Menyusun laporan mingguan adalah cara efektif untuk memantau kinerja karyawan dan memastikan setiap proyek berjalan sesuai rencana.
Melalui laporan mingguan, perusahaan dapat mengetahui progres pekerjaan, tantangan yang dihadapi, hingga langkah-langkah yang perlu diambil untuk meningkatkan performa tim.
Biasanya, laporan ini berisi rangkuman poin-poin utama dari tugas dan proyek selama satu minggu.
Setiap tim membutuhkan laporan ini, termasuk tim HRD untuk memastikan aktivitas terkait karyawan berjalan lancar dan terpantau dengan baik.
Agar proses pelaporan menjadi lebih praktis dan rapi, Anda bisa menggunakan template laporan HRD mingguan yang bisa Anda download secara gratis di bawah ini.
Pada artikel kali ini, GajiHub juga akan membahas manfaat, komponen penting, dan tips mengoptimalkan template laporan HRD mingguan.
Download Template Laporan HRD Mingguan
Untuk mempermudaah Anda dalam membuat laporan HRD mingguan, berikut template yang bisa diunduh secara gratis:
DOWNLOAD TEMPLATE HRD MINGGUAN
Mengapa HRD Perlu Membuat Laporan Mingguan?
Di dalam perusahaan, divisi HRD memegang peran penting dalam mengelola karyawan, menjaga produktivitas, hingga memastikan kebijakan perusahaan berjalan lancar.
Untuk itu, laporan mingguan HRD menjadi salah satu alat penting yang wajib dibuat secara rutin.
Laporan mingguan HRD sendiri adalah ringkasan aktivitas kerja divisi HRD selama satu minggu, mulai dari tugas yang telah diselesaikan, sedang berlangsung, hingga rencana kerja ke depan.
Biasanya, laporan ini berisi informasi tentang progres rekrutmen, pelaksanaan pelatihan, absensi karyawan, hingga evaluasi kinerja.
Tujuan utamanya adalah memberikan gambaran jelas kepada manajemen mengenai kondisi dan aktivitas SDM di perusahaan secara berkala.
Selain itu, laporan mingguan ini juga bermanfaat untuk tim HRD itu sendiri.
Dengan membuat laporan secara rutin, HR dapat lebih mudah memantau perkembangan pekerjaan, mengidentifikasi kendala, dan menyusun strategi perbaikan untuk minggu berikutnya.
Umumnya, laporan ini dibuat secara singkat, padat, dan bisa disampaikan setiap Jumat sore agar atasan memiliki data terbaru sebelum memasuki minggu kerja berikutnya.
Baca Juga: Download Template Evaluasi Kerja Bulanan Gratis
Apa Saja yang Perlu Dicantumkan dalam Laporan Mingguan HRD?
Saat menyusun laporan mingguan, khususnya di divisi HRD, penting untuk memastikan bahwa laporan tersebut memuat informasi yang relevan, terstruktur, dan mudah dipahami.
Berikut beberapa komponen penting yang perlu dicantumkan dalam laporan mingguan HRD, lengkap dengan penjelasannya:
1. Judul Laporan
Pastikan laporan mingguan memiliki judul yang jelas di bagian atas halaman.
Judul ini harus memberikan gambaran tentang isi laporan. Contohnya:
- Laporan Mingguan HRD Periode 17–21 Juni 2025
- Weekly Progress Report Divisi Human Resource
2. Tanggal Laporan
Cantumkan tanggal pembuatan laporan.
Anda bisa meletakkannya di bawah judul atau dibagian header.
Tanggal ini penting untuk keperluan dokumentasi dan memudahkan atasan dalam melacak progres mingguan secara kronologis.
3. Nama dan Posisi Penyusun Laporan
Tuliskan nama Anda beserta posisi di divisi HRD.
Jika laporan ini mencakup pekerjaan tim, sertakan juga nama dan peran anggota tim lainnya agar atasan tahu siapa yang bertanggung jawab atas tiap aktivitas.
Baca Juga: Laporan HRD: Pengertian, Cara Membuat, dan Contohnya
4. Ringkasan Laporan
Berikan gambaran singkat tentang aktivitas HRD selama seminggu, misalnya:
- Proses rekrutmen yang berjalan
- Pelatihan yang telah dilakukan
- Data absensi mingguan
- Progres evaluasi karyawan
Ringkasan ini membantu atasan memahami poin penting dalam laporan tanpa harus membaca keseluruhan detail.
5. Kategori Tugas
Pisahkan antara aktivitas yang sudah selesai dengan yang masih dalam proses.
