Selain menilai hard skill kandidat, sebagai rekruter Anda juga perlu melakukan tes keterampilan komunikasi untuk melihat bagaimana cara mereka berkomunikasi di lingkungan kerja.
Skill komunikasi sama pentingnya dengan kemampuan teknis, karena hampir semua pekerjaan melibatkan kerja tim, diskusi, dan penyampaian informasi yang jelas.
Sebuah fakta mengungkapkan bahwa 80% masalah dan konflik di tempat kerja muncul karena komunikasi yang buruk.
Komunikasi yang tidak berjalan dengan baik dapat menyebabkan proyek terhambat, mengganggu kerja sama antar tim, dan produktivitas menurun.
Oleh karena itu, mengukur kemampuan komunikasi kandidat sejak awal bisa membantu Anda menghindari masalah-masalah tersebut dan memastikan Anda memilih orang yang tepat untuk bergabung dalam tim.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu tes keterampilan komunikasi, pentingnya, jenis, cara menilai, dan kesalahan yang perlu dihindari.
Apa yang Dimaksud dengan Tes Keterampilan Komunikasi?
Tes keterampilan komunikasi adalah bagian dari penilaian yang digunakan untuk mengukur seberapa baik kandidat dalam menyampaikan ide dan berinteraksi dengan orang lain.
Tes ini bisa mencakup komunikasi secara lisan, tulisan, maupun non-verbal.
Contohnya, dalam tes komunikasi lisan, kandidat mungkin diminta untuk melakukan roleplay sebagai petugas customer service.
Sementara pada tes tertulis, mereka bisa diminta menulis email profesional atau mengisi kuesioner untuk menilai kemampuan skill komunikasi mereka sendiri.
Kemudian, ada juga tes komunikasi non-verbal yang dilakukan dengan mengamati bahasa tubuh dan eskpresi wajah kandidat saat presentasi atau saat terlibat dalam diskusi kelompok.
Tes ini membantu melihat bagaimana kandidat berkomunikasi tanpa kata-kata.
Baca Juga: Komunikasi Interpersonal: Pengertian, Jenis, dan Contohnya
Apakah HR Perlu Melakukan Tes Keterampilan Komunikasi Kandidat?
Ya, perlu.
Jika Anda ingin membentuk tim yang solid, produktif, dan siap menghadapi dinamika kerja, Anda perlu menilai keterampilan komunikasi kandidat sejak proses rekrutmen.
Berikut sejumlah alasan yang membuat Anda perlu melakukan tes keterampilan komunikasi:
1. Tuntutan Dunia Kerja yang Semakin Modern
Dengan meningkatnya tren remote working dan kerjsama antar tim lintas divisi, kemampuan berkomunikasi baik secara tertulis atau lisan menjadi hal yang sangat penting.
Kandidat harus mampu menyampaikan ide dan informasi secara jelas, bahkan saat tidak bertatap muka secara langsung.
2. Mencegah Miskomunikasi yang Bisa Merugikan
Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan berbagai masalah serius, seperti proyek yang gagal, kerjasama tim yang kacau, hingga kekecewaan pelanggan.
Artinya, kandidat yang tidak memiliki kemampuan komunikasi yang baik bisa menjadi sumber risiko di kemudian hari.
Baca Juga: Komunikasi Internal: Pengertian, Manfaat, Contoh, dan Tips Membangunnya
3. Berpengaruh Langsung pada Produktivitas dan Efisiensi Tim
Ketika kandidat mampu berkomunikasi secara efektif, mereka lebih mudah memahami tugas, menyelaraskan visi dengan tim, dan bekerja secara kolaboratif.
Hal ini akan berdampak positif pada produktivitas tim secara keseluruhan.
4. Bagian dari Soft Skill yang Permintaannya Terus Meningkat
Keterampilan komunikasi kini termasuk dalam jajaran power skills yang wajib dimiliki di era modern, bersamaan dengan kecerdasan emosional, kemampuan manajerial, dan adaptasi terhadap transformasi digital.
Menurut laporan Udemy’s 2024 Global Learning & Skills Trends Report, permintaan akan skill ini terus naik setiap tahunnya.
Baca Juga: 11 Interpersonal Skill Penting dan Tips Meningkatkannya
Apa Saja Jenis Tes Keterampilan Komunikasi?
Berikut jenis-jenis tes keterampilan komunikasi yang mungkin perlu Anda nilai:
1. Keterampilan Komunikasi Tertulis
Di era digital, hampir semua pekerjaan menuntut kemampuan menulis yang baik.
