Sebelum menjalankan sebuah proyek, penting bagi Anda untuk membuat dokumen panduan guna memastikan proyek berjalan sesuai tujuan. Salah satu dokumen yang perlu Anda pastikan adalah project charter.
Melalui dokumen ini, tim dan pemangku kepentingan dapat memiliki pemahaman yang sama mengenai arah, ruang lingkup, serta hasil yang diharapkan dari proyek tersebut.
Project charter juga memainkan peran penting dalam menjaga transparansi dan kepahaman di antara semua pihak yang terlibat.
Dengan panduan yang jelas, proyek pun memiliki peluang lebih besar untuk sukses, karena setiap detail sudah dipertimbangkan sejak awal.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu project charter, manfaat, format, langkah-langkah, contoh, dan templatenya.
Apa yang Dimaksud dengan Project Charter?
Project charter adalah dokumen resmi yang menjelaskan tujuan, ruang lingkup, pemangku kepentingan, dan rencana keseluruhan sebuah proyek.
Dokumen ini sangat penting bagi pelaksanaan proyek karena menjadi panduan utama dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan proyek ke depannya.
Secara sederhana, project charter seperti road map untuk proyek, yang menjelaskan apa proyek tersebut, siapa yang terlibat, serta bagaimana proyek akan dijalankan.
Dengan kata lain, project charter dapat membantu memastikan proyek tetap sesuai tujuan dan tidak menyimpang.
Dokumen ini juga berguna untuk mencegah pembengkakan ruang lingkup (scope creep) atau biaya dengan memberikan panduan tertulis yang jelas sepanjang pelaksanaan proyek.
Selain itu, dokumen ini juga memastikan proyek sesuai dengan harapan pemangku kepentingan, menjaga transparansi, dan menciptakan kesepahaman di antara semua pihak yang terlibat.
Baca Juga: 7 Perbedaan Program Manager dan Project Manager
Apa Saja Peran Project Charter dalam Manajemen Proyek?
Dalam manajemen proyek, project charter adalah fondasi kesuksesan. Hal ini memberikan kejelasan dan arahan bagi tim, serta memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan dan rencana proyek.
Saat memulai proyek baru, memiliki rencana yang jelas adalah kunci kesuksesan.
Dokumen ini berperan penting dalam memastikan bahwa semua detail proyek telah dipertimbangkan dengan matang, sehingga tim dapat fokus pada pelaksanaan tanpa menghadapi hambatan yang tak terduga.
Project charter biasanya disusun pada tahap awal proyek untuk memberikan pemahaman kepada pemangku kepentingan tentang tujuan dan nilai proyek.
Dokumen ini membantu mereka memahami alasan di balik proyek tersebut dan manfaat yang diharapkan.
Baca Juga: 13 Cara Meningkatkan Partisipasi Tim dalam Meeting
Apakah Project Charter dan Project Plan Berbeda?
Meski sering dianggap serupa, project charter dan project plan memiliki peran yang berbeda.
Project charter memberikan gambaran besar tentang proyek, yang mencakup tujuan strategis, ruang lingkup, serta pemangku kepentingan utama dan disusun pada awal proyek untuk menetapkan parameter yang jelas.
Sementara itu, project plan adalah panduan operasional yang lebih mendetail tentang bagaimana proyek tersebut dilaksanakan.
Project plan dikembangkan setelah project charter disetujui dan fokusnya adalah pada langkah-langkah konkret serta alur kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
Baca Juga: Personal Improvement Plan: Ini 6 Cara Menggunakannya
Apakah Project Charter Penting bagi Manajemen Proyek?
Ya, penting, project charter dapat memberikan arah yang jelas bagi proyek, membantu tim tetap fokus, dan terhindar dari kesalahan atau pemborosan SDM.
Dokumen ini juga membantu mengidentifikasi potensi tantangan di awal proyek, seperti keterbatasan budget, sumber daya, atau masalah teknis yang bisa muncul selama pelaksanaan.
Dengan merencanakan solusi sejak awal, tim proyek bisa menghadapi tantangan dengan lebih efektif.
Di samping itu, berikut beberapa manfaat lain dari dokumen ini:
1. Menentukan Nilai Proyek
Dengan adanya project charter, Anda bisa mengevaluasi apakah proyek tersebut layak dijalankan atau tidak sejak awal.
