Outsourcing adalah salah satu strategi yang sering digunakan untuk menjaga bisnis tetap kompetitif, efisien, dan mampu beradaptasi.
Outsourcing memberikan perusahaan fleksibilitas dengan mengahlihkan sebagian fungsi, seperti tugas-tugas terkait layanan pelanggan, kebersihan kantor, manajemen SDM, dan sebagainya.
Dengan demikian, perusahaan dapat lebih fokus pada tugas-tugas inti seperti pengembangan produk, peningkatan layanan pelangan, perencanaan strategis, dan masih banyak lagi.
Berbagai upaya tersebut tentunya juga membantu perusahaan dalam menjaga eksistensi di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu outsourcing, kekurangan dan kelebihan, jenis, hingga aturannya di Indonesia.
Apa yang Dimaksud dengan Outsourcing?
Outsorcing adalah ketika perusahaan menyewa tenaga kerja atau layanan dari pihak ketiga untuk menyelesaikan tugas tertentu atau memproduksi barang.
Biasanya, perusahaan menggunakan outsourcing untuk berbagai aktivitas seperti desain, produksi, penjualan, pemasaran, dan layanan lainnya dalam rantai nilai mereka.
Outsourcing sering dipilih ketika perusahaan mengalami pertumbuhan pesat, membutuhkan keahlian khusus yang tidak dimiliki secara internal, atau memiliki pekerjaan yang hanya diperlukan sesekali.
Dibandingkan melatih karyawan internal yang membutuhkan waktu dan biaya besar, perusahaan lebih memilih untuk mengalihkannya ke pihak eksternal.
Penyedia jasa ini akan menggunakan tim mereka untuk menyelesaikan tugas dengan biaya lebih rendah dibandingkan jika dikerjakan oleh perusahaan sendiri.
Keuntungan outsourcing adalah mengurangi biaya HRD, meningkatkan efisiensi, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.
Beberapa layanan atau fungsi yang dapat menggunakan outsourcing adalah:
- Pengelolaan fasilitas
- Manajemen SDM
- Layanan pelanggan
- Akuntansi
- Supply chain management
- Riset
- Content writing
- Desain dan pengembangan website
- Dokumentasi hukum
- Engineering
Baca Juga: Pengertian BPO, Manfaat, dan Contoh Perusahannya di Indonesia
Apa Saja Jenis Pekerjaan yang Bisa Menggunakan Jasa Outsourcing?
Biasanya, perusahaan menggunakan tenaga outsourcing untuk mengisi peran pendukung yang bukan bagian inti dari operasional perusahaan.
Beberapa contoh posisi yang sering dialihdayakan mencakup petugas kebersihan, operator call center, teknisi jaringan, hingga staf admin.
Selain itu, ada pula perusahaan yang memanfaatkan outsourcing untuk kebutuhan yang lebih spesifik, seperti pengelolaan media sosial, pembuatan konten kreatif, atau analisis data bisnis.
Mengacu pada Pasal 65 Ayat 2 UU No. 13 Tahun 2003, pekerjaan yang dapat dialihkan kepada tenaga outsourcing harus memenuhi beberapa kriteria berikut:
- Tidak termasuk dalam aktivitas utama atau inti dari perusahaan.
- Dilakukan sesuai dengan arahan, baik langsung maupun tidak langsung, dari perusahaan pemberi kerja.
- Berperan sebagai penunjang operasional perusahaan secara keseluruhan.
- Tidak menghambat jalannya proses produksi utama.
Baca Juga: Aturan Pekerja Lepas Harian dan Hak yang Didapatkan
Bagaimana Sistem Kerja dan Perekrutan Karyawan Outsourcing?
Berdasarkan Pasal 64 Undang-Undang Ketenagakerjaan, perusahaan penyedia layanan outsourcing wajib menjalin kerjasama resmi dengan perusahaan pengguna melalui perjanjian tertulis.
Perjanjian ini bisa berupa sistem borongan atau penyediaan jasa tenaga kerja/buruh.
Kerjasama ini mengikuti sistem kontrak yang diatur dalam Pasal 56 UU Ketenagakerjaan, dengan dua jenis perjanjian:
- PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu), untuk pekerjaan yang sifatnya sementara.
- PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu), untuk pekerjaan yang berkelanjutan tanpa batas waktu.
Proses perekrutan tenaga kerja outsourcing pada dasarnya mirip dengan perekrutan karyawan biasa.
