10 Kesalahan Menulis Job Requirement dan Cara Menghindarinya

Tahukah Anda bahwa kesalahan menulis job requirement bisa mengakibatkan perusahaan kesulitan mendapatkan kandidat terbaik?

Seperti yang diketahui, job requirement merupakan penghubung antara perusahaan dengan karyawan di mana akan menjadi media pertama dalam menyeleksi kecocokan antara perusahaan dengan karyawan.

Ketika Anda menyusun job requirement dengan baik, maka Anda dapat meningkatkan kesempatan menarik kandidat berkualitas, termasuk menyaring kandidat yang tidak relevan, dan membuat proses rekrutmen menjadi lebih cepat.

Begitu pula sebaliknya, jika job requirement disusun secara asal, dapat membuat proses seleksi karyawan menjadi lebih buruk sehingga bisa meningkatkan turnover karyawan dan menghabiskan waktu dan biaya rekrutmen.

Oleh karenanya, penting bagi Anda untuk memahami kesalahan menulis job requirement dan bagaimana cara menghindarinya.

Untuk lebih lengkapnya mengenai cara menghindari kesalahan menulis job requirement, Anda bisa menyimaknya di bawah ini:

Apa Itu Job Requirement?

Job requirement merupakan informasi yang di dalamnya berisi kompetensi, pengalaman, hingga persyaratan lainnya yang wajib dimiliki kandidat agar bisa menjalankan pekerjaan di posisi tertentu dengan baik.

Beberapa persyaratan yang sering ditulis di dalam job requirement di antaranya:

• Pendidikan minimal
• Pengalaman kerja yang dimiliki
• Keterampilan teknis
• Keterampilan sosial dan personal
• Sertifikasi atau lisensi khusus

Baca Juga: Job Requisition: Arti, Tujuan, Manfaat, Hingga Tips Menulisnya

10 Kesalahan Menulis Job Requirement dan Cara Menghindarinya

Agar Anda bisa mendapatkan karyawan terbaik yang dapat mendukung kemajuan perusahaan, tentunya Anda menghindari kesalahan dalam menulis job requirement.

Seperti yang diketahui, job requirement ini merupakan bagian penting yang akan membantu menyeleksi karyawan sesuai kriteria yang dibutuhkan.

Jadi, penting bagi Anda untuk menghindari kesalahan tersebut.

Berikut 10 kesalahan menulis job requirement yang wajib untuk Anda pahami:

1. Informasi yang Ditulis Ambigu

Dalam menulis informasi lowongan kerja, wajib hukumnya untuk menulis dengan format yang lengkap namun ringkas dan mudah dipahami.

Salah satu risiko dari menulis informasi secara ringkas adalah munculnya kalimat yang ambigu.

Misalnya pada penulisan “pekerja keras” atau “team player” di mana frasa ini terdengar umum dan ringkas, namun bisa mengakibatkan informasi yang ambigu di kalangan calon pelamar kerja.

Jika ini tetap dilakukan, kalimat yang ambigu ini bisa disalahartikan sehingga membuat Anda mendapatkan pelamar kerja yang tidak cocok untuk pekerjaan yang dicari.

Cara Menghindarinya

Untuk menghindarinya, Anda bisa menjabarkan secara mendetail apa yang diharapkan dari kandidat pelamar kerja.

Misalnya dibandingkan menulis “pekerja keras” Anda dapat menuliskan di lowongan kerja bahwa perusahaan membutuhkan kandidat yang dapat bekerja dengan tantangan kerja yang dinamis.

Baca Juga: 20 Contoh Job Vacancy Bahasa Inggris untuk Berbagai Posisi

2. Susunan Kalimat yang Digunakan Buruk

Kesalahan kedua yang sering terjadi ketika menulis job requirement adalah susunan kalimat yang digunakan buruk.

Perlu dipahami bahwa dalam menjelaskan detail informasi lowongan kerja sebenarnya sah untuk dilakukan, namun pastikan susunan kalimat yang Anda gunakan telah tepat.

Ini berkaitan dengan ejakan yang digunakan telah benar, pemilihan kata hingga tanda baca telah sesuai dengan aturan EYD atau Ejaan Yang Disempurnakan.