2. Menghemat Waktu
Project charter membantu mengurangi waktu yang dihabiskan untuk bernegosiasi dan menyelesaikan masalah selama proyek berlangsung.
3. Menjelaskan Anggaran
Project charter mencakup informasi anggaran, sehingga dapat membantu menjelaskan apakah proyek tersebut layak secara finansial.
4. Meningkatkan Semangat Tim
Proyek yang memiliki arah yang jelas melalui project charter dapat membuat anggota tim lebih termotivasi dan bersemangat untuk mulai bekerja.
5. Memberikan Panduan yang Jelas
Project charter berisi panduan seperti metrik, jadwal, dan persyaratan yang membantu tim bekerja lebih efektif dan menghindari kebingungan.
6. Berfungsi Sebagai Alat Promosi
Jika Anda membutuhkan pendanaan dari pihak luar, project charter dapat digunakan untuk mempromosikan proyek dan menjelaskan nilai investasi yang ditawarkan.
Baca Juga: Scenario Planning: Manfaat, Kekurangan, Jenis, dan Tahapannya
Bagaimana Format Project Charter?
Isi project charter umumnya mencakup:
1. Tujuan dan Kendala Proyek
Uraikan tujuan utama proyek yang harus SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound).
Hal ini juga mencakup kendala atau hambatan yang mungkin muncul, seperti keterbatasan anggaran dan sumber daya.
2. Timeline
Sertakan estimasi tanggal mulai dan selesai proyek, serta tonggak penting yang perlu dicapai selama pelaksanaan proyek.
3. Pemangku Kepentingan
Identifikasi siapa saja pemangku kepentingan utama, apa peran mereka dalam proyek, dan bagaimana mereka bisa dihubungi.
4. Risiko yang Dikenali
Identifikasi potensi risiko yang mungkin menghambat proyek dan bagaimana Anda akan mengatasinya.
5. Manfaat Proyek
Jelaskan bagaimana proyek akan memberikan manfaat bagi pemangku kepentingan, pelanggan, atau pengguna akhir.
7. Anggaran
Sertakan gambaran umum anggaran, dengan rincian biaya yang diantisipasi dan sumber dana yang tersedia.
8. Pengukuran Kesuksesan
Tentukan kriteria kesuksesan, seperti target tertentu atau key performance indicator (KPI) yang bisa digunakan untuk mengukur hasil proyek.
Baca Juga: Pengertian KPI dan Cara Memilih KPI yang Tepat untuk Bisnis
Bagaimana Langkah-Langkah Menyusun Project Charter?
Dengan banyaknya komponen dalam sebuah project charter, mungkin Anda merasa kesuitan untuk menentukan mulai dari mana.
Untuk mempermudah, berikut panduan langkah demi langkah agar Anda bisa menyusnnya dengan mudah:
1. Mengadakan Pertemuan
Anda tidak bisa membuat dokumen tanpa melibatkan pemangku kepentingan. Misalnya, bagaimana jika tim pemasaran sudah lebih dulu berbicara dengan klien dan memahami kebutuhan mereka secara mendalam?
Karena itu, sebelum mulai, penting untuk mengadakan pertemuan singkat dengan semua pihak yang berperan penting dalam proyek, mulai dari sponsor hingga ketua tim.
Pada pertemuan tersebut, Anda perlu melakukan brainstroming ide dan pastikan semua orng sepakat, serta kumpulkan masukan berharga untuk membangun fondasi proyek yang kuat.
2. Menentukan Tujuan dan Sasaran Proyek
Di sini, Anda perlu bertanya, apa yang ingin dicapai dari proyek ini? Hal ini akan membantu Anda menetapkan tujuan yang jelas dan mengukur hasilnya.
Misalnya, jika tujuannya adalah meningkatkan pengunjung situs web sebanyak 30% dalam enam bulan, langkah-langkah kecil apa yang bisa diambil untuk mencapai target tersebut?
3. Menentukan Ruang Lingkup, Peran, Anggaran, dan Jadwal
Setelah tujuan ditentukan, Anda bisa memutuskan ruang lingkup proyek, siapa yang bertanggung jawab atas apa, serta tugas masing-masing anggota tim.
