Tugas Arsiparis, Skill Penting, Jenjang Karier, dan Gajinya

Tugas arsiparis melibatkan menjaga dan melestarikan dokumen serta catatan penting.

Di dalam perusahaan, arsiparis berperan memiliki peran penting karena ialah yang memastikan bahwa informasi berharga tidak hilang seiring berjalannya waktu.

Di Indonesia, dalam lingkungan Pegawai Negeri Sipil (PNS), arsiparis merupakan jabatan fungsional yang bertugas melakukan kegiatan kearsipan, pembinaan, dan pengelolaan arsip di berbagai instansi pemerintah.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas pengertian, tugas arsiparis, skill penting, jenjang karier, dan gajinya di Indonesia.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Arsiparis?

Seorang arsiparis adalah profesional yang bertugas meneliti, menilai, menyimpan, dan mengelola berbagai jenis dokumen dan media agar tetap bisa diakses di masa depan.

Mereka memastikan bahwa informasi penting tidak akan hilang seiring berjalannya waktu.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan, yang diperoleh melalui pendidikan formal maupun pelatihan khusus di bidang ini.

Dalam bekerja, tugas arsiparis meliputi mengelola berbagai jenis arsip, termasuk dokumen tertulis, rekaman lisan, grafik, hingga media digital.

Mereka juga kerap memiliki spesialisiasi tertentu, baik dalam jenis materi yang dikelola maupun periode sejarah tertentu yang mereka teliti.

Peran arsiparis bisa berbeda tergantung pada ukuran dan jenis arsip yang mereka tangani.

Pada lingkup yang lebh kecil, mereka biasanya mengurus semua aspek, mulai dari pengumpulan, pelestarian, hingga pengelolaan dokumen.

Sementara di institusi yang lebih besar, arsiparis cenderung memiliki bidang khuss yang menjadi fokus utama mereka.

Apa Saja Tugas Seorang Arsiparis?

Tugas seorang arsiparis dapat tergantung pada tempat mereka bekerja dan bidang yang ditekuni.

Namun, secara umum berikut adalah tugas dari seorang arsiparis:

1. Menjaga dan merawat dokumen

Arsiparis memastikan kondisi dokumen tetap baik dengan menyimpannya di tempat yang aman dan sesuai standar.

Hal ini mencakup penggunaan bahan penyimpanan khusus agar arsip tidak rusak akibat paparan cahaya, kelembaban, atau faktor lingkungan lainnya.

2. Membantu akses arsip

Arsiparis memberikan panduan kepada masyarakat, peneliti, atau instansi yang ingin mengakses arsip.

Mereka juga menjelaskan cara menggunakan dokumen dengan benar tanpa merusak keasliannya.

3. Mengelola arsip dalam berbagai format

Untuk memastikan arsip tetap dapat diakses di masa depan, arsiparis mendigitalkan dokumen atau mengonversinya ke format lain, seperti mikrofilm atau media elektronik.

4. Melakukan penelitian terhadap dokumen

Sebagai bagian dari pekerjaannya, arsiparis sering meneliti sejarah dan asal-usul suatu dokumen, termasuk konteks penggunaannya dan nilai historisnya.

5. Menilai dan mengautentikasi dokumen

Arsiparis bertugas memastikan keaslian dokumen serta menentukan nilai historis atau ekonominya.

Proses ini penting terutama untuk dokumen yang akan disimpan dalam arsip nasional atau koleksi penting lainnya.

6. Menyelenggarakan pameran dan edukasi

Untuk meningkatkan kesadaran masyarakat tentang pentingnya arsip, arsiparis dapat mengadakan presentasi, tur, atau pameran dokumen bersejarah di museum, perpustakaan, atau institusi lainnya.

7. Mengelola pembelian dan akuisisi arsip baru

Arsiparis berperan dalam mendapatkan dokumen baru dengan cara negosiasi atau pembelian. Mereka memastikan bahwa arsip yang ditambahkan relevan dan memiliki nilai untuk disimpan.

