Tanda terima gaji merupakan bukti resmi sekaligus transparansi peruashaan terhadap karyawan.
Tanda terima gaji ini tidak hanya sekadar dokumen, melainkan juga merupakan hak setiap karyawan untuk mengetahui rincian penghasilan yang diterimanya.
Namun, proses pembuatan slip gaji tidak bisa dilakukan secara sembarangan.
Jika terjadi kesalahan dalam perhitungan, hal tersebut dapat merugikan salah satu pihak, baik karyawan maupun perusahaan.
Oleh karena itu, akurassi menadi hal utama yang harus diperhatikan dalam penyusunan tanda terima gaji.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu tanda terima gaji, komponen penting, dan template gratis yang bisa diunduh.
Bagaimana Template Tanda Terima Gaji?
Untuk memudahkan Anda dalam membuat tanda terima gaji, berikut template gratis yang bisa Anda download:
DOWNLOAD TEMPLATE TANDA TERIMA GAJI PDF
DOWNLOAD TEMPLATE TANDA TERIMA GAJI WORD
Selain dengan mendownload template di atas, Anda juga bisa menggunakan template slip gaji dari GajiHub.
Tidak hanya gratis, slip gaji ini juga bisa dikustomisasi sesuai dengan komponen gaji masing-masing karyawan.
Apa yang Dimaksud dengan Tanda Terima Gaji?
Tanda terima gaji atau slip gaji adalah dokumen resmi yang berisi rincian gaji bulanan seorang karyawan beserta potongan-potongan yang dikenakan, termasuk pajak maupun iuran lainnya.
Setiap perusahaan biasanya memiliki kebijakan yang berbeda terkait potongan kompensasi, misalnya untuk pembayaran asuransi kesehatan, ketenagakerjaan, atau tunjangan lain yang sifatnya wajib maupun opsional.
Dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003, pemberian slip gaji sebenarnya tidak disebutkan sebagai kewajiban yang mutlak harus diberikan oleh perusahaan kepada karyawan.
Namun, jika mengacu pada Pasal 17 Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan, perusahaan diwajibkan memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian penerimaan pekerja atau buruh pada saat gaji dibayarkan.
Artinya, meskipun tidak disebutkan langsung dalam undang-undang sebelumnya, regulasi turunan telah menegaskan pentingnya transparansi dalam pembayaran upah.
Pemberian slip gaji ini tentu memiliki manfaat ganda.
Bagi karyawan, slip gaji dapat menjadi bukti tertulis yang sah terkait penghasilan mereka, yang juga bisa digunakan untuk keperluan administrasi lain seperti pengajuan kredit, pinjaman, atau pembelian rumah.
Sementara bagi perusahaan, slip gaji menjadi salah satu bentuk profesionalitas sekaligus sarana menjaga hubungan kerja yang sehat melalui transparansi.
Dengan adanya slip gaji yang jelas dan akurat, potensi kesalahpahaman atau sengketa mengenai pembayaran upah dapat diminimalisir.
Baca Juga: Cara Membuat Slip Gaji Palsu itu Mudah, HR Wajib Waspada
Mengapa Perusahaan Wajib Memberikan Tanda Terima Gaji ke Karyawan?
Tanda terima gaji tidak hanya berfungsi sebagai bentuk transparansi antara karyawan dan manajemen.
Lebih dari itu, dokumen ini juga memiliki berbagai fungsi tambahan yang sangat bermanfaat, baik bagi karyawan maupun perusahaan.
Berikut sejumlah manfaat slip gaji:
1. Memberikan Informasi Detail Tentang Gaji
Tanda terima gaji berisi rincian penghasilan bulanan karyawan.
Umumnya terdapat tiga komponen utama, yaitu gaji pokok, potongan (misalnya pajak atau iuran), serta tunjangan atau bonus yang diterima.
Dari informasi ini, karyawan bisa mengetahui berapa nominal gaji bersih yang benar-benar diterima.
Selain itu, tanda terima gaji juga dapat menjadi sarana evaluasi performa bulanan.