Bukan berarti kandidat harus lulusan Sastra atau ahli membuat puisi.
Artinya, mereka mampu menyampaikan informasi dengan jelas dalam berbagai bentuk tulisan.
Contohnya, banyak perusahaan kini lebih sering menggunakan pesan instan seperti Slack atau Microsoft Teams, serta platform berbagi pengetahuan seperti Notion atau Slite, daripada email.
Kemampuan komunikasi tertulis biasanya mencakup:
- Menyederhanakan ide kompleks
- Menyampaikan pesan secara jelas dan ringkas
- Menyusun pemikiran secara logis dalam tulisan
- Menyampaikan ide besar dengan cara yang menarik
- Menulis dengan gaya yang mampu menarik perhatian pembaca
Karyawan dengan kemampuan menulis yang lemah bisa menyebabkan kesalahpahaman dan memperlambat kerja tim.
Cara menilai keterampilan ini
Gunakan tes tertulis dengan pertanyaan terbuka agar kandidat bisa menunjukkan cara mereka menulis dan menyusun argumen.
2. Keterampilan Komunikasi Verbal
Baik perusahaan menerapkan model kerja tatap muka atau remote working, karyawan tetap harus berpartisipasi dalam rapat atau panggilan tim.
Kandidat perlu bisa menjelaskan ide secara jelas dan tidak menyimpang dari topik.
Keterampilan ini sangat penting untuk posisi seperti:
- Customer Success
- Customer Support
- Sales
- HR
- Pimpinan tim
Tapi di luar itu pun, memiliki orang yang bisa berkomunikasi secara lisan dengan baik tetap memberi nilai tambah.
Cara menilai keterampilan ini
Wawancara langsung (tatap muka atau online) adalah cara paling efektif.
Di sini, Anda bisa menilai bahasa tubuh, kontak mata, dan cara mereka membangun percakapan.
Untuk proses awal, bisa juga gunakan video interview gar lebih efisien.
3. Keterampilan Mendengarkan Aktif
Banyak orang menganggap berbicara adalah bagian utama dari komunikasi. Padahal, tanpa kemampuan mendengarkan yang baik, percakapan tidak akan bermakna.
Mendengarkan aktif sangat penting saat:
- Memimpin tim
- Menangani pelanggan
- Berinteraksi lintas divisi
- Membangun hubungan kerja yang sehat
- Tanda-tanda kandidat memiliki keterampilan ini antara lain:
- Meminta klarifikasi saat belum paham
- Tidak memotong pembicaraan
- Mengajukan pertanyaan lanjutan yang tepat
- Tidak terburu-buru menyimpulkan
- Mencatat hal penting
- Mampu menyimpulkan hasil diskusi
Cara menilai keterampilan ini
Wawancara langsung tetap menjadi cara terbaik.
Perhatikan bagaimana kandidat mendengarkan pertanyaan, merespons, dan menunjukkan ketertarikan pada percakapan.
Baca Juga: Empathetic Listening: Manfaat, Prinsip, Ciri-ciri, dan Tipsnya
4. Keterampilan Komunikasi Asinkron
Komunikasi asinkron adalah komunikasi yang tidak berlangsung secara langsung atau real- time.
Contohnya termasuk pesan teks, email, rekaman video/audio, atau dokumen tertulis.
Keterampilan ini sangat penting dalam kerja remote.
Komunikasi asinkron mencerminkan kemampuan untuk:
- Bekerja mandiri tanpa arahan langsung
- Mengatur waktu dengan disiplin
- Berpikir kritis dan menyampaikan pesan secara terstruktur
- Menyusun feedback tertulis
- Mendokumentasikan proses kerja secara jelas
Cara menilai keterampilan ini
Beri kandidat tugas tertulis atau proyek kecil-kecilan.
Hal ini akan menunjukkan bagaimana mereka menyampaikan pesan, memberi konteks, dan bekerja mandiri tanpa supervisi langsung.
5. Keterampilan Komunikasi Bisnis Strategis
Untuk posisi kepemimpinan, penting untuk menilai apakah kandidat mampu memahami dan menyampaikan tujuan bisnis, strategi jangka panjang, dan visi perusahaan.
Karyawan di level ini harus bisa menjelaskan arah perusahaan kepada tim maupun pemangku kepentingan dengan cara yang jelas dan meyakinkan.
Cara menilai keterampilan ini
Gunakan wawancara situasional untuk mengevaluasi kemampuan komunikasi dan pendekatan interpersonal mereka.
