SOP atau Standar Operational Procedure menjadi bagian yang tidak bisa dipisahkan dari sebuah perusahaan. Ini dikarena fungsi SOP yang sangat penting, yakni terkait pedoman yang harus ditaati agar perusahaan dapat berjalan dengan baik.
Diharapkan dengan adanya SOP ini, perusahaan dapat meminimalisir kesalahan yang dapat terjadi. Sehingga perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan akan berimbas ke keuntungan yang didapatkan.
Lalu apa saja fungsi SOP ini? Mengapa SOP ini harus dimiliki perusahaan dan bagaimana cara membuat SOP yang efektif?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai SOP, mulai dari pengertian, fungsi SOP, hingga cara membuat SOP yang efektif.
Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa yang Dimaksud SOP?
Prosedur operasi standar (SOP) memberikan arahan yang jelas dan petunjuk terperinci yang diperlukan untuk melakukan tugas atau operasi tertentu secara konsisten dan efisien. Sering terlihat di berbagai industri, SOP bertujuan untuk mencapai keseragaman dalam pelaksanaan, mengurangi miskomunikasi, dan mematuhi standar peraturan.
Perlu diketahui bahwa SOP jauh lebih rumit daripada dokumen prosedural lainnya. Sementara dokumen proses menawarkan pandangan menyeluruh tentang suatu proses, SOP memberikan perspektif yang mendalam, yang menjelaskan langkah-langkah yang tepat untuk keberhasilan pelaksanaan tugas.
Anggap saja seperti ini: dokumen proses membuat sketsa perjalanan dari “Titik A” ke “Titik B”, tetapi SOP menawarkan peta terperinci untuk menavigasi perjalanan ini dengan sukses.
SOP lebih dari sekadar dokumen prosedural; SOP berfungsi sebagai panduan referensi untuk pemecahan masalah, alat untuk memastikan keamanan, dan mekanisme untuk menstandarisasi kinerja di seluruh organisasi.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Developer, Manfaat, dan Cara Implementasinya
Apa Tujuan dari SOP?
Tujuan mendasar dari SOP adalah untuk memberikan instruksi yang jelas dan ringkas untuk pelaksanaan operasi rutin yang konsisten dalam suatu organisasi.
Dengan memberikan panduan langkah demi langkah tentang bagaimana tugas-tugas harus dilakukan, SOP bertujuan untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan secara konsisten, efisien, dan aman, terlepas dari siapa yang melakukan tugas tersebut.
Selain itu, SOP juga berfungsi sebagai alat utama bagi perusahaan untuk mematuhi peraturan dan standar industri, sehingga mengurangi risiko kesalahan dan penyimpangan.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Financial, Jenis, dan Cara Mengoptimalkannya
Mengapa Prosedur Operasi Standar Penting?
Nilai dari prosedur operasi standar lebih dari sekadar tujuan mendasarnya untuk memastikan konsistensi dan mengurangi miskomunikasi. SOP berfungsi sebagai cetak biru untuk sukses dengan membantu organisasi menstandarkan proses internal dan kemajuannya dengan cara yang terpadu dan kohesif.
Bayangkan konsekuensi dari tidak adanya SOP yakni akan ada banyak hal yang tidak pasti. Tanpa SOP, tidak ada jaminan bahwa praktik terbaik akan diikuti secara konsisten, seperti anggota tim akan tetap selaras, atau bahwa organisasi akan terus beroperasi secara optimal.
Oleh karena itu, prosedur operasi standar sangat penting dalam menjaga integritas operasional organisasi.
Prosedur ini memainkan peran penting dalam menetapkan ekspektasi yang jelas, memastikan kualitas dan efisiensi, serta menjaga semua anggota tim agar tetap selaras dengan tujuan bersama organisasi.
SOP berfungsi sebagai tulang punggung organisasi yang sukses dan sangat penting untuk pertumbuhan dan keberlanjutan jangka panjang.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Sales, Manfaat, dan Cara Penggunaannya
Apa Fungsi SOP?
Berikut fungsi SOP yang menjadikan SOP ini penting bagi sebuah bisnis:
1. Memastikan Kepatuhan terhadap Praktik Terbaik
Fungsi SOP yang pertama adalah untuk memastikan keputusan terhadap praktik terbaik. SOP mengamanatkan kepatuhan terhadap praktik terbaik, mengubahnya dari sekadar saran menjadi langkah-langkah hirarkis yang dapat ditindaklanjuti.
