Kelancaran sebuah pabrik sangat bergantung pada kontribusi tenaga kerja. Meskipun mesin dan peralatan lainnya dapat membuat pekerjaan lebih otomatis, peran pekerja masih sangat penting dalam proses produksi. Inilah yang membuat Anda perlu mengelola manajemen shift pabrik dengan baik.
Manajemen shift yang efektif membantu dalam merencanakan jadwal kerja yang adil dan sesuai dengan kebutuhan operasional pabrik.
Hal ini termasuk mengatur waktu kerja yang seimbang, mencegah kelelahan pada karyawan, dan memastikan setiap shift memiliki jumlah tenaga kerja yang memadai.
Pola shift yang tepat juga berkontribusi pada kesejahteraan karyawan. Jadwal kerja yang teratur dan adil mengurangi stres dan kelelahan, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja.
Karyawan yang merasa diperhatikan dan tidak tertekan cenderung lebih termotivasi dan loyal terhadap perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu manajemen shift pabrik, jenis dan contoh, cara memilih jadwal shift, dan tips terbaiknya.
Apa itu Manajemen Shift Pabrik?
Manajemen shift pabrik adalah strategi untuk menentukan jadwal, jam kerja, dan struktur tim dalam bisnis Anda.
Jadwwal shift Anda menguraikan berapa jam per minggu setiap orang bekerja, apakah mereka perlu bekerja di shift siang atau malam (atau keduanya), berapa banyak hari libur yang didapat, dan berapa banyak tim yang diperlukan untuk memastikan bisnis bisa berjalan 24/7.
Baca Juga: Split Shift: Pengertian, Jenis, dan Cara Penerapannya
Apa Saja Jenis dan Contoh Jadwal Shift Pabrik?
Dengan memahami jenis-jenis jadwal shift yang diterapkan oleh banyak perusahaan, Anda dapat membuat keputusan manajemen shift pabrik yang tepat.
Berikut adalah beberapa jenisnya secara umum:
1. Shift Bergilir
Shift ini melibatkan pergantian jadwal antara shift siang dan malam secara rutin. Dengan shift bergilir, perusahaan dapat menjaga operasi 24/7 dengan jumlah pekerja yang lebih sedikit.
Misalnya, satu tim bekerja pada shift siang selama satu minggu, sementara tim lainnya bekerja pada shift malam. Minggu berikutnya, kedua tim bertukar shift.
Pola ini sering digunakan di perusahaan yang membutuhkan produksi terus-menerus tanpa sistem manajemen tenaga kerja yang rumit.
2.Shift DuPont
Pengelolaan shift bergilir mungkin lebih mudah, namun jenis shift tersebut bisa menganggu pola tidur pekerja karena harus berganti shift terlalu sering.
Sebagai alternatif, Anda bisa menggunakan pola shift DuPont yang mengikuti siklus 4 minggu dengan shift bergilir selama 12 jam.
Dalam jadwal ini, tenaga kerja dibagi menjadi 4 tim yang berganti antara shift siang dan malam dengan hari libur di antaranya.
Keuntungan utama dari jadwal ini adalah setiap pekerja mendapatkan libur 7 hari berturut-turut setiap bulan.
Namun, pola ini membutuhan pekerja yang terampil dalam jumlah besar dan kemampuan bekerja dalam shift yang panjang tanpa banyak istirahat.
3. Shift 2-3-2
Dikenal juga sebagai jadwal Pitman, shift ini lebih sederhana dibandingkan dengan shift DuPont.
Jadwal ini juga membutuhkan 4 tim yang bekerja bergantian selama 4 minggu. Hari kerja tidak berurutan, yaitu 2 hari kerja, 2 hari libur, 3 hari kerja, 2 hari libur, 2 hari kerja, dan 3 hari libur.
Pola ini diterapkan baik untuk shift siang maupun malam. Karena konsistensi pola ini, pekerja dapat lebih mudah menyesuaikan diri, meskipun bisa melelahkan karena 3 shift 12 jam berturut-turut.
Baca Juga: Cara Menghitung Jam Kerja Karyawan di Indonesia
4. Shift 4 on 4 off
Jadwal shift ini diterapkan di perusahaan yang membutuhkan cakupan 24 jam. Pola yang paling umum adalah 4 hari kerja, 4 hari libur, 4 malam kerja, dan 4 hari libur.
Kelemahan dari pola ini adalah pekerja harus bekerja pada akhir pekan, tetapi di industri manufaktur, hal ini sudah menjadi hal yang biasa.
