Untuk menjaga keselarasan anntara kebijakan internal perusahaan dengan perkembangan hukum, kebutuhan bisnis, dan feedback karyawan, perusahaan perlu melakukan perubahan perusahaan peraturan.
Perubahan tersebut memudahkan perusahaa dan karyawan dalam menjalankan hak dan kewajiban mereka untuk menciiptakan hubungan kerja yang harmonis.
Namun, perubahan peraturan perusahaan harus disusun secara cermat dan disosialisasikan dengan baik kepada seluruh karyawan, agar proses perubahan berjalan secara transparan dan adil untuk semuanya.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa saja perubahan peraturan perusahaan, dasar hukum, hingga cara mensosialisasikan kepada karyawan.
Apa yang Dimaksud dengan Peraturan Perusahaan?
Peraturan perusahaan adalah dokumen yang dibuat secara tertulis oleh penguasaha yang memuat ketentuan tentang syarat kerja serta tata tertib perusahaan.
Peraturan ini berfungsi sebagai pedoman bagi perusahaan dan karyawan dalam menjalankan hal dan kewajibannya masing-masing untuk menciptakan hubungan kerja yang baik dan harmonis.
Dengan demikian, peraturan perusahaan penting untuk menjaga keseimbangan antara hak dan kewajiban kedua belah pihak, serta untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan kelangsungan usaha perusahaan.
Menurut Pasal 1 angka 20 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, peratruan perusahaan harus disusun oleh pengusaha dan memuat syarat-syarat kerja dan tata tertib perusahaan.
Penyusunan peraturan perusahaan ini juga harus memperhatikan saran dan pertimbangan dari wakil pekerja atau buruh di perusahaan tersebut.
Peraturan perusahaan sendiri diatur dalam Pasal 108 sampai dengan Pasal 115 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan serta Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor PER.16/MEN/XI/2011 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pengesahan Peraturan Perusahaan serta Pembuatan dan Pendaftaran Perjanjian Kerja Bersama.
Baca Juga: Pengertian PTKP, Aturan Terbaru dan Cara Menghitungnya
Apa Tujuan dari Adanya Peraturan Perusahaan?
Peraturan perusahaan memiliki beberapa tujuan dan manfaat, baik untuk perusahaan maupun karyawan. Di antarnya adalah:
- Menjamin adanya kepastian hak dan kewajiban bagi pekerja dan pengusaha.
- Mendorong terbentuknya kesepakatan kerja bersama.
- Memberikan pedoman bagi pengusaha dan pekerja dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya masing-masing.
- Menciptakan hubungan kerja yang harmonis, aman, dan dinamis.
- Menjaga kelangsungan usaha perusahaan serta meningkatkan kesejahteraan pekerja dan keluarganya.
Baca Juga: Peraturan Kerja 12 Jam Menurut Undang-Undang dan Sanksinya
Bagaimana Proses Penyusunan dan Pengesahan Peraturan Perusahaan?
Proses penyusunan peraturan perusahaan melilbatkan beberapa tahapan, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pengesahan, berikut penjelasannya:
1. Identifikasi Kebutuhan
Pertama-tama, perusahaan harus mengidentifikasi kebutuhan akan perubahan atau penyusunan peraturan baru dengan memperhatikan perubahan undang-undang, masukan dari karyawan, dan kebutuhan bisnis.
2. Penyusunan Draf
Penyusunan peraturan perusahaan dilakukan oleh pengusaha dengan memperhatikan saran dan pertimbangan dari wakil pekerja atua buruh.
Saran dan pertimbangan tersebut harus sudah diterima kembali oleh perusahaan dalam waktu 14 hari kerja sejak tanggal diterimanya naskah rancangan peraturan perusahaan oleh wakil karyawan.
3. Peninjauan dan Revisi
Selanjutnya, perusahaan meninjau dan melakukan revisi berdasarkan saran dan pertimbangan dari waki pekerja/ buruh.
Jika dalam waktu 14 hari kerja tidak ada saran dan pertimbangan, perusahaan dapat mengajukan pengesahan peraturan perusahaan tanpa saran dan pertimbangan tersebut.
4. Pengesahan Peraturan Perusahaan
Peraturan perusahaan mulai berlaku setelah mendapat pengesahan dari Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi atau pejabat yang ditunjuk.
Pengesahan ini harus dilakukan dalam waktu paling lama 30 hari kerja sejak naskah peraturan perusahaan diterima.
Jika dalam jangka waktu tersebut belum mendapatkan pengesahan, maka peraturan perusahaan dianggap telah mendapatkan pengesahan.
Baca Juga: Peraturan Tenaga Kerja Asing, Ketahui Poin-Poin Pentingnya
Apa Saja Isi Peraturan Perusahaan?
Menurut Pasal 111 UU Ketenagakerjaan, peraturan perusahaan sekurang-kurangnya harus memuat:
- Hak dan kewajiban pengusaha.
