Saat karyawan resign kerja atau mengundurkan diri secara mendadak, tim dan struktur organsisasi secara keseluruhan pun menjadi tidak stabil.
Pekerjaan yang harusnya menjadi tanggung jawab karyawan tersebut menjadi terbengkalai, yang jika dibiarkan terus-menerus akan menumpuk dan menghambat kinerja tim.
Inilah yang membuat tim HR harus memutar otak saat salah satu karyawan resign kerja mendadak, seperti bagaimana cara untuk menyampaikannya kepada atasan tim? Siapa yang mengambil alih tugas mereka? Kapan hrus melakukan perekrutan? dan masih banyak lagi.
Untungnya, ada beberapa cara untuk menangani karyawan yang mengundurkan diri agar perusahaan tetap bisa stabil.
Pada artikel kali ini, Gajihub penyebab, tanda karyawan resign, dan cara menghadapi karaywan yang resign kerja secara mendadak.
Apa Penyebab Karyawan Resign Kerja secara Mendadak?
Ada berbagai alasan yang mungkin menyebabkan karyawan resign, baik secara mendadak maupun sudah diperkirakan.
Misalnya, jika seorang karyawan harus keluar dari perusahaan, karena harus mengikuti pasangannya, maka tidak ada hal yang bisa dilakukan perusahaan untuk mengubah keputusan tersebut.
Namun, ada alasan-alasan lain yang harus diperhatikan karena mungkin terdapat masalah dalam perusahaan yang menyebabkan karyawan memilih resign, seperti:
1. Kurangnya Fleksibilitas
Saat ini semakin banyak perusahaan yang menawarkan fleksibilita dalam bekerja. Jika perusahaan kurang fleksibel, karyawan mungkin akan pindah ke perusahaan lain yang menawarkan keuntungan tersebut.
Fleksibilitas adalah sesuatu yang banyak dipertimbangkan oleh karyawan. Apabila karyawan mempertimbangkan fleksibilitas, loyalitas karyawan kemungkinan juga akan meningkat.
2. Pemimpin yang Buruk
Tidak ada yang suka bekerja dengan pemimpin atau manajer yang buruk. Karyawan tidak meninggalkan pekerjaan, mereka meninggalkan manajer.
Hal ini didukung oleh penelitian yang menunjukkan hingga 75% karyawan yang resign biasanya melakukannya karena manajer mereka.
Seorang manajer yang terlalu mengatur atau dikenal dengan istilah micromanager akan menghambat kreativitas dan produktivitas karyawan.
Selain itu, manajer yang buruk juga dapat dilihat dari bagaimana memaksakan kehendak karyawan untuk memilih pekerjaan dibandingkan keluarga.
Seroang manajer harus bersikap empatik dan memperlakukan karyawan sebagai manusia, bukan hanya sebagai pekerja.
Baca Juga: Toxic Workplace: Pengertian, Tanda, dan Cara Menghadapinya
3. Stres dan Beban Kerja Berlebih
Penting untuk memastikan bahwa beban kerja staf telag dibagi rata dan sesuai dengan porsi masing-masing.
Jika beberapa karyawan harus menangani lebih banyak pekerjaan dibandingkan yang lain, hal tersebut dapat menyebabkan stres dan perasaan terbebani.
Saat karyawan mengalami stres dan beban kerja berlebih, mereka bisa mengalami burnout dan akhirnya memilih resign.
Baca Juga: Pengertian Overwhelmed Karyawan, Penyebab, dan Dampaknya
4. Kurangnya Peluang Pengembangan Karier
Jika karyawan tidak melihat adanya jenjang karier untuk berkembang, merek mungkin akan pindah ke perusahaan lain yang menawarkan peluang promosi.
Ketahuilah bahwa karyawan tidak hanya menginginkan pekerjaan, melainkan juga menginginkan karier yang cemerlang.
Jika mereka merasa terjebak dalam posisi yang sama dan tidak belajar hal baru, mereka pun akan pindah ke perusahaan lain yang mungkin menawarkan pengembangan karier yang lebih baik.
