Dalam lingkungan bisnis yang terus berubah, efisiensi dan konsistensi dalam proses SDM menjadi sangat penting bagi keberhasilan dan pertumbuhan perusahaan. Oleh karena itu, Anda membutuhkan SOP personalia.
Melalui dokumen tersebut, Anda dapat memastikan bahwa setiap tahapan dari siklus hidup karyawan, mulai dari rekrutmen hingga pengembangan dilaksanakan secara tepat dan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Selain itu, SOP personalia juga membantu memastikan kepatuhan terhadap regulasi tenaga kerja dan dapat mempromosikan nilai-nilai budaya perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu SOP personalia, manfaat, jenis, cara membuat, dan contohnya.
Apa yang Dimaksud dengan SOP Personalia?
SOP personalia adalah panduan yang dapat menjadi instruksi untuk anggota tim personalia mengenai peran dan tanggung jawab mereka dalam hal perekrutan, onboarding, penempatan staf, pengembangan, dan kompensasi tenaga kerja.
SOP ini berfungsi sebagai pedoman yang membantu tim personalia untuk menjalankan peran mereka secara proaktif selama siklus hidup karyawan (employee life cycle).
Personalia sendiri adalah bagian dari departemen HR yang tugasnya berkaitan dengan perekrutan hingga pengelolaan kompensasi tenaga kerja, yang tentunya turut berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.
Melalui SOP personalia, Anda dapat terhindar dari pelanggaran tenaga kerja, mengurangi kesalahan dalam proses rekrutmen, dan memastikan karyawan mencapai kepuasan kerja.
Baca Juga: Transformasi Digital HR: Pengertian dan Langkah Memulainya
Apakah SOP Penting untuk Personalia?
Ya, sangat penting. SOP personalia dapat memberikan sejumlah manfaat seperti:
1. Meningkatkan Konsistensi dalam Praktik HR
SOP personalia dapat membantu Anda terhindar dari konflik di masa depan, di mana Anda dapat memastikan tindakan yang konsisten untuk semua karyawan.
2. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas
SOP HR memungkinkan Anda untuk bekerja dengan lebih efisien. Dengan dokumen ini, Anda dapat mengetahui langkah apa yang harus diambil dalam situasi tertentu dan bagaimana menangani dampaknya nanti.
Hal ini juga akan menghasilkan peningkatan produktivitas yang turut berkontribusi pada kesuksesaan perusahaan.
3. Mempromosikan Nilai Perusahaan
Dengan SOP personalia, Anda juga dapat memastikan bahwa semua karyawan selaras dengan nilai-nilai perusahaan dan membuat keputusan dengan selalu mematuhi nilai-nilai tersebut.
4. Memastikan Kepatuhan
SOP ini juga membantu perusahaan mengikuti semua kepatuhan tenaga kerja dan menghindari denda hukum.
5. Mengurangi Kesalahan
Saat Anda membuat instruksi kerja dan aturan yang jelas untuk diikuti karyawan, Anda dapat mencegah terjadinya kesalahan. Melalui SOP, karyawan memahami prosedur yang harus diikuti.
Baca Juga: 8 Fungsi SOP dan Cara Membuat SOP yang Efektif
Apa Saja Jenis SOP yang Penting bagi Tim Personalia?
Anda dapat membuat berbagai SOP personalia untuk organisasi Anda untuk memastikan transisi yang lancar bagi karyawan pada berbagai tahap siklus hidup mereka.
Beberapa di antaranya termasuk:
1. Proses Perekrutan
SOP personalia ini membantu anggota tim SDM mengidentifikasi langkah-langkah yang harus diambil saat merekrut karyawan baru, seperti:
- Mengirim email kepada kepala departemen untuk memahami jumlah posisi kosong di tim mereka
- Meminta manajer bekerja sama dengan HR untuk membuat iklan lowongan di media sosial atau platform pencari kerja
- Membuat dan mengonfirmasi bagian “tentang perusahaan” sebelum mempublikasikan iklan
- Menetapkan tenggat waktu bagi pelamar untuk mengirimkan lamaran mereka
- Memilih platform HR yang memungkinkan mereka menyaring resume
- Menyaring kandidat yang memiliki keterampilan paling banyak sesuai dengan lowongan pekerjaan
- Menghubungi kandidat dan memberi tahu mereka tentang seluruh proses wawancara
- Memahami ekspektasi gaji mereka dan melanjutkan proses perekrutan sesuai kebutuhan
- Membuat tes untuk pelamar dengan bantuan karyawan dan manajer yang ada, dan berbagi tenggat waktu untuk penyelesaiannya
- Membagikan tes kepada manajer setelah diselesaikan oleh kandidat dan meminta mereka untuk berbagi hasilnya pada tanggal tertentu agar tim HR dapat menutup posisi lebih cepat
- Membagikan hasil tes kepada kandidat dan melanjutkan proses jika dipilih oleh tim internal
SOP terkait perekrutan juga memungkinkan Anda untuk menilai kandidat berdasarkan perilaku mereka dan melihat apakah mereka sesuai dengan budaya perusahaan.