Contohnya, jika ada potongan karena keterlambatan atau tambahan insentif karena berhasil mencapai target, hal tersebut akan tercatat jelas.
Dengan demikian, tanda terima gaji tidak sekadar catatan angka, tetapi juga cerminan dari kedisiplinan dan pencapaian kerja karyawan.
2. Digunakan untuk Pengajuan Kartu Kredit dan Administrasi Lainnya
Tanda terima gaji juga berperan penting dalam keperluan administratif.
Saat mengajukan kartu kredit, bank biasanya mensyaratkan dokumen ini sebagai bukti bahwa seseorang memiliki pekerjaan tetap dan penghasilan stabil.
Hal ini menjadi pertimbangan penting bagi lembaga keuangan dalam menilai kemampuan pemohon untuk membayar cicilan.
Tidak hanya kartu kredit, slip gaji juga sering digunakan untuk pengajuan pinjaman bank, pembelian rumah dengan skema KPR, hingga pengurusan visa ke luar negeri.
Dengan begitu, tanda terima gaji berfungsi sebagai dokumen resmi yang memperkuat posisi karyawan dalam berbagai aspek kehidupan.
Baca Juga: Contoh Slip Gaji Sederhana yang Bisa Anda Download
3. Negosiasi Gaji di Pekerjaan Baru
Tanda terima gaji juga memiliki peran penting saat Anda berencana pindah ke perusahaan lain.
Dokumen ini bisa menjadi bukti resmi mengenai besaran gaji terakhir yang Anda terima.
Dengan adanya slip gaji, Anda memiliki dasar yang kuat untuk melakukan negosiasi gaji di tempat kerja baru.
Perusahaan biasanya mempertimbangkan tanda terima gaji sebagai acuan dalam menentukan kisaran gaji yang akan ditawarkan.
Hal ini membantu calon karyawan agar tidak menerima penawaran di bawah standar, sekaligus mempermudah perusahaan dalam menyesuaikan kompensasi dengan pengalaman serta kemampuan yang dimiliki.
Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Gaji Karyawan dan Tips Memilihnya
Apa Saja Komponen Penting dalam Tanda Terima Gaji?
Tanda terima gaji memuat beberapa komponen penting yang mencerminkan pendapatan sekaligus potongan yang diterima oleh karyawan.
Berikut adalah beberapa komponen yang biasanya terdapat dalam slip gaji:
1. Gaji Pokok
Gaji pokok adalah jumlah penghasilan tetap yang diterima karyawan dari perusahaan setiap bulan.
Besaran gaji pokok biasanya sudah ditentukan dalam kontrak kerja dan dapat berbeda antar karyawan, tergantung pada jabatan, pengalaman, serta faktor lainnya.
Gaji pokok juga menjadi dasar perhitungan untuk komponen lain seperti tunjangan, bonus, maupun potongan.
2. Tunjangan
Tunjangan merupakan tambahan penghasilan yang diberikan perusahaan di luar gaji pokok.
Bentuk tunjangan bisa berupa tunjangan keluarga, tunjangan kesehatan, tunjangan transportasi, tunjangan pendidikan, dan lain-lain.
Tunjangan diberikan untuk membantu karyawan dalam memenuhi kebutuhan tertentu yang tidak tercakup oleh gaji pokok.
3. Bonus atau Insentif
Bonus atau insentif adalah tambahan penghasilan yang diberikan sebagai bentuk apresiasi atas pencapaian atau kinerja karyawan yang baik.
Besaran bonus atau insentif biasanya ditentukan berdasarkan target kinerja yang telah ditetapkan perusahaan.
Bonus dapat diberikan dalam bentuk uang tunai, barang, maupun fasilitas lainnya.
Baca Juga: Perhitungan Gaji OJT dan Contohnya
4. Allowance (Penggantian Biaya)
Allowance atau penggantian biaya merupakan kompensasi atau biaya tertentu yang dikeluarkan karyawan dalam menjalankan tugasnya.
Contohnya adalah uang makan, uang komunikasi, uang perumahan, hingga uang pajak.