8. Mengawasi sistem penyimpanan arsip digital

Di era modern, banyak arsip disimpan dalam bentuk digital.

Tugas arsiparis selanjutnya adalah memastikan bahwa sistem penyimpanan digital tetap aman, terstruktur, dan mudah diakses.

9. Membuat cadangan untuk melindungi arsip

Untuk mencegah kerusakan atau kehilangan, arsiparis membuat salinan digital atau versi film dari dokumen penting.

Hal ini dilakukan agar informasi tetap tersedia meskipun arsip fisiknya mengalami kerusakan.

10. Mengorganisasi dan mengklasifikasikan dokumen

Tugas arsiparis juga melibatkan penyusunan dan pengelompokkan dokumen sesuai kategori tertentu agar mudah ditemukan.

Dengan sistem pengarsipan yang rapi, pengguna dapat dengan cepat mengakses dokumen yang mereka butuhkan.

Apa Tugas Arsiparis dalam Lingkup PNS?

Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan, yang diperoleh melalui pendidikan formal atau pelatihan kearsipan.

Berikut beberapa tugas arsiparis:

1. Pengelolaan Arsip Dinamis

Arsiparis bertanggung jawab dalam penerimaan dan pembuatan arsip serta memastikan autentisitasnya melalui proses verifikasi.

Mereka juga melakukan pemberkasan dan penyimpanan arsip secara sistematis agar mudah diakses ketika dibutuhkan.

Selain itu, arsip yang sudah tidak aktif akan diidentifikasi, dinilai, dan jika sudah tidak memiliki nilai guna, dapat dimusnahkan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Tak hanya itu, mereka juga mengevaluasi sistem pengelolaan arsip dinamis serta memberikan layanan kepada pihak yang memerlukan akses terhadap arsip.

2. Pengelolaan Arsip Statis

Dalam pengelolaan arsip statis, arsiparis menyusun Daftar Pencarian Arsip (DPA) untuk mempermudah pencarian dokumen penting.

Mereka juga bertugas menyimpan dan mengelola arsip sejarah agar tetap terjaga keasliannya.

Selain itu, mereka melakukan identifikasi serta preservasi arsip statis untuk memastikan kelestariannya.

Arsiparis juga berperan dalam menyelenggarakan pameran arsip, baik dalam bentuk tekstual maupun virtual.

3. Pembinaan Kearsipan

Sebagai bagian dari pengembangan sistem kearsipan, arsiparis memberikan bimbingan teknis serta konsultasi terkait pengelolaan arsip kepada berbagai pihak.

Mereka juga melakukan supervisi serta evaluasi terhadap sistem informasi kearsipan untuk memastikan efektivitas dan kepatuhannya terhadap regulasi.

Selain itu, mereka terlibat dalam sertifikasi dan akreditasi kearsipan untuk meningkatkan standar profesi.

Tidak hanya itu, arsiparis juga menyusun norma, standar, serta prosedur kearsipan yang digunakan dalam praktik pengelolaan arsip.

4. Pengolahan dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi

arsiparis bertugas mengolah berbagai jenis arsip, baik yang masih aktif, sudah inaktif, vital, maupun statis, menjadi informasi yang lebih mudah diakses dan dimanfaatkan.

Informasi yang dihasilkan juga dapat disajikan dalam jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN), sehingga dapat digunakan oleh berbagai pihak sesuai kebutuhan.

Tugas Tambahan Arsiparis

Selain tugas pokoknya, Arsiparis juga dapat berkontribusi dalam berbagai kegiatan ilmiah di bidang kearsipan, seperti melakukan kajian dan menulis karya ilmiah.

Mereka juga dapat mengembangkan teknologi tepat guna yang mendukung pengelolaan arsip.

Di samping itu, arsiparis dapat bergabung dalam organisasi profesi, serta berperan sebagai pengajar atau pelatih dalam bidang kearsipan untuk meningkatkan kompetensi tenaga arsiparis lainnya.

Apa Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi Seorang Arsiparis?

