Learning Management System: Manfaat, Jenis, dan Rekomendasi

Learning management system (LMS) telah menjadi salah satu alat penting untuk pengembangan karyawan.

Melalui LMS, perusahaan dapat mengelola, menjalankan, dan memantau proses pembelajaran dengan lebih efisien. Platform ini juga dapat melacak progress dan kinerja para karyawan secara otomatis.

LMS juga membantu menyederhanakan proses onboarding, meningkatkan efektivitas pelatihan, dan memberikan return on investment (ROI) yang lebih jelas.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan mmebahas apa itu learning management system, manfaat, jenis, hingga beberapa rekomendasinya.

Apa yang Dimaksud dengan Learning Management System?

Learning management system (LMS) adalah software yang membantu Anda mengatur, menjalankan, dan mengelola lingkungan pembelajaran online.

LMS berfungsi seperti perpustakaan digital di mana siswa bisa mengakses materi pembelajaran interaktif dan ujian, sementara instruktur memantau perkembangan dan kinerja mereka.

LMS membantu perusahaan merampingkan proses orientasi karyawan baru, meningkatkan konsistensi pelatihan, dan mencapai return on investment (ROI) yang jelas.

LMS yang tepat bisa mengoptimalkan siklus pembelajaran dan membantu pengembangan karyawan serta pertumbuhan organisasi secara keseluruhan.

Berikut penjelasan dari masing-masing singkatan LMS:

L — Learning (Pembelajaran)

Software ini dirancang untuk memudahkan pembelajaran kapan saja dan di mana saja. Pembelajar bisa mengakses materi, mengikuti ujian, dan mengerjakan tugas praktik.

M — Management (Manajemen)

Berbeda dengan layanan berbagi file biasa, platform pembelajaran lebih dari sekadar tumpukan file.

Admin bisa mengelola data pengguna, mendaftarkan peserta ke kursus, mengatur konten pelatihan, dan memantau kemajuan peserta.

S — System (Sistem)

Ini adalah sistem komputer yang memproses berbagai jenis data dan menyusunnya.

LMS mengumpulkan data, menjalankan laporan, dan mengotomatisasi penilaian, sehingga proses pelatihan jadi lebih efisien.

Baca Juga: Strategi Pembelajaran Organisasi untuk Kesuksesan Perusahaan

Apa Manfaat dari LMS?

LMS adalah alat serbaguna yang bisa membantu Anda mengatur berbagai jenis program pelatihan. Berikut beberapa contoh penggunaannya:

1. Onboarding Karyawan Baru

Dengan LMS, Anda bisa memberikan materi onboarding secara online. Karyawan baru bisa belajar di waktu yang nyaman bagi mereka, termasuk karyawan jarak jauh.

Hal ini juga bisa menghemat waktu pelatihan dan membantu mereka memulai pekerjaan dengan lancar.

2. Pelatihan Karyawan

LMS memungkinkan Anda membuat kursus, mengunggah materi pembelajaran, mengelola ujian, mengevaluasi kemajuan pembelajar, dan mengukur kinerja mereka secara keseluruhan.

Baca Juga: Manfaat Pelatihan Kerja bagi Karyawan dan Perusahaan

3. Pelatihan Kepatuhan

LMS bisa mengotomatiskan pelatihan kepatuhan dan menyimpan kebijakan serta peraturan, sehingga karyawan bisa mengakses materi kapan saja dan memperbarui pengetahuan mereka.

4. Pelatihan Penjualan

Platform pembelajaran bisa meningkatkan kinerja tim penjualan dan kepuasan pelanggan.

Tim penjualan bisa tetap update dengan produk terbaru, berlatih melalui simulasi, dan memantau progress mereka.

5. Pelatihan Pelanggan

Dengan LMS, Anda bisa mengonboarding pelanggan baru, mendidik prospek, dan menunjukkan fitur produk baru kepada pelanggan.

