7 Manfaat Aplikasi Cuti dan Cara Kerjanya

Cuti merupakan hak karyawan yang wajib dipenuhi oleh perusahaan.

Untuk memudahkan pengelolaan cuti karyawan, menggunakan aplikasi cuti menjadi pilihan terbaik.

Aplikasi cuti ini bisa memberikan manfaat tidak hanya untuk perusahaan, tetapi juga untuk karyawan.

Apa saja manfaat cuti tersebut dan bagaimana cara memilih aplikasi cuti terbaik untuk perusahaan?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai manfaat aplikasi cuti dan cara memilih aplikasi cuti terbaik.

Untuk penjelasan lengkapnya Anda dapat menyimaknya di bawah ini:

Apa Saja Manfaat dari Aplikasi Cuti?

Cuti menjadi salah satu hak karyawan yang wajib diberikan oleh perusahaan.

Hak cuti karyawan ini diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 79.

Seiring dengan perkembangan teknologi, pengelolaan cuti tidak lagi dilakukan secara manual, namun dengan menggunakan aplikasi.

Berikut 7 manfaat yang bisa didapatkan ketika perusahaan menggunakan aplikasi cuti:

1. Kemudahan Pengajuan

Manfaat yang pertama adalah adanya kemudahan dalam pengajuan cuti.

Untuk mengajukan cuti kepada perusahaan, karyawan tidak perlu lagi memberikan surat cuti kepada perusahaan.

Karyawan cukup mengakses aplikasi cuti kemudian mengajukannya di aplikasi cuti tersebut.

Di dalam aplikasi biasanya telah tersedia pilihan apakah ingin mengambil cuti penuh hari, cuti setengah hari, atau izin.

Setelah karyawan mengajukan cuti, pihak manajemen perusahaan atau HRD bisa melakukan approval cuti tersebut.

2. Pelacakan secara Real Time

Dengan menggunakan aplikasi cuti, perusahaan juga bisa melacak pengajuan cuti secara real time.

Sistem aplikasi memungkinkan bagi perusahaan untuk melihat siapa saja yang mengajukan cuti.

Kemampuan ini dapat memudahkan perusahaan jika dibutuhkan pengganti sementara dari karyawan yang sedang mengajukan cuti.

Baca Juga: Aplikasi Cuti Online: Pengertian Lengkap dan Manfaat Menggunakannya

3. Koordinasi menjadi Lebih Mudah

Dengan penggunaan aplikasi cuti juga memudahkan perusahaan dalam membuat koordinasi dengan tim.

Misalnya ketika karyawan harus mengambil cuti dadakan karena ada keperluan mendesak.

Dengan aplikasi cuti, mengajukan cuti secara mendadak dapat dilakukan dengan mudah.

Karyawan bisa mengajukannya ke sistem dan perusahaan bisa memberikan tindakan, apakah akan diapprove atau ditolak.

4. Lebih Hemat Waktu

Penggunaan aplikasi cuti juga lebih hemat waktu.

Jika sebelumnya untuk mengajukan cuti harus menghadap ke atasan terlebih dahulu dengan membawa surat permohonan cuti, saat ini jauh lebih praktis.

Cukup mengakses aplikasi cuti dan ajukan dari aplikasi cuti,

Jika ada dokumen pendukung, Anda bisa melampirkannya bersamaan dengan pengajuan cuti Anda.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absen Karyawan dan Fitur Pentingnya

5. Terjamin Keamanannya

Penggunaan aplikasi cuti juga terjamin keamanannya, khususnya dalam hal data karyawan yang masuk ke sistem.

Di sini Anda tidak perlu khawatir adanya data-data yang ada pada form cuti hilang karena aplikasi cuti memiliki sistem yang terjamin keamanannya.

Jadi Anda tidak perlu khawatir adanya penyalahgunaan data tersebut karena jatuh ke tangan pihak yang tidak bertanggung jawab.

6. Lebih Fleksibel

Pengajuan cuti juga menjadi lebih fleksibel dengan adanya aplikasi cuti ini.

Karyawan bahkan bisa mengajukan cuti tanpa harus datang ke kantor terlebih dahulu, misalnya jika mendadak sakit atau ada kabar duka.

Selain itu, HRD juga bisa approval cuti ini di mana saja dan kapan saja.

7. Tidak Membutuhkan Kertas

Manfaat yang terakhir adalah tidak membutuhkan kertas.

