Pengertian PDCA, Tahapan dan Contohnya

Apakah Anda pernah mendengar atau membaca tentang PDCA dan mengetahui pengertian PDCA? PDCA merupakan strategi yang digunakan perusahaan untuk mewujudkan kesuksesan.

Seperti yang kita ketahui, untuk mencapai kesuksesan, perusahaan harus memiliki strategi yang tepat dan PDCA ini akan membantu perusahaan mencari dan menerapkan solusi yang solid.

Strategi ini akan dilakukan dalam bentuk langkah-langkah yang tepat guna. Lalu apa sebenarnya pengertian PDCA secara lengkap?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai pengertian PDCA, sejarah PDCA, hingga apa saja langkah yang digunakan dalam PDCA ini. Untuk informasi selengkapnya mengenai pengertian PDCA ini, Anda bisa membacanya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa Pengertian PDCA?

Pengertian PDCA (singkatan dari Plan-Do-Check-Act) adalah strategi pemecahan masalah yang interaktif untuk meningkatkan proses dan mengimplementasikan perubahan.

PDCA adalah metode untuk peningkatan berkelanjutan. Alih-alih mewakili proses satu kali selesai, siklus Plan-Do-Check-Act merupakan siklus umpan balik yang berkelanjutan untuk iterasi dan perbaikan proses.

Dengan mengikuti siklus PDCA, tim dapat mengembangkan hipotesis, menguji ide-ide tersebut, dan memperbaikinya dalam siklus perbaikan berkelanjutan.

Di dalam siklus PDCA terdapat teknik yang berguna untuk mengatasi, menganalisis, dan memecahkan masalah bisnis. Karena siklus PDCA dibangun di atas proses perbaikan berkelanjutan, siklus ini menawarkan tingkat fleksibilitas dan perbaikan berulang.

Tanpa adanya siklus PDCA bisnis memiliki risiko membuat solusi yang tidak hanya gagal dalam menghadapi permasalahan tetapi juga dapat menimbulkan permasalahan baru. Dengan adanya siklus PDCA ini, bisnis dapat mencegah solusi yang tidak efektif yang akan menjangkau keseluruhan bisnis.

Dengan adanya siklus PDCA ini, para pemangku kepentingan bisnis dapat menerapkannya ke berbagai jenis lingkungan termasuk ke produk yang awalnya tidak laku di pasar.

Bagaimana Sejarah PDCA?

Setelah Anda mengetahui pengertian PDCA, lalu bagaimana dengan sejarah dari siklus PDCA ini? Kapan PDCA pertama kali ditemukan?

Siklus PDCA pertama kali diperkenalkan oleh Walter Shewhart, bapak pengendalian kualitas statistik. Dalam bukunya, Economic Control of Quality Manufactured Product, Shewhart menerapkan metode ilmiah untuk pengendalian kualitas ekonomi.

Tesis Shewhart dikembangkan lebih lanjut oleh W. Edwards Deming, yang memperjuangkan karya Shewhart. Deming mengembangkan ide Shewhart dan menggunakan metode ilmiah tidak hanya untuk pengendalian kualitas tetapi juga peningkatan proses.

Deming kemudian mengajarkan metode tersebut-yang disebutnya sebagai siklus Shewhart-kepada para insinyur Jepang.

Di sana, siklus Shewhart bercampur dengan kaizen (prinsip perbaikan berkelanjutan di Jepang, yang dikembangkan oleh Kaoru Ishikawa), sistem produksi Toyota, dan lean manufacturing menjadi apa yang sekarang kita sebut sebagai siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA).

Saat ini, siklus Plan-Do-Check-Act umumnya digunakan sebagai bagian dari manajemen proyek yang ramping. Metodologi ini memiliki banyak nama, termasuk:

Siklus Plan-Do-Check-Act, atau siklus PDCA
Siklus Deming atau roda Deming
Siklus Shewhart
Siklus kontrol
Siklus Rencanakan-Lakukan-Pelajari-Tindak atau siklus PDSA

Kapan Siklus PDCA Digunakan?