Baca Juga: 15 Tips Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Apa Saja Jenis-Jenis Learning Management System?

Jika Anda berencana menggunakan LMS, ada beberapa jenis yang bisa Anda dipertimbangkan, seperti:

1. SaaS LMS (Berbasis Cloud)

Untuk pengaturan LMS yang cepat dan mudah, LMS berbasis cloud adalah pilihan utama.

Namun, penting untuk berhati-hati saat memilihnya karena banyak penyedia mungkin menawarkan opsi yang terbatas dalam hal kustomisasi.

2. Installed LMS (On-Premise)

LMS on-premise memberi organisasi kontrol lebih besar atas data dan manajemen sistem. Karyawan dapat mengakses LMS dari jaringan perusahaan, mengurangi kebutuhan akan koneksi internet.

Namun, LMS ini membutuhkan biaya awal yang tinggi untuk pembelian perangkat keras, serta memerlukan sumber daya IT khusus untuk pemeliharaan dan pembaruan.

3. Mobile LMS

LMS berbasis mobile memungkinkan pengguna mengakses materi e-learning di perangkat seluler mereka, mendukung strategi seperti micro-learning dan pembelajaran di mana saja.

Aplikasi ini memudahkan proses belajar baik di rumah maupun di dalam ruangan, yang memberikan fleksibilitas dan kenyamanan.

Baca Juga: Pengertian Upskilling, Manfaat, Teknik, dan Cara Mengembangkan

4. Open-Source LMS

Open-source LMS adalah platform berbasis komunitas yang memungkinkan pengguna untuk bekerja sama dalam meningkatkan sistem.

LMS ini sangat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing.

Namun, LMS jenis ini sering memerlukan keahlian teknis untuk pengaturan dan pemeliharaannya serta mungkin kurang dukungan vendor yang komprehensif, sehingga Anda lebih bergantung pada kemampuan sendiri dalam menyelesaikan masalah.

5. Custom-Built LMS

Untuk LMS yang dibangun khusus, perusahaan mengandalkan tim pengembangan internal atau konsultan eksternal untuk membuat sistem manajemen pembelajaran yang disesuaikan.

Biasanya, solusi LMS ini berbasis on-premise, sehingga membawa keuntungan dan tantangan yang sama seperti sistem on-premise.

Pemeliharaan LMS ini biasanya hanya melibatkan beberapa karyawan, yang dapat menjadi masalah jika terjadi pergantian atau pengunduran diri karyawan.

Selain itu, ini adalah solusi yang mahal dan memakan waktu untuk dikembangkan, serta memerlukan pemeliharaan berkelanjutan yang cukup kompleks.

Masalah kompatibilitas juga bisa muncul seiring perkembangan teknologi.

6. LMS dengan Alat Pembuat Materi Bawaan

Banyak LMS modern dilengkapi dengan alat pembuat materi, mendukung standar The Experience API/xAPI (atau SCORM), dan memungkinkan pengembang mengunggah kursus dan pelajaran yang sudah dibuat sebelumnya dari alat pembuat atau Content Management System. 

Umumnya, pengembang kursus lebih memilih LMS dengan akses ke alat pembuat yang memudahkan proses desain dan pengeditan konten.

Baca Juga: On the Job Training: Arti, Manfaat, Kekurangan, dan Tips Terbaiknya

Apa Saja Fitur Utama Learning Management System?

Dalam memilih learning management system, ada beberapa fitur utama yang perlu Anda pertimbangkan, yaitu:

1. Desain Responsif

Fitur ini memastikan software kompatibel dengan berbagai ukuran layar dan perangkat.

LMS yang responsif memberikan antarmuka yang ramah pengguna dan memungkinkan pengguna mengakses serta berinteraksi dengan platform di komputer, tablet, dan smartphone tanpa masalah.

