan. Di bawah ini adalah berbagai jenis instruksi kerja yang digunakan oleh banyak perusahaan dan organisasi, beserta contoh-contohnya:
1. Lean Work Instruction
Ini adalah instruksi sederhana dengan fokus langsung pada penyediaan langkah-langkah penting yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Contohnya adalah:
- Penyortiran bahan
- Prosedur manajemen inventaris
- Membuat prosedur penjadwalan
- Merakit mobil-mobilan
2. Quality Work Instruction
Quality work instruction adalah serangkaian panduan tertulis yang dirancang untuk memastikan tugas-tugas dilaksanakan sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan. Pada dasarnya, instruksi ini berfokus pada tiga faktor:
- Cara yang tepat untuk melakukan suatu tugas
- Cara memecahkan masalah jika muncul masalah
- Apa yang harus dilakukan setelah Anda mendeteksi masalah
Contoh jenis instruksi kerja ini meliputi:
- Daftar periksa kontrol kualitas untuk produksi dan manufaktur
- Jaminan kualitas untuk pusat bantuan layanan pelanggan yang dituliskan
- Prosedur sistem manajemen mutu ISO 9001
- Inspeksi material yang masuk
3. Instruksi Kerja Keselamatan
Jenis instruksi ini dirancang untuk keselamatan pekerja di organisasi berisiko tinggi untuk melindungi karyawannya dari kecelakaan dan keadaan darurat. Contohnya antara lain:
- Protokol keselamatan kebakaran
- Panduan penggunaan peralatan
- Prosedur perlindungan dari jatuh
- Pedoman peralatan pelindung diri
4. Instruksi Kerja Visual
Visual work instruction adalah kumpulan diagram, gambar, dan video yang dirancang sebagai alat bantu kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu. Jenis instruksi kerja ini sangat membantu dalam mengatasi hambatan bahasa antara organisasi dan audiens yang dituju.
Contohnya antara lain:
- Instruksi visual tentang jaga jarak sosial, penggunaan masker hidung yang benar, dan prosedur mencuci tangan di industri kesehatan.
- Petunjuk visual yang menguraikan proses penataan barang di rak toko ritel, termasuk gambar yang menunjukkan penempatan produk, papan nama, dan estetika.
- Petunjuk visual yang menunjukkan penggunaan mesin yang tepat di perusahaan konstruksi. Hal ini termasuk diagram panel kontrol, fitur keselamatan, dan prosedur keselamatan.
5. Instruksi Kerja Proyek
Work instruction ini dirancang untuk membantu anggota tim agar berhasil melaksanakan tugas masing-masing dalam sebuah proyek. Instruksi ini menguraikan prosedur langkah demi langkah dan persyaratan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Contohnya antara lain:
- Pemasangan kabel pada sebuah bangunan di sebuah perusahaan konstruksi
- Membuat dan menerapkan kampanye pemasaran di perusahaan periklanan
- Pemasangan kamera keamanan
- Proses orientasi karyawan baru untuk sumber daya manusia
Baca Juga: Contoh SOP Tim Developer, Manfaat, dan Cara Implementasinya
Apa Perbedaan Instruksi Kerja dan SOP?
Instruksi kerja dan SOP adalah panduan tertulis yang digunakan oleh perusahaan dan organisasi untuk memastikan konsistensi dan meningkatkan kualitas produksi dan pemberian layanan. Instruksi kerja difokuskan pada satu tugas dan lebih terperinci. Di sisi lain, SOP mencakup berbagai proses dengan cakupan yang luas.
Meskipun keduanya memainkan peran penting dalam meningkatkan efisiensi, konsistensi, dan kepatuhan dalam organisasi, masing-masing memiliki ciri khas dan dapat dibedakan dalam hal cakupan, kompleksitas, audiens, dan lainnya.