Praktik-praktik ini, yang dibentuk oleh semua pemangku kepentingan yang terlibat, memastikan bahwa tim Anda selalu bertindak demi kepentingan terbaik perusahaan.
SOP tidak hanya memberikan “arah utara yang benar” tetapi juga instruksi terperinci untuk memandu tim Anda. Dengan mengetahui cara yang paling efektif dan efisien dalam menangani tugas, tim Anda dapat mencapai hasil yang optimal sambil meminimalkan pengeluaran sumber daya.
2. Memastikan Konsistensi dan Efisiensi
mematikan konsistensi dan efisiensi jadi fungsi SOP kedua yang mesti Anda pahami.
Prosedur operasi standar adalah cetak biru untuk membuat organisasi Anda berjalan seperti mesin yang disetel dengan baik. Prosedur ini menetapkan konsistensi dalam operasi Anda, membuat keputusan dan proses menjadi lebih otomatis, sehingga menghilangkan pertimbangan yang tidak perlu atau miskomunikasi.
3. Jaminan Kualitas
Dengan memastikan kepatuhan aturan yang ada dan menjaga konsistensi, SOP meningkatkan kualitas pekerjaan secara keseluruhan. Para pekerja dapat secara efektif dan efisien menyelesaikan suatu proses atau tugas, sehingga meningkatkan standar kualitas.
4. Memungkinkan Orientasi dan Pelatihan yang Tepat
Dengan mendefinisikan prosedur operasi standar dengan jelas dalam organisasi Anda, Anda dapat membuat proses orientasi karyawan menjadi lebih mudah serta meningkatkan cara Anda melatih anggota tim Anda.
Dengan rencana darurat yang disusun dengan jelas, Anda dapat mempersiapkan karyawan Anda dengan lebih baik untuk menghadapi situasi yang mungkin terjadi.
Tidak adanya langkah-langkah yang terperinci seperti itu dapat membuat tim Anda kurang informasi dan tidak siap untuk menangani tantangan.
Baca Juga: Contoh SOP Tim HR, Manfaat, Hingga Cara Membuatnya
5. Pelestarian Pengetahuan Organisasi
Meskipun tim Anda saat ini mungkin sudah memahami SOP, sangat penting untuk mendokumentasikannya untuk referensi di masa mendatang. Perubahan dalam tim Anda tidak dapat dihindari, mulai dari pensiun, pengunduran diri, promosi, cuti, dll.
Ketika perubahan tersebut terjadi, SOP yang terdokumentasi memastikan bahwa pengetahuan dan keahlian yang terkumpul tetap berada di dalam organisasi, sehingga memberikan akses yang mudah ke anggota baru.
6. Mengurangi Kesalahpahaman
Dengan menyediakan instruksi yang tersedia dan terperinci mengenai pelaksanaan tugas, SOP memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama, sehingga mengurangi potensi kesalahpahaman dan mendorong komunikasi yang efektif.
7. Kepatuhan terhadap Peraturan
Industri tertentu secara hukum mewajibkan dokumentasi SOP. Ini termasuk memiliki fungsi SOP yang terdokumentasi dengan baik dapat menunjukkan kepatuhan terhadap persyaratan peraturan ini.
Misalnya, dalam bidang kesehatan, dokumen SOP sering kali membuktikan kepatuhan terhadap standar keselamatan kerja yang ada. Prosedur operasional standar juga dapat membantu organisasi memenuhi kewajiban hukum umum, seperti penyelesaian keluhan pelanggan, dengan menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan layanan.
8. Peningkatan Keamanan
Dengan merinci praktik dan prosedur yang aman, SOP dapat mengurangi risiko kecelakaan atau cedera. Sebagai contoh, SOP untuk menangani bahan berbahaya dapat mencakup langkah-langkah untuk alat pelindung diri dan teknik penanganan yang tepat, hingga memastikan keselamatan dan penilaian risiko.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Marketing, Cara Membuat, dan Manfaatnya
Bagaimana Cara Membuat SOP yang Efektif?