2. Format Pembelajaran Blended yang Mobile-Friendly

Fitur ini memastikan konten kursus seperti video dan modul interaktif dapat diakses dan dikonsumsi dengan baik di perangkat seluler, mendukung pembelajaran yang fleksibel dan dapat dilakukan di mana saja.

3. Laporan dan Analisis

Alat pelaporan dan analisis yang terintegrasi dalam LMS memberikan wawasan mendalam tentang kemajuan, keterlibatan, dan kinerja pembelajar.

Hal ini membantu administrator untuk memantau kemajuan individu dan kelompok serta membuat keputusan berbasis data untuk meningkatkan hasil pelatihan.

4. Manajemen Katalog dan Kursus

Fitur ini memungkinkan administrator mengatur dan mengelola kursus, membuat katalog kursus, menetapkan instruktur, menentukan prasyarat, dan memperbarui konten dengan mudah.

5. Penilaian dan Kuis

Alat penilaian LMS memungkinkan pembuatan berbagai jenis kuis dan penilaian, seperti pilihan ganda, esai, dan simulasi, untuk mengevaluasi dan memperkuat pembelajaran.

Baca Juga: Apakah Training Kerja Tetap Digaji? Simak Jawaban dan Aturannya

6. Integrasi

LMS harus mendukung integrasi yang mulus dengan alat dan platform lain, termasuk repositori konten, alat konferensi video, dan aplikasi pihak ketiga.

7. Layanan Dukungan

Layanan ini mencakup dukungan pelanggan, bantuan teknis, dan sumber daya pelatihan yang disediakan oleh vendor LMS untuk memastikan implementasi yang lancar dan penggunaan berkelanjutan.

8. Dukungan Sertifikasi dan Kepatuhan

LMS harus menawarkan fitur untuk melacak dan mengelola sertifikasi, pelatihan kepatuhan, dan persyaratan peraturan, memastikan organisasi memenuhi standar industri dan sertifikasi.

9. Kemampuan Pembelajaran Sosial

Alat pembelajaran sosial seperti forum diskusi, chat, dan proyek kolaboratif mempromosikan interaksi antar pembelajar, memfasilitasi berbagi pengetahuan dan dukungan antar rekan.

10. Elemen Gamifikasi

Gamifikasi mencakup fitur seperti lencana, papan peringkat, dan penghargaan, yang meningkatkan keterlibatan dan motivasi dengan mengubah pembelajaran menjadi pengalaman yang lebih interaktif dan menyenangkan.

Baca Juga: Off the Job Training: Arti, Manfaat, Kekurangan, dan Metodenya

Bagaimana Penggunaan LMS pada Karyawan?

Learning management system dapat digunakan untuk urusan yang berbeda-beda, seperti:

1. Onboarding dan Pelatihan

Onboarding karyawan baru bisa menjadi proses yang melelahkan dan memakan waktu. Jika karyawan baru tidak mendapat pelatihan yang memadai, perusahaan bisa dirugikan.

Namun, program pelatihan onboarding yang terstruktur dengan baik dapat mempersiapkan karyawan baru untuk memulai pekerjaan mereka dengan lancar.

LMS memudahkan pembuatan berbagai kursus, mengunggah materi pembelajaran dalam berbagai format multimedia, mengelola penilaian, mengukur kemajuan pembelajar, dan mengevaluasi kinerja karyawan secara keseluruhan.

2. Pengembangan dan Retensi Karyawan

LMS dapat digunakan untuk meningkatkan pengembangan karir karyawan dengan menyediakan materi pembelajaran yang mudah diakses dan menarik, yang terkait dengan jalur karir tertentu.

Hal ini memungkinkan karyawan untuk mempelajari keterampilan dan kualifikasi baru yang membantu mereka berkembang di perusahaan.

Baca Juga: 9 Faktor yang Mempengaruhi Retensi Karyawan

3. Pelatihan Penjualan

Pelatihan penjualan biasanya mencakup pengembangan keterampilan interpersonal, peningkatan kemampuan komunikasi, dan peningkatan keterampilan menjual untuk membantu membangun hubungan yang lebih baik dan jangka panjang dengan klien serta meningkatkan penjualan.