Tujuan pemberian allowance adalah untuk mengganti biaya tambahan yang muncul selama karyawan melaksanakan pekerjaannya.
5. Potongan Gaji
Potonngan gaji adalah pengurangan dari penghasilan karyawan untuk berbagai keperluan seperti pajak penghasilan, iuran BPJS, iuran pensiun, cicilan pinjaman, dan sebagainya.
Potongan ini dilakukan sesuai dengan aturan perusahaan maupun regulasi pemerintah yang berlaku.
Biasanya potongan gaji dilakukan secara otomatis dan bersifat wajib bagi karyawan.
Baca Juga: Mengenal Berbagai Jenis Potongan Gaji dan Besarannya
Bagaimana Format Tanda Terima Gaji?
Setiap perusahaan bisa saja memiliki format slip gaji yang berbeda.
Namun, secara umum ada beberapa elemen penting yang biasanya selalu dicantumkan agar jelas dan mudah dipahami.
Saat ini, banyak perusahaan menggunakan alat atau software HRIS untuk membuat tanda terima gaji.
Cara ini lebih praktis karena bisa memastikan kepatuhan terhadap aturan yang berlaku, menjaga keamanan data.
Selain itu, juga memudahkan perusahaan dalam mengisi informasi karyawan maupun perusahaan untuk kemudian menghasilkan tanda terima gaji yang bisa diunduh.
Namun, jika Anda ingin membuatnya secara manual berikut format yang umum digunakan:
Informasi Karyawan
Bagian ini berisi data dasar karyawan, seperti nama lengkap, nomor ID karyawan, dan jabatan atau posisi yang sedang dijalani.
Periode Pembayaran
Periode pembayaran menjelaskan rentang tanggal gaji yang diberikan, misalnya dari 1 Januari 2023 sampai 31 Januari 2023.
Gaji Kotor
Gaji kotor adalah jumlah total penghasilan sebelum dilakukan potongan.
Komponen ini meliputi gaji pokok, tunjangan, bonus, maupun pendapatan lain yang diterima dalam periode tersebut.
Potongan Gaji
Bagian ini menampilkan rincian potongan yang mengurangi gaji kotor.
Potongan dapat berupa pajak penghasilan, iuran BPJS, asuransi kesehatan, iuran pensiun, atau cicilan pinjaman.
Semua potongan biasanya ditulis secara terperinci lengkap dengan nominalnya.
Baca Juga: Adjustment Gaji: Arti, Manfaat, dan Tipsnya
Gaji Bersih
Gaji bersih adalah jumlah akhir yang diterima karyawan setelah seluruh potongan dikurangkan dari gaji kotor.
Nominal ini biasanya yang masuk ke rekening karyawan.
Informasi Tambahan
Beberapa perusahaan juga mencantumkan detail tambahan, seperti jumlah jam kerja, lembur, saldo cuti, hingga bonus atau insentif yang diperoleh.
Sangat penting untuk memeriksa slip gaji dengan teliti setiap bulan. Pastikan semua detail yang tercantum sudah sesuai.
Jika ada kesalahan atau ketidaksesuaian, sebaiknya segera menghubungi bagian payroll perusahaan agar bisa mendapatkan penjelasan dan perbaikan.
Baca Juga: Admin Payroll: Jobdesk, Skill Penting, dan Gajinya
Bagaimana Cara Membuat Tanda Terima Gaji?
Tanda terima gaji bukan hanya bukti pembayaran, tetapi juga bentuk transparansi perusahaan kepada karyawan.
Untuk membuat tanda terima gaji yang rapi dan sesuai standar, ada beberapa langkah yang bisa diikuti:
1. Siapkan Informasi Dasar Karyawan
Langkah pertama adalah menuliskan data karyawan yang menerima gaji. Informasi ini biasanya meliputi:
- Nama lengkap karyawan
- Nomor identitas/ID karyawan
- Jabatan atau posisi kerja
- Departemen atau divisi
Data ini penting agar tanda terima gaji jelas siapa penerimanya dan bisa dijadikan arsip resmi perusahaan.