5. Budaya Perusahaan yang Buruk
Budaya perusahaan sangat berkaitan dengan retensi karyawan. Hal ini disebabkan karena karyawan menghabiskan sebagian besar waktu mereka di tempat kerja.
Oleh karena itu, mereka harus dibuat nyaman dan merasa dihargai dalam lingkungan kerjanya.
Apabila perusahaan mendukung atau membiarkan terjadinya penyelewengan seperti korupsi waktu atau bahkan pelecehan, hal tersebut akan mendukung karyawan untuk mencari pekerjaan di tempat yang lebih aman.
6. Alasan Pribadi
Ada berbagai alasan pribadi yang membuat seorang karyawan resign secara mendadak dan tidak ada hubungannya dengan perusahaan.
Misalnya, jika keluarga karyawan harus pindah ke luar kota atau kondisi kesehatan mereka berubah, mungkin karyawan tersebut memilih berhenti dan tidak ada yang bisa dilakukan oleh perusahaan.
Baca Juga: Hak Karyawan Resign Ini Harus Dipenuhi Perusahaan, Apa Saja?
Apa Saja Tanda-Tanda Karyawan Resign Kerja?
Untuk mencegah terjadinya karyawan resign secara mendadak, ada beberapa tanda yang perlu Anda perhatikan. Di antaranya adalah:
1. Penurunan Produktivitas Kerja
Anda mungkin melihat karyawan tersebut sering melewatkan deadline, kinerjanya menurun, dan menunjukkan ketidaktertarikan pada tugas, bahkan sampai tidak melakukannya sama sekali.
Perilaku ini tidak selalu berarti mereka ingin resign, tetapi biasanya menjadi tanda peringatan bahwa karyawan tersebut tidak puas dengan pekerjaannya, terutama jika mereka biasanya berkinerja baik.
Saat karyawan semakin tidak bahagia dengan pekerjannya, maka produktivitas mereka juga akan menurun.
Mereka mungkin mulai menunda-nunda kewajibannya dan akhirnya mencari pekerjaan di tempat lain.
2. Ragu Terhadap Proyek Jangka Panjang
Apakah salah satu anggota tim terbaik Anda menunjukkan ketertarikan terhadap proyek jangka panjang?
Jika ya, mereka mungkin berencana untuk keluar dari perusahaan, sehingga enggan mengambil peluang baru atau tanggung jawab tambahan.
Kurangnya keterlibatan ini menjadi pertanda besar bahwa mereka berencana untuk segera pergi.
3. Aktivitas LinkedIn yang Meningkat
Menurut penelitian, 92% perekrut kerja menggunakan media sosial untuk menemukan kandidat terbaik.
Jadi, peningkatan aktivitas LinkedIn secara tiba-tiba bisa berarti karyawan Anda sedang aktif mencari peluang kerja baru.
Mungkin mereka memperbarui profil LinkedIn, menambahkan keterampilan baru, atau membuat koneksi baru dengan orang dari perusahaan lain.
Tidak setiap pembaruan profil artinya akan resign, tetapi jika ini menjadi pola yang dilakukan secara terus-menerus, maka sebagai HR Anda perlu waspada.
4. Pengunduran Diri Rekan Kerja
Survei Gallup menunjukkan bahwa karyawan yang memiliki sahabat di tempat kerja 43% lebih mungkin menerima pujian dan pengakuan atas kerja mereka.
Dengan demikian, karyawan yang memiliki teman baik cenderung lebih bahagia dan produktif.
Banyak karyawan memprioritaskan persahabatan di tempat kerja lebih dari imbalan finansial.
Jika teman baik mereka mengundurkan diri, karyawan yang ditinggalkan mungkin juga akan keluar, terutama jika kebahagiaan mereka di tempat kerja berkurang.
Baca Juga: 10 Contoh Handing Over Letter dan Cara Membuatnya
5. Lebih Banyak Mengambil Cuti
Mencari pekerjaan lain membutuhkan waktu yang cukup besar dan ini bisa membuat karyawan mengambil lebih banyak hari libur daripada biasanya.