Mari kita lihat perbedaan-perbedaan ini melalui tabel di bawah ini:
| Aspek | Instruksi Kerja | SOP (Standar Operational Procedur) |
| Tingkat Detail | Work instruction berfokus pada tugas-tugas tertentu, memberikan Anda detail mendalam tentang prosedur pelaksanaan. | Prosedur operasi standar menawarkan panduan yang komprehensif untuk keseluruhan proses. |
| Frekuensi Penggunaan | Work instruction sering digunakan karena berfokus pada tugas-tugas rutin yang dilakukan setiap hari dan sering. | SOP tidak sering digunakan. SOP digunakan untuk proses yang lebih kritis yang membutuhkan perencanaan dan pengorganisasian yang cermat. |
| Cakupan | Work instruction memiliki cakupan yang sempit karena berfokus pada tugas-tugas tertentu. | SOP memiliki cakupan yang lebih luas. SOP mencakup keseluruhan proses, kumpulan tugas, dan bukan hanya tugas tertentu. |
| Tujuan | Tujuan utama Work instruction adalah untuk membantu Anda menyelesaikan satu tugas dengan benar dan dengan cara yang benar. | Tujuan SOP adalah memberikan Anda peta jalan menuju kesuksesan, memandu Anda melalui seluruh proses dalam menjalankan berbagai aspek bisnis Anda. |
| Fleksibilitas | Work instruction lebih fleksibel. | Meskipun merupakan instruksi tertulis, SOP memberi Anda ruang untuk berimprovisasi dan mengubahnya sesuai keinginan Anda. SOP kurang fleksibel. Hal ini karena SOP adalah tentang konsistensi, mengikuti aturan dan berpegang teguh pada rencana. |
| Format Dokumentasi | Panduan ini hadir dalam format langsung seperti diagram, daftar periksa, atau manual. | SOP lebih seperti dokumen formal yang menjabarkan aturan dan regulasi tentang cara menjalankan bisnis Anda. SOP disajikan dalam format terstruktur dengan judul, subjudul, angka, dll. |
| Frekuensi Pembaruan | Work instruction dapat diperbarui lebih sering saat terjadi perubahan. | SOP lebih jarang diperbarui. Hal ini karena SOP dirancang untuk memberikan konsistensi dan stabilitas pada proses kerja Anda. |
| Audiens | Work instruction dirancang untuk pekerja atau operator di bagian depan sebagai panduan mudah untuk menyelesaikan prosedur tertentu. | SOP dirancang untuk mencakup semua tingkatan di tempat kerja mana pun dan bukan hanya untuk pekerja lini depan. SOP memastikan konsistensi dan efisiensi di seluruh tempat kerja. |
| Fokus Pelatihan | Work instruction digunakan seperti buku panduan praktis untuk karyawan baru dan juga berfungsi sebagai titik referensi bagi karyawan yang sudah ada. | SOP berfungsi sebagai materi pelatihan untuk proses yang kompleks seperti kepatuhan dan jaminan kualitas. |
| Proses Persetujuan | Work instruction pada dasarnya membutuhkan proses persetujuan sederhana dari supervisor garis depan dan selesai. | SOP lebih sering menjalani proses persetujuan yang ketat yang mencakup ahli bidang, personel jaminan kualitas, manajer, dll. |
| Keahlian yang Dibutuhkan | Work instruction pada dasarnya seperti panduan pemula. Tidak banyak keahlian yang dibutuhkan untuk menggunakannya-hanya keterampilan dasar untuk mengikuti instruksi. | SOP dirancang untuk para ahli yang memiliki pengetahuan dan pengalaman untuk menangani proses dan situasi yang kompleks. |
| Aksesibilitas | Work instruction dapat diakses oleh semua orang. | SOP hanya dapat diakses oleh individu-individu tertentu dengan tingkat keahlian yang tepat. |
Baca Juga: Contoh SOP Tim Sales, Manfaat, dan Cara Penggunaannya
Kapan Instruksi Kerja dan SOP Dibutuhkan?
Berikut situasi yang membuat Work instruction dan SOP dibutuhkan:
Instruksi Kerja
Work instruction dapat menjadi pilihan yang baik untuk bisnis Anda dalam beberapa situasi. Mari kita bahas satu per satu.
1. Untuk Tugas Rutin
Work instruction adalah pilihan yang tepat untuk tugas-tugas rutin dalam bisnis Anda. Instruksi kerja memberikan instruksi yang jelas, ringkas, dan terperinci, sehingga menjadi panduan utama Anda untuk tugas-tugas yang berulang.
Katakanlah Anda menjalankan toko ritel. Beberapa tugas rutin dasar akan mencakup:
- Mengatur atau mengisi rak-rak
- Membantu pelanggan menemukan produk
- Mengoperasikan mesin kasir
- Menerima dan memproses pengiriman
- Melatih Karyawan Baru
- Menavigasi beberapa tugas dasar bisa jadi sangat membingungkan tanpa panduan, terutama bagi karyawan baru.
