Terlalu Banyak Meeting di Tempat Kerja? Ini Cara Mengatasinya

Meskipun merupakan bagian rutin dari pekerjaan, terlalu banyak meeting dapat menyebabkan Anda kesulitan dalam menyelesaikan tugas-tugas lainnya.

Meskipun mungkin meeting tersebut memiliki tujuan tertentu, namun jika dilakukan terlalu sering, aktivitas meeting justru akan membuat karyawan merasa overwhelmed dan kurang produktif.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memprioritaskan meeting yang benar-benar perlu dihadiri dan mempertimbangkan alternatif lain.

Dengan begitu, Anda bisa tetap fokus pada pekerjaan utama tanpa terganggu oleh meeting yang berlebihan.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa arti terlalu banyak meeting, penyebab, dampak negatif, cara mengatasi, dan alternatifnya.

Daftar isi show

Apa Arti dari Terlalu Banyak Meeting?

Terlalu banyak meeting terjadi ketika pekerjaan Anda dipenuhi dengan berbagai meeting yang menyita waktu, sehingga Anda tidak punya cukup waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas lain.

Menurut survei yang dilakukan Universitas North Carolina terhadap 182 manajer senior di berbagai industri, 65% dari mereka merasa bahwa meeting menghalangi mereka menyelesaikan pekerjaan.

Sebanyak 71% juga mengatakan bahwa meeting tidak produktif dan tidak efisien.

Misalnya, jika seseorang bekerja selama 40 jam seminggu dan 25 jam dihabiskan untuk rapat, maka hanya tersisa 15 jam untuk menyelesaikan pekerjaan lainnya.

Namun, pengecualian bisa berlaku bagi mereka yang pekerjaannya memang berfokus pada mengelola rapat atau orang lain.

Masalah utama bukan hanya jumlah rapat, tetapi juga kualitasnya. Jika rapat tidak membantu mencapai tujuan pekerjaan, maka rapat tersebut bisa dianggap tidak perlu.

Hal ini dapat mengakibatkan turunnya produktivitas, menurunnya semangat kerja, dan menghambat kreativitas.

Kuncinya adalah menemukan keseimbangan, memastikan rapat yang diadakan bermanfaat dan berkontribusi terhadap kemajuan tim.

Apa Penyebab Terlalu Banyak Meeting?

Ada anggapan bahwa meeting merupakan cara terbaik untuk menyelesaikan masalah. Namun, hal ini tidak selalu benar.

Berikut beberapa alasan yang kerap menyebabkan terlalu banyak meeting:

1. Perusahaan Terjebak dengan Cara Kerja Lama

Meeting sering menjadi respons otomatis untuk berbagai masalah atau ketika akan memberikan update, tanpa memikirkan apakah meeting adalah cara paling efektif.

“Kebiasaan menjadwalkan meeting” adalah kecenderungan untuk selalu mengadakan rapat tanpa mempertimbangkan apakah itu benar-benar diperlukan.

Kebiasaan ini bisa dengan cepat memenuhi kalender kerja, sehingga Anda hanya memiliki sedikit waktu tersisa untuk mengerjakan tugas lainnya.

Lama-kelamaan, kebiasaan ini menjadi bagian dari budaya perusahaan, sehingga rapat terus diadakan meskipun sebenarnya tidak selalu bermanfaat.

2. Ketidakjelasan Proses Kerja

Saat tidak tahu bagaimana cara menyelesaikan sesuatu, dibandingkan mencari cara yang tepat, orang-orang cenderung mengadakan rapat.

Hal ini merupakan tanda bahwa ada proses kerja yang tidak efisien.

Ketika tim atau individu tidak tahu apa yang dikerjakan oleh yang lain, meeting sering dijadikan solusi untuk membahasnya.

Padahal, ketidakjelasan tersebut terjadi karena tidak ada sistem komunikasi yang jelas dan efisien untuk berbagi informasi atau pembaruan.

Akibatnya, rapat sering kali dianggap sama dengan produktivitas, padahal tidak selalu demikian.