Dengan LMS, tim penjualan dapat mengakses konten sesuai permintaan, memantau kemajuan mereka, dan berpartisipasi dalam simulasi interaktif serta latihan peran untuk meningkatkan keterampilan menjual mereka.

LMS juga memudahkan pelacakan dan penilaian, memastikan profesional penjualan siap dan selalu diperbarui dengan informasi terbaru, yang pada akhirnya meningkatkan kinerja penjualan dan kepuasan pelanggan.

4. Pembelajaran Blended

Anda dapat menawarkan pembelajaran blended dengan bantuan LMS untuk meningkatkan keterlibatan dan tingkat penyelesaian kursus.

LMS memberikan pendekatan yang fleksibel dan personal dalam pelatihan, memungkinkan pembelajar mengakses konten digital, kuis, dan diskusi melalui platform.

Sesi tatap muka bisa difokuskan pada kegiatan interaktif, diskusi, dan aplikasi praktis.

Kombinasi ini memanfaatkan keunggulan pembelajaran online dan tatap muka untuk meningkatkan keterlibatan dan retensi pengetahuan.

5. Pelatihan untuk Tenaga Kerja Jarak Jauh

Learning management system yang dioptimalkan untuk perangkat seluler menawarkan aksesibilitas 24/7 ke materi pelatihan dari lokasi mana pun, memungkinkan karyawan jarak jauh belajar dengan kecepatan mereka sendiri.

LMS memastikan konsistensi penyampaian konten pelatihan, menyediakan alat kolaborasi untuk tim jarak jauh, dan memudahkan pelacakan kemajuan.

6. Pelatihan Kepatuhan dan Sertifikasi

Organisasi seringkali memerlukan pelatihan kepatuhan yang diwajibkan untuk karyawan mereka di bidang seperti keamanan siber, pencegahan pelecehan seksual, dan kepatuhan kesehatan untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan.

LMS dapat membantu dalam pengelolaan dan pelacakan berbagai kursus pelatihan, memastikan semua karyawan memenuhi standar regulasi.

Baca Juga: Mengenai Berbagai Sertifikasi HR Profesional dan Cara Mendapatkannya

Apa Saja Rekomendasi Learning Management System Terbaik?

Jika Anda tertarik menggunakan learning management system, berikut beberapa rekomendasinya:

1. Cloud Assess

Cloud Assess unggul dalam pelatihan karyawan dengan fitur yang mudah digunakan, kursus yang dapat disesuaikan, akses mobile dan offline, serta alat pelacakan progres yang mendetail.

Cocok untuk bisnis yang ingin memastikan karyawan terlatih secara efektif dan efisien.

Fitur Utama

• Pelaporan fleksibel
• Aksesibilitas mobile dan offline
• Pembuatan kursus yang dapat disesuaikan
• Perpustakaan kursus online gratis
• Mekanisme feedback berkelanjutan

Kelebihan

• Alat penilaian yang kuat
• Interface yang ramah pengguna
• Mendukung pelatihan di tempat kerja
• Otomatisasi alur kerja

Harga

Mulai dari $50 AUD per pengguna per bulan.

2. TalentLMS

TalentLMS adalah LMS yang sederhana dan efektif, mudah digunakan, mendukung pembelajaran mobile, dan menawarkan jalur pembelajaran yang dapat disesuaikan.

Namun, dukungan pelanggan terbatas pada paket harga lebih rendah.

Fitur Utama

• Penyusunan kursus
• Jalur pembelajaran yang dapat disesuaikan
• Gamifikasi
• Pembelajaran campuran

Kelebihan

• Mudah diatur dan digunakan
• Banyak opsi kustomisasi
• Mendukung pembelajaran mobile

Kekurangan

• Fitur terbatas pada paket harga lebih rendah
• Dukungan hanya melalui email pada paket Starter hingga Plus

Harga

Mulai dari $69 per bulan.