Siklus PDCA adalah sebuah kerangka kerja tentang cara mendekati dan menyelesaikan masalah manajemen proyek dan peningkatan proses. Hasilnya, siklus ini dapat diimplementasikan untuk berbagai macam proyek.

Tim yang menggunakan siklus PDCA secara efektif merangkul elemen peningkatan berkelanjutan – daripada menggunakan siklus untuk proses ujung ke ujung, siklus PDCA adalah cara untuk memastikan peningkatan berkelanjutan dan mengimplementasikan proses berulang.

Siklus Plan-Do-Check-Act sangat berguna ketika Anda menginginkannya:

Merampingkan dan meningkatkan proses kerja yang berulang
Mengembangkan proses bisnis baru
Memulai dengan peningkatan berkelanjutan
Mengulangi perubahan dengan cepat dan melihat hasil langsung
Meminimalkan kesalahan dan memaksimalkan hasil
Menguji beberapa solusi dengan cepat

Apa Saja Tahapan dalam Siklus PDCA?

Empat langkah dari proses PDCA adalah: plan atau perencanaan, do atau pelaksanaan, check atau pengecekan, dan act atau tindakan. Perlu dicatat bahwa proses ini adalah sebuah siklus, jadi segera setelah Anda mencapai tahap akhir, Anda bisa memulai lagi dari awal.

Untuk lebih detailnya mengenai tahapan ini, Anda bisa menyimaknya di bawah ini:

1. Plan atau Perencanaan

Langkah pertama untuk setiap peningkatan proses atau perencanaan proyek adalah mencari tahu apa yang perlu Anda lakukan. Di tahapan ini pemilik bisnis dapat melakukan identifikasi dan memahami permasalahan yang ada sehingga dapat menemukan peluang untuk peningkatan proses, produk, atau layanan.

Pada tahapan ini Anda juga dapat mencari permasalahan yang bisa menimbulkan masalah lainnya dan memutuskan solusi yang ingin Anda uji terlebih dahulu.

Seperti halnya rencana proyek lainnya, hal ini mencakup berbagai informasi, termasuk:

Apa tujuan dari proyek?
Apa saja metrik keberhasilannya?
Apa hasil proyek atau hasil akhir proyek?
Siapa pemangku kepentingan proyek?
Bagaimana garis waktu proyek?
Apa saja risiko atau kendala proyek yang relevan?

Anda dapat menggunakan siklus PDCA untuk berbagai macam proyek. Baik Anda membangun proyek baru dari awal atau menggunakan PDCA sebagai proyek peningkatan kualitas, berinvestasi dalam fase perencanaan yang kuat adalah cara yang bagus untuk menempatkan proyek di jalur yang benar.

Perlu diingat bahwa PDCA adalah sebuah siklus. Tidak masalah jika Anda tidak mendapatkan semua jawaban pada kali pertama, karena Anda mungkin akan menjalankan siklus ini beberapa kali.

Setiap kali Anda menjalankan kembali siklus PDCA, evaluasi rencana proyek Anda untuk memastikan bahwa rencana tersebut sudah mutakhir dan akurat untuk mencapai tujuan proyek Anda.

2. Do atau Pelaksanaan

Setelah Anda menyempurnakan rencana proyek Anda, langkah selanjutnya adalah mencobanya atau melaksanakannya. Seperti kebanyakan jenis manajemen proyek ramping, PDCA merangkul perubahan kecil dan bertahap.

Selama fase Do dalam siklus PDCA, terapkan rencana proyek dalam skala kecil untuk memastikan rencana tersebut berhasil.

Agar pengukuran keberhasilan dapat dilakukan secara mudah, Anda dapat melakukannya dalam skala yang kecil. Sebagai contoh, Anda mengukur dalam skala area demografis tertentu atau area geografis tertentu.