3. Berusaha Menyelesaikan Terlalu Banyak Hal Sekaligus

Terlalu banyak meeting terjadi karena ketakutan akan tertinggal informasi penting atau kesempatan untuk berkontribusi.

Rasa takut ini mendorong kita untuk menghadiri meeting, bahkan ketika kehadiran Anda sebenarnya tidak diperlukan.

Hal ini membuat meeting terlalu sering dilakukan dengan orang-orang yang sebenarnya tidak perlu ada di sana, sehingga tidak menambah nilai apapun.

Setiap perusahaan memiliki sumber daya yang terbatas. Jika perusahaan Anda mengerjakan terlalu banyak proyek sekaligus, semuanya bisa menjadi tidak terkendali.

4. Kurangnya Pertimbangan terhadap Orang Lain

Ada sebagian orang yang lebih suka menggunakan rapat sebagai cara utama berkomunikasi, meskipun rapat tersebut sebenarnya tidak selalu diperlukan.

Mereka sering kali melakukannya ketika merasa perlu segera menyampaikan atau mendapatkan informasi.

Jika seorang manajer senang mengadakan rapat, mereka cenderung menjadwalkannya secara sering tanpa mempertimbangkan beban kerja atau prioritas tim.

Hal ini bisa mengganggu dan menyebabkan frustrasi bagi anggota tim.

5. Bekerja dari Jarak Jauh

Tim yang bekerja secara jarak jauh atau remote working biasanya memiliki lebih banyak rapat dibandingkan dengan tim yang bekerja di kantor.

Menurut laporan, 14% pekerja jarak jauh menghadiri lebih dari 10 meeting per minggu, sedangkan hanya 3% pekerja di kantor yang menghadiri sebanyak itu.

Alasannya cukup jelas. Di luar meeting, anggota tim yang bekerja secara remote cenderung lebih jarang berinteraksi atau berkomunikasi dengan rekan kerja mereka.

Masalah yang bisa cepat diselesaikan dengan berjalan ke meja rekan di kantor, dalam tim jarak jauh mungkin membutuhkan penjadwalan meeting.

Selain itu, tim remote sering kali merasa perlu mengimbangi kurangnya interaksi fisik dengan mengadakan rapat atau check-in untuk menanyakan kabar dan menjaga hubungan tim tetap kuat.

Apa Saja Dampak Negatif Terlalu Banyak Meeting?

Meskipun pelaksanaan meeting yang terlalu banyak memiliki maksud tertentu, namun hal tersebut dapat menyebabkan dampak negatif untuk para karyawan, seperti:

1. Ketidakpuasan dan Kurangnya Keterlibatan Karyawan

Terlalu banyak meeting menyebabkan kelelahan, frustrasi, dan kecemasan di tempat kerja, karena rapat bisa sangat menguras energi secara fisik dan mental.

Menyelesaikan pekerjaan sambil menghadiri meeting bisa membuat karyawan merasa overwhelmed.

Studi dari Perceptyx menemukan bahwa karyawan yang waktu meeting-nya meningkat dalam setahun terakhir 33% lebih mungkin merasa lelah secara fisik dan 24% lebih mungkin merasa kelelahan mental di akhir hari dibandingkan dengan mereka yang beban meeting-nya menurun atau tetap sama.

2. Produktivitas Menurun

Meeting yang terlalu banyak juga dapat menyebabkan karyawan kesulitan bekerja secara optimal, karena fokusnya ternggangu terus-menerus oleh meeting.

Selain menggangu waktu kerja, persiapan untuk meeting juga memecah belah foks mereka.

Pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi penuh sering kali terganggu oleh jadwal rapat yang dapat mengalihkan fokus.

3. Pemborosan Waktu dan Sumber Daya

Setiap tahun, bisnis kehilangan waktu dan uang akibat meeting yang tidak produktif. Menurut laporan:

24 miliar jam terbuang untuk rapat yang tidak produktif setiap tahun.Rata-rata pekerja menghabiskan 31 jam per bulan untuk rapat yang tidak produktif.
71% pekerja menyia-nyiakan waktu setiap minggu karena rapat yang tidak efektif atau dibatalkan.

