Performance gap menjadi salah satu masalah krusial yang kerap terjadi pada karyawan dan jika dibiarkan secara terus-menerus akan menyebabkan kerugian pada bisnis perusahaan.
Hal ini disebabkan karena performance gap mengindikasi bahwa karyawan tidak bekerja sebaik yang diharapkan, sehingga menghambat kemajuan tim dan perusahaan secara keseluruhan.
Oleh karena itu, manajemen perusahaan harus mengidentifikasi berbagai hal yang kemungkinan akan menyebabkan terjadinya performance gap.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu performance gap, penyebab, langkah analisis, dan strategi untuk mencegahnya.
Apa itu Performance Gap?
Performance gap atau kesenjangan kinerja adalah perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja secara nyata dari individu, tim, atau organisasi.
Hal ini berarti karyawan tidak bekerja sebaik yang seharusnya, yang akhirnya membuat bisnis tidak dapat mencapai potensi secara penuh.
Kesenjangan kinerja bisa terjadi di mana saja dalam perusahaan. Misalnya, seorang desainer grafis mungkin tidak bisa mencapai target mingguan, atau seluruh tim desain grafis tidak bisa memenuhi tujuan bersama.
Mengutip Effy, 87% perusahaan mengalami atau akan menghadapi kesenjangan kinerja dalam beberapa tahun ke depan.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengatasi kesenjangan ini, agar dapat mencegah penurunan produktivitas, meningkatkan kinerja karyawan dan pendapatan.
Apakah Performance Gap Merugikan Perusahaan?
Performance gap membuat individu, tim, dan organisasi bekerja di bawah standar, yang mengakibatkan hilangnya pendapatan dan inovasi.
Hal ini dapat merugikan perusahaan secara keseluruhan, karena saat karyawan tidak bisa mencapai target kinerja secara terus-menerus, mereka mulai merasa tidak terhubung dengan tujuan perusahaan dan menganggapnya terlalu sulit untuk dicapai.
Namun, ingatlah bahwa masalah kinerja ini tidak terjadi secara tiba-tiba. Biasanya, performance gap sudah terjadi lebih dulu pada salah satu perusahaan, yang pada akhirnya mempengaruhi kinerja tim.
Baca Juga: Crab Mentality: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasi
Apa yang Menyebabkan Terjadinya Performance Gap?
Performance gap adalah perbedaan antatra kinerja yang diharapkan dan kinerja nyata dari individu, tim, atau organisasi.
Hal ini bisa terjadi karena berbagai alasan dan dapat berdampak negatif pada profit perusahaan.
Oleh karena itu, sebagai tim HR, penting bagi Anda untuk mengidentifikasi dan mengetahui penyebab dari performance gap.
Berikut beberapa penyebab umum dan contohnya:
1. Kurangnya Kejelasan
Kurangnya kejelasan dalam bisnis dapat muncul dalam berbagai bentuk, seperti tujuan yang tidak jelas atau tujuan tim yang tidak selaras.
Tanpa instruksi atau harapan yang jelas, karyawan menjadi bingung, bekerja dengan kurang efisien, dan melewatkan banyak peluang.
Hal ini menyebabkan karyawan kesulitan memahami peran mereka atau misi perusahaan, sehingga sulit untuk memprioritaskan tugas atau membuat keputusan yang tepat.
Contoh:
Tim marketing meluncurkan campaign produk baru tanpa adanya tujuan yang jelas. Anggota tim fokus pada metrik yang berbeda, satu pada engagement media sosial, yang lain pada penjualan langsung, dan yang lain pada brand awareness.
Akibatnya, campaign tersebut tidak memiliki arah yang jelas dan tidak mampu mencapai potensinya.
2. Kemimpinan yang Buruk
Kepemimpinan adalah kunci kesuksesan organisasi.
Kepemimpinan yang buruk dapat terlihat dari ketidakmampuan dalam membuat keputusan yang tegas, kurangnya visi, keterampilan komunikasi yang buruk, atau ketidakmampuan untuk menginspirasi dan memotivasi tim.