Tentunya ini bisa lebih hemat biaya karena perusahaan tidak perlu menghabiskan kertas untuk pengajuan cuti.

Cara ini juga lebih ramah lingkungan karena tidak menambah sampah kertas.

Baca Juga: Pengajuan Cuti Online: Mengapa Lebih Baik dari Manual?

Bagaimana Cara Kerja Aplikasi Cuti?

Setelah Anda memahami apa manfaat dari aplikasi cuti, lalu bagaimana cara kerja dari aplikasi cuti ini?

Berikut penjelasan lengkapnya:

1. Pengajuan Dilakukan oleh Karyawan

Cara kerja yang pertama adalah pengajuan dilakukan oleh karyawan.

Di sini karyawan dapat mengakses aplikasi kemudian memilih cuti yang diinginkan, misalnya cuti sakit, izin, cuti tahunan, dan lainnya.

Kemudian Anda bisa melengkapi keterangan seperti tanggal, durasi, keterangan, hingga lampiran bukti keterangan.

Setelah semua data diisi, maka data-data tersebut akan dikirimkan dan HRD dapat melakukan approval.

2. Disetujui oleh HR

Setelah pengajuan cuti diinput ke aplikasi, karyawan dapat menunggu persetujuan atau approval dari HRD.

Dari pengajuan ini, HR dapat mempertimbangkan apakah akan menyetujui atau menolak pengajuan cuti dari karyawan.

Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Online Terbaik untuk Semua Bisnis

3. Pencatatan Dilakukan secara Otomatis

Setelah cuti disetujui, maka data akan tersimpan ke dalam database yang dapat diakses oleh HR ataupun karyawan secara real time, kapan saja, dan juga di mana saja.

4. Integrasi dengan Sistem HR

Saat ini aplikasi cuti juga banyak yang telah terintegrasi dengan sistem payroll.

Dengan integrasi ini, HR dapat dengan mudah untuk merekap data karyawan dan perhitungan gaji dengan lebih mudah.

Dengan integrasi ke sistem HR, membuat data cuti dapat terekam dengan baik dan dapat diakses kapan saja.

Dengan penggunaan aplikasi ini, dapat meminimalisir kesalahan untuk perhitungan sisa cuti ataupun pengelolaan jadwal cuti antar karyawan.

Baca Juga: Aplikasi Absensi Restoran: Fitur dan 7 Rekomendasinya

Apa Saja Fitur Terbaik yang Harus Dimiliki Aplikasi Cuti?

Sebelum Anda memilih aplikasi cuti terbaik, penting bagi Anda untuk memahami fitur-fitur yang ada di dalamnya.

Berikut 5 fitur penting yang wajib ada di aplikasi cuti:

1. Absensi Online

Fitur penting yang pertama adalah absensi online.

Fitur ini memudahkan untuk pengelolaan kehadiran karyawan.

Dengan adanya integrasi antara aplikasi cuti dengan absensi online, maka data cuti akan terkirim secara otomatis.

Jadi, karyawan yang sedang cuti tidak perlu melakukan pencatatan kehadiran di aplikasi.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Perusahaan Jasa Terbaik

2. Employee Self Service

Fitur employee self service memungkinkan bagi karyawan untuk mengelola kebutuhan mereka terkait pengelolaan karyawan secara mandiri.

Ini mulai dari pencatatan kehadiran, mengajukan cuti, hingga untuk reimbursement ataupun kasbon.

Dengan fitur ini tim HR bisa menggunakan waktu mereka untuk kebutuhan lainnya, misalnya untuk rekrutmen.

3. Integrasi Payroll

Integrasi payroll menjadi fitur penting yang harus dimiliki oleh aplikasi cuti.

Melalui integrasi ini, pengelolaan cuti dapat langsung terhubung dengan penggajian karyawan.

Jadi jika ada karyawan yang mengajukan cuti tidak berbayar dapat langsung tercatat di aplikasi.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Pabrik Terbaik

4. HRIS

Fitur HRIS memudahkan tim HR dalam membuat laporan karyawan.

Misalnya laporan kinerja karyawan hingga rekrutmen karyawan dapat mudah tercatat di dalam sistem yang ada.

5. Analisis Data

Fitur penting berikutnya adalah analisis data.

Dengan fitur ini, HR lebih mudah dalam menganalisis data karyawan.

Ini termasuk memberikan laporan gaji secara lebih ringkas, mudah, dan informatif.

