Pernah Anda mendengar kasus pencurian atau kecurangan di tempat kerja? Ternyata pencurian atau kecurangan ini tidak hanya terjadi ketika seseorang mengambil barang yang menjadi fasilitas tempat kerja, tertapi justru yang sering terjadi adalah kecurangan dalam penggajian atau payroll fraud.
Payroll fraud merupakan tindakan yang dilakukan dengan memanipulasi sistem penggajian sehingga bisa mendapatkan uang yang sebenarnya bukan hak mereka. Payroll fraud ini sering terjadi pada bisnis kecil dan jika dibiarkan maka akan merugikan bisnis hingga menyebabkan bisnis gulung tikar.
Lalu apa saja tanda-tanda terjadinya kecurangan penggajian ini? Apa yang harus dilakukan untuk mencegah terjadinya payroll fraud ini?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai payroll fraud mulai dari pengertian, jenis-jenis, tanda, hingga cara mencegahnya. Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa yang Dimaksud dengan Fraud Payroll?
Fraud payroll adalah penggelapan dana organisasi melalui pelanggaran dalam proses penggajian, yang mengakibatkan kerugian finansial.
Jenis kecurangan ini sering terjadi dengan mengeksploitasi kelemahan dalam sistem dan kontrol penggajian, seperti memanipulasi catatan penggajian, membuat perubahan yang tidak sah pada kompensasi dan tunjangan pekerja, dan pembayaran kepada karyawan yang tidak ada.
Laporan 2024 dari Association of Certified Fraud Examiners mengungkapkan bahwa kasus-kasus penipuan penggajian rata-rata menyebabkan kerugian sebesar $383.000 USD. Namun kerugian ini bisa jauh lebih tinggi dari itu.
Sebagai contoh, B.A. Blacktop Ltd. dan Eurovia BC Inc. secara kolektif kehilangan sekitar $ 2 juta USD dalam kasus penipuan penggajian. Administrator penggajian melakukan penipuan ini dengan mengeluarkan pembayaran gaji yang tidak sah untuk dirinya sendiri dan mengubah detail perbankan karyawan untuk mengalihkan gaji mereka ke rekeningnya.
Semua jenis penipuan penggajian merupakan ancaman yang signifikan terhadap stabilitas keuangan Anda.
Baca Juga: Fraud Triangle: Pengertian dan Cara Mencegah Fraud
Apa Saja Jenis Payroll Fraud yang Sering Terjadi?
Penipuan penggajian dapat berasal dari sumber internal dan eksternal. Berikut beberapa jenis kasus penipuan penggajian yang sering terjadi:
1. Penipuan penggajian dari sumber internal
Ini terjadi ketika karyawan atau orang dalam dalam organisasi mengeksploitasi akses mereka ke sistem penggajian untuk melakukan kecurangan.
Contoh skema penipuan penggajian internal meliputi:
- Penggelembungan gaji: Meningkatkan gaji karyawan dengan cara yang tidak sah, seperti mengubah tarif gaji.
- Penipuan absensi: Manipulasi absensi melalui taktik seperti buddy punching dan double dipping untuk menerima kompensasi atas jam kerja yang tidak dilakukan.
- Karyawan hantu: Karyawan fiktif dalam daftar penggajian yang menerima gaji di rekening palsu yang dikendalikan oleh penipu.
- Bonus yang tidak sah: Kolusi antara administrator penggajian dan karyawan untuk mengklaim bonus yang tidak sesuai dengan hak mereka.
- Penipuan kompensasi pekerja: Memperoleh manfaat asuransi kompensasi pekerja dengan cara yang tidak benar, seperti melebih-lebihkan atau memalsukan cedera di tempat kerja.
- Penipuan skema komisi: Memanipulasi komisi yang diperoleh perwakilan penjualan dengan memalsukan catatan penjualan.
- Penipuan penggantian biaya: Mengajukan klaim biaya untuk mendapatkan penggantian biaya yang sebenarnya tidak pernah terjadi, digelembungkan, atau tidak terkait dengan aktivitas bisnis.
- Kesalahan klasifikasi pekerja: Salah mengklasifikasikan karyawan untuk mendapatkan keuntungan dari pajak penggajian yang lebih rendah atau keuntungan finansial lainnya.
Baca Juga: Cara Membuat Slip Gaji Palsu, HR Wajib Waspada
2. Penipuan penggajian dari sumber eksternal
Ini adalah kecurangan yang dilakukan oleh agen eksternal yang mengeksploitasi kelemahan dalam sistem penggajian perusahaan.
Bentuk umum penipuan penggajian dari sumber eksternal meliputi:
- Pengalihan penggajian: Penjahat siber yang menyamar sebagai karyawan menggunakan phishing atau pengambilalihan email untuk mengalihkan gaji ke rekening tidak sah yang dikendalikan oleh penipu.