Keuntungan utama dari jadwal ini adalah pekerja mendapatkan empat hari kerja berturut-turut dan empat hari libur sekaligus untuk istirahat yang cukup.
Baca Juga: Cara Mengelola Manajemen Shift Rumah Sakit + 8 Tipsnya
5. Shift Malam
Shift malam atau sering disebut graveyard shift merupakan shift yang sulit dihindari, karena sebagian besar pabrik perlu beroperasi sepanjang waktu.
Meskipun jarang terjadi, ada pola shift yang hanya mengandalkan pekerjaan untuk bekerja di malam hari.
Jika perusahaan Anda beroperasi 24/7 dan membutuhkan karyawan untuk bekerja di shift malam, pastikan mereka mendapatkan waktu istirahat yang cukup dan tidak selalu harus bekerja di shift ini, karena dapat menyebabkan kelelahan.
Baca Juga: Long Shift: Pengertian, Aturan, dan Cara Menghitung Upahnya
Bagaimana Cara Mengelola Manajemen Shift Manufaktur yang Tepat untuk Tim Anda?
Dengan berbagai pilihan jadwal shift di atas, Anda perlu menentukan jenis shift yang akan Anda gunakan untuk mengelola manajemen shift pabrik. Pertimbangkan beberapa hal berikut:
1. Tentukan Tujuan Bisnis Anda
Pertama, manajemen shift pabrik yang Anda pilih harus sesuai dengan kebutuhan bisnis, yakni dengan menjawab beberapa pertanyaan berikut:
- Apakah Anda perlu menjalankan pabrik 24/7?
- Apakah ada hari libur dalam jadwal bekerja di pabrik Anda?
- Apakah Anda membutuhkan anggota tim dengan keterampilan tertentu yang selalu tersedia?
Pertimbangan bisnis seperti ini akan memengaruhi jadwal shift yang Anda pilih dan bagaimana Anda mengelola tim Anda ke depannya.
2. Perhatikan Hari dan Waktu yang Paling Sibuk dan Paling Sepi
Setiap bisnis manufaktur memiliki permintaan yang berbeda dan mungkin ada lonjakan permintaan pada waktu tertentu dalam sebulan atau setahun.
Selain itu, karyawan mungkin perlu bekerja dengan jadwal harian di mana mereka perlu mengirimkan barang pada waktu tertentu dan harus memperhitungkan lonjakan permintaan ini pada tim Anda.
Jika kebutuhan staf Anda berubah-ubah, Anda dapat menggunakan software penjadwalan otomatis seperti GajiHub untuk memudahkan tim HR menyesuaikan kebutuhan staf, menetapkan anggota tim ke shift, dan menemukan karyawan terbaik untuk setiap shift.
3. Pastikan Jadwal Shift Sesuai dengan Kebutuhan Karyawan
Bisnis Anda perlu berjalan dan mencapai tujuannya.
Namun, karyawan Anda juga membutuhkan jadwal yang sesuai dengan kehidupan mereka.
Jika Anda dapat membuat jadwal yang dapa mendukung work life balance mereka, Anda dapay meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan, sekaligus menjaga bisnis Anda tetap berjalan lancar.
Ingatlah bahwa fleksibilitas akan selalu diperlukan, jadi penting untuk menjaga komunikasi terbuka antara Anda dan karyawan Anda.
Hal ini akan memastikan manajemen shift pabrik dapat memberikan hasil baik bagi bisnis sekaligus keseimbangan yang adil bagi tim Anda.
Baca Juga: Tips Mengelola Shifting Karyawan Bagi Pemilik Bisnis
Bagaimana Tips Mengelola Manajemen Shift Pabrik?
Selain dengan melakukan beberapa cara di atas, berikut beberapa tips yang bisa Anda lakukan:
1. Gunakan Software untuk Mengotomatisasi Proses
Langkah pertama untuk meningkatkan manajemen shift pabrik adalah dengan menggunakan alat yang dapat membantu Anda.
Mengelola ketersediaan karyawan secara manual di atas kertas atau spreadsheet memakan waktu dan sulit.
Alat-alat tradisional ini jarang bersifat real-time, yang dapat menimbulkan masalah dalam efisiensi tim manajemen sumber daya manusia.
Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui fitur absensinya, Anda dapat menyusun jadwal shift karyawan dengan secara digital dan karyawan dapat melihat jadwal tersebut melalui smartphone masing-masing.