Jika semuanya sudah jelas, Anda bisa menyusun anggaran dan jadwal sementara untuk manajemen yang lebih terarah.
4. Mengidentifikasi dan Mengelola Risiko
Selain menyusun rencana proyek ‘A’, seorang manajer proyek yang baik selalu punya rencana cadangan, yaitu plan ‘B’.
Misalnya, dalam hal anggaran, masalah teknis, atau keterbatasan tim, Anda harus mengantisipasi masalah yang mungkin muncul dan menyiapkan solusi jika rencana awal tidak berjalan lancar.
Diskusikan dengan tim, identifikasi semua potensi risiko, dan susun rencana manajemen risiko agar dokumen Anda lebih kuat.
5. Proses Persetujuan
Setelah project charter disusun, saatnya meminta persetujuan dari pemangku kepentingan. Ambil feedback, buat penyesuaian jika diperlukan dan pastikan proyek ini selaras dengan tujuan organisasi.
Baca Juga: Download Contoh Action Plan Gratis dan Cara Membuatnya
Bagaimana Contoh Project Charter?
Supaya lebih jelas, berikut adalah contoh project charter yang bisa Anda jadikan referensi:
Berikut adalah contoh project charter yang dapat Anda jadikan referensi:
Project Charter
Judul Proyek
Nama Proyek: Redesign dan Optimasi Website Perusahaan
Tujuan Proyek
Proyek ini bertujuan untuk meningkatkan performa dan pengalaman pengguna di situs web perusahaan, agar dapat menangani peningkatan jumlah pengunjung secara signifikan. Proyek ini juga merupakan bagian dari strategi pemasaran digital untuk meningkatkan visibilitas brand dan konversi penjualan dalam 6 bulan ke depan.
Tujuan Utama Proyek
- Meningkatkan trafik situs web sebesar 30% dalam 6 bulan.
- Mengurangi waktu loading halaman web menjadi di bawah 3 detik.
- Meningkatkan jumlah leads sebesar 20% melalui optimasi SEO dan konten.
Ruang Lingkup Proyek
- Redesign tampilan utama situs web dengan UI/UX yang lebih modern dan user-friendly.
- Optimasi performa backend untuk mempercepat waktu loading.
- Melakukan audit SEO dan menyusun strategi peningkatan peringkat di mesin pencari.
- Out of Scope: Pengembangan aplikasi mobile, pembuatan konten pemasaran baru di luar halaman situs web, implementasi fitur e-commerce.
Hasil Proyek
- Desain ulang situs web yang lebih modern dan responsif.
- Sistem backend yang lebih cepat dan efisien.
- Laporan bulanan tentang peningkatan trafik dan performa situs web.
- Strategi SEO yang diperbarui dan diimplementasikan.
Tahapan Penting Proyek
- Tahap 1: Riset pengguna dan pengumpulan data analitik (1-15 Oktober).
- Tahap 2: Pengembangan UI/UX baru (15 Oktober – 30 November).
- Tahap 3: Implementasi dan pengujian teknis (1-15 Desember).
- Tahap 4: Peluncuran situs baru dan pemantauan awal (15 Desember – 31 Desember).
Peran Tim Proyek
- Manajer Proyek: Mengelola keseluruhan proyek, mengatur timeline, dan memantau anggaran.
- Tim Desain: Bertanggung jawab atas pembuatan dan pengembangan UI/UX.
- Tim Developer: Mengoptimalkan performa backend dan melakukan coding.
- SEO Specialist: Menyusun strategi SEO untuk meningkatkan trafik organik.
Anggaran Proyek
- Desain ulang situs web: Rp 60.000.000
- Optimasi SEO dan konten: Rp 25.000.000
- Pengujian dan maintenance teknis: Rp 15.000.000
- Total Anggaran: Rp 100.000.000
Jadwal Proyek
Mulai Proyek: 1 Oktober 2024
Selesai Proyek: 31 Desember 2024
Risiko dan Rencana Penanggulangan
- Risiko: Keterlambatan dalam pengembangan desain.
- Mitigasi: Menyediakan buffer waktu selama 2 minggu dalam timeline dan mengatur progress review mingguan.
