Manajemen Anggaran: Pengertian, Pendekatan, dan Tahapannya

Setiap bisnis pasti memiliki tujuan untuk terus maju dan untuk mendukungnya dibutuhkan manajemen anggaran yang baik. Manajemen anggaran ini akan membantu bisnis dalam mengelola pengeluaran dan pendapatan dengan sebaik mungkin.

Untuk melakukannya, manajer departemen akan bertanggung jawab atas pelacakan anggaran yang dimiliki departemen. Ini meliputi penatauan penggunaan sumber daya keuangan, menghasilkan pendapatan, hingga mencapai tujuan bisnis.

Lalu apa sebenarnya manajemen anggaran ini? Apa saja keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan manajemen anggaran dengan baik?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai manajemen anggaran. Anda dapat membaca penjelasan mengenai manajemen anggaran hanya di bawah ini:

Apa Itu Manajemen Anggaran?

Pengertian penganggaran, juga dikenal sebagai manajemen anggaran adalah proses mengawasi dan melacak pendapatan dan pengeluaran. Bisnis sering kali memiliki anggaran untuk masing-masing departemen ditambah dengan anggaran perusahaan secara keseluruhan.

Dalam budget management, manajer sering kali bertanggung jawab untuk mengelola anggaran untuk departemen mereka. Anggaran biasanya memiliki lima aspek, yaitu:

1. Pendapatan

Ini adalah pendapatan dari penjualan, investasi, atau sumber lainnya. Semua pendapatan harus dicatat dalam anggaran, dan Anda harus selalu mencatat apakah itu pendapatan sebelum atau sesudah pajak, sehingga lebih mudah bagi departemen akuntansi perusahaan Anda untuk menangani pajak bisnis.

2. Biaya operasional

Biaya operasional adalah biaya yang terkait dengan menjalankan departemen atau bisnis, seperti perawatan mesin, sewa, dan utilitas. Beberapa biaya ini bersifat tetap, seperti biaya asuransi dan perizinan, sementara yang lain bersifat variabel, seperti biaya pemasaran atau penelitian dan pengembangan.

Baca Juga: Anggaran Perusahaan: Pengertian, Jenis, dan Cara Mengelolanya

3. Biaya modal

Ini adalah investasi modal di departemen atau bisnis. Pengeluaran modal dapat berupa berbagai bentuk, seperti gedung baru atau peningkatan fasilitas yang sudah ada. Bentuk lainnya termasuk paten pada produk baru dan pengembangan teknologi baru seperti aplikasi telepon.

4. Pengeluaran karyawan

Pengeluaran ini biasanya terdiri dari sebagian besar anggaran perusahaan, departemen, dan manajemen proyek. Biaya ini mencakup segala pengeluaran yang terkait dengan kepegawaian seperti upah, pajak ketenagakerjaan, dan rencana kesehatan.

5. Tabungan

Hanya karena departemen Anda memiliki uang ekstra untuk dibelanjakan, bukan berarti Anda harus mengalokasikannya. Menyisihkan uang untuk pengeluaran tak terduga, terutama saat Anda memiliki surplus dan tidak bekerja dengan bisnis yang bersifat kehilangan atau menggunakannya, dapat membantu Anda tetap siap menghadapi kejadian di masa depan.

Dalam lima kategori ini, manajer dapat memperkirakan pengeluaran untuk satu tahun atau jangka waktu yang telah ditentukan sebelumnya, menggunakan anggaran bisnis untuk melacak pengeluaran dan memastikan departemen atau perusahaan dapat menutupi biayanya.

Baca Juga: Manajemen Biaya: Pengertian, Manfaat, dan Tipsnya

Apa Saja Tanggung Jawab Manajemen Anggaran?

Ada dua tanggung jawab utama untuk manajemen anggaran yang sukses, baik saat Anda menguraikan pendapatan dan pengeluaran untuk sebuah departemen atau mengelola proyek. Tanggung jawab ini meliputi:

1. Persiapan

Mempersiapkan anggaran bisnis dengan benar membantu manajer tetap berada di jalur yang benar dan menghindari kesalahan perhitungan. Proses untuk bagian manajemen anggaran ini termasuk menentukan pengeluaran, menetapkan batas pengeluaran dan membuat sistem pelacakan.

2. Pelacakan

Pelacakan anggaran adalah tugas yang berkelanjutan dalam operasi bisnis sehari-hari. Proses ini termasuk menyimpan daftar semua pengeluaran dan pemasukan untuk menyeimbangkan uang aktual departemen dengan biaya.