3. Docebo

Docebo menawarkan personalisasi pembelajaran berbasis AI dan cocok untuk perusahaan besar. Platform ini mendukung pelatihan skala besar namun kurang cocok untuk UKM.

Fitur Utama

• Personalisasi berbasis AI
• Fitur pembelajaran sosial
• Pelatihan kepatuhan
• Integrasi dengan alat HR
• White labelling

Kelebihan

• Personalisasi meningkatkan keterlibatan pelajar
• Fleksibel dan dapat diskalakan
• Fokus pada pembelajaran sosial dan kolaborasi

Kekurangan

• Tidak cocok untuk bisnis kecil
• Paket dasar mahal
• Fitur kompleks

Harga

Mulai dari $25,000 per tahun, kontrak 3 tahun.

4. LearnUpon

LearnUpon cocok untuk bisnis besar dengan kemampuan membuat beberapa instance pelatihan yang dapat disesuaikan untuk berbagai audiens.

Namun, interface pengguna yang kurang intuitif membuatnya kurang cocok untuk UKM.

Fitur Utama

• Gamifikasi
• Alat pembelajaran sosial
• Segmentasi pengguna
• Pendaftaran pengguna otomatis

Kelebihan

• Dukungan pelanggan yang kuat
• Mendukung pembelajaran campuran dan mobile

Kekurangan

• Mahal dibandingkan LMS lain
• Interface kurang intuitif
• Waktu muat lambat saat penggunaan tinggi

Harga

Tidak tersedia secara langsung di situs web mereka.

5. SAP Litmos

SAP Litmos mudah diatur dan digunakan, cocok untuk perusahaan yang baru memulai dengan LMS.

Platform ini menawarkan integrasi kuat dengan Salesforce, ideal untuk pelatihan penjualan dan layanan pelanggan. Namun, opsi kustomisasi dan analitiknya terbatas.

Fitur Utama

• Penerapan konten cepat
• Integrasi Salesforce
• Notifikasi otomatis
• Perpustakaan konten yang luas
• Manajemen kepatuhan

Kelebihan

• Pembuatan dan penerapan materi pelatihan cepat
• Integrasi yang baik dengan Salesforce dan CRM lain
• Fitur kepatuhan yang kuat

Kekurangan

• Opsi kustomisasi terbatas
• Fitur pelaporan dan analitik dasar
• Interface terasa kuno

Harga

Tersedia uji coba gratis, tetapi harga tidak ditampilkan di situs web mereka.

Baca Juga: Contoh Job Deskripsi Manajer Keuangan, Skill, dan Syaratnya

Kesimpulan

Memilih learning management system yang tepat adalah langkah penting dalam meningkatkan efektivitas pelatihan dan pengembangan karyawan.

Dengan berbagai jenis LMS yang tersedia, mulai dari solusi berbasis cloud hingga sistem on-premise yang disesuaikan, penting untuk mempertimbangkan fitur, fleksibilitas, dan biaya yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Setiap jenis LMS menawarkan keuntungan unik yang dapat disesuaikan dengan tujuan dan strategi pelatihan Anda.

Selain LMS, Anda juga dapat menggunakan software payroll dan HR untuk mengoptimalkan manajemen SDM, khususnya dalam hal administrasi.

Melalui software ini, Anda dapat lebih mudah dalam mengelola kehadiran, penggajian, hingga urusan-urusan seperti PPh 21.

Melalui fitur payroll misalnya, Anda dapat secara otomatis menghitung seluruh komponen gaji karyawan, mulai dari gaji pokok, bonus, hingga potongan seperti iuran BPJS dan PPh 21.

Selain itu, Gajihub juga menyediakan slip gaji yang dapat diunduh dalam format PDF untuk karyawan. Hal ini membantu meningkatkan transparansi dalam proses penggajian.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.