Salah satu hal penting dalam proses penggajian adalah mencatat jumlah jam kerja karyawan dengan tepat, terutama bagi perusahaan yang memberlakukan sistem gaji per jam.
Karyawan yang dibayar berdasarkan jam kerja biasanya menggunakan time sheet sebagai alat untuk memantau total jam kerja dan penghasilan mereka selama periode tertentu.
Agar proses pencatatan lebih rapi dan mudah dilakukan, Anda bisa membuat template time sheet kerja yang terstruktur, mudah diisi, serta bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Pada artikel kali ini, GajiHub menyediakan template time sheet kerja gratis, cara menggunakan, komponen penting, serta kelebihan dan kekurangannya.
Download Template Time Sheet Kerja Gratis
Untuk memudahkan Anda dalam proses pencatatan jam kerja karyawan, berikut template time sheet kerja yang bisa Anda unduh secara gratis:
DOWNLOAD TEMPLATE TIME SHEET KERJA HARIAN
DOWNLOAD TEMPLATE TIME SHEET KERJA MINGGUAN
DOWNLOAD TEMPLATE TIME SHEET KERJA BULANAN
Bagaimana Contoh Template Time Sheet Kerja?
Berikut beberapa contoh template time sheet kerja karyawan:
1. Time Sheet Kerja Mingguan
2. Time Sheet Kerja berdasarkan Project
3. Time Sheet Kerja Harian
Apa itu Template Time Sheet Kerja Karyawan?
Template time sheet kerja karyawan adalah alat yang digunakan karyawan untuk mencatat data jam kerja secara akurat untuk setiap periode penggajian.
Biasanya, template timesheet memiliki format yang standar, sehingga mudah diisi oleh karyawan.
Di dalamnya, karyawan dapat mencatat jam masuk, jam pulang, total jam kerja, serta keterangan lain seperti lembur atau cuti.
Time sheet ini juga membantu karyawan memantau jumlah jam kerja dan memastikan upah yang diterima sesuai dengan waktu kerja yang telah dicatat.
Penggunaan template timesheet membuat proses pencatatan jam kerja lebih teratur, rapi, dan mengurangi risiko kesalahan dalam perhitungan gaji.
Baca Juga: Hitung Staffing Ratio dengan Kalkulator Gratis Berikut Ini
Apa Saja Komponen Penting dalam Template Time Sheet Kerja?
Informasi yang terdapat dalam template timesheet karyawan bisa berbeda-beda, tergantung tujuan dan kebutuhan perusahaan.
Namun, secara umum, berikut beberapa informasi penting yang biasanya dicantumkan dalam timesheet:
1. Nama dan Informasi Karyawan
Berisi nama karyawan yang mengisi timesheet, beserta data tambahan seperti nomor ID karyawan, jabatan, dan nama departemen tempat karyawan bekerja.
2. Jam Kerja dan Tanggal
Mencatat jam mulai kerja, jam selesai kerja, serta waktu istirahat makan siang karyawan.
Setiap timesheet juga selalu mencantumkan tanggal untuk setiap hari kerja yang dicatat.
Baca Juga: Cara Menghitung Jam Kerja Karyawan di Indonesia
3. Deskripsi Tugas atau Proyek
Komponen ini memuat keterangan mengenai tugas atau proyek yang sedang dikerjakan karyawan, termasuk nama klien atau divisi yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut.
4. Lembur, Cuti, dan Izin Sakit
Timesheet juga digunakan untuk mencatat jam lembur yang dikerjakan karyawan, lengkap dengan kolom keterangan jika diperlukan.
Selain itu, karyawan wajib mencatat hari cuti atau hari tidak masuk kerja karena sakit agar data kehadiran tetap tercatat dengan baik.
Baca Juga: Jam Kerja, Shift, Lembur, dan Cuti Menurut Undang-undang
Bagaimana Cara Menggunakan Template Time Sheet Kerja?
Pada dasarnya, timesheet sebenarnya mudah digunakan.
Namun, jika anggota tim tidak mengisinya secara tepat, maka bisa terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji yang sulit diperbaiki.
Oleh karena itu, penting untuk memahami bagaimana cara penggunaan template time sheet kerja.
Berikut langkah-langkahnya:
1. Pilih Template Timesheet
Langkah pertama dalam mencatat jam kerja adalah memilih template timesheet yang akan digunakan.
