Di dunia kerja yang serba cepat seperti sekarang ini, adanya distraksi dapat dengan mudah menghambat produktivitas dan mengurangi fokus.
Mulai dari notifikasi email yang terus berbunyi, tergoda scrolling media sosial, atau obrolan yang tidak perlu antar rekan kerja.
Berbagai distraksi tersebut dapat berdampak besar pada produktivitas karyawan, sebab setiap kali seseorang teralihkan dari tugasnya, ia membutuhkan banyak waktu untuk kembali fokus.
Menurut penelitian dari University of California, dibutuhkan sekitar 23 menit untuk benar-benar kembali berkonsentrasi setelah terdistraksi.
Jika gangguan terjadi berkali-kali dalam sehari, bayangkan berapa banyak waktu yang terbuang dan betapa sulitnya menyelesaikan pekerjaan secara optimal.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas cara mengatasi distraksi saat kerja berdasarkan jenis-jenisnya, serta strategi untuk menimalkan distraksi.
Apa Saja Jenis Distraksi di Tempat Kerja?
Untuk mengatasi distraksi saat kerja, Anda perlu memahami jenis-jenis distraksi yang mungkin akan mengganggu kinerja Anda.
Berikut adalah beberapa jenis distraksi secara umum beserta cara mengatasinya:
1. Meeting yang Tidak Produktif
Meeting memang penting untuk komunikasi dan kerja sama tim, namun jika terlalu sering atau tidak memiliki tujuan yang jelas, aktivitas ini justru bisa mengganggu pekerjaan.
Menurut survei dari University of North Carolina, 65% responden merasa rapat menghambat alur kerja mereka, dan 71% lainnya menganggap rapat di kantor tidak efisien.
Bahkan, rata-rata karyawan menghabiskan 31 jam setiap bulan untuk menghadiri rapat yang tidak berdampak positif.
Cara Mengatasi Distraksi Saat Kerja
- Buat agenda rapat yang jelas dan tentukan tujuan serta topik pembahasan.
- Undang hanya peserta yang benar-benar berkaitan dengan rapat.
- Tetapkan batas waktu agar rapat tidak terlalu lama.
- Gunakan alternatif komunikasi lain seperti email atau aplikasi manajemen proyek untuk mengurangi frekuensi rapat.
2. Notifikasi Digital
Notifikasi dari email, pesan instan, atau aplikasi lain bisa mengganggu fokus saat bekerja.
Jika terus-menerus mengecek dan membalas pesan, pekerjaan utama bisa terbengkalai.
Sebuah penelitian di Inggris menemukan bahwa karyawan yang terganggu oleh email membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan tugasnya.
Cara Mengatasi
- Aktifkan mode “jangan ganggu” di ponsel atau komputer saat bekerja.
- Tetapkan waktu khusus untuk mengecek dan membalas email.
- Gunakan metode batch replying, yaitu membalas semua email dalam satu waktu tertentu.
- Buat batasan jam kerja agar orang lain tahu kapan bisa menghubungi Anda.
3. Kurangnya Delegasi Tugas
Jika satu orang harus menangani terlalu banyak tugas, hal ini bisa menyebabkan kelelahan, stres, dan hasil kerja yang kurang optimal.
Kurangnya delegasi tugas juga bisa membuat pekerjaan tidak selesai tepat waktu dan menurunkan kepuasan kerja.
Cara Mengatasi Distraksi Saat Kerja
- Kenali kemampuan dan keahlian setiap anggota tim untuk membagi tugas secara adil.
- Berikan kesempatan bagi karyawan untuk belajar dan menyampaikan pendapat mereka.
- Jangan ragu untuk memberikan dukungan atau membantu jika dibutuhkan.
- Sediakan pelatihan agar karyawan lebih percaya diri dalam menangani tugas yang diberikan.
4. Kebisingan di Kantor
Berdasarkan laporan Noise and Wellbeing at Work, sekitar 52% pekerja merasa terganggu oleh kebisingan di kantor, dan 65% mengatakan bahwa suara sekitar memengaruhi kinerja mereka.