Contoh:
Seorang kepala departemen selalu mengabaikan feedback dan memberikan sedikit atau bahkan tidak ada panduan dalam menjalankan proyek.
Akibatnya, anggota tim merasa tidak didengar dan tidak dihargai. Seiring berjalannya waktu, karyawan yang paling terampil akan meninggalkan perusahaan, dan karyawan yang masih bertahan menjadi tidak bersemangat dan kurang produktif.
Hal tersebut membuat tim tidak bisa mendapai deadline dan kualitas kerja menjadi buruk.
3. Ekspektasi yang Tidak Realistis
Menetapkan standar tinggi dapat mendorong keberhasilan, tetapi ekspektasi yang tidak realistis dapat menyebabkan kelelahan, stres, dan ketidakpuasan.
Harapan yang terlalu tinggi tanpa memberikan sumber daya, pelatihan, atau waktu yang cukup bisa membuat karyawan merasa terbebani dan tidak termotivasi.
Contoh:
Tim pengembangan software yang diberikan deadline 3 bulan untuk proyek yang biasanya membutuhkan 6 bulan.
Meskipun sudah berusaha sebaik mungkin, mereka kesulitan dalam mempertahankan kualitas coding, yang mengakibatkan produk penuh dengan bug dan memerlukan perbaikan setelah peluncuran.
4. Kurangnya Motivasi dan Keterlibatan
Karyawan yang termotivasi adalah kunci keberhasilan bisnis. Namun, ketika motivasi menurun, kinerjanya akan juga menurun.
Menurunnya motivasi tersebut dapat disebakan oleh berbagai faktor seperti merasa tidak dihargai, kurangnya peluang pertumbuhan, kompensasi yang tidak kompetitif, atau budaya perusahaan yang stagnan.
Contoh:
Manajemen di sebuah perusahaan teknologi tidak menghargai kinerja karyawnanya.
Seiring berjalannya wkatu, karyawan terbaik merasa tidk dihargai dan menjadi tidak termotivasi, sehingga ia hanya bekerja sesuai jam kerja tanpa memberikan upaya ekstra yang dulunya dapat menghasilkan inovasi yang luar biasa.
Baca Juga: 15 Cara Memotivasi Karyawan dan Keuntungannya
5. Kesenjangan Keterampilan dan Bakat
Di era teknologi yang terus berkembang, dibutuhkan keterampilan yang relevan.
Oleh karena itu, organisasi harus terus berkembang dan membutuhkan anggota tim dengan keterampilan yang tepat.
Contoh:
Sebuah perusahaan manufaktur gagal mengadopsi teknologi otomatisasi terbaru karena kesenjangan keterampilan dalam tenaga kerjanya.
Pesaing dengan tim yang lebih terampil dalam teknologi dengan cepat beradaptasi dengan metode yang lebih baru dan lebih efisien, sehingga mampu menghasilkan produk lebih cepat dan dengan biaya lebih rendah.
Akibatnya, perusahaan manufaktur tersebut kehilangan pangsa pasar.
Baca Juga: Pay per Performance: Arti, Kelebihan & Kekurangan, serta Tips Terbaiknya
Bagaimana Proses Analisis Performance Gap?
Dalam menghadapi performance gap, Anda perlu melakukan analisis yang dapat membantu mengurangi kesenjangan kinerja tersebut.
Berikut langkah-langkahnya:
1. Menentukan Akar Masalah Performance Gap
Untuk mencapai kinerja secara optimal, Anda harus memahami hambatan yang menghalangi kemajuan.
Langkah ini melibatkan pengumpulan data, meminta feedback dari karyawan di semua tingkatan, dan menganalisis tren kinerja.
Ingatlah bahwa proses ini bukan untuk mencari kambing hitam, melainkan untuk benar-benar memahami masalah yang mendasarinya.
Dengan memahami tantangan mendasar ini, perusahaan dapat lebih fokus pada solusi yang tepat dan berdampak tinggi dibandingkan membuang energi pada langkah-langkah yang kurang efektif.
Pemahaman yang mendalam juga menciptakan rasa tanggung jawab, sehingga semua orang merasa terlibat dalam proses penyelesaian masalah.