2. Onboarding Karyawan
SOP mengenai onboarding karyawan ini berisi instruksi untuk membantu Anda dalam:
- Memperkenalkan karyawan baru kepada peran dan tanggung jawab mereka
- Menunjukkan jenjang karir mereka di perusahaan
- Memperkenalkan mereka kepada manajer dan rekan kerja
- Menyediakan struktur yang harus diikuti selama hari-hari awal bekerja
Dengan SOP onboarding, Anda memastikan bahwa karyawan baru berintegrasi dengan baik ke dalam struktur perusahaan dan terbiasa dengan budaya yang ada.
3. Pelatihan dan Pengembangan
Selanjutnya, penting bagi Anda untuk membuat SOP terkait pelatihan dan pengembangan, agar dapat mempertahankan karyawan. Dengan SOP ini, Anda dapat:
- Membuat program yang solid yang disesuaikan dengan kebutuhan keterampilan yang berkembang
- Melatih karyawan setiap kali ada pembaruan baru pada produk
- Memperbarui materi pelatihan yang ada agar tidak ketinggalan zaman
- Mengidentifikasi pelatih yang tepat di industri perusahaan Anda
- Menemukan cara untuk mengukur keberhasilan modul pelatihan
- Membuat jadwal pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan
Baca Juga: Contoh SOP Tim HR, Manfaat, Hingga Cara Membuatnya
Bagaimana Cara Membuat SOP Personalia?
Membuat SOP personalia sangat penting untuk memastikan semua proses berjalan dengan efisien dan konsisten.
Dokumen ini membantu dalam mengatur berbagai aspek yang berkaitan dengan manajemen karyawan, mulai dari rekrutmen hingga pelatihan, kompensasi, dan hubungan karyawan.
Berikut ini adalah checklist lengkap untuk membantu Anda membuat SOP HR yang efektif dan terstruktur.
1. Cara Membuat SOP Rekrutmen & Onboarding
Saat membuat SOP untuk rekrutmen dan onboarding, Anda harus mempertimbangkan berbagai proses di bawah prosedur ini yang meliputi:
- Screening aplikasi dan proses wawancara
- Pembuatan offer letter
- Background check
- Prosedur onboarding
Untuk memastikan Anda mengikuti setiap tahap proses rekrutmen dan onboarding, berikut adalah checklist untuk membantu Anda membuat SOP dengan efisien:
- Gunakan alat HR yang tepat untuk membantu Anda menyaring ratusan aplikasi kandidat.
- Pilih resume yang sesuai dengan persyaratan pekerjaan yang ada.
- Bagikan profil dengan manajer tim untuk melihat apakah resume yang terpilih cocok.
- Atur panggilan perkenalan.
- Kirimkan tes.
- Diskusikan hasil dengan kandidat di akhir proses wawancara melalui email atau panggilan.
- Hubungi kandidat yang terpilih untuk membahas langkah selanjutnya.
- Pahami ekspektasi kompensasi kandidat dan negosiasikan sesuai anggaran perekrutan yang ada.
- Perbarui offering letter sesuai ekspektasi gaji yang telah dibahas dan kirimkan kepada kandidat.
- Periksa referensi yang diberikan oleh kandidat untuk melakukan pemeriksaan latar belakang.
- Buat proses onboarding yang disesuaikan untuk setiap peran pekerjaan.
2. Cara Membuat Pelatihan & Pengembangan
Saat membuat SOP untuk pelatihan dan pengembangan karyawan, Anda harus mempertimbangkan berbagai metode untuk memberikan pengetahuan, cara mengumpulkan materi pelatihan, prosedur manajemen kinerja dan penilaian, serta rencana perbaikan.