Suara telepon, mesin, pintu yang dibuka dan ditutup, atau bahkan suara makan yang keras bisa menjadi gangguan yang mengurangi fokus dan meningkatkan stres.
Cara Mengatasi Distraksi Saat Kerja
- Sediakan ruang kerja yang lebih tenang, seperti ruang tertutup atau area khusus tanpa gangguan.
- Bantu karyawan yang bekerja dari rumah menciptakan lingkungan kerja yang kondusif.
- Gunakan headphone peredam bising untuk mengurangi gangguan suara di sekitar.
Baca Juga: Kerja Remote: Pengertian, Cara, dan Tips Efektifnya
5. Multitasking
Banyak yang mengira multitasking dapat meningkatkan produktivitas.
Padahal, penelitian menunjukkan bahwa hanya 2,5% orang yang benar-benar bisa melakukannya secara efektif.
Berpindah-pindah tugas dengan cepat justru dapat menghambat fokus, karena otak harus terus beradaptasi dengan tugas baru, sehingga pekerjaan menjadi kurang optimal.
Cara Mengatasi Distraksi Saat Kerja
- Kenali kemampuan multitasking tim dan berikan bimbingan agar mereka bisa melakukannya lebih efektif.
- Buat daftar tugas prioritas dan selesaikan satu per satu.
- Kelompokkan tugas yang serupa agar lebih mudah diselesaikan.
- Selesaikan tugas yang paling sulit terlebih dahulu untuk meningkatkan efisiensi.
6. Media Sosial
Media sosial menjadi salah satu distraksi terbesar di tempat kerja.
Studi menunjukkan bahwa sekitar 34% karyawan terdistraksi oleh media sosial, dengan rata-rata penggunaan mencapai 2 jam 23 menit per hari.
Menurut Cal Newport dalam TED Talk-nya, media sosial bisa diibaratkan seperti kasino, yang membuat pengguna terus tertarik untuk menghabiskan lebih banyak waktu.
Cara Mengatasi Distraksi Saat Kerja
- Tetapkan waktu khusus untuk mengakses media sosial agar tidak mengganggu pekerjaan.
- Matikan notifikasi saat bekerja agar lebih fokus.
- Buat kebijakan penggunaan media sosial di kantor untuk menghindari penyalahgunaan.
- Gunakan aplikasi pemblokir situs untuk membatasi akses media sosial melalui komputer kantor.
- Batasi penggunaan media sosial hanya saat jam istirahat agar produktivitas tetap terjaga.
Baca Juga: 25 Tips Morning Routine untuk Lebih Produktif
7. Deadline dan Prioritas yang Bertabrakan
Terlalu banyak tugas dalam waktu bersamaan bisa membuat karyawan sulit fokus, berpindah-pindah tugas tanpa istirahat, dan mengalami stres.
Akibatnya, kualitas pekerjaan menurun karena mereka tidak memiliki cukup waktu untuk melakukan riset atau analisis yang baik.
Cara Mengatasi Distraksi Saat Kerja
- Pahami beban kerja setiap karyawan sebelum memberikan tugas baru.
- Tetapkan target yang realistis dan berikan kesempatan bagi karyawan untuk menyampaikan keterbatasan mereka.
- Gunakan aplikasi manajemen tugas untuk mengatur beban kerja dan menyesuaikan tenggat waktu jika diperlukan.
- Pastikan karyawan memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan dengan hasil terbaik tanpa tekanan berlebihan.
8. Aplikasi Komunikasi yang Tidak Aman
Banyak karyawan yang menggunakan aplikasi komunikasi mereka saat bekerja.
Namun, aplikasi ini bisa menjadi sumber hambatan, terutama ketika notifikasi yang muncul bisa menggoda mereka untuk membuka HP dan bahkan melihat meme, scroll Tiktok, dan sebagainya.
Hal ini bisa mengurangi fokus dan produktivitas mereka.
Selain itu, aplikasi yang tidak aman bisa membahayakan data perusahaan.
Percakapan, dokumen penting, dan informasi pribadi bisa tercampur, bahkan rentan terhadap pencurian data jika tidak dilindungi dengan baik.
