Software payroll menjadi pilihan terbaik untuk Anda yang ingin mempermudah pengelolaan karyawan. Manfaat menggunakan software payroll akan Anda dapatkan bahkan sejak penggunaan pertama Anda.
Bagaimana pun, karyawan adalah jantung dari sebuah organisasi. Dengan menggunakan software payroll Anda akan mendapatkan manfaat terkait penggajian karyawan.
Karyawan Anda bisa mendapatkan gaji tepat waktu dengan manfaat menggunakan software payroll ini. Siapa sih karyawan yang tidak ingin mendapatkan gaji tepat waktu dan itu bisa membuat karyawan semakin semangat untuk bekerja.
Memproses penggajian tidaklah mudah dan merupakan tugas yang memakan waktu. Hal ini akan menjadi lebih membosankan ketika organisasi tumbuh dan memiliki lebih banyak karyawan dari waktu ke waktu.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai manfaat menggunakan software payroll. Anda dapat menyimak penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa Pengertian dari Software Payroll?
Software payroll atau perangkat lunak penggajian adalah program yang mengotomatiskan dan menyederhanakan pembayaran karyawan sehingga memudahkan proses penggajian. Ini membantu dalam penghitungan pembayaran, tunjangan, dan potongan karyawan yang akurat, pemotongan pajak, dan lainnya.
Software ini harus dimiliki karena akan memastikan karyawan dibayar secara akurat dan tepat waktu dan juga memastikan kepuasan karyawan, dimana ini akan berdampak pada kinerja bisnis secara keseluruhan.
Anda akan kagum dengan berapa banyak waktu yang dapat Anda hemat jika Anda melepaskan proses penggajian jadul yang dilakukan dengan bantuan spreadsheet dan perhitungan manual dan beralih ke sistem penggajian otomatis.
Manfaat menggunakan software payroll bisa jauh melebihi ekspektasi Anda, karena tidak hanya menghemat waktu tetapi juga membantu mengurangi kesalahan dan meningkatkan akurasi.
Baca Juga: 8 Kesalahan Payroll dan Langkah Mencegahnya
Apa Kegunaan Software Payroll?
Berikut beberapa kegunaan yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan software payroll:
1. Manajemen penggajian
Penggunaan utama sistem penggajian adalah manajemen penggajian atau payroll management. Mengotomatiskan perhitungan gaji karyawan dengan potongan pajak yang tepat dan memberikan pembayaran yang akurat dan tepat waktu sangatlah penting.
Mengikuti setiap langkah dan memasukkan data seperti jadwal penggajian, jenis klasifikasi karyawan, hingga slip gaji sangat memakan waktu, dan perangkat lunak penggajian dapat membantu mengotomatiskan proses sehingga menghemat waktu.
2. Pelacakan waktu dan kehadiran
Melacak kapan setiap karyawan masuk, keluar, berapa jam kerja yang telah mereka lakukan, waktu libur, cuti dan izin, lembur, dan lain-lain tidak mungkin dilakukan jika Anda tidak memiliki sistem.
Salah satu manfaat utama dari sistem penggajian adalah sistem ini dapat melacak waktu dan kehadiran, sehingga tidak perlu repot-repot melacak kartu absensi karyawan.
3. Pengajuan dan perhitungan pajak yang tepat
Menghitung potongan pajak melelahkan secara mental. Mengotomatiskan tugas ini tidak hanya akan membantu menghasilkan perhitungan yang bebas dari kesalahan, tetapi juga menghemat waktu dan memungkinkan HR untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas penting lainnya yang berhubungan dengan HR.
Selain itu, solusi penggajian akan memperbarui perubahan dalam undang-undang perpajakan dan memberi tahu Anda tentang hal tersebut. Jadi, ketika harus mengisi formulir pajak, sistem penggajian akan secara otomatis mengisi dokumen untuk Anda dan mengirimkannya.
4. Manajemen keuangan karyawan
Setiap karyawan berhak atas variabel, tunjangan, dan bonus tertentu. Sistem manajemen penggajian dapat dengan mudah melacak dan menghitung biaya karyawan.
Jika Anda perlu mengganti sejumlah uang kepada karyawan atau menawarkan tunjangan pada acara-acara khusus tertentu seperti ulang tahun atau hari libur, sistem penggajian sangat berguna.