Caranya pun sangat mudah, berikut tutorialnya:
2. Rencanakan Sejak Awal
Perencanaan merupakan hal yang penting dalam manajemen shift pabrik, sebab jika perusahaan kekurangan staf, pabrik tidak bisa beroperasi yang dapat menyebabkan target dan deadline yang terlewat.
Jika Anda telah mengatur kebutuhan penjadwalan selama 1, 2, atau 6 bulan ke depan, pekerjaan Anda akan lebih mudah untuk diprediksi dan menghadapi tantangan baru.
Misalnya, saat seorang karyawan sakit atau meminta cuti, Anda sudah tahu siapa saja karyawan lain yang tersedia untuk menggantikan mereka.
Anda juga bisa memprioritaskan karyawan yang dipanggil berdasarkan skill dan senioritas mereka.
3. Diskusikan Kebutuhan dan Ketersediaan Karyawan Anda
Tantangan utama HR dalam manufaktur adalah mengelola ketersediaan tim Anda di berbagai shift.
Cara terbaik untuk memulai proses penjadwalan shift adalah dengan berkonsultasi dengan tim Anda tentang kebutuhan mereka.
Berikut beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan:
- Apakah ada yang membutuhkan hari libur tertentu karena kebutuhan pengasuhan anak?
- Apakah ada karyawan yang memiliki keterampilan yang selalu diperluka?
- Apakah ada preferensi karyawan terhadap pola shift tertentu?
Mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini adalah cara yang baik untuk memahami kebutuhan tim Anda dan memberikan titik awal untuk membangun tim untuk setiap shift.
Meskipun Anda mungkin tidak menemukan solusi yang sempurna, karyawan Anda akan sangat menghargai karena telah diajak berdiskusi saat membuat jadwal kerja dan alokasi shift, yang akan meningkatkan employee engagement dalam jangka panjang.
Baca Juga: Shift Kerja: Pengertian, Jenis, Cara Hitung dan Aturannya
4. Tinjau Bagaimana Jadwal yang Berbeda Mempengaruhi Tujuan Bisnis dan Output
Jadwal shift yang berbeda dapat memengaruhi pencapaian tujuan bisnis, tergantung pada jenis pabriknya.
Oleh karena itu, Anda perlu membuat jadwal shift Anda dengan mempertimbangkan tujuan bisnis untuk memastikan Anda selalu memiliki staf yang siap menggantikan karyawan yang absen atau memiliki kapasitas untuk meningkatkan jumlah staf selama periode puncak.
Upaya ini memastikan Anda selalu memiliki kapasitas untuk menjalankan lini produksi dan tidak akan mengalami penundaan yang tidak diperlukan.
5. Patuhi Aturan yang Berlaku
Dalam mengelola manajemen shift pabrik, jangan lupa untuk berfopman pada aturan yang berlaku.
Di Indonesia sendiri, aturan mengenai jam kerja shift diatur dalam Pasal 77 Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 yang telah diperbarui oleh UU Cipta Kerja, jam kerja shift diatur sebagai berikut:
- 6 hari kerja per minggu: 7 jam per hari atau maksimal 40 jam per minggu.
- 5 hari kerja per minggu: 8 jam per hari atau maksimal 40 jam per minggu.
Jadi, berapa pun jam masuknya, durasi satu shift tidak boleh lebih dari 8 jam, dan total jam kerja dalam seminggu tidak boleh lebih dari 40 jam.
Jika melebihi, itu termasuk lembur yang harus dibayar sesuai aturan yang berlaku.
Baca Juga: Peraturan Kerja 12 Jam Menurut Undang-Undang dan Sanksinya
Kesimpulan
Manajemen shift pabrik yang baik adalah kunci untuk menjaga kelancaran operasional dan memastikan produktivitas tetap berjalan maksimal.
Dengan berbagai pola shift yang tersedia, penting untuk memilih jadwal yang sesuai dengan kebutuhan operasional dan kesejahteraan karyawan.
Setiap pola memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga keputusan yang diambil harus mempertimbangkan tujuan bisnis serta preferensi dan kebutuhan tim.
Selain itu, Anda juga perlu mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari GajiHub untuk mengelola jadwal shift karyawan.
Dengan software yang tepat, Anda dapat mengotomatsiasi proses penjadwalan, meminimalisir kesalahan, dan mengurangi beban administrasi.
Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi tapi juga membantu dalam memastikan work life balance bagi karyawan.
Melalui fitur absensi yang dimiliki Gajihub, Anda dapat dengan mudah menyusun jadwal kerja, memantau kehadiran karyawan, dan memastikan bahwa mereka mendapatkan informasi secara jelas mengenai jadwal mereka.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024