Anda juga dapat mengetahui seluruh ringkasan gaji berdasarkan history penggajian, mulai dari gaji pokok, tunjangan, potongan, hingga take home pay.

Baca Juga: Cuti Setengah Hari: Aturan dan Manfaatnya

Bagaimana Cara Memilih Aplikasi Cuti Terbaik?

Untuk memilih aplikasi cuti terbaik, berikut cara yang dapat Anda lakukan:

1. Pahami Kebutuhan Anda

Cara pertama dalam memilih aplikasi cuti terbaik adalah dengan memahami kebutuhan Anda.

Ini khususnya kebutuhan dalam pengelolaan cuti di perusahaan Anda.

Apakah Anda membutuhkan aplikasi yang dapat mencatat cuti penuh, setengah hari, hingga integrasi yang dibutuhkan.

Dari informasi kebutuhan Anda ini, nantinya Anda bisa dengan mudah memilih aplikasi sesuai kebutuhan Anda.

Baca Juga: Absensi Mobile: Alasan Menggunakannya dan Fitur yang Harus Ada di Dalamnya

2. Perhatikan Fitur yang Dimiliki

Setelah memahami kebutuhan Anda, berikutnya adalah dengan memperhatikan fitur yang dimiliki.

Anda dapat menyesuaikan kebutuhan Anda dengan fitur-fitur yang dimiliki oleh aplikasi cuti pilihan Anda.

Dengan begitu kebutuhan Anda dapat terpenuhi dari fitur-fitur yang ada pada aplikasi tersebut.

3. Pastikan User Friendly

Karena aplikasi cuti akan dipakai oleh seluruh karyawan, makanya penting bagi Anda untuk memilih aplikasi cuti dengan fitur user friendly.

Dengan cara ini baik HR ataupun karyawan dengan mudah mengakses dan menggunakan setiap fitur yang ada pada aplikasi cuti.

Baca Juga: 11 Manfaat Menggunakan Aplikasi Absensi dan Fiturnya

4. Perhatikan Integrasi

Integrasi menjadi bagian penting yang membuat aplikasi cuti bia digunakan untuk kebutuhan lainnya.

Seperti integrasi dengan payroll, absensi, hingga ke sistem akuntansi.

Dengan adanya integrasi ini, ketika sistem menyetujui cuti maka dapat langsung berdampak pada penggajian dan juga penjadwalan tanpa perlu melakukan input data secara manual.

5. Perhatikan Keamanan Data

Terakhir adalah dengan memperhatikan keamanan data.

Data karyawan memiliki sifat yang sensitif, jadi pastikan Anda memilih aplikasi yang memberikan keamanan data yang tinggi.

Cek rekam jejak yang dimiliki oleh penyedia jasa aplikasi untuk memastikan keamanan data yang dimiliki.

Baca Juga: Aturan Cuti Karyawan Swasta Terbaru dan Jenis-Jenisnya

GajiHub: Aplikasi Cuti Terbaik untuk Semua Bisnis

Buat Anda yang membutuhkan aplikasi cuti dengan fitur terlengkap, GajiHub adalah pilihan terbaik.

GajiHub merupakan aplikasi cuti yang juga menyediakan fitur-fitur terlengkap, mulai dari absensi online, payroll, employee self service, analisis data, HRIS, rekrutmen, hingga integrasi akuntansi.

Jadi ketika karyawan mengajukan cuti dan HR menyetujuinya, maka secara otomatis data tersimpan ke sistem payroll dan juga absensi.

Dengan sisem cloud yang dimiliki juga membuat pengguna dapat mengakses aplikasi dari mana saja dan kapan saja.

Baca Juga: Email Izin Cuti: Fungsi, Struktur, dan Contohnya

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai manfaat aplikasi cuti yang dapat menjadi referensi untuk Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa aplikasi cuti memiliki manfaat yakni kemudahan dalam pengajuan, pelacakan secara real time, koordinasi yang lebih mudah, lebih hemat waktu, terjamin keamanannya, lebih fleksibel, dan tidak membutuhkan kertas.

Buat Anda yang membutuhkan aplikasi cuti, pastikan Anda memiliki aplikasi cuti dari GajiHub.

GajiHub merupakan sistem HRIS dengan fitur terlengkap yang dipastikan keamanan datanya.

Dengan basis cloud yang dimilikinya, membuat Anda bisa mengakses GajiHub dari mana saja dan kapan saja.

Tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.