Payroll benchmarking atau yang dikenal juga dengan salary benchmarking adalah strategi penting untuk membantu perusahaan membangun tim yang stabil dan termotivasi.
Dengan membadingkan struktur gaji dengan standar industri dan kondisi pasar, perusahaan bisa mengelola kompensasi secara lebih adil dan kompetitif.
Seperti yang Anda ketahui, gaji yang adil bukan hanya soal angka, tapi juga menyangkut kepuasan dan semangat kerja karyawan.
Itulah mengapa perusahaan perlu melakukan payroll benchmarking untuk menjaga karaywan tetap loyal dan memastikan sistem penggajian sesuai dengan perkembangan zaman dan kebutuhan bisnis.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu payroll benchmarking, faktor, manfaat, dan langkah-langkahnya.
Apa yang Dimaksud dengan Payroll Benchmarking?
Payroll benchmarking adalah proses membandingkan gaji di dalam perusahaan dengan standar gaji di luar perusahaan, terutama pada posisi yang sejenis di industri yang sama.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa gaji yang diberikan kompetitif dan sesuai dengan pasar.
Untuk melakukan benchmarking, perusahaan biasanya menggunakan data dari survei gaji, database ketenagakerjaan milik pemerintah, atau bantuan konsultan kompensasi.
Dengan data ini, perusahaan bisa menyusun paket gaji yang menarik dan adil agar karyawan merasa dihargai, sekaligus tidak kalah bersaing dengan perusahaan lain.
Tim HR juga dapat memanfaatkan payroll benchmarking untuk mengevaluasi dan menyusun ulang struktur gaji yang sesuai dengan anggaran perusahaan.
Baca Juga: 8 Jenis Struktur Peningkatan Gaji Karyawan dan Tips Memilihnya
Apa Saja Faktor yang Mempengaruhi Payroll Benchmarking?
Ada beberapa faktor yang perlu Anda perhatikan saat melakukan payroll benchmarking:
1. Industri
Setiap industri punya standar gaji yang berbeda tergantung tingkat permintaan dan kompleksitas pekerjaan di dalamnya.
2. Lokasi
Biaya hidup dan kondisi ekonomi di tiap daerah bisa membuat gaji untuk posisi yang sama berbeda-beda.
3. Ukuran perusahaan
Perusahaan besar biasanya punya anggaran lebih besar untuk menggaji karyawan dibandingkan perusahaan kecil.
4. Pendidikan dan keahlian
Semakin tinggi pendidikan atau keahlian yang dibutuhkan, biasanya semakin tinggi pula gajinya.
Baca Juga: 3 Cara Menghitung Gaji Karyawan, Bisnis Wajib Tahu!
5. Biaya hidup
Di kota dengan biaya hidup tinggi, gaji cenderung lebih besar agar bisa menarik dan mempertahankan karyawan.
6. Tanggung jawab kerja
Posisi dengan tugas dan tanggung jawab yang lebih besar biasanya dibayar lebih tinggi.
7. Sertifikasi khusus
Jika suatu posisi membutuhkan keahlian atau sertifikasi khusus, gaji yang ditawarkan juga biasanya lebih tinggi.
Baca Juga: Mengenai Berbagai Sertifikasi HR Profesional dan Cara Mendapatkannya
Mengapa Perusahaan Perlu Melakukan Payroll Benchmarking?
Payroll benchmarking merupakan proses membandingkan struktur penggajian di suatu perusahaan dengan standar pasar atau perusahaan sejenis.
Praktik ini sangat penting agar perusahaan tetap kompetitif dan mampu mempertahankan serta menarik talenta terbaik.
Berikut adalah manfaat utama dari salary benchmarking dalam bahasa yang lebih formal:
1. Meningkatkan Daya Saing di Pasar Tenaga Kerja
Dengan melakukan benchmarking, tim HR dapat memperoleh informasi mengenai kisaran gaji yang ditawarkan oleh perusahaan lain untuk posisi serupa.
Hal ini membantu perusahaan tetap kompetitif dalam menarik kandidat potensial.