Untuk memastikan semua elemen ini ditambahkan ke SOP Anda, ikuti checklist berikut:
- Identifikasi area masalah yang menghambat produktivitas karyawan.
- Diskusikan dengan manajer untuk membuat modul pelatihan untuk karyawan.
- Gunakan solusi LMS yang tepat untuk menjalankan program pelatihan bagi tim.
- Jadwalkan workshop untuk meningkatkan keterampilan karyawan.
- Identifikasi keterampilan yang tidak termasuk dalam modul pelatihan.
- Hubungi anggota tim untuk mengidentifikasi perbaikan dalam modul yang ada.
- Dapatkan persetujuan dari manajer terkait untuk saran perbaikan.
- Perbarui perubahan ke sistem manajemen pembelajaran.
- Jadwalkan sesi feedback untuk karyawan dengan manajer mereka.
- Buat tujuan dan sasaran untuk karyawan untuk menilai kinerja mereka.
- Identifikasi area di mana negosiasi dapat dilakukan dengan karyawan.
- Identifikasi metrik yang tepat yang membantu Anda mengukur kinerja karyawan.
- Tangkap feedback yang konstruktif dan bagikan dengan karyawan.
- Identifikasi cara terbaik untuk meningkatkan komunikasi internal dalam tim dan antar tim.
- Temukan metode terbaik untuk meningkatkan kerja sama tim untuk hasil yang lebih baik.
- Tanamkan keterampilan kepemimpinan di antara karyawan melalui workshop rutin.
Baca Juga: Indikator Pelatihan Kerja, Faktor, dan Manfaatnya
3. Cara Membuat SOP Kompensasi
Dalam jenis SOP ini, Anda harus memasukkan prosedur pemrosesan penggajian, hingga rencana kompensasi berbasis kinerja.
Checklist di bawah ini akan membantu Anda menghindari kehilangan salah satu dari mereka selama pembuatan:
- Tentukan tanggal setiap bulan untuk mulai menilai cuti dan perkiraan gaji.
- Perbarui informasi karyawan yang benar dalam sistem untuk pencairan gaji yang tepat waktu.
- Pilih software payroll dan HR, seperti Gajihub yang dapat yang mengirimkan slip gaji kepada karyawan setelah gaji dicairkan.
- Catat pembaruan penggajian untuk referensi di masa depan.
- Tetapkan tujuan dan sasaran berdasarkan peran pekerjaan mereka.
- Ukur kinerja mereka berdasarkan hasil yang dicapai.
- Tetapkan rencana kompensasi berdasarkan hasil yang mereka capai dalam persentase.
- Evaluasi pasar untuk memahami tren saat ini untuk kompensasi karyawan sebelum mengirim surat kenaikan gaji.
- Adakan sidang disipliner jika ada tuduhan terhadap manajer tentang perilaku tidak pantas selama jam kerja.
- Tawarkan opsi keluhan resmi kepada karyawan jika mereka tidak puas dengan hasil atau keputusan yang dibuat oleh manajemen.
- Beri karyawan opsi untuk memilih seseorang dari tim yang dapat menemani mereka selama sidang.
- Simpan catatan untuk semua tindakan disipliner untuk memastikan situasi yang sama tidak terjadi di masa depan.
- Buat ringkasan kebijakan cuti yang menjelaskan kepada karyawan berbagai proses aplikasi cuti.
- Bagikan tautan untuk form cuti karyawan yang harus mereka isi sebelum cuti.
- Minta karyawan memberikan pemberitahuan sebelumnya untuk menghindari keterlambatan pekerjaan.
- Buat ringkasan yang memberi tahu karyawan tentang tugas mereka pada hari mereka mengambil cuti.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Marketing, Cara Membuat, dan Manfaatnya
Bagaimana Contoh SOP Personalia?
Untuk mempermudah Anda dalam membuat SOP personalia, berikut beberapa contoh yang bisa Anda jadikan referensi:
1. Rekrutmen Karyawan
Tujuan
Menjamin bahwa proses rekrutmen dilaksanakan dengan efisien, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Langkah-langkah
A. Identifikasi Kebutuhan
- Tinjau kebutuhan organisasi berdasarkan pertumbuhan bisnis dan kebutuhan operasional.