- Pelanggaran data: Penipu meretas sistem penggajian untuk mencuri informasi sensitif karyawan dan memanipulasi atau mengalihkan gaji karyawan.
- Serangan Man-in-the-Middle (MITM): Penjahat siber menyadap dan mengubah komunikasi antara sistem penggajian dan bank untuk mengalihkan dana ke rekening mereka sendiri.
Baca Juga: Data Internal Perusahaan Bocor, Apa yang Harus Dilakukan?
Apa Tanda-Tanda Terjadinya Payroll Fraud?
Berikut ini beberapa tanda bahaya yang dapat membantu Anda mendeteksi kecurangan penggajian, sehingga Anda dapat mengambil tindakan korektif secara tepat waktu:
- Tingkat gaji yang tidak biasa, seperti karyawan dengan tingkat gaji atau upah yang sangat berbeda dibandingkan dengan karyawan lain dalam fungsi pekerjaan yang sama.
- Pola yang tidak biasa dalam klaim jam lembur oleh karyawan.
- Perubahan yang tidak sah atau sering terjadi pada detail bank atau informasi pribadi karyawan.
- Pola pembayaran yang menyimpang dari tren penggajian normal, seperti pembayaran yang sangat tinggi atau rendah.
- Keluhan atau kekhawatiran yang disampaikan oleh karyawan terkait kesalahan penggajian, ketidaksesuaian, atau aktivitas yang mencurigakan.
- Email tak terduga terkait penggajian yang tidak Anda kirimkan.
- Penyesuaian atau koreksi manual dalam jumlah besar terhadap catatan penggajian karyawan.
- Kolom kunci yang tidak konsisten atau hilang dalam catatan karyawan.
Baca Juga: Blue Collar Crime, Apa itu dan Apa Saja Contohnya?
Apa yang Harus Dilakukan untuk Mencegah Payroll Fraud?
Gunakan strategi berikut untuk melindungi organisasi Anda dari potensi penipuan penggajian:
1. Buat kontrol internal yang kuat
Kontrol internal adalah garis pertahanan pertama Anda dalam mencegah penipuan penggajian. Anda memerlukan prosedur dan praktik yang solid yang dirancang untuk melindungi integritas penggajian dan meningkatkan akuntabilitas.
Kontrol internal yang efektif juga merampingkan proses penggajian, membuatnya lebih efisien dan tidak rentan terhadap kesalahan. Selain itu, mereka juga menyediakan mekanisme untuk deteksi dini masalah keamanan.
Minimal, terapkan kontrol internal ini:
Pemisahan tugas
Ketika satu orang memiliki kontrol yang berlebihan atas penggajian, maka akan lebih mudah untuk melakukan dan menyembunyikan kecurangan.
Bagilah tugas-tugas manajemen penggajian Anda di antara beberapa karyawan dan tetapkan garis wewenang yang jelas.
Misalnya, satu karyawan dapat menangani persiapan penggajian, karyawan lain dapat mengelola persetujuan perubahan gaji, dan karyawan ketiga dapat mengawasi verifikasi data dan transaksi penggajian.
Audit penggajian rutin
Lakukan audit penggajian secara rutin untuk memverifikasi catatan. Periksa ulang catatan penggajian dengan file karyawan dan konfirmasikan keberadaan mereka untuk memastikan bahwa semua karyawan tetap dan kontraktor independen yang terdaftar adalah sah dan saat ini dipekerjakan.
Berikan perhatian khusus pada:
- Karyawan baru
- Perubahan rekening bank
- Permintaan perubahan informasi setoran langsung
- Lonjakan lembur
- Login karyawan yang terjadi di luar jam kerja
- Perubahan tingkat gaji atau ketidakkonsistenan dalam peran pekerjaan dan kompensasi
- Audit penggajian harus dilakukan secara acak, karena ketidakpastian dapat mencegah kecurangan karyawan.
Pertimbangkan juga audit eksternal secara berkala. Mereka dapat memberikan tinjauan yang tidak bias terhadap potensi kerentanan dan mengungkapkan cara-cara untuk meningkatkan proses penggajian yang mungkin terlewatkan oleh audit internal.
Rekonsiliasi bank secara teratur
Lakukan rekonsiliasi rutin atas laporan bank perusahaan dengan akun penggajian. Hal ini memungkinkan deteksi dini dan investigasi terhadap setiap perbedaan.