Calon karyawan perlu menjalani wawancara, tes tertulis, dan tahapan lain sesuai kebijakan perusahaan outsourcing tersebut.
Baca Juga: Aturan Pekerja Harian Lepas dan Regulasinya di Indonesia
Apa Saja Jenis-Jenis Outsourcing?
Berikut jenis-jenis outsourcing yang umumnya digunakan oleh perusahaan:
1. Onshore Outsourcing
Onshore outsourcing menyewa penyedia jasa dari wilayah atau negara yang sama.
Keuntungan utamanya adalah komunikasi yang lancar tanpa hambatan budaya atau bahasa, meskipun biayanya mungkin lebih tinggi dibandingkan jenis outsourcing lain.
2. Offshore Outsourcing
Offshore outsourcing melibatkan penyedia jasa dari negara lain.
Contohnya, perusahaan startup di Indonesia menyewa developer dari India untuk mengembangkan aplikasi mereka.
Jenis ini menawarkan biaya yang lebih rendah dan akses ke tenaga ahli global, tetapi mungkin ada tantangan dalam zona waktu atau perbedaan budaya.
Baca Juga: PKWT Adalah: Pengertian, Hak, dan Jenisnya
3. Nearshore Outsourcing
Nearshore outsourcing adalah menyewa penyedia jasa dari negara tetangga.
Misalnya, perusahaan di Indonesia menyewa jasa pembuatan software dari Malaysia.
Jenis ini mempermudah komunikasi karena adanya kesamaan budaya, bahasa, atau zona waktu.
4. Onsite Outsourcing
Onsite outsourcing adalah menyewa penyedia jasa untuk bekerja langsung di lokasi perusahaan.
Contohnya, perusahaan manufaktur di Surabaya menyewa teknisi mesin dari perusahaan outsourcing untuk menangani perbaikan peralatan langsung di pabrik mereka.
Jenis ini sering digunakan untuk proyek teknis yang membutuhkan kehadiran fisik.
Baca Juga: Karyawan Outsourcing dan Kontrak, Apa Perbedaannya?
Apa Saja Kelebihan Menggunakan Jasa Outsourcing?
Outsourcing memiliki banyak manfaat bagi perusahaan, antara lain:
1. Menghemat Biaya Operasional
Mempekerjakan lebih banyak karyawan internal sering kali membutuhkan biaya besar, termasuk untuk proses rekrutmen dan pelatihan.
Dengan outsourcing, perusahaan dapat memangkas biaya tersebut.
Misalnya, jika sebuah perusahaan membutuhkan ruang kantor tambahan untuk mendukung pertumbuhannya, outsourcing pekerjaan seperti data entry atau telemarketing bisa mengurangi kebutuhan tersebut.
Selain itu, outsourcing memungkinkan perusahaan mengurangi pengeluaran, seperti biaya sewa, sehingga menghasilkan penghematan yang signifikan.
2. Mendukung Strategi Pertumbuhan dan Fokus pada Kompetensi Utama
Pertumbuhan pesat sering kali membuat beban operasional kantor bertambah, yang dapat menyita sumber daya perusahaan dan menghambat pencapaian tujuan utama.
Dengan mengalihdayakan pekerjaan yang kurang penting, perusahaan dapat fokus pada aktivitas utama dan strategi pertumbuhan.
Hal ini memungkinkan perusahaan menjalankan inisiatif penting tanpa mengorbankan kualitas atau layanan.
3. Meningkatkan Efisiensi
Outsourcing sangat efektif untuk pekerjaan yang membutuhkan biaya besar atau tingkat keahlian tinggi.
Dengan menyerahkan pekerjaan tersebut kepada pihak ketiga, perusahaan dapat fokus pada operasi lainnya dan meningkatkan produktivitas kerja.
Misalnya, perusahaan desain furnitur dapat lebih banyak waktu untuk melatih desainer, sementara fungsi pemasaran diserahkan kepada pihak lain yang ahli di bidang tersebut.
4. Pengendalian Operasi yang Lebih Baik
Outsourcing dapat membantu perusahaan mengatasi masalah di departemen yang tidak terkelola dengan baik atau menimbulkan biaya tinggi.
Contohnya, jika departemen IT memiliki terlalu banyak proyek dan kekurangan staf, perusahaan bisa mengalihdayakan sebagian pekerjaan tersebut.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk lebih mengontrol operasional dan memastikan efisiensi kerja.