Berbicara mengenai penggunaan sistem penggajian dalam manajemen SDM, manfaat dari solusi HR dan penggajian yang terintegrasi adalah menyederhanakan manajemen data dan memberikan akurasi data yang lebih baik.
5. Pembuatan formulir dan laporan
Sistem penggajian dapat menghasilkan laporan seperti slip gaji, laporan tunjangan, dan lainnya. Sistem ini memberikan akses mudah bagi karyawan untuk mencetak slip gaji atau laporan gaji kapan pun mereka mau.
Pencatatan menjadi jauh lebih mudah dengan bantuan sistem penggajian karena memungkinkan Anda untuk menyimpan dan menemukan data dengan mudah. Hal ini menghilangkan kerumitan dalam menyimpan catatan fisik dan kekhawatiran akan salah tempat.
Baca Juga: 10 Manfaat Software Payroll untuk Bisnis
Apa Saja Manfaat Menggunakan Software Payroll?
Software payroll adalah perangkat lunak yang dapat membantu mengotomatiskan dan menyederhanakan proses pembayaran gaji karyawan. Mulai dari menghitung gaji, pajak, potongan, tunjangan hingga mengelola waktu, kehadiran, dan membuat laporan serta slip gaji, perangkat lunak penggajian sangat bermanfaat, terutama bagi SDM sebuah organisasi.
Berikut adalah beberapa manfaat menggunakan software payroll untuk karyawan Anda:
1. Menghilangkan kesalahan dan menghemat waktu
Menurut IRS, 33% bisnis melakukan kesalahan penggajian setiap tahunnya. Sistem penggajian otomatis, bersama dengan kemudahan penghitungannya secara alami jauh lebih akurat dan merupakan cara yang bagus untuk mengurangi kesalahan serta menghemat waktu.
Memproses penggajian secara manual adalah tugas yang membosankan bagi HR dan rentan terhadap kesalahan, yang dapat mengakibatkan pembayaran yang tidak akurat kepada karyawan. Perangkat lunak penggajian mengotomatiskan tugas-tugas yang terkait dengan pemrosesan penggajian dan secara otomatis menghitung gaji dengan pajak dan potongan yang tepat.
Sebuah survei tahun 2021 oleh National Payroll Week mengungkapkan bahwa 95% karyawan menggunakan setoran langsung sebagai cara transaksi pembayaran karena mereka merasa lebih nyaman.
Otomatisasi penggajian membantu memfasilitasi pembayaran yang tepat waktu dan bebas dari kesalahan sehingga meningkatkan kepuasan karyawan. Hal ini juga membebaskan waktu penting bagi SDM untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas penting lainnya seperti membuat strategi, program pengembangan karyawan, dll untuk meningkatkan produktivitas organisasi.
2. Menyesuaikan dengan aturan yang berlaku di Indonesia
Dengan sistem penggajian yang tepat, pemeliharaan kepatuhan organisasi Anda menjadi jauh lebih mudah. Dengan undang-undang ketenagakerjaan yang terus berubah, sulit bagi bisnis untuk melacak perubahan tersebut.
Sistem penggajian secara otomatis memperbarui setiap perubahan dalam undang-undang ketenagakerjaan dan persyaratan hukum dalam sistem Anda dan membantu dalam proses kepatuhan.
Mulai dari membuat dan mengajukan formulir pajak, melacak jam kerja karyawan hingga memastikan pembayaran tepat waktu kepada karyawan sesuai dengan undang-undang upah, perangkat lunak penggajian menangani semuanya.
Dengan ini Anda bisa mudah menyesuaikan pengelolaan penggajian Anda dengan aturan yang berlaku di Indonesia.
Baca Juga: 9 Kesalahan Proses Payroll dan Upaya Menghindarinya
3. Keamanan data yang ditingkatkan
Penggajian berisi informasi sensitif dan berharga tentang karyawan seperti informasi pribadi, nomor rekening bank, rincian gaji, dll. Menyimpan catatan manual dari data ini dapat menyebabkan penyalahgunaan.
Sistem penggajian adalah sistem yang aman yang menyediakan keamanan dan penyimpanan data yang lengkap serta otentikasi multi-langkah untuk mengakses catatan. Beberapa sistem penggajian bahkan memiliki fitur keamanan yang canggih untuk melindungi informasi dari pelanggaran ilegal.
4. Meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan
Satu hal yang diharapkan setiap karyawan dari organisasi mereka adalah gaji mereka dibayarkan tepat waktu. Pemrosesan penggajian secara manual tidak hanya memakan waktu tetapi juga rentan terhadap kesalahan.
Sistem penggajian dapat membantu mempercepat proses ini dengan perhitungan yang lebih akurat dan memastikan bahwa karyawan dibayar tepat waktu. Hal ini akan meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan.
Selain itu, sistem penggajian menawarkan opsi ESS (Employee Self Service) yang memberikan karyawan akses mudah ke slip gaji, formulir pajak, dan informasi lainnya sesuai keinginan mereka. Hal ini meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan, sehingga meningkatkan loyalitas dan retensi.
5. Menyediakan pelaporan dan analitik secara real-time
Pelaporan dan analitik real-time pada data penggajian dapat membantu departemen SDM dan keuangan untuk tidak hanya melacak kehadiran dan jam kerja karyawan, tetapi juga menghasilkan laporan tentang biaya tenaga kerja dan produktivitas, serta mengidentifikasi tren dan pola dalam data penggajian.
Data ini dapat membantu organisasi membuat keputusan berbasis data yang tepat mengenai strategi SDM dan penggajian serta menciptakan strategi yang lebih baik untuk meningkatkan penghematan biaya.
Praktik penggajian manual rentan terhadap kesalahan manusia, pembayaran yang tidak akurat, dan penundaan, yang mengakibatkan rendahnya semangat kerja dan kinerja yang buruk di antara para karyawan.
Untuk menghindari hal ini, sistem manajemen penggajian yang efisien hadir. Berikut ini adalah rincian lengkap manfaat praktis yang ditawarkannya.
Baca Juga: 12 Rekomendasi Software Payroll Kontraktor Terbaik
Mengapa Anda Harus Menggunakan Software Payroll?
Setelah Anda mengetahui manfaat menggunakan software payroll, berikut 10 alasan mengapa Anda harus menggunakan software payroll:
1. Perhitungan yang andal dan tepat
Sistem manajemen penggajian secara otomatis menghitung upah dan potongan karyawan. Sistem ini menghemat waktu dan menghilangkan kemungkinan kesalahan manusia saat mencari data untuk penghitungan penggajian dan membatasi intervensi manual.
Sistem ini mengumpulkan dan menyimpan semua informasi yang relevan seperti jam kerja karyawan, kehadiran, dll. Dari situ, sistem ini membuat perhitungan yang tepat dan memastikan bahwa setiap karyawan dibayar secara akurat dan tepat waktu.
2. Pemberitahuan otomatis
Sistem mengirimkan notifikasi kepada manajer lapangan dan karyawan dalam berbagai skenario, termasuk:
- Ketika tiba waktunya bagi manajer untuk menjalankan penggajian
- Karyawan lupa mengisi lembar waktu mereka
- Ketika melihat adanya kesalahan dalam gaji dan kompensasi karyawan.
- Fitur ini memastikan komunikasi secara real-time, mengurangi kelupaan di tengah proses, dan membuat semua orang tetap mendapatkan informasi.
3. Fitur employee self service
Daripada mengejar manajer dan mengirim email ke departemen HR, karyawan lapangan dapat mengakses informasi terkait penggajian di aplikasi manajemen penggajian. Jika seorang eksekutif ingin memperbarui informasi pribadi seperti detail kontak atau mengajukan penggantian biaya, mereka dapat melakukannya secara online.
Mereka juga dapat mengirimkan lembar kerja atau meminta cuti, semuanya sendiri. Ketika karyawan mengambil alih tugas-tugas tersebut, administrator tidak terlalu terbebani.
4. Fleksibilitas terhadap Undang-Undang
Mengelola kepatuhan secara manual dengan aturan yang terus berubah dapat membuat distribusi penggajian menjadi sedikit lebih rumit. Tapi tidak dengan sistem penggajian otomatis.
Solusi perangkat lunak manajemen penggajian era baru memungkinkan penyesuaian di mana bisnis dapat membuat perubahan khusus pada pemrosesan penggajian sesuai kepatuhan yang mereka patuhi. Dengan cara ini, sistem membantu menyederhanakan proses bagi para manajer untuk menjaga kepatuhan.