Misalnya:
Tugas Selesai:
- Melakukan interview 5 kandidat posisi Marketing
- Menyusun laporan absensi karyawan mingguan
Tugas Berjalan:
- Proses onboarding 2 karyawan baru
- Penyusunan modul pelatihan komunikasi internal
Baca Juga: Download Template Surat Offering Kerja dan Cara Membuatnya
6. Hasil atau Capaian Mingguan
Jelaskan pencapaian divisi HRD selama satu minggu, bisa dalam bentuk angka atau progres kualitatif.
Contoh:
- 3 posisi berhasil diisi dari 5 lowongan yang dibuka
- 98% data absensi minggu ini sudah terkumpul
- Feedback pelatihan public speaking mendapat nilai rata-rata 4.5/5
7. Tantangan dan Solusi
Tuliskan kendala yang dihadapi selama seminggu beserta solusi yang diterapkan.
Misalnya:
Tantangan: Beberapa kandidat tidak hadir saat interview
Solusi: Menghubungi kembali kandidat cadangan dan mengatur jadwal ulang
Bagian ini penting agar manajemen tahu area mana yang perlu diperbaiki ke depannya.
8. Rencana Minggu Berikutnya
Akhiri laporan dengan gambaran rencana kerja minggu depan, seperti:
- Menyelesaikan proses onboarding
- Menyusun draft SOP kehadiran
- Mengatur pelatihan tentang budaya kerja perusahaan
Bagian ini membantu tim HR dan atasan menyusun prioritas kerja di minggu berikutnya.
Baca Juga: Contoh SOP Tim HR, Manfaat, Hingga Cara Membuatnya
Bagaimana Langkah Menyusun Laporan Mingguan HRD?
Berikut lima langkah menyusun laporan mingguan HRD yang terstruktur:
1. Tentukan Tujuan Laporan dengan Jelas
Sebelum mulai menyusun laporan, pahami dulu tujuan laporan tersebut.
Apakah laporan ini untuk memantau progres rekrutmen, evaluasi absensi, pelaksanaan pelatihan, atau laporan kinerja karyawan?
Misalnya, laporan mingguan tentang rekrutmen bisa fokus ke jumlah kandidat yang diproses, posisi yang sudah diisi, dan jadwal interview.
Sementara laporan mingguan pelatihan bisa fokus pada program yang sudah dilaksanakan, jumlah peserta, dan hasil evaluasi.
2. Pilih Data dan Indikator yang Tepat
Pastikan isi laporan sesuai dengan target divisi HRD dan kebutuhan perusahaan.
Data yang dicantumkan harus relevan dan bisa langsung memberi gambaran tentang progres SDM di perusahaan.
Sebagai contoh, laporan mingguan rekrutmen bisa mencantumkan data jumlah pelamar, jumlah kandidat interview, jumlah posisi yang terisi, dan waktu proses rekrutmen.
Sementara laporan absensi bisa menampilkan jumlah karyawan yang hadir, izin, cuti, atau alpha selama satu minggu.
Baca Juga: Download Template Asesmen Kompetensi dan Cara Menyusun
3. Gunakan Format Laporan yang Konsisten
Agar mudah dibaca dan dipahami, laporan mingguan HRD sebaiknya menggunakan format yang konsisten setiap minggu.
Anda bisa menggunakan template laporan mingguan HRD agar susunan data, urutan poin, dan tampilannya tetap rapi dan teratur.
Misalnya, awali laporan dengan ringkasan aktivitas, lanjutkan dengan data progres, catatan kendala, dan rencana kerja minggu berikutnya.
4. Tambahkan Visualisasi Data
Agar informasi lebih mudah dipahami, gunakan grafik atau tabel untuk menampilkan data penting seperti tingkat kehadiran karyawan, progres rekrutmen, atau hasil evaluasi pelatihan.
Visualisasi membantu manajemen mencerna data secara cepat tanpa harus membaca laporan panjang.
Saat ini sudah banyak tools yang bisa digunakan untuk membuat grafik absensi, diagram progres rekrutmen, hingga chart hasil training karyawan secara otomatis dan sederhana.
Baca Juga: Template Performance Review: Contoh dan Link untuk Download
5. Berikan Penjelasan Tambahan dan Rekomendasi
Jangan hanya menyebutkan angka.
Anda perlu memberikan keterangan yang memberi konteks dari data yang ditampilkan, serta rekomendasi tindakan yang perlu diambil.
Misalnya:
- Jika laporan absensi menunjukkan tingkat keterlambatan meningkat, beri saran untuk evaluasi aturan jam kerja.
- Jika laporan rekrutmen mencatat jumlah pelamar menurun, beri rekomendasi untuk memperluas talent pool.
- Dengan langkah ini, laporan mingguan HRD tak hanya berisi data, tapi juga jadi alat bantu keputusan untuk manajemen.