Jangan sampai calon pelamar kerja menganggap lowongan kerja yang Anda bagikan palsu karena adanya kesalahan ketik atau susunan kalimat yang buruk.

Cara Menghindarinya

Periksalah kembali setiap informasi lowongan kerja sebelum Anda mem-publish ke portal atau platform lowongan kerja.

Jika ada susunan kalimat yang kurang meyakinkan atau terkesan janggal, periksalah kembali dan cek keakuratannya melalui Google, termasuk ketika ada informasi yang kurang tepat atau belum Anda cantumkan di dalamnya.

3. Berlebihan dalam Menulis Informasi

Kesalahan berikutnya yang dapat terjadi ketika menulis job requirement adalah berlebihan dalam menulis informasi terkait lowongan kerja.

Sudah menjadi kewajiban bagi HRD untuk menuliskan informasi yang mendetail di dalam iklan atau lowongan kerja yang dibuat.

Ini dilakukan untuk memudahkan calon pelamar kerja ketika mereka melamar kerja sekaligus memudahkan bagi tim rekrutmen untuk menyaring kandidat terbaik dan sesuai dengan syarat dari perusahaan.

Namun perlu diketahui bahwa informasi yang ada di dalam iklan atau informasi lowongan kerja pastikan tidak berlebihan.

Informasi yang diberikan secara berlebihan bisa membuat calon pelamar kerja kurang memahami sehingga penyaringan dapat dilakukan secara kurang efektif.

Cara Menghindarinya

Untuk menghindarinya, pastikan Anda hanya mencantumkan syarat esensial dan tanggung jawab utama bagi pelamar kerja ketika telah diterima bekerja.

Jika ada beberapa syarat pilihan atau akan didapatkan ketika training, lebih baik Anda menghapusnya dari deskripsi pekerjaan.

Anda dapat membatasi persyaratan dan deskripsi tanggung jawab yang benar-benar penting misalnya tiga atau empat persyaratan.

Dengan cara ini Anda bisa lebih memudahkan calon pelamar kerja dan memudahkan Anda dalam mendapatkan karyawan sesuai kebutuhan perusahaan.

Baca Juga: 15 Rekomendasi Situs Lowongan Kerja Terpercaya di Indonesia

4. Kualifikasi Tidak Disebutkan dengan Jelas

Bayangkan saja Anda membutuhkan karyawan dengan kemampuan komunikasi yang baik untuk mengisi posisi customer service, namun Anda lupa menuliskannya secara jelas di informasi lowongan kerja.

Ini bisa menjadi kesalahan yang krusial di mana dapat membuat rekrutmen yang dilakukan berjalan kurang efektif.

Kualifikasi yang tidak disebutkan secara jelas dapat membuat calon pelamar kerja enggan untuk melamar, karena mereka tidak yakin apakah mereka memenuhi kualifikasi tersebut.

Risikonya adalah pelamar yang berkualitas dapat berkurang dan pelamar potensial yang harusnya melamar pekerjaan, justru mengabaikannya.

Cara Menghindarinya

Cara menghindari kesalahan ini adalah dengan menulis kualifikasi secara jelas dan spesifik.

Sampaikan persyaratan secara terperinci, sehingga perusahaan bisa lebih mudah menarik banyak calon pelamar kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Ini termasuk membantu meningkatkan kesempatan untuk mendapatkan karyawan berkualitas dan memiliki dedikasi yang baik.

Baca Juga: 20 Contoh Iklan Lowongan Pekerjaan Berbagai Jabatan dan Tips Membuatnya

5. Bahasa yang Digunakan Tidak Profesional

Kesalahan menulis lamaran kerja berikutnya adalah bahasa yang digunakan tidak profesional.

Misalnya adalah penggunaan bahasa yang informal, kata-kata kasar, hingga menulis ejaan yang salah.

Jika ini dilakukan oleh perusahaan dapat membuat perusahaan mendapatkan citra sebagai perusahaan yang kurang serius dan tidak profesional.

Ini dapat memberikan pengaruh terhadap calon pelamar kerja di mana mereka akan mendapatkan kesan negatif terhadap perusahaan.

Tentunya ini bisa membuat perusahaan kesulitan dalam merekrut karyawan yang berkualitas.

Penggunaan bahasa yang tidak tepat dan tidak profesional dapat membuat calon pelamar kerja merasa ragu dengan kredibilitas perusahaan.