- Hak dan kewajiban pekerja/buruh.
- Syarat kerja.
- Tata tertib perusahaan.
- Jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan.
Baca Juga: 8 Peraturan Pekerja Perempuan yang Wajib Perusahaan Taati
Apakah Peraturan Perusahaan Boleh Diubah?
Ya, diperbolehkan. Hal ini disebabkan karena terdapat beberapa kemungkinan yang membuat perusahaan perlu merombak kembali aturannya, yaitu:
- Kepatuhan hukum: Menyesuaikan dengan perubahan dalam undang-undang dan regulasi.
- Feedbdack karyawan: Mengakomodasi masukan dari karyawan untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik.
- Perubahan strategis: Menyelaraskan dengan strategi bisnis dan tujuan perusahaan yang baru.
Baca Juga: Peraturan Magang di Indonesia Menurut Undang-Undang
Apa yang Boleh Diubah dalam Peraturan Perusahaan?
Meskipun perusahaan diizinkan untuk mengubah aturannya, Anda perlu mengetahui beberapa hal yang boleh diubah dalam aturan tersebut. Berikut beberapa di antaranya:
1. Perubahan Hak dan Kewajiban
Perubahan dalam peraturan perusahaan juga dapat mencakup hak dan kewajiban karyawan serta perusahaan, yang mencerminkan dinamika dan perkembangan di dalam perusahaan.
Sebagai contoh, kebijakan baru mengenai tanggung jawab kerja atau fleksibilitas waktu kerja bisa diimplementasikan untuk mendukung karyawan dalam bekerja lebih efektif.
2. Penyesuaian terhadap Kebijakan Baru
Perusahaan seringkali perlu menyesuaikan peraturan mereka ketika kebijakan baru diperkenalkan.
Contohnya, jika perusahaan memutuskan untuk menerapkan kebijakan kerja fleksibel, maka aturan terkait jam kerja dan kehadiran perlu diubah.
Hal ini membantu memastikan bahwa karyawan dapat bekerja dengan lebih optimal dan perusahaan tetap efisien.
3. Mengakomodasi Feedback Karyawan
Seringkali, perubahan peraturan perusahaan didorong oleh feedback karyawan.
Dengan mendengarkan masukan dari karyawan, perusahaan bisa menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik dan lebih produktif.
Misalnya, jika banyak karyawan yang menginginkan kebijakan kerja jarak jauh, perusahaan dapat menyesuaikan peraturan untuk mendukung fleksibilitas tersebut.
Baca Juga: 10 Cara Memberikan Masukan untuk Perusahaan dan Contohnya
4. Tata Tertib dan Budaya Perusahaan
Tata tertib perusahaan, yang mencakup norma dan aturan sehari-hari, juga harus dapat disesuaikan dengan perubahan budaya perusahaan atau corporate culture.
Hal ini membantu memastikan bahwa semua karyawan memahami dan mematuhi aturan yang berlaku, sejalan dengan perubahan yang terjadi di dalam perusahaan.
Misalnya, aturan mengenai penggunaan teknologi bisa diperbarui untuk meningkatkan efisiensi dan kolaborasi di era digital.
5. Kepatuhan terhadap Hukum dan Regulasi
Perusahaan harus selalu menyesuaikan peraturan mereka dengan perubahan hukum dan regulasi yang berlaku.
Hal ini penting agar perusahaan tetap mematuhi peraturan terbaru dan menghindari sanksi hukum.
Misalnya, jika pemerintah memperbarui aturan mengenai cuti bersalin, perusahaan harus segera menyesuaikan peraturannya.
6. Syarat Kerja yang Fleksibel
Syarat kerja yang tercantum dalam peraturan perusahaan, seperti jam kerja dan kondisi kerja, harus selalu bisa disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan.
Misalnya, perusahaan teknologi bisa memberikan fleksibilitas jam kerja untuk menyesuaikan dengan kebutuhan proyek-proyek tertentu yang mendesak.
Baca Juga: Hak dan Kewajiban Pengusaha Menurut UU Ketenagakerjaan
Bagaimana Cara Sosialiasi Perubahan Peraturan Perusahaan kepada Karyawan?
Sosialisasi perubahan peraturan perusahaan adalah langkah penting untuk memastikan semua karyawan memahami dan mematuhi aturan baru.
Berikut adalah beberapa cara efektif untuk mensosialisasikan perubahan peraturan perusahaan:
1. Pengumuman Resmi
Pengumuman resmi adalah langkah pertama dalam sosialisasi perubahan peraturan perusahaan. Ini bisa dilakukan melalui beberapa saluran komunikasi, antara lain:
- Email: Mengirimkan email massal kepada seluruh karyawan yang berisi detail perubahan peraturan.
- Papan Pengumuman: Menempelkan pengumuman di area yang sering dilihat karyawan, seperti kantin atau ruang istirahat.