Anda juga bisa memberikan proyek kecil untuk melihat kecocokan kandidat secara teknis dan budaya kerja.
Baca Juga: Unsur-Unsur Komunikasi Bisnis dan Peran Pentingnya
Bagaimana Cara Melakukan Tes Keterampilan Komunikasi?
Untuk menilai kemampuan komunikasi kandidat, Anda bisa menggunakan kombinasi pertanyaan wawancara atau observasi langsung.
Berikut penjelasan lengkapnya:
Pertanyaan yang Bisa Diajukan
Pertanyaan wawancara umum seperti “Apa kelebihan dan kekurangan Anda dalam berkomunikasi?” sering kali menghasilkan jawaban yang sudah disiapkan dan tidak mencerminkan kemampuan komunikasi kandidat yang sebenarnya.
Agar bisa menggali lebih dalam, Anda bisa menggunakan dua jenis pertanyaan berikut:
1. Pertanyaan Perilaku
Pertanyaan ini bertujuan untuk memahami bagaimana kandidat berkomunikasi berdasarkan pengalaman nyata mereka di masa lalu.
Contoh:
“Pernahkah Anda menyesuaikan gaya komunikasi Anda agar sesuai dengan audiens tertentu?”
Pertanyaan ini dapat menilai kemampuan kandidat dalam menyesuaikan cara komunikasi sesuai dengan siapa yang mereka ajak bicara.
“Pernahkah Anda menghadapi percakapan yang sulit, seperti memberi feedback negatif atau menangani konflik? Bagaimana Anda mengatasinya?”
Pertanyaan ini menggambarkan kemampuan kandidat dalam menangani situasi komunikasi yang menantang.
“Pernahkah Anda meyakinkan tim untuk menerima ide yang awalnya mereka tolak? Bagaimana caranya?”
Dengan mengajukan pertanyaan di atas, Anda dapat mengetahui kemampuan kandidat dalam memengaruhi dan membujuk orang lain.
“Bagaimana Anda menjaga komunikasi tetap efektif saat bekerja secara remote atau virtual?”
Cocok untuk menilai kandidat yang akan bekerja dari jarak jauh.
2. Pertanyaan Situasional
Pertanyaan ini bersifat hipotetis dan digunakan untuk menilai bagaimana kandidat akan berkomunikasi dalam situasi tertentu.
Contoh:
“Jelaskan [topik kompleks] seolah-olah Anda menjelaskannya kepada orang yang belum paham sama sekali.”
Pertanyaan ini menguji kemampuan kandidat menjelaskan hal sulit dengan cara yang sederhana.
“Bagaimana Anda akan menjelaskan tren pertumbuhan perusahaan lewat grafik atau diagram?”
Anda dapat mengajukan pertanyaan di aats untuk menilai kemampuan kandidat dalam menyampaikan informasi secara visual.
“Bagaimana Anda akan menulis email yang [jelaskan tujuan email]?”
Jawaban yang diberikan menunjukkan gaya dan pendekatan kandidat dalam komunikasi tertulis.
“Apa yang akan Anda lakukan jika rekan kerja atau klien salah paham terhadap Anda?”
Melalui jawaban yang diberikan, Anda dapat memahami kemampuan kandidat dalam menangani miskomunikasi secara bijak.
Baca Juga: Stress Interview: Pengertian, Persiapan, dan Contoh Pertanyaannya
Hal-Hal yang Perlu Diamati
Selain dari jawaban verbal, kemampuan komunikasi kandidat juga bisa dilihat dari perilaku dan cara mereka berinteraksi selama wawancara.
Berikut beberapa hal yang perlu Anda perhatikan:
Bahasa tubuh dan ekspresi wajah
Lihat apakah mereka menjaga kontak mata, postur tubuhnya rileks, dan ekspresinya sesuai dengan apa yang dikatakan.
Kejelasan saat menjawab
Apakah mereka bisa menjawab pertanyaan dengan jelas dan tidak berbelit-belit? Hindari kandidat yang terlalu banyak menggunakan kata pengisi atau keluar dari topik.
Kemampuan mendengarkan
Kandidat yang komunikatif biasanya mendengarkan dengan aktif, bisa mengulang pertanyaan untuk memastikan, atau bertanya balik jika butuh klarifikasi.
Kemampuan menjelaskan solusi
Berikan skenario dan lihat apakah mereka bisa menjelaskan solusinya dengan cara yang mudah dimengerti.