Dengan begitu, Anda memiliki format jadwal kerja yang sudah tersedia.
Diskusikan dengan tim legal dan HR untuk memilih template yang sesuai dengan periode gaji perusahaan.
Misalnya, Anda bisa menyusun template yang total jam kerjanya di bagian bawah sesuai dengan jumlah jam kerja pada slip gaji karyawan.
Anda juga dapat menyesuaikan template timesheet kerja sesuai kebutuhan, baik untuk memantau produktivitas tim maupun mencatat waktu kerja untuk klien.
Contohnya, project timesheet dapat digunakan untuk mencatat jam kerja karyawan berdasarkan tugas proyek, atau waktu yang dihabiskan untuk berbagai proyek klien sepanjang hari.
2. Tambahakan Data Karyawan
Setiap karyawan memerlukan template timesheet masing-masing.
Oleh karena itu, penting untuk memberikan identitas yang jelas pada setiap template.
Di bagian atas timesheet, cantumkan informasi seperti:
- Nama karyawan
- Nama atasan langsung
- Departemen
- Tanggal periode gaji
- Tarif upah
Data ini akan membantu perusahaan menyusun administrasi jam kerja secara rapi dan memudahkan pelacakan dari waktu ke waktu.
3. Tambahkan Kategori Khusus
Selanjutnya, Anda perlu menambahkan kategori khusus dalam template timsheet untuk memberikan gambaran lebih rinci tentang jam kerja tim.
Beberapa kategori yang bisa Anda tambahkan antara lain:
- Jam lembur
- Jam cuti
- Jam sakit
Selain itu, Anda juga bisa menambahkan kategori tambahan sesuai kebutuhan perusahaan, seperti:
- Jam kerja per proyek
- Jam kerja yang dapat ditagihkan
- Total waktu rapat
- Waktu perjalanan dinas
- Tugas administrasi (misalnya membalas email, manajemen tugas, dan laporan mingguan)
Tanpa kategori ini, karyawan mungkin akan lupa mencatat waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tertentu.
Akibatnya, data jam kerja bisa tidak akurat.
Baca Juga: Kalkulator Untuk Mengetahui Kebutuhan Tenaga Kerja Gratis
4. Berikan Pelatihan Kepada Karyawan
Sebelum mulai menggunakan template timesheet yang baru, sebaiknya minta tim legal atau HR untuk mengadakan sesi pelatihan tentang cara pengisian yang benar.
Dalam pelatihan ini, sampaikan juga aturan perusahaan terkait:
- Waktu pengumpulan timesheet
- Ketentuan jam lembur
- Prosedur jika ada keterlambatan pengumpulan timesheet
Pastikan pelatihan diberikan oleh orang yang berkompeten, sehingga dapat sekaligus menjelaskan ketentuan hukum terkait pembayaran upah sesuai peraturan yang berlaku.
5. Lakukan Pencatatan Jam Kerja
Setelah pelatihan, tanggung jawab mencatat jam kerja berada di tangan karyawan.
Anda tidak mungkin mengetahui seluruh aktivitas anggota tim setiap waktu, sehingga mereka perlu disiplin mencatat jam kerjanya masing-masing.
Anda hanya perlu membantu atau mengingatkan jika diperlukan.
Agar proses pencatatan lebih efektif, Anda bisa memberikan beberapa tips berikut kepada karyawan:
- Gunakan timer berjalan saat mengerjakan proyek
- Catat waktu kerja saat memulai atau menyelesaikan tugas
- Catat waktu masuk dan pulang sesuai jam kerja
- Gunakan metode manajemen waktu seperti timeboxing atau time blocking
- Memiliki sistem pencatatan waktu yang teratur dapat membantu karyawan tetap fokus tanpa terganggu rutinitas pekerjaan.
6. Hitung Total Waktu Kerja
Secara umum, timesheet memang menampilkan total waktu kerja yang jelas, tetapi Anda tetap perlu menjumlahkan total jam kerja setiap harinya.
Keuntungan menggunakan timesheet yang sesuai dengan periode gaji adalah karyawan bisa langsung melihat jumlah jam kerja yang akan dibayarkan.
Selain itu, data ini juga bermanfaat untuk mengatur ketersediaan tim dan merencanakan proyek ke depannya.
Jika Anda menemukan anggota tim yang kelebihan beban kerja, segera lakukan penyesuaian jadwal agar beban kerja lebih seimbang.