2. Menarik Kandidat yang Tepat
Menawarkan gaji dan paket kompensasi yang sesuai dengan standar pasar dapat meningkatkan efektivitas proses rekrutmen.
Kandidat yang berkualitas cenderung lebih tertarik melamar tanpa perlu upaya pencarian yang intensif.
3. Meningkatkan Kepuasan dan Retensi Karyawan
Gaji yang adil dan kompetitif berkontribusi terhadap peningkatan motivasi, kepuasan kerja, dan loyalitas karyawan.
Dengan melakukan benchmarking secara berkala, perusahaan dapat memastikan struktur gaji tetap relevan dan mengikuti perkembangan pasar.
Baca Juga: 18 Strategi Retensi Karyawan Terbaik
4. Mengelola Biaya dengan Efisien
Data hasil benchmarking membantu HR dalam merancang strategi rekrutmen dan retensi yang lebih tepat sasaran, sehingga dapat menekan tingkat turnover dan menjaga efisiensi pengeluaran perusahaan.
5. Memastikan Kepatuhan Terhadap Regulasi
Payroll benchmarking juga berperan penting dalam memastikan perusahaan mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Misalnya, seperti upah minimum, jam kerja, kesetaraan gaji, dan kewajiban perpajakan.
Baca Juga: Pentingnya Analisis Kesetaraan Gaji bagi Pekerja dan Perusahaan
Bagaimana Cara Menghitung Rata-Rata Gaji untuk Suatu Posisi Pekerjaan?
Jika Anda ingin menentukan kisaran gaji yang sesuai secara mandiri, berikut langkah-langkah sederhana yang bisa Anda ikuti:
1. Tentukan Industri atau Lokasi yang Relevan
Pilih industri dan wilayah geografis yang sesuai dengan posisi pekerjaan yang ingin Anda analisis.
Misalnya, gaji untuk posisi yang sama bisa berbeda antara kota besar dan daerah kecil.
2. Kumpulkan Data Gaji dari Berbagai Sumber
Cari informasi gaji dari posisi sejenis di berbagai sumber, seperti:
- Survei gaji
- Situs lowongan kerja
- Website review perusahaan
- Laporan industri
Semakin banyak data yang dikumpulkan, hasilnya akan semakin akurat.
3. Hitung Rata-Rata Gaji
Jumlahkan semua data gaji yang telah Anda kumpulkan, lalu bagi dengan jumlah data tersebut.
Baca Juga: 7 Mitos Manajemen Karyawan dan Fakta di Baliknya
4. Sesuaikan dengan Faktor Lain
Setelah mendapatkan rata-rata, sesuaikan dengan kondisi khusus seperti:
- Tingkat pengalaman yang dibutuhkan
- Kualifikasi atau pendidikan
- Lokasi tempat kerja
- Tanggung jawab atau kompleksitas pekerjaan
Faktor-faktor ini bisa membuat gaji lebih tinggi atau lebih rendah dari rata-rata.
5. Gunakan Sebagai Patokan
Gunakan hasil rata-rata yang telah disesuaikan sebagai acuan untuk:
- Menentukan gaji yang wajar saat membuka lowongan
- Mengevaluasi apakah gaji karyawan saat ini sudah sesuai dengan pasar
- Membandingkan tawaran gaji dari perusahaan lain
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda bisa mendapatkan gambaran gaji yang lebih realistis dan sesuai dengan kondisi pasar kerja saat ini.
Baca Juga: Cara dan Metode Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja
Bagaimana Cara Melakukan Payroll Benchmarking?
Berikut langkah-langkah untuk melakukan payroll benchmarking:
1. Susun Rencana Payroll Benchmarking
Agar proses benchmarking berjalan lancar, Anda perlu membuat rencana yang jelas dan terstruktur.
Rencana ini sebaiknya mencakup:
- Tujuan jangka pendek dan jangka panjang: Misalnya untuk menarik kandidat baru atau mempertahankan karyawan berpengalaman.
- Jadwal dan deadline: Tetapkan waktu pelaksanaan agar tidak tertunda, karena data pasar cepat berubah.
- Anggaran: Siapkan dana untuk membeli data dari survei gaji, menggunakan software benchmarking, atau menyewa konsultan.