Bagaimana Cara Mengatasi Terlalu Banyak Meeting?

Jika, Anda dihadapkan pada terlalu banyak meeting, berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk mengatasinya:

1. Evaluasi meeting yang Anda ikuti

Jika Anda merasa bahwa meeting yang diadakan terlalu banyak atau tidak diperlukan, ada baiknya untuk menilai meeting-meeting tersebut.

Pertimbangkan tujuan dari rapat itu, apakah tujuannya tercapai, dan apakah rapat tersebut memberikan nilai tambah bagi tim Anda.

Jika beberapa meeting tampaknya tidak bernilai atau tidak perlu, pertimbangkan untuk menghentikannya.

2. Gunakan agenda meeting

Untuk membuat meeting lebih efektif, gunakan agenda meeting. Agenda ini mencantumkan topik yang akan dibahas di setiap rapat.

Menyiapkan dan membagikan agenda sebelum rapat membantu peserta tetap fokus dan mengurangi risiko pembahasan yang menyimpang.

Dengan mengetahui apa yang akan dibahas, peserta dapat mempersiapkan diri dan memberikan kontribusi yang lebih berarti.

3. Persingkat durasi meeting

Jika meeting diperlukan namun Anda tidak ingin berjalan terlalu lama, Anda bisa mencoba mempersingkat durasinya.

Meeting yang lebih singkat dapat membantu peserta lebih fokus dan berkomunikasi dengan lebih efektif.

Selain itu, beberapa orang mungkin lebih mudah terlibat dalam meeting yang lebih singkat. Misalnya, Anda bisa mencoba mengubah durasi beberapa rapat menjadi hanya 30 menit.

4. Block waktu tanpa meeting di kalender Anda

Jika Anda perlu menghadiri meeting tetapi Anda juga butuh waktu untuk fokus pada pekerjaan lain, Anda bisa memasang block di kalender, misalnya dengan “bebas rapat.”

Hal ini emungkinkan Anda untuk bekerja tanpa gangguan, karena orang lain tidak bisa menjadwalkan rapat pada waktu tersebut.

Anda bisa mempertimbangkan untuk memblokir waktu di pagi hari, siang hari, atau bahkan sehari penuh setiap minggu, tergantung pada jumlah meeting yang Anda hadiri.

5. Jadikan beberapa meeting bersifat opsional

Jika beberapa anggota tim memiliki preferensi yang berbeda mengenai frekuensi meeting, Anda bisa membuat beberapa rapat bersifat opsional.

Hal ini memungkinkan anggota tim yang merasa lebih produktif mengerjakan tugas lain untuk memilih tidak hadir.

Mereka yang hadir kemungkinan akan lebih terlibat dan memberikan kontribusi yang lebih bermakna.

Anda juga bisa membagikan Minutes of Meeting (MoM) kepada mereka yang tidak hadir sehingga semua anggota tim tetap tahu apa yang telah dibahas.

6. Tolak undangan meeting

Jika Anda menerima banyak undangan meeting, pertimbangkan untuk menolak beberapa di antaranya secara sopan.

Apabila kemungkinan meeting tersebut tidak memerlukan kontribusi khusus dari Anda, mungkin Anda dapat menolaknya.

Namun, pastikan untuk memeriksa agenda meeting terlebih dahulu atau hubungi penyelenggara meeting untuk mendapatkan informasi lebih lanjut sebelum menolak, agar tidak terkesan tidak profesional jika Anda menolak rapat yang sebenarnya penting.

7. Tetapkan aturan untuk menjadwalkan meeting

Jika terlalu sering meeting, Anda dapat menetapkan aturan untuk menjadwalkan meeting.

Misalnya, tetapkan waktu bebas meeting untuk seluruh tim atau buat aturan bahwa rapat harus dijadwalkan dengan pemberitahuan yang cukup.

Jika ada meeting rutin, sebaiknya diadakan pada hari dan waktu yang sama agar lebih mudah diorganisir.

8. Delegasikan tanggung jawab meeting

Jika Anda bertanggung jawab memimpin banyak meeting, pertimbangkan untuk mendelegasikan tanggung jawab tersebut kepada anggota tim lainnya.

