Activity Based Working: Arti, Manfaat, Hingga Tips Penerapannya

Saat ini, perusahaan-perusahaan tengah berpikir bagaimana cara menghadirkan tempat kerja yang nyaman dan efektif bagi karyawan. Salah satu konsep yang kerap muncul adalah activity based working (ABW) dengan menawarkan cara kerja yang lebih fleksibel.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa yang dimaksud dengan ABW, manfaat dan kekurangan, hingga bagaimana tips terbaik dalam penerapannya.

Apa itu Activity Based Working?

Activity Based Working (ABW) adalah konsep di mana karyawan diberikan kemungkinan untuk melakukan pekerjaan mereka dalam lingkungan yang sepenuhnya dioptimalkan untuk aktivitas tersebut.

Misalnya, terdapat area yang tenang untuk bekerja sendiri, area kolaborasi untuk bekerja sama, area pembelajaran untuk belajar, area sosial untuk berinteraksi dengan rekan kerja, dan sebagainya.

ABW juga kerap dikaitkan dengan hot desking, yakni strategi tempat kerja di mana beberapa atau semua karyawan memiliki meja bersama, namun tetap mengerjakan tugas masing-masing.

Alasan yang membuat ABW diterapkan antara lain untuk mengurangi biaya operasional, menghemat ruang, dan memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam pemanfaatan kantor atau tempat kerja.

Baca Juga: Ketahui Pentingnya Menghitung Biaya HR bagi Perusahaan

4 Elemen Dasar Activity Based Working

Untuk menerapkan ABW di perusahaan, ada empat elemen yang harus dipenuhi, yaitu desain, pengalaman sensorik, penguatan perilaku, dan pembelajaran berkelanjutan. Berikut penjelasannya:

1. Desain

Ruang kerja ABW dirancang dengan berbagai jenis ruangan dalam satu tempat. Apabila karyawan membutuhkan waktu untuk bekerja sendiri, ada ruang belajar di mana semua orang bisa fokus dan tenang sesuai dengan kebutuhan.

Sementara jika harus mengadakan pertemuan dengan klien, karyawan dapat menggunakan ruang konferensi yang lebih besar. Jika ingin berkolaborasi dengan tim saat makan siang, sebagai ketua tim Anda bisa mengumpulkan merek adi area meja seperti restoran.

Pada intinya, ABW harus menyediakan berbagai jenis ruangan yang sesuai dengan tujuan aktivitas karyawan.

2. Pengalaman Sensorik

Ruang ABW harus memberikan sinyal jelas tentang bagaimana cara menggunakan ruangan tersebut. Artinya, karyawan harus dengan mudah memahami ruangan mana yang sesuai dengan tugas yang sedang dikerjakan.

Contohnya, aroma kopi yang berasal dari dapur dapat digunakan karyawan yang ingin beristirahat dan berbincang dengan rekan kerjanya.

Selain itu, ruangan dengan cahaya yang cukup juga bisa mendorong karyawan untuk berkonsentrasi dalam mengerjakan tugasnya.

3. Penguatan Perilaku

Melalui desain dan pengalaman sensorik ABW yang optimal, ruang tersebut akan bekerja dengan baik ketika karyawan memahami harapan dalam penggunaannya.

Mereka harus memahami cara untuk menjaga ketenangan di ruang belajar, tidak menaruh barang pribadi di ruangan, dan menggunakan ruang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan mereka.

4. Pembelajaran Berkelanjutan

Karyawan akan merasakan keuntungan ABW saat Anda, sebagai pemimpin perusahaan sepenuhnya menerima perubahaan ini dan terlibat dalam desain, perilaku, serta perkembangan tempat kerja yang terus berubah.

Ketika Anda berkomitmen untuk menciptakan siklus feedback berdasarkan data kualitatif dan kuantitatif, serta menerapkan perubahan terkait ruang kerja, maka ruang ABW akan berhasil untuk diimplementasikan.

