Download 10 Contoh Surat Teguran Karyawan dan Aturannya

Dalam bekerja, karyawan mungkin tidak selalu bertindak sesuai harapan dan kadang melakukan pelanggaran yang merugikan bisnis perusahaan. Di sinilah manajer atau pemilik bisnis bertanggung jawab untuk menanggapi hal tersebut dengan memberikan surat teguran karyawan.

Pada situasi semacam ini, penting bagi Anda untuk memahami bagaimana cara membuat surat teguran karaywan dan memiliki template, agar Anda dapat menangani masalah ini dengan konsisten dan cara yang tepat.

Selain itu, surat teguran juga berfungsi sebagai perlindungan bagi pemberi kerja jika nantinya Anda perlu mengambil langkah lebih lanjut, seperti mengakhiri hubungan kerja dengan karyawan.

Dengan memberikan terguran secara tertulis, Anda tidak hanya menegaskan pentingnya kinerja yang baik, tetapi jua memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki diri sekaligus menjaga integritas dan profesionalisme dalam perusahaan Anda.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu surat teguran karyawan, manfaat, cara membuat, contoh, hingga templatenya yang bisa diunduh.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Surat Teguran Karyawan?

Surat teguran karyawan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai bentuk peringatan kepada karyawan yang telah melanggar aturan perusahaan atau tidak menjalankan tugasnya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Surat teguran ini juga dikenal sebagai Surat Peringatan (SP) yang memiliki tindakan berbeda, mulai dari SP 1, SP 2, hingga SP 3. Tingkatan tersebut akan diberikan berdasarkan beratnya pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.

Surat ini berfungsi sebagai catatan formal dari pelanggaran yang telah dilakukan dan merupakan langkah awal dalam proses disiplin karyawan.

Tujuan dari surat teguran adalah untuk memberikan kesempatan kepada karyawan yang bersangkutan untuk memperbaiki perilakunya sebelum dilakukan tindakan disiplin yang lebih jauh, seperti pemutusan hubungan kerja.

Dengan adanya surat ini, perusahaan juga memiliki bukti bahwa mereka telah memberikan peringatan sebelumnya jika suatu saat diperlukan untuk tindakan lebih lanjut.

Apakah Pemberian Surat Teguran Karyawan Diatur dalam Undang-Undang?

Ya, aturan mengenai surat peringatan ini tercantum pada Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 161, yakni karyawan diwajibkan untuk mematuhi peraturan yang telah disepakati dalam kontrak kerja.

Jika karyawan melanggar peraturan tersebut, perusahaan berhak memberikan surat peringatan sebagai bentuk teguran dan peringatan. Apabila pelanggaran terus berlanjut hingga SP 3, perusahaan dapat melakukan PHK.

Karyawan yang terkena PHK berhak menerima pesangon, uang penggantian masa kerja, dan uang penggantian hak lainnya.

Perbedaan SP 1, SP 2, dan SP 3

SP 1

SP 1 adalah surat peringatan awal yang diberikan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran ringan, seperti pelanggaran kode etik atau disiplin.

Sebelum memberikan SPI 1, biasanya perusahaan akan memberikan teguran secara lisan terlebih dahulu. Jika karyawan tetap melakukan pelanggaran, maka akan diberikan SP sebagai peringatan tertulis.

SP 1 berisi himbauan agar karyawan tidak mengulangi pelanggaran yang sama.

SP 2

Jika karyawan melakukan pelanggaran dalam jangka waktu 6 bulan setelah menerima SP 1, perusahaan dapat memberikan SP 2.

SP 2 merupakan surat peringatan yang lebih serius dan mencantumkan sanksi yang diberikan jika karyawan terus melanggar aturan.

SP 2 menunjukkan bahwa perusahaan tetap memberikan kesempatan kedua kepada karyawan untuk memperbaiki diri.

SP 3

SP 3 adalah surat teguran terkahir yang diberikan kepada karyawan yang tetap melanggar peraturan meskipun sudah menerima SP 1 dan SP 2.