Cara Mengatasi Distraksi Saat Kerja
- Gunakan aplikasi komunikasi yang aman dan terenkripsi untuk urusan kantor.
- Dorong karyawan menggunakan aplikasi yang memiliki fitur autentikasi keamanan.
- Tetapkan waktu khusus untuk mengecek pesan pribadi, seperti saat makan siang atau istirahat.
- Buat kebijakan tentang alat komunikasi yang diperbolehkan di tempat kerja.
- Berikan pelatihan agar komunikasi tetap aman dan produktif.
Baca Juga: 15 Aplikasi Perkantoran untuk Meningkatkan Produktivitas
9. Lingkungan Kerja yang Berantakan
Ruang kerja yang tidak rapi bisa mengganggu konsentrasi dan membuat karyawan sulit memproses informasi.
Kekacauan ini bisa berupa tumpukan kotak, dokumen berserakan, atau meja yang penuh dengan barang-barang tidak terorganisir.
Selain menyulitkan dalam mencari barang yang dibutuhkan, lingkungan yang berantakan juga bisa meningkatkan stres dan kecemasan.
Cara Mengatasi Distraksi Saat Kerja
- Biasakan merapikan meja kerja setiap hari.
- Singkirkan barang-barang yang tidak diperlukan.
- Simpan dokumen dalam folder yang tertata rapi atau gunakan penyimpanan digital.
- Hindari makan di meja kerja agar tetap bersih dan nyaman.
- Terapkan kebijakan kebersihan ruang kerja dan beri penghargaan bagi karyawan yang menjaga kebersihan.
10. Gosip di Kantor
Berinteraksi dengan rekan kerja memang penting untuk membangun hubungan yang baik.
Namun, jika obrolan terlalu sering, terutama yang bersifat gosip, hal ini bisa menjadi gangguan.
Menghabiskan waktu untuk membahas hal-hal tidak penting bisa menurunkan produktivitas dan menciptakan lingkungan kerja yang tidak sehat.
Gosip juga bisa merusak kepercayaan antar karyawan, menghambat kreativitas, dan menimbulkan perpecahan dalam tim.
Cara Mengatasi Distraksi Saat Kerja
- Jika ada rekan kerja yang suka mengajak mengobrol, sampaikan dengan sopan bahwa Anda harus fokus bekerja.
- Batasi obrolan di jam kerja dan alihkan ke jam istirahat.
- Jika memiliki ruang kerja sendiri, tutup pintu agar tidak terganggu.
- Gunakan headphone untuk menghindari gangguan dari percakapan yang tidak perlu.
Baca Juga: 6 Jenis Konflik di Tempat Kerja dan Tips Mengelolanya
Bagaimana Tips Meminimalkan Distraksi Saat Kerja?
Menjaga fokus saat bekerja memang bukan hal yang mudah, namun dengan beberapa cara sederhana, Anda dapat mengatasi distraksi saat kerja.
Berikut beberapa tips yang bisa dicoba:
1. Catat Aktivitas Harian
Tuliskan tugas yang sudah Anda selesaikan dan perhatikan kapan Anda biasanya terdistraksi.
Seiring waktu, Anda akan mulai melihat pola tertentu dan bisa mengantisipasi gangguan.
Misalnya, jika atasan selalu meminta laporan kemajuan setiap sore, cobalah mengirimkannya lebih awal.
Dengan begitu, Anda bisa lebih mengontrol jadwal dan lingkungan kerja Anda.
2. Tentukan Prioritas
Susun daftar tugas berdasarkan tingkat kepentingannya.
Pilih satu atau dua tugas utama untuk diselesaikan terlebih dahulu.
Dengan begitu, Anda tidak akan terlalu terbebani jika ada tugas kecil yang belum sempat dikerjakan.
3. Gunakan Teknik Manajemen Waktu
Teknik Pomodoro membantu Anda bekerja lebih efektif dengan membagi waktu menjadi sesi 25 menit.
Setiap sesi fokus untuk satu tugas tertentu, lalu diikuti dengan istirahat singkat.
Cara ini membuat pekerjaan terasa lebih ringan dan membantu Anda tetap fokus, terutama saat mengerjakan tugas yang sulit.