2. Melakukan Penilaian Keterampilan yang Komprehensif
Setelah mengetahui akar masalah, langkah selanjutnya adalah evaluasi menyeluruh terhadap keterampilan yang ada di dalam organisasi.
Hal ini bukan hanya sekadar melihat keterampilan yang tercantum pada masing-masing resume karyawan, melainkan juga memahami kemampuan organisasi saat ini dan apa yang dibutuhkan untuk masa depan.
Penilaian keterampilan yang komprehensif menunjukkan kesenjangan dan kekuatan yang ada. Dengan alat, survei, dan evaluasi langsung, organisasi dapat menentukan area yang membutuhkan pelatihan atau perekrutan.
Hal ini juga membantu memastikan bahwa organisasi siap menghadapi permintaan pasar dan industri di masa depan.
Baca Juga: Skill Gap Analysis: Pengertian dan Cara Melakukannya
3. Mengembangkan atau Menyediakan Pelatihan yang Relevan
Setelah mengetahui kekurangan keterampilan, Anda dapat berfokus pada pengembangan pelatihan yang relevan.
Langkah ini bertujuan untuk memberdayakan karyawan, baik melalui pelatihan internal atau dengan menyediakan kursus eksternal.
Tujuannya untuk memberikan alat yang dibutuhkan karyawan agar dapat mengatasi kesenjangan tersebut.
Melalui pembelajaran berkelanjutan, Anda dapat meningkatkan kinerja karyawan seiring dengan perkembangan industri dan teknologi.
Selain itu, lingkungan yang mendorong karyawan untuk terus belajar dan bekerja juga tidak hanya meningkatkan kemampuan perusahaan, tetapi juga moral dan kepuasan kerja.
4. Menetapkan Tonggak Kinerja yang Jelas
Setelah meningkatkan sumber daya dan keterampilan, langkah berikutnya adalah emmetakan rencana masa depan.
Dalam hal ini, Anda perlu memetakan rencana masa depan, yang berfungsi sebagai penanda dan dapat membimbing perusahaan mencapai tujuan secara keseluruhan.
Tonggak ini juga memberikan kejelasan, sehingga setiap tim dan individu memahami apa yang diharapkan dari mereka.
Namun, Anda harus melakukan pemeriksaan rutin terhadap tonggak yang telah ditetapkan, untuk memastikan tim tetap berda di jalur yang tepat.
5. Membina Budaya yang Mendukung dan Produktif
Budaya di dalam perusahaan juga sangat mempengaruhi kinerja dan dapat menyebabkan terjadinya performance gap.
Dengan menciptakan budaya yang mendukung dan produktif, karyawan pun akan merasa lebih dihargai dan bisa lebih fokus pada keberhasilan bersama.
Lingkungan seperti ini juga dapat mendorong komunikasi terbuka, kerjasama, dan inovasi, serta meningkatkan karyawan untuk mengambil inisiatif, bekerja lebih keras, dan mencari solusi saat menghadapi tantangan.
Baca Juga: Corporate Culture: Manfaat, Jenis, hingga Cara Membangunnya
6. Memantau Indikator Kunci dan Melakukan Tinjauan Kinerja Rutin
Untuk mencapai kinerja puncak, ada banyak hal yang perlu dilakukan, seperti pemantauan dan evaluasi secara terus-menerus.
Dengan memantau KPI misalnya, perusahaan dapat melihat kemajuan mereka secara real-time.
Tinjauan kinerja rutin juga dapat menjadi wadah untuk memberikan feedback, penghargaan, dan kesempatan untuk memperbaiki kesalahan.
Baca Juga: 10 Tips Mengelola Kinerja yang Buruk dan Manfaatnya
Apa Saja Langkah untuk Mencegah Performance Gap?
Untuk menghindari performance gap yang membutuhkan banyak biaya, penting bagi Anda untuk menerapkan pendekatan sistematis, agar dapat menangani masalah potensial secara proaktif.
Berikut sepuluh langkah tepat untuk membantu Anda terhindari dari performance gap:
1. Tetapkan Tujuan dan Sasaran yang Jelas
Mulailah dengan mendefinisikan tujuan dan sasaran yang jelas, spesifik, dan dapat diukur.