Sebelum mendelegasikan, pikirkan meeting mana yang penting untuk Anda pimpin dan rapat mana yang dapat diserahkan kepada orang lain.

Hal in dapat mengurangi jumlah meeting yang harus Anda hadiri sekaligus membantu pengembangan anggota tim.

Apa Saja Alternatif Pengganti Meeting?

Untuk mengatasi meeting yang terlalu sering, Anda dapat menggunakan metode komunikasi alternatif untuk membahas hal-hal tertentu.

Misalnya, menggunakan alat komunikasi digital agar karyawan dapat meng-update tugasnya masing-masing.

Selain itu, berikut adalah beberapa alternatif dari meeting:

1. Gunakan alat pesan instan

Alat pesan digital bisa menjadi cara yang efektif untuk mendiskusikan masalah tanpa harus mengadakan meeting mendadak.

Anggota tim bisa menggunakan alat ini untuk berdiskusi secara kelompok, berbagi pembaruan, atau bertanya.

Komunikasi instan ini memungkinkan setiap orang tetap bekerja sambil memberikan masukan kapan saja, tanpa perlu semua anggota hadir secara bersamaan.

2. Manfaatkan alat kolaborasi

Alat kolaborasi memungkinkan anggota tim untuk melihat progres proyek dan menambahkan pembaruan.

Manajer juga bisa menambahkan tugas baru dan menetapkan tugas-tugas tersebut kepada anggota tim.

Alat ini menyediakan informasi yang jelas tentang progres proyek dan pekerjaan yang masih perlu diselesaikan.

3. Kirim lebih banyak email

Untuk menyampaikan informasi secara lebih rinci setelah keputusan dibuat, mengirim email bisa lebih efektif daripada mengadakan rapat.

Email juga memberi catatan tertulis yang bisa diakses kapan saja oleh penerima. Mereka juga bisa menanggapi jika ada pertanyaan atau kekhawatiran.

Alternatif lain yang lebih informal adalah merekam video singkat yang menjelaskan informasi seolah-olah Anda menyampaikannya dalam meeting.

4. Minta update secara individu

Jika Anda hanya perlu mengetahui perkembangan dari masing-masing anggota tim dan tidak memerlukan informasi tersebut untuk semua orang, Anda bisa meminta pembaruan individu melalui email atau alat pesan instan.

Hal ini menjadi alternatif efektif dari meeting yang terlalu yang biasanya hanya untuk memberikan update mengenai perkembangan proyek.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa terlalu banyak meeting di tempat kerja dapat menghambat produktivitas dan menimbulkan perasaan overwhelmed pada karyawan.

Meskipun meeting memiliki tujuan penting, frekuensi yang berlebihan dan ketidakjelasan agenda sering kali malah mengganggu pekerjaan utama karyawan.

Karyawan yang merasa terus-menerus dihadapkan pada meeting akan kesulitan menyelesaikan tugas-tugas lain dengan fokus.

Untuk mengatasi masalah ini, penting untuk melakukan evaluasi terhadap relevansi meeting, mempersingkat durasi, serta memanfaatkan alternatif lain seperti alat kolaborasi atau komunikasi digital.

Dengan langkah-langkah tersebut, meeting bisa tetap efektif dan karyawan dapat lebih fokus menyelesaikan pekerjaan utama tanpa terganggu oleh meeting yang tidak perlu.

Selain dengan berbagai cara yang telah dijelaskan, Anda juga dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.

Melalui software ini, perusahaan dapat menyampaikan informasi penting melalui fitur timeline kepada seluruh karyawan, tanpa terkecuali, misalnya informasi mengenai prosedur tertentu, perubahan peraturan perusahaan, hari libur, dan lain-lain.

Dengan demikian, informasi tetap akan tersampaikan tanpa harus mengumpulkan karyawan terlebih dahulu yang kerap menyita banyak waktu dan tenaga.

Selain fitur tersebut, Gajihub juga dilengkapi dengan fitur-fitur menarik lainnya seperti absensi, ESS, payroll, reimbursement, dan masih banyak lagi.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.