Baca Juga: Remote Working: Pengertian dan Tips Perusahaan Mudah Memantaunya

Manfaat Activity Based Working

Berikut adalah beberapa manfaat dari ABW:

1. Sesuai dengan Perkembangan Zaman

Setelah era pandemi COVID 19, ABW merupakan tempat kerja yang ideal bagi karyawan. Dalam hal ini, perusahaan dapat menerapkan kombinasi bekerja dari rumah (work from home) dan kantor atau hybrid. 

Karyawan dapat memilih di mana mereka ingin bekerja pada hari itu, tergantung pada tugas yang harus mereka selesaikan. Hal ini memungkinkan peprusahaan mengurangi jumlah karyawan yang berada di kantor pada waktu yang sama.

2. Menarik Bagi Kandidat dan Karyawan

Fleksibilitas waktu kerja memberikan karyawan kebebasan untuk memilih jam kerja dan lokasi bekerja. Hal ini menjadi keuntungan yang semakin populer, terutama bagi generasi muda seperti Gen Y dan Z.

Selain itu, ABW juga memberikan keuntungan dalam perekrutan karyawan baru dan berdampak positif pada tingkat retensi karyawan.

3. Komunikasi dan Pertukaran Pengetahuan yang Lebih Baik

Sebuah penelitian oleh Center for People and Buildings (bagian dari Delft University of Technology) bahwa di lingkungan kantor ABW, terjadi lebih banyak komunikasi dan pertukaran pengetahuan antar karyawan.

Selain itu, pertemuan yang tidak disengaja juga kerap terjadi antar rekan kerja dan interaksi. Pertemuan tidak disengaja dengan rekan kerja dan interaksi antara departemen yang berbeda juga lebih sering terjadi.

4. Penggunaan Ruang Kantor yang Efisien

Dalam ABW, pengaturan kantor yang fleksibel memungkinkan penggunaan ruang kerja yang lebih efisien. Misalnya, meja yang tidak digunakan oleh karyawan yang bekerja dari rumah dapat digunakan oleh karyawan lain yang berada di kantor hari itu.

5. Biaya yang Lebih Rendah

Melalui kombinasi ABW dan bekerja dari rumah, perusahaan dapat mengurang jumlah tempat kerja yang diperlukan. Hal ini membantu perusahaan mengurangi ukuran kantor yang dapat meminimalkan biaya sewa.

Selain itu, pengurangan meja yang tidak digunakan juga mencegah biaya yang tidak terlalu dibutuhkan.

6. Meningkatkan Produktivitas

Terdapat beragam pendapat tentang peningkatan produktivitas karyawan akibat ABW. Contohnya, kantor  Microsoft di Amsterdam yang membuktikan bahwa ABW efektif untuk mereka.

Pada tahun 2008, mereka mendesain ulang kantor Microsoft NL dengan mengadopsi activity based working. Di lantai pertama, terdapat ruang kerja komunal untuk staf dan pengunjung, ruang kerja tim, ruang kerja individu, ruang rapat, dan dua auditorium.

Selain itu, mereka juga menambahkan kedai kopi, area makan dalam dan luar ruangan, ruang santai, dan ruang tidur. Sementara lima kantor lainnya memiliki kombinasi ruang terbuka dan ruang tertutup.

Melalui penerapan tersebut, terdapat peningkatan produktivitas sebesar 25% dan biaya real estat sebesar 30%.

Baca Juga: Agile Performance Management: Arti, Manfaat, hingga Langkahnya

Kekurangan Activity Based Working

Berikut adalah beberapa kekurangan dari ABW:

1. Manusia Cenderung Lebih Menyukai Rutinitas

Meskipun ABW memungkinkan karyawan untuk mengatur aktivitas kerjanya sendiri, namun pada kenyataannya, mereka lebih nyaman untuk kembali ke tempat yang sama.

Hal tersebut disebabkan karena mereka cenderung memiliki ikatan atau hubungan yang lebih kuat dengan beberapa rekan kerja dibandingkan yang lain.