- Risiko: Biaya anggaran yang melebihi estimasi.
- Mitigasi: Melakukan kontrol ketat terhadap pengeluaran proyek dan review anggaran setiap dua minggu.
Pemangku Kepentingan
- Sponsor Proyek: PT Digital Vision
- Manajer Proyek: Andi Kurniawan
- Tim Developer: Siti Aisyah, Budi Pranoto
- Tim Desain: Rizky Setiawan, Dinda Larasati
- SEO Specialist: Maya Puspita
Persetujuan
Andi Kurniawan
Manajer Proyek
Tanggal: 1 Oktober 2024
Baca Juga: Contoh Template Business Continuity Plan, Arti, dan Manfaatnya
Bagaimana Template Project Charter?
Untuk mempermudah Anda dalam menyusun project charter, berikut template yang bisa Anda gunakan:
Project Charter
JUDUL PROYEK
Nama Proyek: [Tuliskan nama proyek di sini]
Tujuan Proyek
[Tuliskan tujuan utama dan alasan proyek dilakukan, serta manfaat yang diharapkan]
Tujuan Utama Proyek
[Tulis tujuan spesifik pertama]
[Tulis tujuan spesifik kedua]
[Tulis tujuan spesifik ketiga]
Ruang Lingkup Proyek
[Deskripsikan pekerjaan dan aktivitas utama proyek]
Out of Scope: [Daftarkan apa saja yang tidak termasuk dalam proyek]
Hasil Proyek
- [Tulis hasil atau deliverables utama dari proyek]
- [Tulis deliverables kedua]
- [Tulis deliverables ketiga]
- Tahapan Penting Proyek
Tahap 1: [Deskripsikan milestone pertama dan tanggal]
Tahap 2: [Deskripsikan milestone kedua dan tanggal]
Tahap 3: [Deskripsikan milestone ketiga dan tanggal]
Tahap 4: [Deskripsikan milestone keempat dan tanggal]
Peran Tim Proyek
- Manajer Proyek: [Nama manajer proyek dan tanggung jawabnya]
- Tim Desain: [Nama anggota tim dan tanggung jawabnya]
- Tim Pengembang: [Nama anggota tim dan tanggung jawabnya]
- SEO Specialist: [Nama anggota tim dan tanggung jawabnya]
Anggaran Proyek
[Rincikan anggaran untuk setiap elemen proyek]
Total Anggaran:
Jadwal Proyek
Mulai Proyek: [Tanggal mulai proyek]
Selesai Proyek: [Tanggal selesai proyek]
Risiko dan Rencana Penanggulangan
Risiko 1: [Deskripsikan risiko pertama dan mitigasinya]
Risiko 2: [Deskripsikan risiko kedua dan mitigasinya]
Pemangku Kepentingan
- Sponsor Proyek: [Nama sponsor proyek]
- Manajer Proyek: [Nama manajer proyek]
- Tim Pengembangan: [Nama anggota tim]
- Tim Desain: [Nama anggota tim]
Persetujuan
[Nama]
[Tanggal]
DOWNLOAD TEMPLATE PROJECT CHARTER
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami project charter merupakan dokumen penting dalam manajemen proyek yang berfungsi sebagai panduan utama dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek.
Dokumen ini menjelaskan tujuan, ruang lingkup, pemangku kepentingan, serta rencana keseluruhan proyek untuk memastikan semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama.
Selain menjadi panduan, dokumen ini juga berperan dalam mengidentifikasi potensi risiko, menetapkan anggaran, dan memastikan proyek layak dijalankan.
Untuk membantu kinerja proyek, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Software ini menyediakan berbagai fitur seperti absensi, payroll, employee self-service (ESS), hingga pengelolaan BPJS.
Sebagai contoh, dengan fitur ESS, karyawan dapat melakukan presensi secara mandiri melalui smartphone masing-masing.
Sementara itu, manajer dan tim HR dapat melihat daftar kehadiran karyawan melalui fitur analisa data.
Pada fitur tersebut juga terdapat informasi-informasi penting seperti laporan keterlambaran, laporan lembur, laporan izin cuti, dan sebagainya.
Tertarik mencoba Gajihub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hinga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024