Selain melalui berbagai media di atas, untuk menginformasikan peraturan baru kepada seluruh karyawan, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Dengan fitur sosial media personal perusahaan, manajemen dapat membuat pengumuman mengenai perubahan aturan.
Cara membuat pengumumannya pun sangat mudah, berikut tutorialnya:
Di samping membuat pengumuman, Anda juga dapat melampirkan dokumen terkait aturan perusahaan.
Dengan demikian, karyawan dapat membuka dan membaca ulang peraturan tersebut apabila dibutuhkan.
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
2. Sesi Pelatihan
Mengadakan sesi pelatihan adalah cara efektif untuk memastikan karyawan memahami perubahan peraturan secara mendalam. Sesi pelatihan bisa dilakukan secara:
- Tatap Muka: Mengadakan pertemuan langsung di ruang rapat atau auditorium.
- Online: Menggunakan platform webinar atau video conference untuk menjangkau karyawan yang bekerja jarak jauh.
3. Forum Diskusi
Menyediakan forum diskusi atau town hall meeting membantu menjawab pertanyaan dan kekhawatiran karyawan mengenai perubahan peraturan. Ini dapat dilakukan dengan:
- Diskusi Grup Kecil: Mengadakan sesi diskusi dengan tim atau departemen kecil.
- Town Hall Meeting: Mengadakan pertemuan besar di mana manajemen dapat menjelaskan perubahan dan menjawab pertanyaan secara langsung.
Baca Juga: Long Shift: Pengertian, Aturan, dan Cara Menghitung Upahnya
4. Materi Pendukung
Anda juga bisa menyediakan materi pendukung membantu karyawan memahami perubahan dengan lebih baik. Materi pendukung ini bisa berupa:
- FAQ (Frequently Asked Questions): Daftar pertanyaan dan jawaban yang sering muncul terkait perubahan peraturan.
- Panduan: Dokumen yang menjelaskan perubahan secara rinci dan bagaimana karyawan harus menyesuaikan diri.
- Video Penjelasan: Video singkat yang menjelaskan perubahan dan dampaknya.
5. Delegasi Informasi
Selanjutnya, Anda juga perlu melibatkan manajer dan supervisoruntuk menyampaikan informasi kepada tim mereka, agar pesan bisa tersampaikan dengan baik.
Berikut beberapa hal yang perlu dilakukan manajer dan supervisor:
- Menjelaskan secara langsung: Menyampaikan perubahan peraturan dalam pertemuan rutin tim.
- Mengadakan sesi one-on-one: Bertemu dengan setiap anggota tim untuk memastikan mereka memahami perubahan.
6. Monitoring dan Feedback
Setelah sosialisasi dilakukan, penting untuk memantau pemahaman dan penerimaan karyawan terhadap perubahan peraturan. Hal ini bisa dilakukan dengan:
- Survei: Mengirimkan survei untuk mengukur seberapa baik karyawan memahami perubahan.
- Feedback Loop: Membuka saluran komunikasi bagi karyawan untuk memberikan feedback dan pertanyaan tambahan.
Dengan menerapkan metode sosialisasi ini, perusahaan dapat memastikan bahwa semua karyawan memahami dan mematuhi perubahan peraturan perusahaan, serta merasa didukung dan terlibat dalam proses tersebut.
Baca Juga: Employee Centric Culture, Bagaimana Cara Mengembangkannya?
Bagaimana Sanksi terkait Perubahan Peraturan Perusahaan?
Pasal 188 UU Ketenagakerjaan mengatur ketentuan sanksi pidana pelanggaran berupa denda paling sedikit Rp 5.000.000,00 dan paling banyak Rp 50.000.000,00 atas pelanggaran mengenai jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan dan kewajiban pengusaha untuk memberitahukan dan menjelaskan isi peraturan perusahaan serta memberikan naskah peraturan perusahaan kepada pekerja.
Baca Juga: Hak Karyawan Resign Ini Harus Dipenuhi Perusahaan, Apa Saja?
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa perubahan peraturan perusahaan bukan hanya sekedar proses administratif, melainkan juga upaay untuk menjaga kesejahteraan dan keselarasan dalam lingkungan kerja.
Dengan melakukan perubahan peraturan secara tepat dan mensosialisasikannya dengan efektif, perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap hukum, merespon kebutuhan karyawan, dan menyesuaikan dengan dinamika bisnis yang terus berkembang.
Untuk membantu perusahaan dalam mensosialisasikan peraturan perusahaan yang baru, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, Anda dapat membuat pengumuman terkait perubahan aturan perusahaan dan mencantumkan dokumen peraturan tersebut, sehingga karyawan dapat dengan mudah membacanya kapan pun dan di mana saja.
Selain itu, Gajihub juga dapat membantu dalam hal payroll, pengelolaan cuti dan izin karyawan, hingga reimbursement.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.