Setelah Anda memahami pengertian dan fungsi SOP, lalu bagaimana cara membuat SOP yang efektif? Berikut cara yang bisa Anda lakukan untuk membuat SOP yang efektif:
1. Tentukan Tujuan Anda dalam Membuat SOP
Sebelum pena menyentuh kertas, atau jari menyentuh keyboard, Anda harus memiliki jawaban yang jelas atas pertanyaan mengapa Anda membuat dokumen ini.
Hal ini seperti mempersiapkan perjalanan; Anda perlu mengetahui tujuan Anda sebelum merencanakan rute perjalanan.
Mari kita jelajahi beberapa pertanyaan untuk membantu membentuk misi Anda:
- Bagaimana dokumentasi SOP dapat meningkatkan efisiensi dan kerja sama tim di antara karyawan Anda?
- Seperti apa layanan pelanggan ketika semua orang mematuhi SOP?
- Bagaimana penerapan SOP dapat meningkatkan keuntungan perusahaan?
Selanjutnya, kenali hambatan apa pun dalam alur kerja Anda saat ini. Dengan begitu, Anda bisa mengetahui bagaimana tim Anda bisa meningkatkan produktivitas dengan adanya SOP.
Aturlah pertemuan dengan tim Anda untuk bertukar pikiran dan menyelesaikan tujuan SOP Anda. Buatlah tujuan-tujuan yang SMART, dan Anda akan memulai dengan baik!
2. Tentukan Pemangku Kepentingan dan Kreator
Kumpulkan tim A Anda. Dalam pengembangan SOP, sangat penting untuk melibatkan semua personel yang akan terlibat atau terpengaruh oleh SOP dalam proses pengembangan dokumen.
- Eksekutif tingkat C – para petinggi, yang berfokus pada penyusunan operasi yang ramping dan mencapai tujuan bisnis tingkat tinggi.
- Pemimpin manajemen – para ahli taktik, yang mengembangkan praktik terbaik dan menyusun rencana implementasi SOP.
- Karyawan di tingkat bawah – para pekerja lapangan, yang dapat menilai kelayakan SOP dalam hal logistik dan konsumsi sumber daya.
Buatlah daftar semua pemangku kepentingan yang mungkin terlibat dalam SOP Anda, beserta peran masing-masing.
Jangan lupa bahwa suara pelanggan Anda juga penting. SOP mungkin hanya membahas proses internal, tetapi operasi ini dapat sangat memengaruhi pengalaman pelanggan.
Jadi, ingatlah audiens Anda, dan mari rancang SOP yang mencakup dua hal sekaligus: menyederhanakan proses internal dan menciptakan pengalaman yang tak terlupakan bagi klien Anda.
3. Tentukan End User Anda
Siapa yang akan menggunakan SOP? Meskipun berbagai individu mungkin terlibat dalam pembuatan SOP, konten SOP yang sebenarnya akan selalu diikuti oleh sekumpulan individu atau departemen tertentu.
Misalnya, dalam mendefinisikan SOP untuk penanganan permintaan layanan pelanggan, perwakilan layanan pelanggan Anda akan menjadi individu kunci yang bertanggung jawab untuk mengikuti SOP.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengetahui siapa saja yang akan terlibat dalam prosedur yang dimaksud, karena hal ini akan memungkinkan Anda untuk membuat dokumen SOP dengan mempertimbangkan individu-individu tersebut.
Idenya di sini adalah untuk dapat membuat dokumen sedemikian rupa agar berguna bagi mereka yang benar-benar akan menerapkan prosedur yang ditentukan dalam dokumen tersebut.
Ini berarti:
- Tetap fokus pada tugas pengguna akhir yang sebenarnya
- Menggunakan bahasa dan terminologi yang benar, seperti yang diharapkan oleh pengguna akhir
- Menjelaskan terminologi tertentu sesuai kebutuhan, namun tidak menjelaskan secara berlebihan proses dan istilah yang sudah biasa bagi pengguna akhir
- Namun, sebelum Anda dapat mewujudkan semua hal tersebut, Anda harus memiliki gambaran yang jelas mengenai untuk siapa SOP Anda dibuat.
4. Tentukan Ruang Lingkup dan Format SOP
Menentukan ruang lingkup SOP melibatkan pertimbangan siapa yang akan menggunakan SOP serta peralatan atau bahan apa yang dibutuhkan. Ini termasuk faktor relevan lainnya yang dapat mempengaruhi tugas atau proses yang dijelaskan dalam prosedur operasi standar.