Perhatikan:
- Perbedaan waktu antara tanggal pemrosesan penggajian dan tanggal rekening koran bank
- Cek yang tidak diklaim atau sudah basi
- Ketidakkonsistenan dalam jumlah pembayaran per siklus dan jumlah pekerja aktif
- Transaksi ke rekening yang tidak dikenal
- Kasus pekerja yang membagi gaji setoran langsung ke beberapa rekening
- Prosedur otorisasi yang tepat
Memerlukan persetujuan manajerial untuk semua perubahan penggajian, termasuk karyawan baru, pemutusan hubungan kerja, dan penyesuaian gaji.
Hal ini memastikan seseorang bertanggung jawab atas setiap tindakan penggajian. Hal ini juga mencegah orang yang tidak berwenang untuk melakukan perubahan atau modifikasi yang curang.
Mekanisme Pelaporan Pelanggaran
Siapkan beberapa saluran yang aman dan rahasia yang dapat digunakan oleh karyawan dan kontraktor independen untuk melaporkan dugaan kecurangan atau pelanggaran tanpa takut akan pembalasan.
Pekerja lebih cenderung melaporkan perilaku yang mencurigakan jika mereka yakin bahwa kekhawatiran mereka akan mendapat perhatian serius dan bahwa Anda akan menjaga kerahasiaannya.
Baca Juga: 10 Tantangan HR dan Payroll Industri Manufaktur dan Solusinya
2. Otomatisasi penggajian
Berinvestasi dalam sistem otomatisasi penggajian, seperti GajiHub, mengurangi peluang manipulasi yang curang. Sistem ini juga memastikan penerapan yang konsisten atas kebijakan dan prosedur kontrol internal penggajian Anda.
Hal ini dimungkinkan melalui fitur-fitur seperti:
- Kalkulasi payroll otomatis
- Integrasi aplikasi absensi
- Integrasi software akuntansi
- Laporan payroll otomatis
- Pencatatan kehadiran real time
- Live tracking
- Analisis data
Selain itu, sistem penggajian yang efektif terintegrasi dengan sistem pelacakan waktu dan kehadiran Anda. Hal ini memastikan pencatatan jam kerja karyawan yang akurat, yang secara otomatis digunakan untuk penghitungan penggajian dan menghilangkan risiko klaim lembur yang curang.
3. Buat pelatihan karyawan
Tingkatkan kesadaran di antara karyawan tentang penipuan penggajian. Ajarkan mereka tentang berbagai jenis penipuan, baik internal maupun eksternal, dan cara mengidentifikasi, mencegah, dan melaporkan aktivitas yang mencurigakan.
Penting juga untuk memberi tahu mereka tentang langkah-langkah organisasi untuk memitigasi risiko-risiko ini. Jelaskan pentingnya mengikuti kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pemrosesan penggajian dan konsekuensi dari ketidakpatuhan.
Menawarkan pelatihan tidak harus mengganggu. Dengan alat bantu seperti Deel Engage, Anda bisa menggunakan pembelajaran sosial dan mikro di Slack atau Teams untuk memberikan pelatihan sesuai permintaan.
Baca Juga: 8 Kesalahan Payroll dan Langkah Mencegahnya
4. Tetapkan kebijakan penggajian yang jelas dan komprehensif
Pedoman yang Anda buat untuk mengatur proses penggajian harus melindungi bisnis Anda dari penipuan. Hal ini termasuk:
- Pemeriksaan latar belakang yang menyeluruh selama perekrutan karyawan penggajian untuk memastikan mereka tidak memiliki riwayat penipuan atau pelanggaran.
- Memverifikasi informasi karyawan secara teratur untuk mencegah perubahan yang tidak sah.
- Prosedur yang jelas untuk pemrosesan penggajian, termasuk cara menangani penyesuaian, koreksi, dan persetujuan.
- Kontrol akses berbasis peran untuk sistem penggajian untuk membatasi izin berdasarkan fungsi pekerjaan.
- Pedoman yang jelas tentang perilaku etis yang terkait dengan pemrosesan penggajian dan menguraikan konsekuensi dari kecurangan.
- Proses persetujuan bertingkat untuk klaim pengeluaran dan mensyaratkan tanda terima asli sebelum penggantian biaya.
- Kebijakan kata sandi yang ketat, seperti mengganti kata sandi ke sistem setiap kali ada perubahan karyawan penggajian.
5. Meningkatkan langkah-langkah keamanan
Terapkan langkah-langkah keamanan yang kuat untuk mencegah akses yang tidak sah dan mengurangi serangan siber pada sistem penggajian.
Misalnya, menjaga perangkat lunak penggajian dan sistem keamanan Anda tetap mutakhir dan pembaruan terbaru dapat membantu melindungi dari kerentanan. Autentikasi dua faktor juga merupakan langkah efektif untuk mencegah akses tidak sah dan serangan siber.