Selain itu, ABW memungkinkan karyawan juga lebih sering duduk bersama rekan kerja yang mereka sukai, sehingga dapat mengurangi kesempatan untnuk berinteraksi dengan rekan kerja lainnya.

2. Gangguan Suara

Sebagai karyawan, jika Anda berada di ruangan yang tenang dan ada rekan kerja yang menelpon di sekitar Anda, hal ini dapat menganggu dan menyebabkan stres yang tidak perlu.

Begitu pula ketika orang terus menerus melewati ruangan yang seharusnya untuk konsentrasi, hal ini tentu dapat menganggu fokus dan konsentrasi.

3. Kurangnya Koneksi

Meskipun ABW dimaksudkan untuk meningkatkan kolaborasi spontan antar karyawan, dalam kenyataannya hal tersebut tidak selalu terjadi.

Orang-orang seringkali tidak bertemu secara langsung dengan rekan kerja atau tim mereka karena harus bekerja dari lokasi yang berbeda atau tidak sering pergi ke kantor.

Selain itu, penggunaan earphone saat bekerja juga dapat menghalangi prang lain untuk mendekati dan berinteraksi dengan rekan kerja.

4. Kesulitan Mencari Rekan Kerja dan Tempat kerja

Meskipun ABW dapat mendorong kerja sama dan interaksi antar orang yang berbeda-beda, namun terkadang sulit untuk menemukan rekan kerja yang dibutuhkan atau tempat kerja yang terbatas.

Karyawan dapat mengabiskan waktu berharga untuk mencari tempat kerja atau tim akan merasa kesulitan dalam mencari ruang yang cukup saat akan bekerja bersama.

Baca Juga: Work Life Balance: Definisi dan Tips Mencapainya

Tips dalam Penerapan Activity Based Working

Berikut adalah beberapa tips terbaik untuk menerapkan ABW agar dapat meminimalkan kekurangan dan memaksimalkan strategi tempat kerja ini:

1. Kenalkan ABW kepada Seluruh Organisasi

Saat menerapkan ABW akan terjadi perubahan budaya kerja yang berbeda dari sebelumnya. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengumpulkan informasi terkait hal-hal berikut:

• Tujuan organisasi Anda (apakah Anda ingin meningkatkan kolaborasi atau lebih fokus pada inovasi, misalnya).
• Bagaimana ruang kantor saat ini digunakan atau tidak digunakan.
• Ajukan pertanyaan kepada para pemangku kepentingan mengenai pendapat mereka.
• Lakukan survei kepada staf.

Saat perusahaan beralih dari cara kerja yang lebih tradisional ke ABW, sebagian karyawan mungkin akan memiliki kekhawatiran. Oleh karena itu, sebelum benar-benar menerapkannya Anda bisa mengidentifikasi kekhawatiran apa yang dirasakan karyawan agar dapat mengatasinya.

Kekhawatiran tersebut umumnya meliputi perubahan, kehilangan identitas, atau masalah IT yang lama dan tidak berfungsi.

Anda juga perlu membangun alasan bisnis (business case) untuk menerapkan ABW agar dapat meyakinkan orang-orang. Hal ini tidak hanya untuk mendapatkan dukungan dari manajer senior, tetapi juga dari karyawan.

Beberapa elemen yang dapat dimasukkan dalam alasan bisnis Anda antara lain biaya per karyawan, kemampuan menampung pertumbuhan masa depan, meningkatkan rekrutmen dan retensi,dan sebagainya.

2. Bangun Tim yang Solid

Sebelum mengumpulkan data, Anda harus membangun tim yang solid terlebih dahulu. Tim ini wajib terdiri dari:

• Seorang manajer proyek, idealnya seseorang yang senior dari departemen HR atau keuangan.
• Anggota tim internal yang berasal dari berbagai departemen dalam perusahaan, termasuk CEO atau direktur utama, HR, tim properti, IT, keuangan, manajer lini, dan asisten pribadi.
• Perusahaan besar mungkin memiliki ahli yang diperlukan di dalam tim, tetapi sebagian besar organisasi perlu melibatkan ahli eksternal untuk memastikan semuanya berjalan lancar.