- Sumber daya yang dibutuhkan: Tentukan siapa saja yang terlibat, serta alat dan teknologi yang akan digunakan.
Tips:
- Fokus pada tujuan utama selama proses berlangsung.
- Buat daftar kegiatan dan jadwal dengan target waktu yang jelas.
- Pastikan anggaran cukup untuk mendukung seluruh proses.
2. Buat Deskripsi Pekerjaan yang Jelas
Deskripsi pekerjaan yang lengkap dan akurat penting agar Anda bisa membandingkan posisi di perusahaan Anda dengan posisi yang sama di perusahaan lain secara tepat.
Deskripsi sebaiknya memuat:
- Tugas dan tanggung jawab utama
- Keterampilan yang dibutuhkan
- Kualifikasi atau pengalaman yang relevan
Deskripsi pekerjaan juga membantu karyawan memahami perannya dengan lebih baik, sehingga dapat meningkatkan kinerja dan kepuasan kerja.
Tips:
- Lakukan analisis pekerjaan untuk memperbarui deskripsi secara berkala.
- Gunakan judul dan format yang konsisten agar mudah dibandingkan dengan standar industri.
- Lakukan evaluasi jabatan untuk mengetahui nilai tiap posisi di perusahaan.
3. Pilih Sumber Data yang Tepat
Sumber data yang akurat dan relevan sangat penting untuk menghasilkan benchmarking yang terpercaya.
Anda bisa menggunakan:
- Survei gaji dari industri yang relevan
- Data dari lembaga pemerintah atau asosiasi profesional
- Data yang dilaporkan langsung oleh perusahaan lain
- Data crowdsourcing (yang dilaporkan oleh karyawan) untuk mengetahui tren dan ekspektasi pasar
- Pastikan Anda memperbarui data secara berkala agar tetap sesuai dengan kondisi pasar saat ini.
Tips:
- Pilih sumber data sesuai dengan industri dan wilayah geografis perusahaan.
- Kombinasikan data lokal dan internasional untuk perspektif yang lebih luas.
- Gunakan lebih dari satu sumber untuk hasil yang lebih akurat.
4. Analisis Data Kompensasi
Setelah data terkumpul, langkah selanjutnya adalah menganalisis data tersebut.
Fokuskan analisis pada posisi-posisi penting, seperti yang berdampak besar pada bisnis atau memiliki tingkat pergantian karyawan yang tinggi.
Gunakan software benchmarking untuk membantu pengolahan dan analisis data, sehingga Anda bisa menentukan kisaran gaji yang kompetitif dengan lebih mudah.
Tips:
- Tentukan posisi mana yang paling penting untuk dianalisis lebih dulu.
- Gunakan berbagai sumber data seperti survei, laporan industri, dan jaringan profesional.
- Evaluasi dan perbarui metode pengumpulan data secara rutin.
Baca Juga: Variabel Kompensasi: Jenis, Keuntungan, dan Cara Menghitungnya
Apa Saja Tips Sukses dalam Melakukan Payroll Benchmarking?
Membuat laporan benchmarking gaji memang membutuhkan waktu dan tenaga.
Berikut adalah beberapa tips penting agar proses benchmarking berjalan efektif dan memberikan hasil yang maksimal:
1. Gunakan Berbagai Sumber Data
Untuk mendapatkan gambaran gaji yang akurat, gunakan beberapa sumber data sekaligus. Anda bisa memakai:
- Survei gaji khusus industri
- Website yang berisi ulasan dari karyawan
- Software manajemen kompensasi yang memiliki fitur benchmarking
Sumber data yang beragam akan memberikan informasi yang lebih lengkap dan terpercaya.
Situs ulasan karyawan juga bisa membantu Anda melihat apa saja kekurangan yang dirasakan karyawan di perusahaan lain.
Jika karyawan merasa gaji atau tunjangan tidak sesuai, mereka bisa merasa tidak puas dan kurang termotivasi.
2. Pastikan Data yang Digunakan Akurat
Sebelum mengambil keputusan, pastikan data yang Anda gunakan sudah dicek ulang dan bisa dipercaya.