Baca Juga: Kalkulator Lembur 6 Hari Gratis dan Cara Menghitungnya
Apa Saja Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Time Sheet Kerja?
Timesheet merupakan salah satu alat penting dalam pengelolaan operasional bisnis, khususnya dalam hal pencatatan jam kerja dan perhitungan gaji karyawan.
Namun, seperti sistem lainnya, timesheet memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan.
Berikut penjelasannya:
Kelebihan Menggunakan Timesheet
1. Membantu Menjaga Keteraturan Kerja
Dengan timesheet, setiap aktivitas kerja karyawan dapat dicatat secara rinci, mulai dari jam masuk, jam istirahat, hingga jam pulang.
Hal ini memudahkan perusahaan dalam menyusun jadwal kerja, melakukan perhitungan gaji, serta memantau produktivitas karyawan secara menyeluruh.
2. Memastikan Kepatuhan terhadap Aturan Ketenagakerjaan
Timesheet juga berperan penting dalam memastikan perusahaan tetap mematuhi ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.
Melalui pencatatan jam kerja yang akurat, perusahaan dapat mengontrol waktu istirahat, lembur, dan cuti karyawan sesuai dengan peraturan pemerintah daerah maupun pusat.
3. Membantu Mengendalikan Biaya Tenaga Kerja
Selain mencatat jam kerja, timesheet dapat digunakan untuk menghitung total biaya tenaga kerja, termasuk gaji, tunjangan, cuti berbayar, hingga pajak karyawan.
Data ini sangat bermanfaat dalam membantu perusahaan mengatur anggaran biaya tenaga kerja agar tetap sesuai dengan rencana keuangan yang telah ditetapkan.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Attendance Terbaik untuk Bisnis
Kekurangan Menggunakan Timesheet
1. Berpotensi Menyulitkan Jika Masih Manual
Jika masih menggunakan metode manual seperti kertas atau spreadsheet, timesheet rentan terjadi kesalahan pencatatan, data yang tidak lengkap, atau bahkan manipulasi data jam kerja.
Hal ini dapat berdampak buruk pada proses penggajian dan pengelolaan tenaga kerja secara keseluruhan.
2. Memerlukan Waktu Tambahan untuk Pengumpulan dan Pengecekan Data
Meskipun timesheet dapat membantu keteraturan kerja, proses pengumpulan, pengisian, dan pemeriksaan data membutuhkan waktu yang tidak sedikit.
Setiap karyawan harus disiplin dalam mencatat jam kerjanya, sementara manajer atau HR harus melakukan pengecekan secara teliti untuk memastikan keakuratan data sebelum proses penggajian.
Baca Juga: Cut Off Gaji: Arti, Proses, Contoh Perhitungan, dan Tips Mengelola
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa template time sheet kerja merupakan salah satu alat penting dalam pengelolaan tenaga kerja yang berfungsi untuk mencatat jam kerja, mengatur jadwal, hingga menghitung biaya tenaga kerja secara akurat.
Penggunaan timesheet dapat membantu perusahaan menjaga keteraturan administrasi, memastikan kepatuhan terhadap ketentuan ketenagakerjaan, serta mengendalikan biaya operasional tenaga kerja.
Namun di sisi lain, jika masih dikelola secara manual, timesheet rentan terhadap kesalahan pencatatan.
Oleh karena itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan penggunaan software absensi dari GajiHub.
Dengan berbagai fitur yang dimilikinya, karyawan dapat melakukan clock-in dan clock-out langsung dari smartphone, sementara manajer dapat memantau kehadiran dan jam kerja secara real-time.
Selain itu, data kehadiran yang tercatat akan otomatis terintegrasi dengan perhitungan gaji dan lembur, sehingga proses administrasi menjadi lebih cepat, akurat, dan minim risiko human error.
Software ini juga dilengkapi dengan fitur employee self-service (ESS) yang memungkinkan karyawan melakukan presensi hingga izin cuti dan sakit secara mandiri lewat aplikasi GajiHub yang tersedia di Apps Store dan Google Play Store.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Download Template Time Sheet Kerja Gratis - 11 July 2025
- Cara Menghitung Rasio Gaji Antar Departemen dan Tipsnya - 10 July 2025
- 10 Aplikasi Payroll Manufaktur dan Tips Memilihnya - 10 July 2025