Agar bisa menjalankan pekerjaan ini dengan baik, ada beberapa skill yang perlu Anda kuasai:

1. Mampu Melakukan Riset

Meskipun bukan tugas utama, arsiparis tetap perlu melakukan riset untuk memahami arsip dengan lebih baik dan memberikan informasi yang akurat kepada pengguna.

Minat terhadap sejarah juga akan sangat membantu dalam pekerjaan ini.

2. Memiliki Pandangan Jauh ke Depan

Arsiparis harus bisa menilai apakah suatu dokumen atau benda akan memiliki nilai penting di masa depan.

Kemampuan ini bisa terus berkembang seiring pengalaman dan pemahaman yang lebih mendalam tentang bidang kearsipan.

3. Teliti dan Perhatian terhadap Detail

Saat menilai arsip atau merawat dokumen yang sudah tersimpan, arsiparis harus memperhatikan setiap detail dengan cermat.

Hal ini disebabkan karena mereka harus mengelola arsip satu per satu, sehingga dibutuhkan ketelitian agar tidak ada informasi yang hilang atau rusak.

4. Komunikasi yang Baik

Arsiparis sering berinteraksi dengan berbagai orang, baik rekan kerja maupun pengguna arsip.

Oleh karena itu, mereka perlu memiliki skill komunikasi yang baik agar dapat menjelaskan informasi dengan jelas dan membantu pengguna memahami arsip yang mereka butuhkan.

5. Mampu Mengelola Administrasi

Sebagai pengelola dokumen dan benda berharga, arsiparis perlu memiliki keterampilan administratif yang baik.

Mereka harus bisa mengatur arsip dengan rapi serta mengelola tim kerja jika diperlukan.

6. Menguasai Teknologi

Di era digital, banyak arsip yang harus disimpan dalam bentuk digital agar lebih aman dan tahan lama.

Oleh karena itu, arsiparis perlu memiliki keterampilan IT atau digital savvy skills untuk serta memahami cara digitalisasi arsip untuk memastikan dokumen tetap terjaga dengan baik.

Bagaimana Jenjang Karier Seorang Arsiparis?

Di Indonesia sendiri, profesi arsiparis memegang peranan penting dalam pengelolaan dokumen dan arsip, terutama di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), sebagai lembaga tertinggi yang bertanggung jawab atas sistem kearsipan nasional.

Namun, kebutuhan akan arsiparis tentunya tidak hanya terbatas pada ANRI, posisi ini juga dibutuhkan di berbagai institusi lain seperti lembaga pendidikan, museum, dan perpustakaan.

Sementara itu, jenjang karier arsiparis di lingkungan pemerintah telah diatur secara resmi dalam :

Dalam regulasi tersebut, arsiparis dikategorikan ke dalam beberapa jenjang jabatan, yaitu:

1. Arsiparis Terampil (Jenjang Jabatan Pelaksana)

Syarat: Diploma III bidang kearsipan atau bidang terkait
Pangkat Terendah: Pengatur (II/c)
Penilaian Kinerja: Minimal bernilai baik dalam 1 tahun terakhir

2. Arsiparis Mahir (Jenjang Jabatan Pelaksana Lanjutan)

Syarat: Diploma III bidang kearsipan atau bidang terkait
Pangkat Terendah: Pengatur (II/c)
Penilaian Kinerja: Minimal bernilai baik dalam 1 tahun terakhir

3. Arsiparis Penyelia (Jenjang Jabatan Penyelia)

Syarat: S1 atau Diploma IV bidang kearsipan atau bidang terkait
Pangkat Terendah: Penata Muda (III/a)
Penilaian Kinerja: Minimal bernilai baik dalam 1 tahun terakhir

4. Arsiparis Ahli Pertama (Jenjang Jabatan Pertama)

Syarat: S1 atau Diploma IV bidang kearsipan atau bidang terkait
Pangkat Terendah: Penata Muda (III/a)
Penilaian Kinerja: Minimal bernilai baik dalam 1 tahun terakhir