Gunakan data yang sesuai dengan wilayah tempat perusahaan Anda beroperasi, dan perbarui data secara rutin agar tetap mengikuti perkembangan pasar.
Rata-rata gaji bisa berubah seiring waktu, apalagi di industri yang sedang mengalami perubahan besar.
3. Gunakan Proses yang Konsisten
Catat dan dokumentasikan proses benchmarking yang Anda lakukan, termasuk metode dan kriteria yang digunakan.
Hal ini akan memudahkan saat proses perlu diulang di masa depan.
Konsistensi dalam cara mengumpulkan dan menganalisis data juga membuat hasil lebih valid dan bisa dibandingkan dengan mudah.
Baca Juga: Benchmarking HR: Arti, Langkah, Cara Mendapatkan Data
4. Komunikasikan Hasil secara Terbuka
Sampaikan hasil benchmarking kepada tim atau manajemen secara transparan.
Jelaskan alasan di balik penyesuaian gaji agar semua pihak memahami dan menerima keputusan tersebut.
Keterbukaan penting, apalagi jika hasil benchmarking menunjukkan penurunan gaji.
Tim HR harus bisa menjelaskan hal ini, terutama jika terjadi saat proses rekrutmen sedang berlangsung.
5. Perhatikan Faktor Lain Selain Gaji Pokok
Saat membandingkan gaji, jangan hanya melihat jabatan, tapi juga perhatikan:
- Tugas dan tanggung jawab
- Lokasi kerja
- Skala perusahaan
Dua orang dengan jabatan sama belum tentu punya tanggung jawab yang sama.
Selain itu, pastikan Anda juga memperhitungkan kompensasi lain seperti bonus, tunjangan kesehatan, atau insentif lainnya.
Namun, tunjangan tambahan biasanya tidak bisa menutupi perbedaan besar antara gaji perusahaan Anda dengan standar pasar.
6. Pantau Perkembangan Data Secara Rutin
Melacak perubahan data gaji bukan pekerjaan sekali saja.
Anda perlu terus memantau sumber data yang Anda gunakan, terutama jika pasar tenaga kerja sedang tidak stabil.
Dengan rutin mengecek data terbaru, tim HR tidak perlu melakukan riset dari awal setiap kali melakukan benchmarking.
Baca Juga: Laporan Gaji Karyawan: Pengertian, Komponen, dan Contohnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa payroll benchmarking merupakan proses penting bagi perusahaan untuk memastikan struktur gaji dan tunjangan yang diberikan sejalan dengan standar pasar.
Dengan melakukan benchmarking secara rutin, perusahaan dapat menarik kandidat yang berkualitas, mempertahankan karyawan terbaik, serta menciptakan lingkungan kerja yang adil dan kompetitif.
Langkah-langkah seperti menyusun rencana benchmarking, menggunakan sumber data yang relevan, membuat deskripsi pekerjaan yang akurat, serta menganalisis data secara konsisten menjadi bagian penting dari proses ini.
Selain itu, keberhasilan benchmarking juga ditentukan oleh komunikasi yang transparan serta pemahaman yang menyeluruh terhadap berbagai faktor yang memengaruhi kompensasi, seperti lokasi, tanggung jawab pekerjaan, dan tingkat pengalaman.
Dengan mengelola data secara akurat dan rutin memperbarui informasi, perusahaan dapat mengambil keputusan kompensasi yang tepat dan strategis.
Untuk mendukung hal tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dari GajiHub.
Melalui software tersebut, Anda dapat melihat laporan ringkasan gaji seluruh karyawan, termasuk gaji pokok, tunjangan, potongan, hingga take home pay.
Ringkasan ini juga bisa difilter per organisasi atau divisi, sehingga memudahkan analisis pengeluaran tiap departemennya.
Selain itu, GajiHub juga menyediakan data historis gaji yang dapat diakses secara otomatis tiap bulaannya.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari!
- Company Culture: Pentingnya, Jenis, Langkah, dan Tips - 30 May 2025
- Payroll Benchmarking: Faktor, Cara, dan Tips Suksesnya - 30 May 2025
- Download Template Evaluasi Probation dan Cara Membuatnya - 28 May 2025