Baca Juga: 6 Strategi Manajemen Waktu untuk Tingkatkan Produktivitas
4. Fokus pada Satu Tugas dalam Satu Waktu
Multitasking bisa membuat Anda kehilangan fokus dan kurang produktif.
Cobalah untuk menyelesaikan satu tugas sebelum beralih ke tugas lainnya agar bisa lebih maksimal dan menghindari gangguan.
Baca Juga: Multitasking dalam Bekerja: Pengertian, Kekurangan, dan Cara Menguranginya
5. Batasi Waktu untuk Mengecek Pesan dan Email
Jika tidak dikontrol, mengecek email dan pesan kerja bisa menghabiskan banyak waktu.
Cobalah untuk mematikan notifikasi dan tentukan waktu khusus untuk membaca dan membalas pesan.
Jika ada hal yang benar-benar mendesak, orang pasti akan mencari cara lain untuk menghubungi Anda.
6. Jangan Lupa Istirahat
Bekerja terlalu lama tanpa istirahat bisa mengurangi fokus dan energi Anda.
Jika tidak menyisihkan waktu untuk beristirahat, tubuh Anda akan merasa lelah dengan sendirinya.
Gunakan waktu istirahat untuk meregangkan tubuh, bergerak, mengobrol sebentar, atau menikmati secangkir teh agar tetap segar dan fokus saat kembali bekerja.
7. Kurangi Gangguan dari Smartphone
Rata-rata orang menghabiskan hampir 2,5 jam per hari di ponsel mereka untuk hal-hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.
Banyak aplikasi memang dirancang agar Anda terus menggunakannya, misalnya fitur infinite scrolling di media sosial yang membuat Anda sulit berhenti membaca.
Untuk mengurangi gangguan dari smartphone, Anda bisa:
Mematikan notifikasi yang tidak penting
Aktifkan mode Do Not Disturb agar ponsel tidak terus berbunyi.
Jika ada panggilan atau pesan penting, Anda bisa mengatur agar tetap masuk.
Menyembunyikan aplikasi yang mengganggu dari layar utama
Jika aplikasi tidak langsung terlihat, Anda akan lebih jarang tergoda untuk membukanya.
Mengubah layar menjadi hitam putih
Warna-warna cerah pada ikon aplikasi dan notifikasi dirancang untuk menarik perhatian Anda.
Tampilan hitam putih bisa mengurangi daya tariknya dan membantu Anda lebih fokus.
Dengan menerapkan tips ini, Anda bisa bekerja lebih efektif dan menghindari gangguan yang menghambat produktivitas.
Baca Juga: Mental Block: Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa distraksi di tempat kerja, seperti meeting yang tidak produktif, notifikasi HP, kebisingan di tempat kerja dapat menghambat produktivitas.
Untuk mengatasinya, ada beberapa tips yang bisa Anda terapkan seperti mengatur meeting dengan agenda yang jelas, membatasi notifikasi, hingga menciptakan lingkungan kerja yang tenang.
Selain itu, Anda juga dapat menerapkan tips tambahan seperti mencatat aktivitas harian, menentukan prioritas, menggunakan teknik manajemen waktu, hingga membatasi penggunaan smartphone.
Dengan langkah-langkah ini, Anda pun dapat terhindar dari distraksi dan meningkatkan produktivitas kerja.
Untuk mendukung karyawan terutama tim HR, perusahaan juga perlu berfokus pada manajemen data karyawan menggunakan software dari GajiHub.
Melalui fitur analisa data yang dimilikinya, Anda dapat mengetahui semua ringkasan gaji seluruh karyawan berdasarkan histori, mulai dari gaji pokok hingga take home pay.
Selain itu, Anda juga bisa mengetahui data pembayaran gaji dari bulan ke bulan lebih mudah sehingga bisa membuat keputusan bisnis yang lebih baik dengan proses rekap otomatis
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Silo Mentality: Arti, Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya - 31 January 2025
- 10 Jenis dan Cara Mengatasi Distraksi Saat Bekerja + Tipsnya - 31 January 2025
- Empathetic Listening: Manfaat, Prinsip, Ciri-ciri, dan Tipsnya - 31 January 2025