Jika karyawan kembali melakukan pelanggaran dalam jangka waktu 6 bulan setelah menerima SP 2, perusahaan berhak memberikan SP 3.

Sama seperti SP 2, SP 3 juga mencantumkan sanksi yang lebih tegas dan dapat berujung pada PHK apabila karyawan masih tidak menunjukkan perbaikan.

Setiap surat peringatan berlaku maksimal selama 6 bulan. Jika karyawan tidak melakukan pelanggaran dalam jangka waktu tersebut, maka masa pemantauan akan dicabut daan karaywan terbebas dari sanksi.

Namun, jika karyawan kembali melanggar, perusahaan dapat memberikan surat peringatan berikutnya sesuai dengan tingkatan pelanggaran yang dilakukan.

Kapan Waktu yang Tepat untuk Menulis Surat Teguran Karyawan?

Waktu yang tepat untuk menulis surat teguran karyawan sangat bergantung pada kebijakan perusahaan dan tingkat keseriusan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.

Biasanya, proses disiplin karyawan dimulai dengan teguran lisan sebagai peringatan awal. Jika setelah teguran lisan karyawan tidak menunjukkan perubahan, maka surat teguran tertulis bisa menjadi langkah berikutnya.

Namun, jika pelanggaran yang dilakukan cukup serius, seperti pelanggaran etika atau tindakan yang merugikan perusahaan secara signifikan, perusahaan bisa langsung mengeluarkan surat teguran tertulis tanpa harus memberikan teguran lisan terlebih dahulu.

Namun, penting bagi perusahaan untuk mengikuti prosedur secara konsisten dan memperhatikan hak-hak karyawan selama proses ini berlangsung.

Selain itu, memberikan feedback secara rutin dan melakukan evaluasi kinerja secara berkala juga dapat membantu mencegah terjadinya pelanggaran dan menghindari perlunya surat teguran.

Contoh Situasi untuk Surat Teguran Karyawan

Surat teguran karyawan biasanya diperlukan dalam situasi di mana perilaku atau kinerja karyawan mulai berdampak negatif pada operasi bisnis. Berikut beberapa contoh situasi yang membutuhkan surat teguran karyawan:

Penurunan kualitas produk

Saat karyawan tidak memenuhi standar kualitas yang ditetapkan, yang dapat berdampak buruk pada reputasi perusahaan dan kepuasan pelanggan.

Menurunnya kepuasan pelanggan

Ketika tindakan karyawan, seperti kurangnya layanan yang baik atau kesalahan dalam proses yang dapat menyebabkan keluhan dari pelanggan.

Pencapaian bisnis yang tidak sesuai target

Ketika kinerja karyawan tidak memenuhi target yang telah ditetapkan, yang dapat menghambat pencapaian tujuan bisnis perusahaan.

Lingkungan kerja yang tidak kondusif

Saat perilaku karyawan menyebabkan ketegangan atau konflik di tempat kerja, sehingga mengganggu produktivitas tim.

Citra perusahaan yang buruk

Ketika karyawan bertindak dan merusak citra perusahaan di mata publik, seperti melalui tindakan tidak profesional atau perilaku yang tidak etis.

Komunikasi internal dan eksternal yang tidak efektif

Ketika karyawan gagal dalam menjaga komunikasi yang jelas dan efektif, baik di dalam tim maupun dengan pihak eksternal, yang dapat menyebabkan kesalahpahaman atau kerugian bagi perusahaan.

Absensi yang sering tanpa alasan yang jelas

Saat karyawan sering tidak hadir di tempat kerja tanpa alasan yang sah, yang dapat mengganggu operasi bisnis dan membebani rekan kerja lainnya.

Keluhan dari rekan kerja

Ketika rekan kerja lain melaporkan perilaku karyawan yang dianggap tidak pantas atau mengganggu, yang dapat menciptakan lingkungan kerja yang tidak sehat.