Di situlah instruksi kerja berperan. Work instruction adalah alat pelatihan yang sangat berharga yang menawarkan bantuan pekerjaan terstruktur kepada karyawan Anda dan membantu mereka memahami dan melakukan tugas secara akurat.
2. Sebagai Proses yang Kompleks
Work instruction muncul di benak Anda ketika Anda memiliki tugas yang kompleks untuk diselesaikan. Instruksi kerja memecah proses yang rumit ini menjadi langkah-langkah yang mudah sehingga karyawan Anda dapat menangani pekerjaan yang paling sulit sekalipun secara akurat.
Contoh umum dari proses yang kompleks adalah menyambungkan peralatan dan gadget sesuai dengan protokol jalur perakitan.
Baca Juga: Contoh SOP Tim HR, Manfaat, Hingga Cara Membuatnya
SOP
Jika Anda ingin mengatur operasi kerja, pastikan karyawan tetap konsisten dengan pekerjaan yang ditugaskan dan jmembuat semua orang mendapat informasi tentang apa yang harus dilakukan, maka Anda harus mempertimbangkan untuk memasukkan SOP ke dalam bisnis Anda.
Ini seperti memiliki peta jalan untuk sukses! Siapa yang tidak menginginkannya? Kami yakin Anda menginginkannya. Namun, ada satu hal yang perlu diperhatikan: tidak semua tugas dan operasi membutuhkan SOP. Mari kita bahas situasi tertentu di mana SOP menjadi pilihan terbaik Anda.
1. Proses Lintas Fungsional
Ketika sebuah tugas atau proses melibatkan beberapa departemen dalam organisasi Anda, pekerjaan dapat menjadi membingungkan dan berantakan jika semua orang tidak memiliki pemahaman yang sama.
Di situlah SOP berperan. SOP seperti buku petunjuk yang memberikan bantuan pekerjaan yang jelas dan langkah demi langkah tentang bagaimana setiap departemen harus melaksanakan tugasnya.
Hal ini memudahkan setiap orang yang terlibat untuk memahami tugas yang harus dilakukan dan bagaimana tugas tersebut sesuai dengan gambaran yang lebih besar.
2. Manajemen Risiko
Ada beberapa situasi di bidang sensitif seperti perawatan kesehatan, keuangan, dan manufaktur di mana kesalahan dapat menimbulkan konsekuensi litigasi dan organisasi yang serius. Di situlah SOP dapat membantu.
SOP dapat berfungsi sebagai rencana konkret untuk menangani situasi rumit dan keadaan darurat. Tujuannya adalah untuk menjabarkan prosedur yang jelas dan terstandardisasi ketika terjadi kesalahan.
Misalnya, dalam bidang kesehatan, ada SOP untuk petugas tanggap darurat untuk kasus-kasus yang mengancam jiwa seperti serangan jantung. Selain itu, di bidang keuangan, ada SOP untuk menangani penipuan dan transaksi terkait.
3. Konsistensi dan Standardisasi
Kombinasi keduanya merupakan unsur penting untuk sukses dalam bisnis apa pun. Ini karena keduanya merupakan fondasi bagi pertumbuhan, efisiensi, dan kepuasan pelanggan.
Ini semuanya akan membantu Anda mencapai tujuan bisnis dan membuat Anda tetap terdepan dalam persaingan.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Marketing, Cara Membuat, dan Manfaatnya
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas dapat diketahui instruksi kerja merupakan dokumen yang berisi langkah-langkah dalam melakukan suatu pekerjaan atau tugas. Work instruction ini penting agar setiap karyawan dapat melakukan pekerjaan dengan benar dan sesuai dengan apa yang dibutuhkan serta diharapkan perusahaan.
Untuk mendukung penerapan instruksi kerja di perusahaan Anda, pastikan Anda melakukan pengelolaan karyawan dengan baik dan benar. Gunakan sofwtare payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub untuk mendukung pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan. Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Karyawan Dirumahkan Apakah Dapat THR? Ini Jawabannya - 30 October 2024
- Cuti Melahirkan bagi Suami dalam UU KIA 2024 - 29 October 2024
- Kebijakan Cuti Karyawan dan Jenis-Jenisnya - 29 October 2024