Baca Juga: Problem Analysis: Pengertian, Metode, dan Prosesnya
Empati dan pemahaman
Saat menceritakan pengalaman konflik, perhatikan apakah mereka menunjukkan sikap empati atau justru bersikap defensif.
Kemampuan menulis
Jika posisi membutuhkan keterampilan menulis, minta mereka membuat tulisan singkat secara langsung, misalnya seperti merangkum pembicaraan atau menulis email.
Dari sini, Anda bisa melihat gaya bahasa, nada komunikasi, dan ketepatan tata bahasa mereka.
Baca Juga: 4 Gaya Pengambilan Keputusan, Contoh, dan Tipsnya
Apa Saja Kesalahan yang Perlu Dihindari dalam Tes Keterampilan Komunikasi?
Selain dengan melakukan cara di atas, Anda juga perlu memperhatikan kesalahan-kesalahan yang perlu dihindari dalam tes keterampilan komunikasi:
1. Hanya fokus pada cara bicara saat wawancara
Beberapa pewawancara terlalu menekankan kemampuan bicara kandidat saat wawancara.
Padahal, komunikasi bukan cuma soal berbicara.
Ada juga kemampuan mendengarkan dengan baik, memahami bahasa tubuh, dan menulis dengan jelas.
Kesalahan ini bisa berdampak besar, apalagi kalau Anda sedang mencari kandidat untuk posisi yang lebih banyak berkomunikasi lewat tulisan, seperti content writer atau pekerjaan yang sering menggunakan email.
Dalam kasus seperti ini, menilai kemampuan menulis sangat penting agar penilaiannya lebih sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.
Baca Juga: Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi dan Manfaatnya
2. Tidak menggunakan pertanyaan berbasis pengalaman nyata
Kesalahan lain adalah tidak menanyakan pertanyaan yang menggali pengalaman nyata kandidat dalam berkomunikasi.
Pertanyaan umum seperti “Bagaimana gaya komunikasi Anda?” seringkali menghasilkan jawaban yang terlalu umum atau sudah disiapkan sebelumnya.
Sebaliknya, pertanyaan berbasis pengalaman, seperti “Ceritakan saat Anda harus menyelesaikan kesalahpahaman dengan rekan kerja” dapat membantu Anda melihat langsung bagaimana kandidat menggunakan kemampuan komunikasinya dalam situasi nyata.
3. Hanya mengandalkan wawancara sebagai penilaian utama
Menilai kemampuan komunikasi hanya dari wawancara bisa menyesatkan.
Banyak faktor bisa memengaruhi cara kandidat berkomunikasi saat wawancara, seperti:
- Rasa gugup yang membuat mereka tidak bisa menunjukkan kemampuan terbaiknya
- Bias dari pewawancara, misalnya lebih suka kandidat yang mirip dengan dirinya sendiri
Kandidat yang terlihat percaya diri saat wawancara belum tentu benar-benar punya kemampuan komunikasi yang baik dalam pekerjaan sehari-hari.
Baca Juga: Team Work: Pengertian, Manfaat, dan Juga Cara Membangunnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa selain menilai hard skill atau keterampilan teknis, rekruter juga perlu menilai kemampuan komunikasi kandidat.
Melalui tes keterampilan komunikasi, sebagai rekruter Anda dapat memperoleh gambaran tentang bagaimana kandidat berinteraksi, menyampaikan ide, serta mendengarkan dan memahami orang lain.
Tes ini juga bisa membantu Anda menilai skill komunikasi kandidat dengan lebih objektif, tidak hanya berdasarkan kesan singkat selama interview.
Dengan demikian, Anda dapat mengidentifikasi kandidat yang benar-benar mampu berkomunikasi secara efektif di lingkungan kerja nyata, baik secara lisan maupun tertulis.
Sebagai HR, Anda tidak hanya bertanggung jawab atas proses rekrutmen karyawan, tetapi juga mengelola berbagai tugas administratif lainnya, mulai dari absensi hingga penggajian.
Agar pekerjaan lebih efisien dan terorganisir, Anda bisa mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.
Dengan fitur-fitur lengkap yang dimilikinya, mulai dari absensi, payroll yang terintegrasi, hingga reimbursement, GajiHub dapat membantu Anda menyederhanakan proses administrasi karyawan.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- 20 Tanda Diterima Kerja Setelah Interview - 15 April 2025
- Value Chain Analysis: Manfaat, Langkah, Jenis, dan Contohnya - 14 April 2025
- 10 Cara Mengatasi Sifat Perfeksionis, Dampak, dan Tandanya - 14 April 2025