2. Tentukan Periode Pembayaran
Tulis dengan jelas periode gaji yang dibayarkan, misalnya 1–31 Januari 2025.
Periode ini membantu karyawan mengetahui untuk waktu kerja bulan apa gaji yang diterimanya.
3. Rincikan Komponen Gaji
Masukkan semua komponen penghasilan karyawan, seperti:
- Gaji pokok sesuai kontrak kerja
- Tunjangan (misalnya kesehatan, transportasi, keluarga, atau pendidikan)
- Bonus/insentif sesuai pencapaian kinerja
- Allowance/penggantian biaya seperti uang makan, komunikasi, atau perumahan
Dengan rincian ini, karyawan bisa melihat transparansi penghasilan yang mereka terima.
Baca Juga: Penyesuaian Gaji Karyawan: Faktor, Jenis, dan Penerapannya
4. Catat Potongan Gaji
Jangan lupa menuliskan potongan yang berlaku, seperti:
- Pajak penghasilan (PPh 21)
- Iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
- Iuran pensiun
- Cicilan pinjaman (jika ada)
Tuliskan secara terperinci agar karyawan paham alasan nominal gaji bersih mereka berkurang.
5. Hitung Gaji Bersih
Setelah semua komponen penghasilan dan potongan dicatat, hitung jumlah akhir atau gaji bersih yang akan diterima karyawan.
Nominal inilah yang biasanya ditransfer ke rekening karyawan.
6. Tambahkan Informasi Tambahan (Opsional)
Beberapa perusahaan juga menambahkan detail lain, seperti:
- Jumlah jam kerja
- Lembur
- Saldo cuti
- Bonus tambahan
Informasi ini tidak wajib, tetapi bisa menambah kejelasan slip gaji.
7. Gunakan Format yang Konsisten
Perusahaan bisa membuat format tanda terima gaji sendiri, baik menggunakan Excel, Word, maupun aplikasi HR khusus.
Oleh karena itu, pastikan formatnya konsisten agar mudah dibaca dan diarsipkan.
8. Periksa Kembali Sebelum Dibagikan
Sebelum diserahkan kepada karyawan, pastikan semua informasi sudah akurat.
Jika ada kesalahan, segera perbaiki agar tidak menimbulkan salah paham.
Baca Juga: 9 Faktor Penentu Kenaikan Gaji, Aturan, dan Tips Implementasinya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa tanda terima gaji merupakan dokumen resmi yang berfungsi sebagai bukti pembayaran sekaligus bentuk transparansi perusahaan kepada karyawan.
Dokumen ini tidak hanya mencatat jumlah gaji pokok, tunjangan, bonus, dan potongan, tetapi juga menjadi hak karyawan untuk mengetahui secara detail penghasilan yang mereka terima.
Keberadaan slip gaji sangat penting karena dapat digunakan sebagai dokumen administrasi dalam berbagai keperluan, mulai dari pengajuan pinjaman, kredit, hingga proses negosiasi gaji di tempat kerja baru.
Selain itu, penyusunan tanda terima gaji harus dilakukan dengan akurat, konsisten, dan sesuai regulasi agar tidak merugikan salah satu pihak.
Dengan adanya slip gaji yang jelas, perusahaan dapat menjaga hubungan kerja yang sehat, meminimalisir potensi sengketa, serta menunjukkan profesionalitas dalam manajemen SDM.
Untuk memudahkan tim HR dalam proses penggajian karyawan, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dari GajiHub.
Selain memberikan slip gaji gratis, fitur payroll yang dimiliki aplikasi ini juga memudahkan proses penghitungan gaji karyawan, mulai dari gaji pokok, bonus, hingga iuran BPJS.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Download Template Tanda Terima Gaji Karyawan - 9 September 2025
- Karyawan Fraud: Tanda, Jenis, dan Cara Mengatasinya - 9 September 2025
- Spot Award: Manfaat, Contoh, dan Langkah-Langkahnya - 4 September 2025