Mereka pada akhirnya enggan untuk melamar karena takut memilih perusahaan dengan kredibilitas yang kurang baik.

Cara Menghindarinya

Untuk menghindari kesalahan ini, HRD harus memastikan dalam membuat informasi lowongan kerja penulisannya harus menggunakan bahasa formal, jelas, dan sesuai dengan tata bahasa yang benar.

Menggunakan kata-kata yang sopan dan ramah, termasuk penggunaan ejaan yang tepat dapat meningkatkan profesionalitas perusahaan sekaligus dapat menciptakan kesan positif di mata pencari kerja.

Cara ini juga efektif untuk membangun citra perusahaan yang baik, di tengah peningkatan persaingan di dunia kerja.

6. Frasa yang Digunakan Klise

Kenyataannya menulis job requirement bukan hal yang mudah dan sangat rentan penggunaan frasa-frasa klise, seperti proaktif, kerjasama tim, hingga berorientasi pada target.

Meski sering digunakan, namun frasa-frasa tersebut justru mengaburkan pesan yang sebenarnya ingin disampaikan dan membuat lowongan kerja yang dibuat sama dengan lainnya.

Cara Menghindarinya

Untuk menghindarinya, Anda dapat mencari kata-kata yang lebih spesifik yang dapat menggambarkan kebutuhan perusahaan secara tepat.

Dibandingkan memilih frasa klise yang sering digunakan, Anda bisa mencoba merumuskan kalimat yang dapat menggambarkan secara jelas seperti apa karakteristik yang dicari oleh perusahaan.

Contohnya adalah pada frasa “berorientasi pada target” Anda bisa menggantinya dengan menyebutkan bahwa perusahaan sedang mencari seseorang dengan kemampuan analisis yang kuat untuk mencapai dan melebihi target penjualan secara konsisten.

Penggunaan frasa ini membuat lowongan kerja terlihat lebih menarik dan dapat mencerminkan kepribadian unik dari perusahaan dan dapat menghindari kesalahan penulisan lowongan kerja.

Cara ini dapat membantu menarik perhatian calon pelamar kerja yang berkualitas dan memiliki potensi untuk mendukung kemajuan perusahaan.

Baca Juga: 15 Contoh Job Vacancy Bahasa Inggris dan Cara Menyusunnya

7. Tidak Disebutkan Informasi Gaji

Kesalahan berikutnya adalah tidak menyebutkan informasi gaji di dalam lowongan pekerjaan.

Ini terjadi karena ada perusahaan yang menganggap gaji baru dibicarakan setelah interview dilakukan.

Padahal tidak menyebutkan informasi gaji ini bisa membuat calon pelamar kerja enggan untuk melamar.

Di mata calon pelamar kerja melamar pekerjaan di perusahaan yang menyembunyikan informasi gaji bisa menjadi jebakan.

Pelamar kerja hanya membuang-buang waktu untuk mengikuti proses rekrutmen yang kenyataannya memiliki gaji tidak sesuai dengan ekspektasi mereka.

Cara Menghindarinya

Ketika Anda menulis job requirement, jangan lupa untuk mencantumkan informasi gaji dan benefit yang didapatkan oleh karyawan secara jelas.

Informasi ini jadi bagian penting yang dapat menentukan apakah calon pelamar kerja untuk melamar atau tidak.

Jika perusahaan Anda memiliki kompensasi yang baik, ini bisa meningkatkan peluang pelamar kerja memilih melamar pekerjaan di perusahaan Anda.

Selain itu, pastikan berikan informasi gaji yang jelas, termasuk tunjangan, bonus, asuransi, cuti, dan manfaat lainnya.

Semakin menarik penawaran gaji dan kompensasi yang dimiliki, semakin besar kesempatan mendapatkan karyawan potensial.

8. Tidak Ada Batas Waktu Pendaftaran

Batas waktu pendaftaran jadi informasi penting yang harus Anda sertakan di dalam job requirement.

Jangan sampai Anda tidak menuliskannya karena dapat membuat proses rekrutmen terlambat dan bisa berdampak pada efisiensi tim HR.

Ini juga bisa membuat pelamar kerja bingung dan ragu terkait kapan tepatnya mereka harus mengirimkan lamaran pekerjaan.