Baca Juga: Freelance Adalah: Pengertian, Cara Kerja, dan Contoh Pekerjaannya
5. Fleksibilitas dalam Menyesuaikan Kebutuhan Staf
Outsourcing memberikan solusi fleksibel untuk kebutuhan tenaga kerja yang bersifat musiman atau sementara.
Ketika pekerjaan berkurang, perusahaan dapat kembali menangani pekerjaan tersebut secara internal.
Misalnya, selama musim audit atau pelaporan pajak, departemen akuntansi dapat mengalihdayakan beberapa fungsi untuk mendapatkan tenaga tambahan dengan biaya yang lebih hemat.
6. Keberlanjutan Bisnis dan Manajemen Risiko
Perusahaan sering menghadapi risiko ketika mengalami turnover karyawan yang tinggi, yang dapat mengganggu operasi.
Dengan outsourcing, perusahaan dapat memastikan keberlanjutan bisnis meskipun ada kekurangan staf.
Misalnya, jika manajer SDM sedang cuti panjang dan asistennya mengundurkan diri, perusahaan dapat mengalihdayakan fungsi SDM sementara waktu untuk menjaga kelancaran operasional.
7. Kesempatan Pengembangan Keterampilan Staf Internal
Outsourcing proyek besar atau kompleks memberikan peluang bagi staf internal untuk belajar keterampilan baru.
Misalnya, jika perusahaan perlu meningkatkan peralatan khusus tetapi kekurangan insinyur yang sesuai, engineer dari outsourcing dapat bekerja bersama staf internal untuk mentransfer keahlian mereka.
Hal ini membantu perusahaan meningkatkan kemampuan timnya tanpa harus merekrut staf baru secara permanen.
8. Meningkatkan Loyalitas Pelanggan
Outsourcing memiliki fungsi tertentu, seperti pemasaran atau layanan pelanggan, dapat membantu perusahaan meningkatkan kualitas layanan dan memperkuat manajemen hubungan pelanggan.
Misalnya, perusahaan marketing yang kurang ahli dalam iklan digital dapat mengalihdayakan pekerjaan tersebut kepada pihak yang berpengalaman.
Dengan demikian, perusahaan dapat menghasilkan campaign yang lebih efektif dan sesuai dengan nilai brand mereka.
Baca Juga: Rasio Tenaga Kerja: Arti, Cara Menghitung, dan Contohnya
Apa Saja Kekurangan Menggunakan Jasa Outsourcing?
Sayangnya, meskipun memiliki sejumlah kelebihan, ada beberapa kekurangan dari jasa outsourcing yang juga perlu Anda pertimbangkan:
1. Pengendalian Operasional
Saat perusahaan menyerahkan seluruh fungsi departemen kepada pihak lain, kendali operasionalnya juga berpindah.
Penyedia outsourcing mungkin memiliki prioritas yang berbeda, misalnya lebih fokus pada keuntungan daripada memenuhi standar tertentu dari perusahaan pemberi tugas.
Selain itu, kontrak dengan harga tetap sering kali membuat perusahaan harus mengurangi biaya sebelum meraih keuntungan.
Karena tingkat kendali yang diberikan setiap penyedia bervariasi, penting bagi perusahaan untuk memilih mitra yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
2. Biaya
Biaya outsourcing bergantung pada sektor atau industrinya.
Biasanya, kontrak akan mencantumkan semua biaya yang relevan, tetapi jika ada layanan tambahan di luar kontrak, perusahaan harus siap dengan biaya ekstra.
Selain itu, perusahaan mungkin perlu membayar jasa pengacara untuk meninjau kontrak dan memastikan isinya sesuai.
Semakin luas layanan yang ditawarkan penyedia outsourcing, biasanya biayanya juga semakin tinggi.
3. Keamanan dan Kerahasiaan
Melindungi data rahasia seperti dokumen medis, data penggajian, atau informasi penting lainnya merupakan hal yang sangat penting saat menggunakan jasa outsourcing.
Hal ini disebabkan akrena adanya risiko kebocoran data jika tidak ada langkah pengamanan yang memadai.
Jika outsourcing melibatkan data sensitif, perusahaan harus memastikan ada langkah proaktif untuk melindungi informasi tersebut, seperti perjanjian kerahasiaan.
Baca Juga: Data Internal Perusahaan Bocor, Apa yang Harus Dilakukan?