Mereka mungkin menggunakan cuti untuk wawancara kerja dengan perusahaan lain yang biasanya berlangsung selama jam kerja.
Selain itu, karyawan yang berencana resign mungkin mencoba menggunakan sisa waktu cuti mereka sebelum keluar.
Jika mereka keluar karena kelelahan, mereka mungkin mengambil cuti untuk menghindari masuk kerja sebanyak mungkin sebelum berhenti.
6. Kurangnya Keinginan untuk Berkembang
Sebagian besar karyawan ingin sukses dan naik jabatan. Jadi, jika seorang karyawan tiba-tiba berhenti memperhatikan perkembangan karir mereka, itu bisa karena mereka sudah berencana untuk sukses di perusahaan lain.
7. Permintaan yang Tidak Realistis
Tidak jarang karyawan meminta kenaikan gaji atau promosi, namun jika permintaan tersebut tiba-tiba muncul dan lebih besar dari yang diharapkan, itu bisa menjadi tanda bahwa mereka merasa tidak dihargai dan sedang mempertimbangkan opsi lain.
Jika perusahaan lain sudah memberi mereka tawaran, mereka mungkin menggunakan permintaan ini sebagai upaya terakhir untuk tetap bertahan dengan perusahaan Anda.
Baca Juga: Quiet Quitting: Arti, Penyebab, Ciri-ciri, dan Cara Mencegahnya
Apa yang Harus Dilakukan HR Saat Karyawan Resign Kerja Mendadak?
Keputusan resign karyawan yang secara tiba-tiba mungkin akan mengagetkan Anda, sebagai tim HR, serta manajer dan anggota tim lainnya.
Namun, Anda tidak perlu berlarut-larut dalam kondisi tersebut, karena harus segera membuat perusahaan tetap bisa beroperasi meskipun ada karyawan yang resign.
Berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda lakukan:
1. Evaluasi Situasi
Saat karyawan resign kerja mendadak, usahakan untuk tetap tenang dan profesional. Anda bisa mendorong manajer untuk menanyakan kepada karyawan seperti, “Apakah ada yang bisa kami lakukan untuk membuat Anda tetap tinggal?”
Karena mungkin mereka menginginkan kenaikan gaji atau peran baru. Namun, membuat tawaran tersebut biasanya bukan ide yang baik, karena lebih dari setengah karyawan yang menerima tawaran tetap akan meninggalkan perusahaan dalam waktu satu tahun.
Mungkin yang terbaik adalah menerima pengunduran diri mereka dengan tenang dan tetap bersikap profesional.
Anda juga bisa melakukan exit interview untuk memahami alasan mereka pergi. Informasi ini bisa sangat berharga untuk membuat lingkungan kerja yang lebih baik di masa depan.
2. Patuhi Persyaratan Hukum
Pastikan Anda mematuhi semua undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku. Misalnya dengan memastikan berbagai hal berikut:
- Memastikan gaji terakhir mencakup semua hak yang diperoleh
- Membayar manfaat yang telah diperoleh
- Memberikan semua pemberitahuan hukum yang diperlukan seperti informasi pengangguran, kompensasi pekerja,
- Meninjau kembali perjanjian kerja, non-kompetisi, dan kerahasiaan yang pernah ditandatangani karyawan
Baca Juga: Ini Sanksi Tidak Memberikan Paklaring bagi Perusahaan
3. Alihkan Tugas dan Peran
Sebelum karyawan tersebut pergi, minta mereka untuk mendokumentasikan tugas sehari-hari dan status proyek yang sedang berjalan.
Hal ini akan membantu Anda dan manajer mengisi kekosongan posisi. Anggota tim lain mungkin bisa sementara mengambil alih tugas tersebut, tetapi pastikan Anda tidak membebani mereka.
Jangan terburu-butu untuk mengisi posisi tersebut dengan orang yang sebenarnya kurang cocok.
Anda juga bisa mempertimbangkan untuk mengevaluasi apakah posisi tersebut perlu diisi kemballi atau tugasnya bisa dibagikan kepada anggota tim lain.