Dalam hal format, prosedur operasi standar biasanya menggunakan salah satu dari format berikut:
- Daftar tertulis langkah demi langkah
- Daftar hirarkis
- Diagram alir (flowchart)
- Daftar periksa sederhana
- Video
- Kursus interaktif
- Tergantung pada prosedur yang didokumentasikan, Anda perlu menentukan format mana yang paling efektif untuk mengkomunikasikan informasi yang diinginkan.
Tindakan terbaik di sini adalah menggunakan format yang paling sederhana yang diperlukan untuk situasi yang dihadapi.
Jika tidak perlu menyertakan penjelasan tambahan atau kemungkinan kontinjensi, daftar langkah demi langkah mungkin sudah cukup. Jika setiap langkah dalam proses berpotensi menghasilkan beberapa hasil, diagram alir mungkin diperlukan.
5. Kumpulkan Semua Informasi
Oke, jadi Anda telah menentukan mengapa Anda perlu membuat prosedur operasional standar serta mengetahui untuk siapa prosedur tersebut dibuat. Anda bahkan tahu siapa yang akan bertanggung jawab untuk menulis prosedur operasi standar.
Satu-satunya hal yang tersisa sebelum menulis SOP adalah mengumpulkan informasi yang diperlukan, yang meliputi:
- Meneliti tugas atau proses: Cari informasi yang relevan tentang tugas atau proses yang akan dicakup oleh SOP. Hal ini dapat mencakup pedoman industri, praktik terbaik, dan kebijakan atau prosedur yang relevan.
- Berkonsultasi dengan ahli dalam bidangnya: Carilah masukan dari individu yang memiliki keahlian dalam tugas atau proses yang akan dicakup oleh SOP. Individu-individu ini mungkin dapat memberikan wawasan dan informasi berharga yang akan membantu Anda membuat SOP yang lebih komprehensif dan akurat.
- Tinjau kebijakan dan prosedur yang ada: Jika ada kebijakan atau prosedur yang ada yang berhubungan dengan tugas atau proses yang dijelaskan dalam SOP, pastikan untuk meninjaunya dan memasukkan informasi yang relevan ke dalam SOP.
- Amati tugas atau proses: Jika memungkinkan, amati tugas atau proses yang sedang dilakukan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang langkah-langkah yang terlibat dan tantangan atau masalah yang mungkin timbul.
Baca Juga: Perbedaan OKR dan KPI, Mana yang Lebih Baik?
6. Buatlah Garis Besar Dokumen SOP dan Mulailah Menulisnya
Setelah Anda mengetahui apa tujuan Anda dalam membuat SOP, siapa saja yang akan terlibat dalam pembuatannya, dan format terbaik yang akan digunakan, Anda dapat mulai merencanakan dokumen tersebut secara keseluruhan.
Di sini, kita akan membahas berbagai bagian dari dokumen prosedur operasi standar yang lengkap, menjelaskan informasi apa saja yang harus disertakan dalam setiap bagian.
Satu hal yang perlu diingat saat Anda menulis SOP adalah menggunakan bahasa dan format yang jelas dan ringkas. Hindari penggunaan jargon atau bahasa yang rumit, dan gunakan poin-poin penting atau daftar bernomor agar SOP mudah dibaca dan diikuti.
Jika memungkinkan, gunakan kalimat aktif daripada kalimat pasif untuk membuat instruksi lebih jelas dan langsung.
7. Mengoreksi, Menguji, dan Merevisi: Proses Iteratif
Sebuah SOP, seperti halnya karya besar lainnya, biasanya tidak sempurna pada draf pertamanya. Bayangkan jika J.K. Rowling menerbitkan draf pertama Harry Potter.
Apakah akan menjadi fenomena seperti sekarang ini? Mungkin tidak.
Mengoreksi, menguji, dan merevisi adalah langkah-langkah penting untuk membuat SOP yang efektif. Libatkan tim Anda dalam langkah ini, karena pandangan yang berbeda dapat menangkap masalah yang mungkin terlewatkan oleh Anda.