Dalam situasi-situasi ini, surat teguran berfungsi untuk memberikan peringatan resmi kepada karyawan bahwa perilaku atau kinerja mereka perlu diperbaiki.

urat ini juga menetapkan ekspektasi yang jelas dan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki diri sebelum tindakan lebih lanjut diambil.

Dengan demikian, surat teguran membantu menjaga disiplin di tempat kerja dan memastikan bahwa standar perusahaan.

Bagaimana Cara Mempersiapkan Surat Teguran Karyawan?

Setelah memutuskan bahwa surat teguran diperlukan, ada beberapa hal yang perlu dilakukan, yaitu:

1. Miliki Kebijakan Disiplin yang Konsisten

Pastikan perusahaan memiliki kebijakan disiplin yang jelas sejak awal. Kebijakan ini harus mencakup langkah-langkah untuk menangani masalah kinerja atau perilaku karyawan, termasuk kapan dan bagaimana teguran diberikan atau melalui tindakan disipliner lainnya.

Kebijakan ini harus berlaku untuk semua karyawan, sehingga menjamin keadilan, transparansi, dan perlindungan hukum bagi perusahaan.

2. Selidiki Detail Pelanggaran

Sebelum menulis surat teguran karyawan, pastikan Anda telah mengumpulkan informasi yang relevan.

Lakukan investigasi secara menyeluruh dan adil untuk memastikan Anda memahami situasi secara lengkap, yang akan membantu menyusun surat teguran secara akurat.

3. Bicara dengan Karyawan secara Pribadi

Selanjutnya, segera tangani masalah dengan berbicara langsung kepada karyawan. Langkah ini dapat membantu menjelaskan kesalahpahaman dan mungkin menghindari kebutuhan untuk menulis surat teguran.

Pastikan juga percakapan ini didokumentasikan untuk referensi kedepannya.

4. Berikan Teguran Lisan di Awal

Sebelum mengeluarkan surat peringatan tertulis, penting untuk memberikan teguran lisan terlebih dahulu.

Hal ini membantu Anda memastikan proses disiplin yang adil dan transparan.

Bagaimana Format Surat Teguran Karyawan?

Format surat teguran karyawan bisa berbeda tergantung tingkatan kesalahan yang dilakukan oleh karyawan.

Namun, format surat yang digunakan umumnya hampir sama dengan surat resmi lainnya, yaitu:

Kop Surat: Berisi nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon.
Tanggal dan Nomor Surat: Tanggal pembuatan surat serta nomor surat.
Salam Pembuka: Kata-kata pembuka surat.
Identitas Karyawan: Nama karyawan yang melakukan pelanggaran dan diberikan Surat Peringatan.
Penjelasan Isi Surat: Meliputi alasan peringatan, himbauan, dan sanksi yang akan diberikan jika karyawan terbukti masih melakukan pelanggaran.
Penutup Surat: Kalimat penutup yang sopan dan mendukung.

Bagaimana Contoh Surat Teguran Karyawan?

9. Contoh Surat Teguran PNS

URAT TEGURAN

Nomor: 123/…. /……

Kepada Yth:
Nama: …………………………
NIP: ……………………………
Jabatan: …………………………………
Unit Kerja: ……………………………
Alamat: ………………………………

Dengan ini kami mengeluarkan surat teguran ini karena yang bersangkutan telah terbukti melanggar aturan dan tata tertib di Sekolah …………… Kota …………….. berupa:
“Pulang sebelum waktu kerja selesai selama …. hari berturut-turut.”

Kami berharap dengan adanya surat teguran ini dapat menjadi perhatian bagi yang bersangkutan. Kami juga mengharapkan agar kesalahan serupa tidak terulang di masa depan demi menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan mematuhi peraturan yang berlaku.