Bagian paling penting dalam siklus do ini adalah saat Anda menguji solusi, bukan saat Anda menerapkan solusi. Beberapa pertanyaan yang dapat diajukan dalam tahapn do ini antara lain:

Siapa yang melaksanakan tes pada solusi?
Bagaimana menjalankan tes dalam skala yang kecil?
Bagaimana cara yang ditempuh untuk mengumpulkan data?

3. Check atau Pemeriksaan

Tinjau ulang pengujian yang Anda jalankan selama fase Do dalam siklus PDCA untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.

Kemungkinan besar, Anda akan mengidentifikasi hal-hal yang perlu ditingkatkan selama fase Do. Lagi pula, hal ini tidak disebut sebagai peningkatan berkelanjutan tanpa alasan!

Fase Check sangat penting untuk menemukan hal-hal kecil ini sebelum menjadi terlalu besar dan bermasalah.

Jika perlu, tinjau kembali rencana proyek Anda untuk memastikan proyek Anda masih mencapai tujuan proyek Anda. Atau, jika Anda menyadari bahwa Anda perlu melakukan perubahan pada rencana proyek, Anda juga dapat melakukannya sekarang.

Beberapa pertanyaan yang dapat diajukan dalam tahap check atau pemeriksaan ini antara lain:

Apa saja contoh studi untuk mencapai hasil yang diinginkan?
Apakah pelru untuk mencoba solusi lain?
Mungkinkah implementasi skala kecil dapat diterjemahkan dengan baik di skala yang lebih besar?
Apakah telah dikumpulkan data yang cukup untuk mendapatkan solusi yang layak?
Apa saja yang berkemungkinan tidak berhasil?

4. Act atau Tindakan

Setelah melakukan pengecekan, lanjutkan ke tahap Act, yang meliputi peluncuran proyek secara keseluruhan atau perbaikan proses.

Pada tahapan ini keseluruhan aspek proses telah dilakukan perbaikan berdasarkan evaluasi dari fase do hingga check.

Dalam tahapan ini juga Anda dapat melihat apakah solusi yang dilakukan berhasil dan berupaya dalam menerapkannya demi peningkatan proses, produk, dan layanan yang dimiliki.

Jangan lupa bahwa siklus PDCA adalah sebuah siklus. Jika perlu, kembalilah ke fase Plan untuk terus meningkatkan proyek atau proses Anda.

Beberapa pertanyaan yang dapat diajukan dalam tahap act ini antara lain:

Bagaimana cara meluncurkan perubahan baru ini ke bisnis atau perusahaan secara efektif?
Apa saja sumber daya yang dibutuhkan untuk menyukseskan implentasi?
Apa saja pelatihan yang perlu dibuat agar pengguna baru mengetahui tentang solusi baru?
Bagaimana cara agar perubahan ini dapat dipertahankan?
Apakah ada peluang baru untuk melakukan perubahan?
Apa saja proses yang masih perlu ditingkatkan?
Bagaimana cara memahami dampak dari solusi yang diterapkan di tempat kerja?

Apa Saja Kelebihan dan Kekurangan PDCA?

Pengertian PDCA adalah alat yang ampuh untuk terus melakukan perbaikan, namun ada juga beberapa kelemahan dalam menggunakan sistem ini.