Pastikan semua orang dalam organisasi memahami penetapan tujuan dan pengukuran keberhasilan.
2. Pemantauan Kinerja Rutin
Buat sistem pemantauan kinerja yang kuat untuk melacak kemajuan menuju tujuan Anda.
Hal ini bisa melibatkan key performance indicator (KPI), atau laporan rutin untuk mengidentifikasi kesenjangan lebih awal.
3. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Data
Buat keputusan berdasarkan data dan wawasan daripada perasaan atau asumsi.
Kemudian, analisis data terkait kinerja untuk mendeteksi tren, pola, atau area bermasalah. Dorong budaya perbaikan berkelanjutan di dalam perusahaan.
4. Budaya Perbaikan yang Berkelanjutan
Promosikan budaya peningkatan terus-menerus di dalam organisasi Anda, di mana pembelajaran dan kemajuan sangat dihargai. Dorong karyawan untuk menyarankan dan menerapkan perubahan yang meningkatkan efisiensi dan efektivitas.
5. Pelatihan dan Pengembangan Keterampilan
Investasikan dalam pelatihan dan pengembangan keterampilan untuk karyawan Anda.
Pastikan juga mereka memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk menjalankan peran mereka dengan efektif.
Baca Juga: Pengertian Upskilling, Manfaat, Teknik, dan Cara Mengembangkan
6. Tinjauan Kinerja dan Feedback
Evaluasi kinerja karyawan secara rutin dan berikan umpan balik yang bermanfaat untuk membantu mereka mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka, yang dapat memotivasi mereka untuk memperbaiki diri.
7. Alokasi Sumber Daya
Alokasikan sumber daya (keuangan, manusia, dan teknologi) dengan bijak. Namun, jangan lupa untuk menyeleraskan sumber daya dengan tujuan strategis.
8. Manajemen Risiko
Untuk mencegah terjadinya performance gap, Anda juga perlu mengidentifikasi risiko potensial dan kembangkan rencana mitigasi.
9. Kerjasama Antar Departemen
Dorong kerjasama dan komunikasi antara departemen atau tim yang berbeda. Hal ini dapat membantu berbagi praktik terbaik dan mengatasi kesenjangan kinerja yang mungkin timbul karena silo.
10. Pelaporan Kinerja Rutin
Komunikasikan hasil dan wawasan kinerja secara rutin di seluruh organisasi. Melalui transparansi ini, Anda dapat membantu semua orang tetap informasi dan selaras dengan tujuan organisasi.
Baca Juga: Pengukuran Kinerja: Pengertian, Manfaat, Metode, dan Tips Melakukannya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa performance gap adalah perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja nyata dari individu, tim, atau organisasi.
Hal ini dapat terjadi karena berbagai alasan seperti kurangnya kejelasan tujuan, kepemimpinan yang buruk, ekspektasi yang kurang realistis, hingga kesenjangan keterampilan dan bakat.
Jika tidak diatasi, kesenjangan ini dapat merugikan perusahaan dengan menurunkan produktivitas, inovasi, dan pada akhirnya mengurangi pendapatan.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengatasi penyebab performance gap untuk menjaga kinerja karyawan.
Beberapa hal yang perlu dilakukan di antaranya adalah menerapkan pendekatan sistematis yang mencakup penetapan tujuan yang jelas, pemantauan kinerja rutin, pengambilan keputusan berbasis data.
Untuk mengatasi performance gap, Anda juga dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui fitur analisa data yang dimiliki Gajihub, Anda dapat melihat detail-detail seperti ringkasan gaji karaywan, pemantauan keterlambatan dan kehadiran karyawan, dan berbagai data lainnya yang dapat memudahkan Anda dalam mengidentifikasi masalah.
Selain itu, laporan-laporan yang disediakan oleh software ini, seperti laporan payroll dan kasbon, serta kehadiran karyawan, yang juga membantu manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan SDM yang lebih baik.
Dengan demikian, penggunaan Gajihub dapat membantu mencegah terjadinya kesenjangan kinerja dan meningkatkan efisiensi bagi tim HR.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.