- Buat deskripsi pekerjaan yang jelas, termasuk tanggung jawab, kualifikasi, dan keterampilan yang dibutuhkan.
- Tentukan kriteria kandidat yang diinginkan, termasuk pengalaman kerja, pendidikan, dan kompetensi.
B. Pengumuman Lowongan
- Rancang iklan pekerjaan yang menarik dan informatif.
- Publikasikan lowongan di platform yang relevan, termasuk situs web perusahaan, portal karir, media sosial, dan papan lowongan kerja.
C. Seleksi Awal
- Evaluasi CV dan surat lamaran yang masuk untuk menyaring kandidat yang memenuhi kriteria.
- Lakukan panggilan telepon atau wawancara singkat untuk verifikasi informasi awal dan menilai kesesuaian kandidat.
D. Wawancara Mendalam
- Atur jadwal wawancara mendalam dengan kandidat yang lolos seleksi awal.
- Siapkan pertanyaan wawancara yang relevan dan mendalam.
- Berikan informasi lengkap tentang perusahaan, budaya kerja, dan posisi yang dilamar.
E. Evaluasi Kandidat
- Tinjau hasil wawancara dan tes keterampilan yang telah dilakukan.
- Diskusikan hasil evaluasi dengan tim HR dan manajer terkait untuk menentukan kandidat terbaik.
- Buat laporan evaluasi kandidat untuk dokumentasi.
F. Tawaran Pekerjaan
- Buat surat penawaran pekerjaan resmi yang mencakup syarat dan ketentuan pekerjaan.
- Hubungi kandidat terpilih untuk mendiskusikan penawaran dan menjawab pertanyaan mereka.
- Konfirmasikan penerimaan tawaran dan tentukan tanggal mulai kerja.
G. Onboarding
- Bantu karyawan baru dalam proses administrasi penerimaan.
- Kenalkan mereka pada tim, supervisor, dan rekan kerja.
- Sediakan orientasi mengenai kebijakan perusahaan, prosedur kerja, dan fasilitas kantor.
2. Pelatihan Karyawan
Tujuan
Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan untuk mendukung peningkatan kinerja dan kontribusi mereka kepada organisasi.
Langkah-langkah
A. Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
- Tinjau kebutuhan keterampilan yang diperlukan berdasarkan evaluasi kinerja dan rencana pengembangan organisasi.
- Lakukan evaluasi kinerja karyawan untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
B. Rencanakan Program Pelatihan
- Tentukan topik pelatihan yang relevan dan metode yang efektif (misalnya, pelatihan in-house, workshop, seminar).
- Atur jadwal pelatihan dan pilih fasilitator yang berkompeten.
C. Pemberitahuan Karyawan
- Berikan pemberitahuan resmi kepada karyawan yang akan mengikuti pelatihan.
- Sediakan materi atau persyaratan pra-pelatihan, jika diperlukan.
D. Pelaksanaan Pelatihan
- Selenggarakan sesi pelatihan sesuai jadwal yang telah ditentukan.
- Pastikan semua materi dan sarana pelatihan tersedia dan berfungsi dengan baik.
E. Evaluasi Pelatihan
Kumpulkan feedback dari peserta pelatihan mengenai efektivitas dan kepuasan mereka.
DOWNLOAD CONTOH SOP TIM PERSONALIA
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa dengan menyusun SOP personalia yang baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi tenaga kerja dan membantu mempromosikan budaya organisasi yang sehat.
Dengan mengintegrasikan SOP ke dalam rutinistas harian tim personalia, dokumen ini juga akan membantu menciptakan lingkungan kerj ayang lebih profesional, mendukung pertumbuhan karyawan, dan pada akhirnya mengarah pada keberhasilan jangka panjang perusahaan.
Nah, seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa salah satu SOP penting bagi tim personalia adalah SOP mengenai kompensasi.
Untuk membantu tim personalia mematuhi SOP tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub yang menyediakan fitur payroll.
Selain dapat mengirimkan slip gaji kepada karyawan dalam format PDF, fitur ini juga dapat menghitung seluruh komponen gaji karyawan, mulai dari gaji pokok, bonus atau tunjangan, hingga potongan seperti PPh 21 dan iuran BPJS.
Dengan demikian, tim personalia dapat mentaati segala aturan yang tercantum dalam SOP dan tetap dapat berfokus pada kewajiban lainnya.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.