4. Kewajiban Kontrak
Ketika sebuah perusahaan mengalihdayakan operasionalnya, kondisi keuangan penyedia outsourcing akan memengaruhi keberlangsungan kerja sama.
Oleh karena itu, penting untuk memeriksa kesehatan finansial penyedia sebelum menandatangani kontrak.
Jika penyedia mengalami masalah keuangan, mereka mungkin tidak bisa memenuhi kewajiban kontrak.
5. Kualitas
Outsourcing bisa berdampak pada kualitas produk atau layanan.
Untuk memastikan standar tetap terjaga, perusahaan mungkin perlu menyediakan pelatihan terlebih dahulu sebelum menyerahkan pekerjaan kepada pihak lain.
Selain itu, penting untuk menghitung apakah biaya pelatihan tersebut lebih besar atau lebih kecil dibandingkan manfaat dari outsourcing.
Dengan strategi outsourcing yang tepat, perusahaan bisa tetap mempertahankan bahkan meningkatkan kualitas layanan atau produk mereka.
Baca Juga: Pengertian PEO, Manfaat, Cara Kerja, dan Tips Memilihnya
Apa Saja Persyaratan Penyedia Jasa Outsourcing?
Sebelum memilih jasa penyedia outsourcing, Anda perlu memastikan bahwa penyedia tersebuut sudah memenuhi syarat dan aturan yang berlaku.
Perusahaan outsourcing harus berbadan hukum dan memenuhi syarat tertentu untuk dapat bekerja sama dengan perusahaan pengguna jasa.
Meskipun karyawan outsourcing bekerja di lokasi perusahaan pengguna, mereka sebenarnya berada di bawah tanggung jawab perusahaan outsourcing dan memiliki perjanjian kerja dengan perusahaan tersebut.
Menurut Pasal 20 PP 35/2021, ada dua persyaratan utama untuk mendirikan perusahaan outsourcing:
- Berbentuk badan hukum.
- Memenuhi semua standar, prosedur, serta perizinan usaha yang ditetapkan pemerintah pusat.
Kemudian, karena UU No. 11/2020 jo PP 35/2021 belum mengatur secara detail, ketentuan lama dalam Permenaker No. 19 Tahun 2012 dan Permenaker No. 11 Tahun 2019 masih berlaku, yang meliputi:
1. Izin Usaha Perusahaan Jasa Penyediaan Pekerjaan (JPP)
Berlaku di seluruh Indonesia selama perusahaan tersebut beroperasi.
2. Pendaftaran Perjanjian Kerjasama
Perjanjian antara perusahaan JPP dengan perusahaan pengguna jasa harus didaftarkan ke Disnaker setempat.
3. Perjanjian Kerja dengan Pekerja
Perusahaan outsourcing wajib membuat perjanjian kerja (PKWT/PKWTT) dengan karyawannya dan mencatatkannya ke Disnaker.
Baca Juga: Berapa Gaji Outsourcing? Berikut Contoh Perhitungannya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas outsourcing adalah strategi yang dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, seperti efisiensi biaya, fokus pada kompetensi inti, dan fleksibilitas tenaga kerja.
Namun, langkah ini juga memiliki risiko, seperti kehilangan kontrol operasional atau masalah keamanan data, sehingga perlu dipertimbangkan dengan cermat.
Di Indonesia, outsourcing diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan, khususnya Pasal 64–66 UU Nomor 13 Tahun 2003 yang kemudian direvisi melalui Undang-Undang Cipta Kerja.
Regulasi ini memberikan panduan tentang jenis pekerjaan yang dapat di-outsourcing, hak-hak tenaga kerja, serta kewajiban perusahaan penyedia dan pengguna jasa.
Dengan memahami dan mematuhi ketentuan hukum ini, perusahaan dapat memastikan bahwa proses outsourcing berjalan secara legal dan adil bagi semua pihak.
Untuk meningkatkan efisiensi dalam kegiatan operasional bisnis, perusahaan juga dapat mempertimbangkan penggunaan sistem HRIS dari GajiHub.
Sistem ini dapat membantu tim HR mengelola urusan administrasi karyawan, seperti pembayaran kompensasi dan tunjangan, hingga penghitungan pesangon saat ada karyawan yang resign.
Selain itu, GajiHub juga memberikan 30 laporan karyawan yang dapat memudahkan Anda dalam melakukan performance management.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