Contoh manajemen anggaran adalah menghitung pengeluaran tak terduga dalam pelacak anggaran departemen. Pengeluaran ini dapat berupa apa saja, mulai dari penggantian mesin yang rusak hingga keuntungan yang lebih rendah dari perkiraan. Sebagai manajer, Anda harus memperhitungkan biaya tak terduga dengan menyesuaikan pengeluaran di tempat lain untuk memastikan departemen tidak mengalami defisit.

Baca Juga: 10 Strategi Manajemen Operasi untuk Bisnis

Apa Saja Pendekatan dalam Manajemen Anggaran?

Manajemen anggaran biasanya melibatkan salah satu dari dua metode, yakni akuntansi kas atau akrual. Memilih gaya akuntansi yang sesuai tergantung pada faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, pengalaman manajemen anggaran, dan item-item dalam anggaran.

1. Akuntansi kas

Dengan metode akuntansi ini, pendapatan dicatat saat muncul di rekening bank perusahaan dan pengeluaran saat dibayar dan dana telah keluar dari rekening.

2. Akuntansi akrual

Dengan akuntansi akrual, pendapatan dicatat saat diperoleh, tetapi sebelum ditransfer ke rekening bank. Pengeluaran dicatat ketika ditagih, tetapi sebelum uang meninggalkan rekening bank.

Perusahaan menengah dan besar cenderung menggunakan akuntansi akrual, sementara perusahaan kecil cenderung menggunakan akuntansi kas. Namun, manajemen penganggaran yang baik mengharuskan Anda memahami kedua metode akuntansi tersebut karena perusahaan lain tempat Anda bekerja mungkin mengelola anggaran mereka secara berbeda.

Baca Juga: Strategi Manajemen Risiko, Manfaat, dan Tahapannya

Apa Saja Keterampilan yang Dibutuhkan dalam Manajemen Anggaran?

Ketiga keterampilan ini, khususnya, dapat membantu membuat proses yang rumit ini menjadi relatif mudah.

1. Persiapan anggaran

Mempersiapkan anggaran bisnis untuk kuartal atau tahun yang akan datang adalah keterampilan penting bagi manajer. Saat menyiapkan kedua jenis anggaran untuk bisnis, pertimbangkan hal-hal seperti tujuan perusahaan dan tujuan departemen Anda.

Mulailah dengan mengidentifikasi biaya overhead yang harus dibayarkan agar departemen dapat berfungsi. Setelah Anda mengetahui biaya-biaya penting, pertimbangkan investasi modal yang dapat meningkatkan departemen tersebut.

Meluangkan waktu untuk menyiapkan rencana yang terperinci dan fungsional dapat membuat manajemen penganggaran menjadi lebih sederhana.

2. Analisis keuangan

Manajer harus memahami cara menganalisis kesehatan keuangan departemen mereka untuk membuat keputusan penganggaran yang baik. Proses ini juga dapat membantu melacak kesehatan keuangan seluruh organisasi Anda karena keuntungan dan kerugian berdampak pada anggaran tahunan setiap departemen di perusahaan.

Seorang manajer dengan keterampilan manajemen anggaran yang sangat baik dapat meninjau laporan keuangan dan membuat keputusan yang tepat untuk departemen mereka berdasarkan informasi yang mereka kumpulkan.

2. Peramalan keuangan

Peramalan keuangan adalah proses menentukan bagaimana kinerja bisnis atau departemen di masa depan yang telah ditentukan. Untuk peluang keberhasilan terbaik, manajemen anggaran harus mencakup peramalan, yang menjabarkan hasil yang diharapkan dari berbagai tindakan perusahaan.

Peramalan keuangan membantu manajer mengetahui di mana harus menginvestasikan uang dalam anggaran bisnis mereka dan di mana biaya tambahan mungkin timbul. Analisis sebab-akibat ini juga dapat membantu mereka mempertahankan anggaran yang seimbang untuk tahun tersebut.

Baca Juga: Tingkatan Manajemen Perusahaan dan Fungsinya Masing-Masing

Apa Saja Tahapan dalam Melakukan Manajemen Anggaran yang Baik?

Untuk melakukan manajemen anggaran dengan baik, Anda bisa mengikuti beberapa tahapan sebagai berikut:

1. Tinjau periode sebelumnya

Titik awalnya harus selalu melihat informasi yang ada yang Anda miliki. Dan dalam hal ini, bukti terbaik untuk mengetahui bagaimana anggaran baru Anda seharusnya berjalan adalah anggaran sebelumnya.

Beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan:

• Apakah Anda menghabiskan lebih banyak atau lebih sedikit dari yang diantisipasi?
• Apakah asumsi Anda tentang industri dan pertumbuhan Anda sendiri sudah tepat?
• Apakah ada rintangan atau kekurangan yang tidak terduga, dan apa penyebabnya?
• Apakah anggaran tersebut mudah dilaksanakan? Apakah anggota tim mengikutinya?

Anda harus melakukan hal ini pada tingkat yang tinggi untuk seluruh perusahaan, dan Anda juga harus mendorong manajer anggaran individu (jika ada) untuk melakukan hal yang sama untuk ruang lingkup mereka sendiri.

Hal yang juga penting dalam langkah ini adalah berkonsultasi dengan pemimpin tim lainnya. Seperti yang akan kita lihat, anggaran terbaik bersifat kolaboratif, dan Anda perlu mengetahui seberapa baik anggaran sebelumnya bekerja untuk semua orang yang terpengaruh.

2. Hitung pendapatan yang ada

Titik awal yang paling jelas untuk setiap latihan penganggaran adalah mencari tahu berapa banyak yang harus Anda keluarkan. Tentu saja ini akan melibatkan biaya-biaya lain, namun kita akan membahasnya lebih lanjut.

Di tingkat perusahaan, Anda perlu mengidentifikasi aliran pendapatan. Berapa banyak uang yang Anda hasilkan secara kotor?

Buat daftar produk inti Anda, harganya, dan volume yang diharapkan untuk masing-masing produk di tahun mendatang. Tentu saja, ini melibatkan beberapa perkiraan dan tidak akan sempurna.

Untuk startup yang belum menguntungkan (atau tidak memiliki pelanggan yang membayar sama sekali), Anda akan menggunakan modal investor atau utang usaha. Jadi untuk tahap ini, Anda perlu mengidentifikasi “burn rate” yang Anda rasa nyaman, yakni berapa banyak dari total investasi yang bisa Anda keluarkan untuk setiap periode waktu.

3. Tetapkan biaya tetap

Biaya tetap yang sering disebut “overhead” adalah biaya yang tidak dapat Anda kendalikan. Yang terpenting, biaya ini tidak terpengaruh oleh penjualan Anda. Apakah bisnis Anda berhasil atau tidak, tidak akan berpengaruh pada jumlah yang Anda bayarkan.

Biaya tetap dapat mencakup:

• Pembayaran sewa atau cicilan untuk ruang kantor
• Hosting dan server situs web
• Gaji karyawan
• Asuransi
• Bunga pinjaman
• Utilitas (Seperti listrik dan internet)

Dengan asumsi Anda mengetahui jumlah karyawan Anda untuk tahun ini, dan ruang kantor serta asuransi Anda sudah diatur, Anda bisa merencanakan biaya-biaya ini dengan nyaman. Sebagai bagian dari proses ini, ada baiknya Anda memahami terminologi penggajian utama agar Anda tidak salah paham atau kurangnya pengalaman membuat Anda salah langkah, terutama dalam menilai biaya kepegawaian.

Baca Juga: Manajemen Reward: Pengertian dan Cara Menerapkannya

4. Tambahkan biaya variabel

Biaya variabel biasanya dianggap sebagai biaya diskresioner. Berbeda dengan biaya tetap, biaya ini lebih cair dan dapat diubah-ubah.

Contoh biaya diskresioner meliputi:

• Pemasaran dan periklanan
• Investasi dan donasi perusahaan
• Langganan perangkat lunak, terutama jika tidak terlalu penting untuk menjalankan bisnis
• Perjalanan dan pertemuan klien
• Tunjangan tim
• Dekorasi dan renovasi kantor
• Tablet bisnis, laptop, ponsel, dan perangkat keras lainnya

“Diskresioner” bukan berarti biaya-biaya ini sembrono atau tidak perlu. Bisnis tidak akan berkembang tanpa pemasaran, dan tunjangan tim bisa menjadi kontributor utama untuk membuat karyawan senang lebih lama.

Namun saat menyusun anggaran bisnis, biaya-biaya ini harus dijustifikasi secara lebih kritis. Dan ketika Anda berada dalam bahaya melebihi anggaran, biaya variabel biasanya menjadi yang pertama dipotong.