5. Pencatatan yang akurat
Perangkat lunak manajemen penggajian tidak hanya menyimpan potongan, pajak, pengeluaran, dan pendapatan karyawan, tetapi juga pembayaran yang diproses kepada mereka dalam beberapa bulan terakhir.
Karyawan dapat mengakses slip gaji mereka, yang membantu meningkatkan transparansi di dalam tim.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Payroll Usaha Jasa
6. Pelacakan kehadiran karyawan
Penggajian dihitung berdasarkan jam kerja karyawan. Itu berarti setiap ketidaksesuaian saat mencatat waktu masuk dan keluar karyawan dapat menyebabkan pembayaran yang tidak akurat.
Namun, Anda dapat memitigasi hal ini dengan menggunakan software payroll terlengkap GajiHub yang akan melacak cuti karyawan, jam kerja, lembur, hari libur, reimburse, dan lain-lain, untuk menghitung dan membayar gaji karyawan.
7. Analisis data karyawan
Dengan menggunakan laporan yang dihasilkan oleh software payroll, manajer lapangan dapat menganalisis metrik terkait penggajian. Mereka dapat memperoleh wawasan tentang total jam kerja karyawan, jam kerja yang dapat ditagih atau tidak dapat ditagih, lembur, dll.
Langkah-langkah ini sering kali didasarkan pada prioritas dan kebutuhan organisasi mereka.
8. Meningkatkan retensi karyawan
Karyawan merasa frustasi setiap kali terjadi kesalahan atau penundaan saat pembayaran gaji. Untungnya, sistem manajemen penggajian menghilangkan kejadian seperti itu. Sistem ini membantu manajer memastikan bahwa karyawan mendapatkan pembayaran mereka tepat waktu tanpa penundaan dan kesalahan.
Hal ini meningkatkan kepuasan dan motivasi karyawan terhadap pekerjaan, yang pada akhirnya meningkatkan retensi karyawan.
9. Peningkatan keamanan data
Data penggajian berisi informasi sensitif seperti tanggal lahir karyawan, detail kontak, gaji, dan lain-lain, yang membuatnya rentan terhadap ancaman keamanan. Namun, perangkat lunak manajemen penggajian menyimpan semuanya dalam platform online yang aman dengan akses ke anggota tim tertentu.
Selain itu, Anda juga memiliki laporan untuk menghitung data yang telah diisi dengan jam kerja karyawan yang akurat. Jadi, kemungkinan untuk mengubah dan mencuri data sangat kecil.
10. Pembuatan slip gaji
Karyawan dapat memeriksa informasi ringkasan pembayaran mereka. Mereka hanya perlu mengakses portal dan mengunduh slip gaji.
Dengan mendapatkan slip gaji tersebut, karyawan dapat mengetahui penghasilan mereka, gaji kotor, gaji bersih, potongan, pajak, dan lainnya. Lebih jauh lagi, hal ini mengarah pada budaya transparansi, akuntabilitas, dan keadilan dalam organisasi.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Payroll Manufaktur Terbaik
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai manfaat menggunakan software payroll untuk Anda. Sebagai sebuah perusahaan atau organisasi, Anda membutuhkan software payroll untuk memudahkan pengelolaan penggajian karyawan.
GajiHub menjadi pilihan terbaik bagi Anda yang membutuhkan software payroll untuk kemudahan pengelolaan penggajian dan pengelolaan karyawan secara menyeluruh di perusahaan Anda. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS berbasis cloud terlengkap yang akan membantu memudahkan pengelolaan karyawan.
Selain pengelolaan penggajian, GajiHub juga dapat digunakan untuk pengelolaan kehadiran karyawan, pengelolaan izin dan cuti, integrasi software akuntansi, pengelolaan BPJS, pengelolaan PPh 21, analisis data, hingga untuk pengelolaan reimbursement dan kasbon.
Jadi tunggu apa lagi, ini saatnya Anda beralih ke GajiHub untuk mendapatkan semua kemudahan pengelolaan karyawan dalam satu aplikasi. Klik tautan ini untuk daftar GajiHub dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024
- Manajemen Performa Karyawan: Manfaat dan Tahapannya - 24 October 2024
- At Will Employment: Ini Kelebihan dan Kekurangannya - 23 October 2024