5. Arsiparis Ahli Muda (Jenjang Jabatan Muda)

Syarat: S1 atau Diploma IV bidang kearsipan atau bidang terkait
Pangkat Terendah: Penata Muda (III/a)
Penilaian Kinerja: Minimal bernilai baik dalam 1 tahun terakhir

6. Arsiparis Ahli Madya (Jenjang Jabatan Madya)

Syarat: S1 atau Diploma IV bidang kearsipan atau bidang terkait
Pangkat Terendah: Penata Muda (III/a)
Penilaian Kinerja: Minimal bernilai baik dalam 1 tahun terakhir

7. Arsiparis Ahli Utama (Jenjang Jabatan Utama)

Syarat: S1 atau Diploma IV bidang kearsipan atau bidang terkait
Pangkat Terendah: Penata Muda (III/a)
Penilaian Kinerja: Minimal bernilai baik dalam 1 tahun terakhir

Berapa Gaji Seorang Arsiparis?

Arsiparis memiliki peran penting dalam mengelola dan menjaga dokumen serta informasi di berbagai organisasi, baik di sektor pemerintahan maupun swasta.

Besaran gaji seorang arsiparis bisa berbeda-beda tergantung pada tempat kerja, tingkat pengalaman, serta jenjang pendidikan yang dimiliki.

Berikut perkiraan gaji seorang arsiparis di Indonesia:

Arsiparis Pemula

Bagi mereka yang baru memulai karier sebagai arsiparis, gaji pokok biasanya berada di kisaran Rp1.998.583 – Rp4.369.672 per bulan.

Besaran ini umumnya berlaku untuk arsiparis yang bekerja di instansi pemerintahan atau perusahaan dengan sistem penggajian standar.

Arsiparis dengan Pengalaman 5 Tahun

Setelah memiliki pengalaman kerja sekitar lima tahun, gaji arsiparis bisa meningkat menjadi Rp2.356.772 – Rp8.109.141 per bulan.

Kenaikan gaji ini umumnya dipengaruhi oleh faktor seperti keahlian yang lebih spesifik, tanggung jawab yang lebih besar, serta kesempatan untuk menduduki posisi yang lebih tinggi.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas dapat dipahmi bahwa arsiparis memegang peran krusial dalam menjaga, melestarikan, dan mengelola dokumen serta informasi penting, baik di sektor pemerintahan maupun swasta.

Tugas mereka meliputi pengelolaan arsip dinamis dan statis, pembinaan kearsipan, serta pengolahan arsip menjadi informasi yang mudah diakses.

Selain itu, arsiparis juga bertanggung jawab dalam memastikan keaslian dan kelestarian dokumen, serta melakukan digitalisasi untuk menjaga arsip tetap aman dan tahan lama.

Untuk menjadi arsiparis yang kompeten, diperlukan berbagai keterampilan seperti kemampuan riset, ketelitian, komunikasi yang baik, dan penguasaan teknologi.

Jenjang karier arsiparis di Indonesia telah diatur secara resmi, mulai dari arsiparis terampil hingga arsiparis ahli utama, dengan persyaratan pendidikan dan pengalaman yang semakin tinggi seiring dengan jenjang jabatan.

Gaji arsiparis bervariasi tergantung pada pengalaman dan jenjang karier, mulai dari sekitar Rp1.998.583 untuk pemula hingga Rp8.109.141 bagi yang memiliki pengalaman lima tahun.

Untuk mendukung peran arsiparis, perusahaan dapat menggunakan software absensi dari GajiHub.

Melalui software ini, tim HR dapat mengelola proses payroll, HR, dan presensi karyawan.

Data-data tersebut juga dapat diakses secara online sehingga memudahkan dalam melakukan pengambilan keputusan SDM yang lebih baik.

Selain itu, GajiHub juga menyediakan fitur employee self-service (ESS) yang memungkinkan karyawan untuk melakukan presensi, pengajuan cuti dan izin di smartphone masing-masing.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.