Buatlah kelompok penguji dalam tim Anda untuk mengimplementasikan SOP dalam lingkungan yang terkendali. Kumpulkan umpan balik dari mereka, lakukan revisi yang diperlukan, dan ulangi prosesnya hingga Anda memiliki SOP yang berjalan dengan lancar.
8. Latih Pengguna Akhir Anda
Tidak peduli seberapa berpengalaman atau terspesialisasi anggota tim Anda saat ini, mereka perlu dilatih (dan/atau dilatih ulang) mengenai SOP baru yang akan diterapkan.
Hal ini, tentu saja, dapat menjadi area yang sensitif-terutama bagi karyawan lama yang sudah terbiasa melakukan tugas-tugas dengan cara tertentu, dan yang mungkin belum melihat manfaat dari melakukan perbaikan yang diperlukan.
Karena alasan ini, sesi pelatihan SOP ini harus dilakukan dalam suasana yang santai dan tanpa risiko. Tim Anda perlu memiliki keyakinan penuh bahwa ini bukanlah cobaan yang bersifat “menakut-nakuti”, namun untuk lebih memampukan mereka melakukan yang terbaik, dan menjadi seproduktif mungkin dalam menjalankan tugas kontraktual mereka.
Seperti yang akan kita bahas pada bagian berikut, Anda juga perlu menunjukkan kepada tim Anda bahwa pelatihan ini bukan hanya sekali saja-ini adalah proses yang berkelanjutan.
Hal ini akan memperkuat gagasan bahwa SOP baru adalah dan akan menjadi cara baru dalam melakukan sesuatu, dan tidak akan ditinggalkan setelah kebaruan dari proses baru tersebut hilang.
Meskipun demikian, ide untuk melatih tim Anda terkait SOP baru hanya berhubungan dengan sebagian prosedur yang sebenarnya, sementara lebih berfokus pada menanamkan pola pikir pertumbuhan dalam tim Anda.
9. Memanfaatkan Perangkat Lunak Prosedur Operasi Standar
Memanfaatkan perangkat lunak SOP dapat secara signifikan menyederhanakan proses pembuatan, pengelolaan, dan pendistribusian SOP. Dengan fitur-fitur bawaan untuk pemformatan yang mudah, pelacakan revisi, alur kerja persetujuan, dan akses terpusat, perangkat lunak ini merupakan alat yang sangat berharga untuk manajemen SOP.
Teliti dan pilih perangkat lunak SOP yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda. Berikan pelatihan yang diperlukan kepada tim Anda untuk penggunaan yang efektif.
10. Menerapkan SOP, Tinjau Ulang Secara Teratur dan Perbarui Sesuai Kebutuhan
Tahap “terakhir” dari proses ini tentu saja adalah mengimplementasikan SOP baru secara penuh.
Kami menempatkan kata “final” dalam tanda petik karena, sekali lagi, apa yang dianggap sebagai “praktik terbaik” dalam skenario tertentu terus berubah. Yang pasti, apa yang paling berhasil hari ini mungkin merupakan cara yang tidak efisien untuk melakukan sesuatu beberapa bulan lagi.
Inilah sebabnya mengapa penting untuk menanamkan pola pikir pertumbuhan dalam tim Anda: Mereka perlu memahami bahwa proses-proses baru tidak ditetapkan di atas batu, dan akan berkembang seiring berjalannya waktu ketika dibutuhkan.
Baca Juga: 8 Cara Menciptakan Psychological Safety di Tempat Kerja
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai fungsi SOP yang bisa menjadi referensi Anda dalam membuat SOP. SOP merupakan standar opersional yang akan menjadi pedoman bagi sebuah perusahaan.
Ini dapat berupa standar keamanan hingga standar dalam melakukan pekerjaan. Tujuan adalah agar pekerjaan dapat dilakukan secara efektif dan meminimalisir risiko kesalahan kerja.
Memastikan karyawan aman dalam melakukan pekerjaan adalah bagian pengelolaan karyawan di sebuah perusahaan. Ini adalah hal wajib yang harus dilakukan perusahaan.
Anda juga dapat melakukan pengelolaan karyawan dengan baik dengan menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan.
GajiHub dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan, mulai dari absensi, BPJS, PPh 21, akuntansi Employee Self Service (ESS), izin dan cuti, analisis data, hingga reimbursement dan kasbon.
Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.