4. Proses Penggantian
Jika Anda memutuskan untuk mencari pengganti, pastikan calon karyawan baru cocok dari segi keterampilan dan budaya perusahaan.
Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan tenaga freelance sementara saat mencari pengganti yang bekerja secara full-time.
Baca Juga: Perbedaan Atrisi dan Retensi Karyawan yang Harus HR Tahu
5. Kelola Komunikasi
Jika karyawan yang keluar memiliki posisi tinggi atau sangat disukai, kepergiannya bisa berdampak besar pada tim. Hal ini juga dapat menyebabkan karyawan lainnya berpikiran untuk resign.
Oleh karena itu, penting untuk mengelola komunikasi dengan baik. Berikan informasi yang cukup kepada tim agar mereka mengerti perubahan yang terjadi dan tugas yang harus diambil alih.
6. Lakukan Perubahan yang Diperlukan
Meskipun terlihat merugikan, keputusan karyawan yang resign kerja mendadak dapat memberikan wawasan baru untuk memperkuat perusahaan.
Gunakan informasi dari exit interview untuk membuat perubahan yang meningkatkan lingkungan kerja, seperti:
Melatih Manajer
Evaluasi bagaimana karyawan memandang manajer mereka dan perkenalkan metode manajemen baru jika diperlukan.
Dokumentasikan Pengetahuan dan Alur Kerja
Pastikan setiap karyawan mendokumentasikan tugas mereka dengan baik agar orang lain bisa melanjutkannya tanpa banyak gangguan.
Perhatikan Budaya Perusahaan
Jadilah perusahaan yang menarik dan mempertahankan karyawan terbaik dengan menjaga komunikasi dan survei rutin untuk mengetahui perasaan mereka.
Succession Planning
Siapkan succession planning agar ada orang yang bisa mengambil alih jika ada posisi yang kosong.
Siap Beradaptasi
Jangan biarkan proyek tertunda atau klien tidak puas saat terjadi perubahan anggota tim. Carilah seorang profesional freelance yang bisa membantu kapan saja diperlukan.
Dengan langkah-langkah ini, Anda bisa menangani pengunduran diri karyawan secara efektif dan menjaga kelangsungan operasional perusahaan.
Baca Juga: Download Exit Interview Template dan Tips Memaksimalkannya
Kesimpulan
Menghadapi karyawan yang resign secara mendadak dapat menjadi tantangan besar bagi HR, manajer, dan tim secara keseluruhan.
Namun, dengan langkah yang tepat, perusahaan tetap bisa beroperasi seperti biasanya, misalnya dengan memahami alasan karyawan resign, mematuhi persyaratan hukum, mengalihkan tugas dan peran, serta mengelola komunikasi internal.
Setelah karyawan resign, penting juga untuk melakukan perubahan yang diperlukan berdasarkan wawasan dari exit interview, seperti melatih manajer, mendokumentasikan alur kerja, dan melakukan succesion planning untuk mengantisipasi kekosongan posisi di masa mendatang.
Untuk membantu tim HR dalam menghadapi situasi ini, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, jika ada karyawan yang tiba-tiba resign, tim HR dapat lebih fokus untuk menyusun langkah-langkah yang harus dilakukan agar perusahaan tetap bisa beroperasi.
Gajihub akan membantu tim HR dalam pengelolaan administrasi karyawan, mulai dari masalah absensi, payroll, hingga pengajuan cuti dan izin karyawan.
Sebagai contoh, dengan fitur absensi, karyawan dapat dengan mudah melakukan presensi secara mandiri dan tidak harus dipantau secara terus-menerus oleh tim HR dan manajer
Selain itu, mereka juga bisa melakukan pengajuan cuti melalui smartphone masing-masing dan baik tim HR maupun manajer dapat melakukan approval melalui website Gajihub.
Dengan demikian, mereka dapat lebih fokus dalam upaya menghadapi karyawan yang resign kerja secara mendadak.
Tertarik mencoba Gajihub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.