Selain itu, terapkan kebijakan kata sandi yang kuat yang mencakup persyaratan kompleksitas dan perubahan kata sandi secara teratur untuk mengurangi risiko akses yang tidak sah.
Penting juga untuk memelihara jejak audit yang terperinci atas akses, transaksi, dan perubahan sistem penggajian. Hal ini membantu dalam mendeteksi dan menyelidiki aktivitas yang tidak sah.
Baca Juga: Accrued Payroll: Arti, Manfaat, Jenis, dan Cara Menghitung
Bagaimana Cara Memilih Software Payroll yang Tepat untuk Mencegah Fraud?
Memiliki solusi penggajian perusahaan yang berkelanjutan di dalam rangkaian teknologi Anda akan mempermudah penerapan langkah-langkah pencegahan ini.
Perhatikan fitur-fitur berikut saat memilih solusi penggajian untuk memastikan solusi tersebut memenuhi kebutuhan Anda.
1. Pilihlah software payroll yang lengkap
Hal pertama yang harus Anda lakukan untuk mencegah penipuan penggajian adalah dengan memilih software payroll dengan fitur yang lengkap. Kelengkapan software payroll ini akan memudahkan Anda dalam mengelola gaji karyawan dan mencegah terjadinya fraud.
GajiHub menjadi software payroll terbaik yang dapat Anda pilih. Fitur-fitur yang dimiliki GajiHub sangat lengkap dan akan memudahkan Anda dalam pengelolaan penggajian karyawan dan mencegah terjadinya fraud.
Beberapa fitur yang dimiliki GajiHub di antaranya:
- Aplikasi absensi, dimana akan memudahkan Anda dalam memeriksa kehadiran karyawan
- Integrasi dengan software akuntansi, dimana Anda bisa dengan mudah mencocokan data pengelolaan penggajian dan pengelolaan keuangan perusahaan
- Analisis data
- Live tracking
2. Adanya perlindungan data
Kemanan data juga menjadi bagian yang sangat penting. GajiHub menjamin keamanan data yang dimiliki oleh seluruh penggunanya.
- Seluruh informasi antara pengguna dan GajiHub telah terenkripsi dengan SSL 256 bytes. Enkripsi dimana ini membuat kebocoran data saat komunikasi terjadi menjadi tidak memungkinkan. Sehingga data yang dimiliki pelanggan aman dari pencurian dengan cara decryption.
- Pengguna juga dapat mengontrol siapa saja yang bisa melihat dan meakses GajiHub. Di sini pengguna dapat membuat kata sandi unik yang hanya diketahui oleh pengguna GajiHub.
- GajiHub menggunakan server Amazon Web Services (AWS) yang merupakan Cloud Infrastructure as a Services paling dipercaya di dunia. Server GajiHub terletak di pusat data terdepan. Datacenter yang dimiliki GajiHub menggunakan kontrol akses biometrik, pengawasan konstan, kapasitas daya dan generator yang besar, dapat mencegah kebakaran, dan pemantauan iklim secara cermat untuk melindungi server penyimpanan data pelanggan.
- Seluruh informasi yang dimiliki oleh pengguna GajiHub akan tersimpan secara aman secara online.
Baca Juga: Payroll Management: Pengertian, Tahapan, dan Metodenya
3. Perhatikan fitur integrasi
Integrasi menjadi bagian penting ketika Anda memilih software payroll. Software payroll terbaik tidak hanya memiliki fitur pengelolaan penggajian, tetapi juga integrasi untuk mendukung pengelolaan penggajian yang lebih aman.
GajiHub merupakan software payroll yang telah dilengkapi dengan integrasi seperti integrasi dengan software akuntansi dan juga integrasi fingerprint. Jadi, keseluruhan data yang ada di GajiHub akan terhubung secara langsung dengan data keuangan dan juga kehadiran karyawan.
Baca Juga: 9 Kesalahan Proses Payroll dan Upaya Menghindarinya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai payroll fraud untuk Anda. Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa payroll fraud merupakan tindakan yang dilakukan untuk memanipulasi penggajian karyawan sehingga mendapatkan uang yang seharusnya tidak didapatkan.
Ini merupakan bentuk kejahatan yang akan membuat bisnis mengalami kerugian besar. Jadi, penting bagi bisnis untuk mencegah dengan melakukan pengelolaan penggajian yang baik.
GajiHub menjadi software payroll dan aplikasi HRIS pilihan terbaik untuk memudahkan pengelolaan penggajian karyawan. GajiHub telah dilengkapi berbagai fitur yang tidak hanya membuat pengelolaan penggajian menjadi lebih mudah, tetapi juga super aman.
Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024
- Manajemen Performa Karyawan: Manfaat dan Tahapannya - 24 October 2024
- At Will Employment: Ini Kelebihan dan Kekurangannya - 23 October 2024