Dampaknya adalah terjadinya volume yang tidak teratur dan kesulitan pengelolaan lamaran pekerjaan.

Cara Menghindarinya

Pastikan Anda menulis batas waktu pendaftaran secara jelas di setiap lowongan kerja.

Informasi ini terdiri dari tanggal, waktu, dan zona waktu yang dibuat secara spesifik.

Dengan cara ini, calon pelamar kerja lebih mudah memahami dan mematuhi tenggat waktu yang telah ditetapkan sebelumnya.

Baca Juga: 21 Recruitment Metrics yang Harus Tim HR Tahu

9. Lokasi Pekerjaan Tidak Disebutkan dengan Jelas

Kesalahan berikutnya yang sering terjadi saat menulis job requirement adalah lokasi pekerjaan tidak disebutkan secara jelas.

Biasanya ini terjadi karena HR membuat informasi yang terlalu ringkas, sehingga membuat calon pelamar kerja bingung dan tidak tahu di mana nantinya akan bekerja, termasuk bisa atau tidak untuk bekerja secara remote.

Dari sini pelamar kerja akan sulit menentukan kesiapan untuk menghadapi perubahan gaya hidup jika diterima bekerja.

Cara Menghindarinya

Pastikan HRD menuliskan informasi secara jelas terkait lokasi pekerjaan, termasuk apakah bisa dikerjakan dari jarak jauh (remote) atau hanya tersedia untuk bekerja di kantor.

Melalui informasi ini, calon pelamar kerja dapat lebih percaya diri dalam memutuskan apakah pekerjaan tersebut cocok untuk mereka.

Ini juga dilakukan untuk mendapatkan pelamar kerja yang benar-benar tertarik dan siap bekerja di posisi yang ditawarkan.

10. Deskripsi Pekerjaan Kurang Jelas

Kesalahan terakhir adalah deskripsi pekerjaan yang kurang jelas.

Dalam menulis job requirement, penting bagi Anda untuk menggambarkan pekerjaan secara jelas dan rinci.

Namun serung kali HRD membuat kesalahan di mana deskripsi pekerjaan dibuat dengan tidak jelas dan terlalu umum.

Tentunya ini membuat calon pelamar kerja merasa bingung terkait tanggung jawab yang diharapkan untuk posisi tersebut.

Tanpa adanya informasi yang jelas, para pencari kerja tidak mendapatkan gambaran yang jelas bagaimana pekerjaan mereka nantinya dan membuat mereka akhirnya enggan melamar, dibandingkan harus ‘terjebak’ di jobdesk yang tidak sesuai.

Cara Menghindarinya

Untuk menghindari kesalahan ini, tim HR dapat membuat deskripsi pekerjaan secara rinci dan juga spesifik.

Tuliskan tanggung jawab utama, kualifikasi yang dibutuhkan, peluang perkembangan, hingga hal-hal yang dapat menarik pelamar kerja melamar ke perusahaan Anda.

Melalui cara ini, Anda bisa menarik calon pelamar kerja potensial dan sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.

Baca Juga: Recruitment Goals: Arti, Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai kesalahan menulis job requirement dan cara menghindarinya yang dapat Anda jadikan referensi.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa dalam menulis job requirement harus dilakukan secara jelas untuk menghindari kesalahpahaman di mata calon pelamar kerja.

Kesalahan yang dilakukan dalam penulisannya, bisa menurunkan peluang mendapatkan kandidat potensial yang akan mengisi posisi di perusahaan.

Untuk mendukung perusahaan Anda dalam merekrut kandidat terbaik, Anda membutuhkan perangkat yang memadai, salah satunya adalah perangkat lunak rekrutmen dari GajiHub.

GajiHub merupakan software rekrutmen dan sistem HRIS terlengkap yang akan membantu perusahaan Anda dalam mengelola karyawan dan mendapatkan kandidat potensial.

GajiHub dilengkapi berbagai fitur yang semuanya mendukung pengelolaan karyawan otomatis, mulai dari kemudahan absensi karyawan, kemudahan pengelolaan cuti dan izin, BPJS, PPh 21, reimbursement, kasbon, live tracking, employee self service, analisis data, hingga integrasi akuntansi dan integrasi fingerprint.

Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.