Pertimbangkan untuk mengundang konsultan strategi tempat kerja, seorang desainer, dan perusahaan yang dapat melakukan pembangunan kantor.

3. Pertimbangkan Hal-Hal Penting

Sebelum memulai penerapan ABW, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan dan tentukan, antaran lain:

• Anggaran. Pastikan Anda mengevaluasi kebutuhan anggaran, termasuk biaya survei staf, biaya desain, biaya konsultan strategi tempat kerja, dll.
• Teknologi. Implementasi ABW yang sukses bergantung pada teknologi yang kuat. Periksa apakah Wifi, laptop, sistem cloud, alat konferensi video, dan alat lain yang digunakan karyawan sudah cukup fleksibel dan efisien atau apakah mereka membutuhkan peningkatan.
• Kebutuhan pencahayaan, dan ventilasi.
• Perubahan kebijakan. ABW melibatkan perubahan dalam praktik kerja yang ada. Oleh karena itu, diperlukan perubahan kebijakan perusahaan, termasuk kebijakan SDM, kebijakan bekerja dari rumah, kebijakan IT, peraturan kantor, dan lainnya.

4. Desain Ruang Kerja dengan Baik

Desain ruang kerja sangat penting dalam ABW, sebab ABW bertujuan untuk mendukung berbagai aktivitas kerja. Berikut adalah beberapa elemen terkait desain yang perlu Anda perhatikan:

• Audit ruang. Pastikan Anda mengevaluasi kebutuhan ruang (berapa banyak orang yang perlu ditampung, siapa yang dapat bekerja secara fleksibel dan siapa yang perlu berada di kantor lebih sering, dll.).
• Penyimpanan. Anda mungkin membutuhkan ruang penyimpanan fisik yang lebih sedikit dalam pengaturan ABW, tetapi jenis penyimpanan seperti apa yang masih diperlukan?
• Perabotan. Perabotan memainkan peran penting dalam ABW dan oleh karena itu perlu dipertimbangkan dengan baik. Area kolaborasi akan memiliki perabotan yang berbeda dengan area hening.

5. Rencanakan Pelaksanaan ABW

Meskipun proyek ini membutuhkan waktu, penting untuk tetap memperhatikan jadwal penerapan dan mempersiapkannya sebaik mungkin. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

• Jadwal para pemangku kepentingan utama. 
• Pemindahan. Bagaimana Anda akan melakukan pemindahan fisik? Jika Anda tidak pindah kantor, bagaimana Anda akan mengatur pekerjaan perbaikan sementara orang masih perlu bekerja di kantor?
• Batas waktu. Tentukan beberapa batas waktu pada awal proyek untuk menjaga agar semuanya tetap berjalan sesuai rencana.
• Komunikasikan dan berikan pelatihan. Untuk menghindari beberapa kekurangan ABW, selenggarakan beberapa sesi pelatihan agar orang memahami cara kerja baru ini dan dapat memaksimalkan manfaatnya. Misalnya tentang pengaturan kerja yang berbeda dan aturan spesifiknya, keamanan TI, tools untuk kolaborasi, dan sebagainya.

Baca Juga: Jam Kerja Fleksibel: Pengertian, Manfaat, Kelebihan dan Kekurangannya

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa activity based working memberikan beberapa keuntungan bagi karyawan dan perusahaan. Jika karyawan bisa bekerja lebih fleksibel, perusahaan bisa lebih menghemat biaya terkait kebutuhan kantor secara fisik.

Agar Anda lebih berfokus dalam penerapan ABW, Anda dapat menyerahkan urusan pengelolaan data karyawan kepada Gajihub, sebuah software payroll dan HR dengan beragam fitur menarik.

Dengan Gajihub Anda akan merasakan kemudahan dalam pengelolaan SDM, mulai dari slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.

Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.