Baca Juga: Download Template Appraisal Tahunan dan Cara Membuatnya
Bagaimana Contoh Laporan Mingguan HRD?
Sebagai referensi, berikut contoh laporan mingguan HRD: Visualisasi Data:
Tabel Kehadiran Karyawan:
Weekly HRD Report
24 Juni 2025
Budi Darmawan
Human Resource Officer
Tujuan Laporan:
Laporan ini bertujuan untuk memantau progres aktivitas HRD selama periode 17–21 Juni 2025, khususnya di bidang rekrutmen, absensi karyawan, pelatihan internal, serta progres revisi kebijakan. Laporan ini juga menjadi acuan untuk mengevaluasi capaian minggu ini dan merencanakan pekerjaan minggu berikutnya.
Data dan Indikator yang Dicantumkan:
- Jumlah pelamar dan kandidat interview
- Jumlah posisi yang berhasil diisi
- Tingkat kehadiran karyawan mingguan
- Jumlah peserta pelatihan
- Progres penyusunan SOP
- Data pengajuan lembur
Ringkasan:
Pada minggu ini, saya fokus menyelesaikan proses rekrutmen posisi Customer Service, memonitor absensi karyawan, serta mempersiapkan pelaksanaan pelatihan internal bertema komunikasi efektif. Selain itu, saya mulai melakukan koordinasi lintas divisi untuk pengajuan lembur dan revisi SOP cuti karyawan.
Tugas yang Diselesaikan:
- Melakukan interview tahap akhir untuk 4 kandidat posisi Customer Service
- Menyusun dan mengirim laporan absensi karyawan periode 17–21 Juni 2025
- Finalisasi materi pelatihan “Effective Workplace Communication”
- Tugas yang Sedang Berjalan:
- Proses onboarding untuk 2 karyawan baru di divisi Operasional
- Penyusunan draft revisi SOP Cuti Karyawan
- Koordinasi dengan tim Finance terkait pengajuan lembur karyawan
Hasil / Capaian Mingguan:
- 2 posisi Customer Service berhasil terisi
- Tingkat kehadiran karyawan minggu ini tercatat 96%
- Materi pelatihan komunikasi selesai tepat waktu dan siap didistribusikan
Visualisasi Data
Tabel Kehadiran Karyawan:
| Status Kehadiran | Jumlah |
|---|---|
| Hadir | 85 |
| Izin | 5 |
| Cuti | 3 |
| Alpha | 2 |
Grafik Progres Rekrutmen:
- Customer Service: 2/3 posisi terisi
- Admin Gudang: proses belum dimulai
Tantangan:
Kendala minggu ini adalah beberapa kandidat membatalkan interview secara mendadak, sehingga proses seleksi mengalami penundaan.
Solusi:
Segera menghubungi kandidat cadangan dan menjadwalkan ulang interview dalam waktu cepat.
Selain itu, menyebarkan ulang lowongan ke kanal sosial media untuk memperluas jangkauan pelamar.
Rekomendasi:
- Menambahkan sistem reminder interview otomatis via WhatsApp/Email
- Evaluasi efektivitas kanal job portal yang digunakan
- Tingkatkan kerja sama dengan divisi terkait untuk percepatan revisi SOP
Rencana Minggu Depan:
- Menyelesaikan onboarding 2 karyawan baru
- Menyusun laporan evaluasi pelatihan “Effective Workplace Communication”
- Mulai proses rekrutmen untuk posisi Admin Gudang
- Koordinasi lanjutan dengan tim Legal terkait revisi draft perjanjian kerja
Baca Juga: Download Template Feedback 360 Derajat dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat dipahami bahwa laporan mingguan HRD bukan hanya sekadar laporan rutin, tetapi juga merupakan alat yang dapat membantu perusahaan memantau aktivitas SDM secara berkala.
Dengan laporan ini, manajemen dapat mengetahui progres rekrutmen, pelatihan, absensi, serta permasalahan yang terjadi dalam divisi HRD.
Lgaporan mingguan juga menjadi dasar penting dalam pengambilan keputusan dan perencanaan langkah kerja ke depan.
Selain menggunakan template laporan mingguan HRD, perusahaan juga dapat mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.
Melalui fitur analisa data yang dimilikinya, perusahaan dapat melihat laporan keterlambatan, izin cuti, dan juga produktivitas karyawan.
GajiHub juga menyediakan laporan gaji karyawan, yang berisi data gaji seluruh karyawan, mulai dari gaji pokok, total tunjangan, total potongan, hingga jumlah take home pay.
Dengan demikian, tim HR tidak perlu membuat laporan secara manual dan dapat lebih fokus pada tugas yang membutuhkan strategi.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