Demikian surat teguran ini dikeluarkan, untuk dijadikan bahan perhatian dan perbaikan disiplin ke depannya. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala ………………
Kota ……………..
Tanda Tangan
Nama
NIP

Tembusan:

Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota ……………..
Arsip

Download Contoh Surat Teguran Karyawan

10. Contoh Template Surat Teguran Karyawan

[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Telp. [Nomor Telepon Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: –
Perihal: Surat Peringatan

Kepada Yth.
Saudara [Nama Karyawan]
[Posisi Karyawan]
di Tempat

Sehubungan dengan pelanggaran tata tertib yang berlaku di [Nama Perusahaan], yaitu [deskripsi pelanggaran, misalnya: terlambat masuk kerja selama 5 (lima) hari berturut-turut], kami ingin mengingatkan Anda tentang kewajiban Anda sebagai karyawan untuk mematuhi peraturan perusahaan sebagaimana yang telah disepakati dalam kontrak kerja.

Oleh karena itu, perusahaan memberikan surat peringatan pertama ini sebagai peringatan serta arahan agar Anda mematuhi tata tertib perusahaan dan tidak melakukan kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.

Demikian surat ini dibuat untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

[Tempat], [Tanggal]
[Nama Perusahaan]
[Nama Pengirim]
[Posisi Pengirim]

Download Template Surat Teguran Karyawan

Bagaimana Tips Terbaik dalam Mengeluarkan Surat Teguran Karyawan?

Saat Anda mengeluarkan surat peringatan karyawan, ada beberapa tips yang perlu diperhatikan, yaitu:

1. Berikan Peringatan Lisan Sebelum Surat Resmi

Pertimbangkan untuk memiliki proses yang jelas dalam menangani ketidakpatuhan terhadap kebijakan perusahaan, dengan langkah pertama berupa peringatan lisan.

Surat peringatan tertulis dapat diberikan hanya jika karyawan tidak mengakui kesalahan mereka atau menolak untuk mengubah perilaku mereka.

2. Jelaskan Pelanggaran dengan Jelas dan Komprehensif

Untuk memberikan kejelasan kepada karyawan, serta untuk alasan hukum, pastikan untuk menjelaskan pelanggaran dalam surat tersebut.

Sebutkan kebijakan yang dilanggar oleh karyawan dan berikan contoh spesifik pelanggaran tersebut jika memungkinkan.

3. Akhiri Surat dengan Nada yang Menyenangkan

Untuk menjaga hubungan positif dengan karyawan, tawarkan dukungan kepada mereka untuk membantu mengubah perilaku dan mematuhi kebijakan perusahaan.

Berikan mereka waktu yang wajar untuk menyesuaikan diri dan apa pun yang kamu anggap perlu untuk memastikan kesuksesan berkelanjutan karyawan dan perusahaan Anda.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa surat teguran karyawan adalah alat penting yang digunakan untuk menangani pelanggaran aturan atau kinerja yang kurang baik di perusahaan.

Surat ini memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki perilaku mereka sebelum tindakan disipliner lebih lanjut diambil, seperti pemutusan hubungan kerja.

Namun, sebelum mengeluarkan surat peringatan, penting bagi Anda untuk memiliki kebijakan disiplin yang jelas, menyelidiki pelanggaran secara menyeluruh, dan memberikan teguran lisan sebelumnya.

Surat teguran harus disusun dengan format yang tepat, mencakup identitas karyawan, penjelasan pelanggaran, dan sanksi yang mungkin diberlakukan.

Dengan memberikan surat teguran secara resmi, perusahaan dapat menjaga standar kinerja, menghindari masalah hukum, dan mempertahankan integritas profesional dalam lingkungan kerja.

Untuk membantu Anda dalam proses penyelidikan pelanggaran, Anda dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub, terutama jika pelaggaran yang dilakukan berkaitan dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.

Melalui fitur analisa data, Anda dapat memantau berbagai laporan penting seperti laporan keterlambatan hingga laporan kehadiran karyawan.

Dengan demikian, jika ditemukan masalah pada hal tersebut Anda dapat langsung menindaklanjuti dengan teguran lisan maupun melalu surat teguran karyawan jika memang dibutuhkan.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.