5. Perkirakan pengeluaran tambahan

Apakah ada pengeluaran satu kali yang akan terjadi? Ini bisa berupa merger atau akuisisi yang serius, bantuan konsultan untuk mempersiapkan audit, atau bahkan acara atau pesta khusus yang jarang terjadi.

Jika memungkinkan, cobalah untuk menetapkan pengeluaran tidak rutin ini secara terpisah dalam anggaran Anda. Anda tentu perlu memperhitungkannya dalam pengeluaran Anda, namun pengeluaran ini tidak akan menjadi bagian inti untuk tahun-tahun mendatang.

Anda juga dapat mempertimbangkan “dana darurat”. Karena satu-satunya kepastian adalah ketidakpastian, ada baiknya Anda menyisihkan sebagian dari anggaran Anda untuk berjaga-jaga jika ada kejadian yang tidak terduga dan Anda membutuhkan jaring pengaman.

Baca Juga: Manajemen Inovasi: Pengertian, Tujuan, dan Metodenya

6. Teliti arus kas

Di sinilah analisis anggaran dimulai. Anda seharusnya sudah memiliki catatan yang jelas tentang pendapatan dan pengeluaran yang diharapkan, dan semoga Anda juga sudah memiliki catatan untuk periode sebelumnya.

Apakah pengeluaran Anda sesuai dengan yang diharapkan? Apakah Anda memiliki pendapatan yang konsisten sepanjang tahun lalu, atau dapatkah Anda melihat efek musiman?

“Arus kas” mengacu pada hubungan antara uang yang masuk dan keluar. Anda ingin mengetahui bahwa Anda membelanjakan uang yang telah dianggarkan, dan ketika pendapatan menurun, Anda dapat memperbarui pengeluaran Anda untuk menyesuaikannya.

Carilah indikator yang jelas bahwa bagian tertentu dari anggaran Anda mungkin memerlukan perhatian ekstra. Anda ingin mengetahui aspek-aspek tertentu dari bisnis Anda yang paling mempengaruhi anggaran, dan bersiaplah untuk menyesuaikannya.

7. Membuat keputusan bisnis

Tentu saja, Anda sekarang perlu menggunakan semua analisis dan persiapan yang telah Anda lakukan. Dan itu berarti membuat rencana pengeluaran yang jelas untuk masa depan. The Balance memiliki yang sangat sederhana ini.

Tentu saja, bagian tersulit dari keseluruhan proses ini adalah menentukan proyek atau prioritas mana yang mendapatkan pendanaan, dan mana yang tidak. Anda hampir pasti akan melakukan pembaruan dan perubahan sepanjang tahun, jadi penting untuk mengandalkan data yang Anda miliki saat ini, dan jangan terlalu terbebani.

8. Komunikasikan dengan jelas

Langkah terakhir dalam manajemen anggaran adalah membagi kepada tim Anda dan memastikan mereka tahu apa yang diminta dari mereka. Kemungkinan besar Anda akan mengandalkan banyak pemimpin tim untuk menangani biaya mereka sendiri, dan mereka harus memiliki alat dan harapan untuk melakukannya dengan baik.

Apakah semua orang yang terlibat tahu berapa banyak yang boleh mereka belanjakan, dan untuk apa? Dan apakah mereka juga tahu cara melaporkan pengeluaran mereka saat mereka melakukannya?

Jika Anda tidak dapat menjawab “ya” untuk kedua pertanyaan tersebut, Anda mungkin akan kesulitan untuk melacak dan mengukur efektivitas anggaran Anda secara memadai.

Baca Juga: Manajemen Risiko: Pengertian, Jenis, dan Langkahnya

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai manajemen anggaran yang dapat menjadi referensi Anda dalam mengelola anggaran perusahaan Anda. Dari penjelasan artikel ini dapat diketahui bahwa manajemen anggaran merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah bisnis.

Jangan sampai bisnis Anda mengalami kerugian karena tidak melakukan manajemen anggaran dengan baik. Untuk memudahkan pengelolaan anggaran di perusahaan Anda, Anda bisa menggunakan software payroll GajiHub dimana salah satu fitur yang dimiliki adalah fitur pengelolaan anggaran.

Selain dapat digunakans sebagai manajemen anggaran, GajiHub juga akan memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda. GajiHub juga telah terintegrasi dengan software akuntansi Kledo dimana ini akan memudahkan Anda dalam melakukan pengelolaan karyawan dan pengelolaan keuangan dalam software yang saling terintegrasi.

Jadi tunggu apa lagi, permudahan pengelolaan anggaran di perusahaan Anda bersama GajiHub. Daftar di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.