Berikut beberapa kelebihan dan kekurangan yang dimiliki oleh PDCA ini:

Kelebihan:

Bermanfaat bagi tim yang ingin memulai peningkatan berkelanjutan
Metodologi yang fleksibel untuk hampir semua proyek
Menerapkan perubahan dengan cepat dan melihat hasilnya
Gunakan PDCA sebagai prosedur operasi standar Anda untuk meningkatkan standarisasi di seluruh organisasi tanpa menggunakan kantor manajemen proyek (PMO)
Metodologi peningkatan berkelanjutan yang telah terbukti

Kekurangan:

Anda membutuhkan dukungan dari manajemen senior agar siklus PDCA menjadi sangat efektif
Nilai yang didapat dari menjalankan siklus ini berulang kali. Bukan metodologi yang efektif jika Anda hanya berencana untuk melakukannya sekali.
Membutuhkan waktu untuk mengimplementasikan dan belajar
Bukan solusi yang baik untuk proyek-proyek yang mendesak, karena biasanya Anda akan menjalankan siklus ini beberapa kali.

Apa Saja Contoh Siklus PDCA?

Rumah Sakit Daerah Jakarta membentuk tim PDCA untuk menangani tingginya angka health care Associated Infections (HAI), di mana infeksi sekunder ini terjadi pada pasien karena tinggal di rumah sakit.

Tim tersebut menjalani siklus PDCA berikut ini:

Plan: Pada tahapan ini tim memutuskan bahwa mereka ingin melihat adanya penurunan jumlah health care Associated Infections (HAI) sebesar 25%. Tim menemukan penyebab terjadinya HAI, yang dapat mencakup pelatihan karyawan yang tidak efektif, sistem penyaringan udara yang buruk, hingga durasi rawat inap di rumah sakit yang lebih lama dari yang diperlukan.
Do: Pada tahapan ini tim dapat memutuskan bahwa menurut mereka pelatihan karyawan yang tidak tepat merupakan inti dari masalah health care Associated Infections (HAI). Mereka saat itu berpikir bahwa jika karyawan mengikuti program pelatihan, pencegahan infeksi sekunder kepada pasien dapat dilakukan.
Check: Selama beberapa bulan, mereka kemungkinan akan mengembangkan pelatihan baru dan menggunakan kelompok perawat inti untuk menguji pelatihan ini untuk melihat apakah para perawat ini lebih mengikuti protokol dan apakah pasien mereka memiliki insiden infeksi yang terkait dengan perawatan kesehatan yang jauh lebih rendah.
Act: Jika solusi ini tampaknya berhasil dan tim puas dengan hasilnya, maka siklus dapat ditutup untuk sementara waktu hingga tiba waktunya untuk meninjau kembali pelatihan dan memperbaikinya lebih lanjut. Jika pelatihan tersebut tidak efektif dalam mengurangi jumlah HAIs dalam jangka waktu tertentu, tim mungkin perlu meninjau kembali solusi yang diusulkan dan mencoba hal lain.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap tentang pengertian PDCA untuk Anda. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa pengertian PDCAa dalah strategi pemecahan masalah yang interaktif untuk meningkatkan proses dan mengimplementasikan perubahan.

PDCA merupakan metode yang digunakan untuk peningkatan berkelanjutan. Alih-alih mewakili proses satu kali selesai, siklus Plan-Do-Check-Act merupakan siklus umpan balik yang berkelanjutan untuk perbaikan proses.

Dari penjelasan PDCA di atas, Anda mengetahui pentingnya pemahaman setiap langkah yang diambil untuk memulai setiap tahapan yang ada. Pemahaman ini juga dapat digunakan dalam pengelolaan karyawan.

Pengelolaan karyawan yang dilakukan secara manual mengharuskan Anda membuat daftar hadir manual di kertas atau daftar hadir Google Form. Termasuk untuk pengajuan cuti, karyawan harus langsung menghadap ke HRD untuk pengajuan cuti.

Padahal ada cara mudah yang bisa Anda lakukan dalam pengelolaan karyawan yakni dengan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan.

Mulai dari aplikasi absensi yang akan membuat presensi karyawan menjadi lebih mudah melalui smartphone, hingga pengajukan cuti yang bisa dilakukan dari aplikasi.

Jadi tunggu apa lagi, ini saat terbaik bagi Anda untuk daftar GajiHub. Klik tautan ini untuk daftar GajiHub dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.